重建檔案工程項目檔案整理基本知識介紹

1、第一章 工程項目檔案整理基本知識介紹一、工程項目檔案的基本概念工程項目檔案的屬性1、原始性2、真實性3、價值性二、工程項目檔案的基本知識（一）工程項目檔案整理工作過程中基本術(shù)語，定義及其相互關(guān)系。1、建設(shè)項目與工程2、單項工程3、單位工程4、建設(shè)項目、單項工程、單位工程三者之間的關(guān)系建設(shè)項目/工程項目單項工程2單項工程1單位工程n單位工程m單位工程a單位工程a建設(shè)項目、單項工程、單位工程的關(guān)系圖5、工程項目文件工程項目文件包括前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件。項目竣工文件主要由項目施工文件、項目竣工圖和項目監(jiān)理文件組成。6、項目文件及相關(guān)聯(lián)定義的關(guān)系圖工程項目文件項目開工前及 項目試運

2、行及工程準(zhǔn)備階段 竣工驗收階段 項目施工及竣工階段項目前期文件項目竣工驗收文件難驗項目竣工文件項目監(jiān)理文件項目竣工文件件項目施工文件7、工程項目文件歸檔、工程項目檔案移交包括兩方面的內(nèi)容：一是建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的文件；二是項目單位內(nèi)部各機構(gòu)將項目各階段形成（或外部直接接收）并經(jīng)過整理的文件定期報送本單位的檔案管理機構(gòu)。工程項目文件歸檔、工程項目檔案移交關(guān)聯(lián)圖建立單位項目文件歸檔業(yè) 主 單 位生產(chǎn)使用單位機構(gòu)C機構(gòu)B機構(gòu)A設(shè)計單位施工單位 項目項目主管部門 文件檔案機構(gòu)監(jiān)理單位歸檔檔案管理部門業(yè)主單位（二）工程項目檔案整理的流程全部項

3、目檔案匯總整理建設(shè)單位項目檔案整理歸檔分類項目文件收集生產(chǎn)使用單位 移交參與工程項目建設(shè)的各單位（含建設(shè)單位）其他有關(guān)單位工程項目檔案整理流程圖1、收集2、分類3、整理與歸檔4、匯總整理與移交第二章 工程項目文件的收集工程項目文件收集包含兩方面含義：一是各目文件產(chǎn)生或接收部門按相關(guān)規(guī)定主動將項目文件進行收集并交給建設(shè)單位的檔案部門；二是建設(shè)單位的檔案部門要對整個工程項目文件的收集工作進行掌控，對滯交的工程項目文件要及時進行催交。工程項目文件收集是工程項目檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的基礎(chǔ)，只有做好項目文件的收集工作，才能保證項目建設(shè)期間檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確，為項目后續(xù)生產(chǎn)運行與維修提供保

4、障，為項目的技術(shù)改進提供可追溯性的原始記錄。工程項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)建設(shè)部門和人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，因此必須制定相應(yīng)的工程項目文件收集（歸檔）制度。工程項目文件收集（歸檔）制度的內(nèi)容，一般包括工程項目文件收集（歸檔）范圍、收集（歸檔）責(zé)任部門、收集（歸檔）時間、份數(shù)、質(zhì)量要求等。一、工程項目文件收集責(zé)任1、項目前期準(zhǔn)備階段收集責(zé)任（從提出項目建議書開始到建設(shè)準(zhǔn)備）2、項目施工階段收集責(zé)任3、項目試運行階段收集責(zé)任二、工程項目文件收集（歸檔）范圍1、編制工作程項目文件收集（歸檔）范圍的標(biāo)準(zhǔn)2、工程

5、項目文件收集（歸檔）范圍編制三、工程項目文件收集的時間要求1、工程技術(shù)文件2、其他文件四、工程項目文件收集的質(zhì)量要求1、完整、準(zhǔn)確2、原件3、清晰、整潔4、簽章完備5、書寫材料要求6、裝訂要求7、其他要求五、工程項目文件收集的控制措施要做好工程項目文件的收集控制，應(yīng)注意工程項目文件的形成、積累、流轉(zhuǎn)等前端控制，把收集工作落實到工程項目文件的產(chǎn)生或接收部門。尤其對于大型工程建設(shè)項目，參與工程項目建設(shè)的單位眾多，而工程項目文件的收集工作與各單位都相關(guān)，因此如何做好整個工程項目文件的收集工作，這就要求建設(shè)單位要統(tǒng)籌規(guī)劃，要在項目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整體考慮和部署，以使工程項

6、目文件的收集工作達到事半功倍的效果。根據(jù)國內(nèi)外大型工程項目建設(shè)的管理經(jīng)驗，工程項目文件收集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程進度計劃管理控制、工程質(zhì)量保證體系控制、文檔管理控制等五大控制措施。（見下圖）。管理制度控制工程合同管理控制工程項目文件收集控制措施工程進度計劃管理控制工程質(zhì)量保證體系控制文檔管理控制1、管理制度控制管理制度（程序）是實行科學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是管理工作的有效工具，工程項目文件的形成、積累、收集、整理與歸檔工作應(yīng)制度化、程序化。工程建設(shè)項工作均離不開文件與記錄，文件控制、記錄控制是工程建設(shè)管理活動的重要組成部分。IS09001-2000質(zhì)量管理體系要求及GB

7、/T19001-2000質(zhì)量管理體系要求對文件控制、記錄控制有明確要求，建設(shè)單位應(yīng)充分運用工程建設(shè)項目的質(zhì)量保證體系，建設(shè)單位應(yīng)充分運用工程建設(shè)項目的質(zhì)量保證體系，使項目勘察、設(shè)計、設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān)理單位以及建設(shè)單位自身建立健全起完善的文件編制、發(fā)布、審批、更改、分發(fā)控制、收集、整理、歸檔及保管等管理制度（程序）。這些管理制度應(yīng)滲透于工程建設(shè)項目的各項活動及工作程序之中，將工程項目文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作落實到工作計劃以及有關(guān)人員的職責(zé)范圍，進而確保文件收集工作的有效實施。2、工程合同管理控制工程建設(shè)項目通常采用業(yè)主或建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)下的合同管理模式，項目的勘察、設(shè)計、設(shè)備供應(yīng)、

8、土建施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等工作均通過合同委托承包單位承擔(dān)。合同是項目各項工作的法律依據(jù)，合同雙方按合同的規(guī)定履行各自的責(zé)任。因此，應(yīng)利用合同這種有效的手段來做好工程項目文檔工作，合同中規(guī)定承包單位在文檔文面的責(zé)任，文檔管理納入合同管理。工程項目文件收集在合同管理控制方式主要包括以下內(nèi)容：（1）合同條款控制在合同訂立時，把工程項目文件交付的范圍和類別、文件的介質(zhì)和數(shù)量、文件提交的要求、應(yīng)遵循的文檔管理程序（文件格式及內(nèi)容）等內(nèi)容列入合同文本，使文件提交及有關(guān)事項具有合同依據(jù)。為此，文檔管理部門應(yīng)直接參加合同談判或通過審查合同有關(guān)章節(jié)，來確保文檔有關(guān)要求列入合同文本。（2）工程建設(shè)項目驗收控制在

9、有關(guān)工程管理制度程序中應(yīng)制定檔案部門參與合同執(zhí)行監(jiān)督和合同項目驗收的規(guī)定。在合同執(zhí)行期間，文檔管理部門要參與合同管理，監(jiān)督承包工程單位是否按合同規(guī)定提交文件；在合同項目完成時，文檔管理部門要參與對合同執(zhí)行情況的審查，確認(rèn)承包工程單位是否按合同要求提交了完整的合同要求的文件。在項目的臨時驗收、最終驗收前，建設(shè)單位合同管理部門（或其他部門）可以以“臨時驗收/最終驗收技術(shù)評審單”的形式征求各技術(shù)、施工以及檔案等部門的書面意見。文檔管理部門在收到“臨時驗收/最終驗收技術(shù)評審單”時，檢查該合同的文檔提交情況，并予以回復(fù)。如文件提交不完整，合同管理部門將暫不予出具驗收證書，要求承包單位履行完合同責(zé)任后，才

10、予以出具驗收證書。（3）合同項目文件歸檔跟蹤控制文檔管理部門要求合同部門及時將已簽訂的合同文本及時向文檔管理部門歸檔，文檔管理部門在接收合同文本后，檔案人員應(yīng)仔細(xì)閱讀合同文本中有關(guān)文件提交章節(jié)，了解合同文本關(guān)于文件提交的具體范圍和要求，及時建立“合同項目文件歸檔跟蹤信息表”（以信息數(shù)據(jù)庫或OFFICE EXCEL表單形式建立），作為合同項目文件動態(tài)歸檔跟蹤控制的依據(jù)。“合同項目文件歸檔跟蹤信息表”應(yīng)包含的信息有：合同號、合同名稱、項目完工時間、文件提交內(nèi)容（合同管理文件、工程技術(shù)文件）、預(yù)計提交時間、文件提交聯(lián)系人（合同管理聯(lián)系人、技術(shù)管理聯(lián)系人）、提交狀態(tài)（已歸檔、未歸檔、不需歸檔等）等。并

11、提前與文件提交單位（聯(lián)系人）建立工作接口（聯(lián)系），落實合同項目文件提交準(zhǔn)備工作。在合同執(zhí)行及文件的收集、提交過程中，應(yīng)對“合同項目文件歸檔跟蹤信息表”中的相關(guān)信息進行及時更新，以便做好整個工程所有合同項目文件的歸檔跟蹤管理、控制，有效保證檔案材料的完整及時歸檔。同時，對逾期未提交項目文件的情況采取措施（直接發(fā)文催交等）。3、工程進度計劃管理控制工程項目文件能否及時交付將直接影響到工程是否能按照工程進度計劃執(zhí)行。因此，為了保證工程項目文件及時交付，建議將承包單位項目文件交付納入工程進度計劃管理，對工程項目文件交付實施控制。納入工程進度計劃管理的具體方式和要求如下：（1）承包單位根據(jù)工程進度計劃和

12、合同要求編制詳細(xì)的“項目文件目錄”，“項目文件目錄”應(yīng)包含每份文件的文件編碼、版次、題名、計劃提交時間及實際提交時間等基本信息，并定期（每季度）對“項目文件目錄”進行更新、升版。（2）要求承包單位應(yīng)在合同簽訂后3個月內(nèi)將“項目文件目錄”提交建設(shè)單位，“項目文件目錄”應(yīng)根據(jù)工程實際情況定期（每季度）更新、升版，更新、升版后需及時提交建設(shè)單位。內(nèi)容建議在合同條款中予以規(guī)定、要求。（3）在工程項目執(zhí)行過程中，建設(shè)單位在收到“項目文件目錄”后，應(yīng)對“項目文件目錄”進行審查（需利用計算機信息系統(tǒng)將“項目文件目錄”與實際接收的文件目錄信息進行對比、核查），及時掌握工程項目文件交付情況，對未按計劃提交的文件

13、及時正式發(fā)文進行催交，確保項目文件及時收集、交付。該控制措施比較適合產(chǎn)生工程技術(shù)文件數(shù)量較多的合同項目。4工程質(zhì)量保證體系控制質(zhì)量保證體系保證工程建設(shè)各項工作（包括文檔管理工作）符合法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求的有效手段。文檔管理納入質(zhì)量保證體系控制主要體現(xiàn)在兩方面；（1）文件控制和記錄控制是質(zhì)量保證的重要組成部分，建設(shè)項目質(zhì)量保證大綱必須規(guī)定文件控制和記錄控制的要求，并明確負(fù)責(zé)單位及其責(zé)任。（2）工程項目建設(shè)單位質(zhì)保部門應(yīng)對內(nèi)部各部門及外部承包單位實施監(jiān)督驗證，定期時行質(zhì)量保證監(jiān)查和監(jiān)督，驗證文檔管理制度及其實施的有效性，確保文件控制和記錄管理有效，實際上也是為了確保工程項目文件的收集。質(zhì)保部門也可

14、以邀請檔案管理人員參與質(zhì)量保證監(jiān)查和監(jiān)督活動。在質(zhì)量保證監(jiān)查和監(jiān)督的基礎(chǔ)上，建設(shè)單位文檔管理部門也可以建立文檔管理工作檢查制度，定期開展文檔專項檢查工作，及時協(xié)調(diào)解決文檔管理存在的問題。5、文檔管理控制在收集工作方面，通過文檔管理部門開展的工程項目文件收集控制措施有如下幾方面：（1）工程項目文件接收和分發(fā)歸口管理實施建議建立工程項目文件接收和分發(fā)歸口管理機制，尤其對工程建設(shè)項目的建設(shè)單位。工程項目文件接收和分發(fā)歸口管理機制建立方式：一方面，在制度和管理程序中明確規(guī)定，所有文件，包括從外部接收的和對外發(fā)送的工程項目文件必須首先交由文檔管理部門統(tǒng)一處理；另一方面，將傳真、郵寄、電子郵件等文件收發(fā)途

15、徑納入文檔管理部門統(tǒng)一控制范圍，避免文件通過以上途徑流失。通過工程項目文件接收和分發(fā)歸口管理措施，把工程文件的進出渠道進行歸口控制，使項目文件由被動收集變?yōu)橹鲃咏邮?。項目文件接收和分發(fā)歸口管理流程見下圖。承包單位政府部門上級行政部門歸檔檔案庫外來文件內(nèi)部分發(fā)收發(fā)處理其他外部單位預(yù)算內(nèi)部有關(guān)部門文檔管理部門外部有關(guān)部門分發(fā)公 司各部門內(nèi)部文件外部分發(fā)圖1-6 工程項目文件接收和分發(fā)歸口管理流程圖（2）檔案歸檔計劃編制及歸檔跟蹤管理文檔管理部門通過編制“工程項目檔案年度歸檔計劃”，并按年度歸檔計劃開展工程項目文件收集工作。“工程項目檔案年度歸檔計劃”的內(nèi)容應(yīng)包括：應(yīng)歸檔工程項目文件類目（文件名稱）

16、、歸檔部門、歸檔責(zé)任人、計劃歸檔時間等信息。編制“工程項目檔案年度歸檔計劃”，可以采取先要求各部門自行填報、“工程項目檔案年度歸檔計劃”，文檔管理部門對各部門填報、提交的“工程項目檔案年度歸檔計劃”進行審核并匯總，與各部門達成共識后，正式發(fā)布“工程項目檔案年度歸檔計劃”，該工作可在每年年底開展。第二章 工程項目檔案分類方案的編制一、工程項目檔案分類的原則1、遵循工程項目檔案形成規(guī)律2、便于保管利用3、維持職能導(dǎo)向4、兼容其他5、可擴展6、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一二、工程項目檔案分類體系設(shè)計與制定（一）工程項目檔案分類方案的編制方法工程項目檔案分類方案編制一般通過工程項目檔案內(nèi)容分析、類目劃分、類目排序、類目編

17、號確定、類目表制定五個步驟完成（見下圖）。類目表編制類目編號類目排序類目劃分項目檔案內(nèi)容分析分類方案編號規(guī)則二級及二級以上類目平行類目之間關(guān)系一級類目工程項目檔案分類方案編制流程圖（二）檔案分類方案內(nèi)容簡介一個完整的檔案分類方案應(yīng)包括分類說明、使用介紹和類目表三部分組成。 01要行性研究 01前期工作 02 項目建議書 03 01設(shè)計技術(shù)文件 02工程設(shè)計 02工程計算書 03 01項目申請 03項目管理 02 項目計劃 03 01施工文件 04基本建設(shè) 02 竣工文件03 01招評標(biāo)工程項目檔案分類體系表 05合同管理 02合同文件 03 01科研管理 06科技管理 02 技術(shù)管理 03 0

18、1設(shè)備設(shè)計 07設(shè)備管理 02 設(shè)備安裝 03 01質(zhì)量控制08質(zhì)量安全 02 安全管理 03 01工程預(yù)決算09財務(wù)管理 02 財務(wù)計劃 03 工程檔案分類體系表第四章 工程項目文件的整理及歸檔第一節(jié) 工程項目文件的整理一、工程項目文件的整理原則案卷封面及背脊編制卷內(nèi)備考表編制卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)文件頁號編寫入庫案卷著錄案卷裝訂與裝盒案卷編目案卷與卷內(nèi)文件排列項目文件組卷工程項目文件整理流程項目文件形成單位對工程項目文件進行整理，應(yīng)遵循的總體原則是“及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、規(guī)范”。二、工程項目文件的整理責(zé)任分工及方法（二）工程項目文件整理方法第二節(jié) 工程項目文件的組卷一、工程項目文件組卷原則工程

19、項目文件的組卷應(yīng)遵循以下原則：1、內(nèi)在聯(lián)系性。進行工程項目文件的組卷必須保持項目文件的內(nèi)在有機聯(lián)系，這是進行工程項目文件組卷的首要原則。2、合理性。工程項目文件的組卷保證形成的檔案保管單位（案卷、冊、盒）內(nèi)文件數(shù)量合理、分類合理，這樣才能便于檢索和查找利用。3、齊備性。工程項目文件收集完整是工程項目檔案的基本要求。二、工程項目文件組卷方法和要求1、項目施工類文件一般按照單項工程、單位工程進行組卷，也可以按照裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)進行組卷。這種組卷原則上應(yīng)建立在對工程項目的合理劃發(fā)上。如一座寫字樓建設(shè)項目，通常會包括寫字樓主體建筑、電梯系統(tǒng)、供暖系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、管道設(shè)施、強電及弱電系統(tǒng)，這些系統(tǒng)

20、如被劃分為若干個子項（即單位工程）進行建設(shè)，其產(chǎn)生的文件可以按照單位工程進行組卷，當(dāng)然，也可以按照土建專業(yè)、水暖專業(yè)等專業(yè)分工進行組卷。2、項目竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序進行組卷。3、設(shè)備類文件按照專業(yè)、臺件等進行組卷。4、管理類文件按照問題、時間組卷，或按文件類別，如項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件等進行組卷。5、監(jiān)理類文件按照文種進行組卷。6、原材料試驗按照單項工程、單位工程進行組卷。三、案卷與卷內(nèi)文件的排列要求1、管理性文件管理性的文件應(yīng)按問題、時間或重要程度進行排列，也可以以時間為主，結(jié)合問題或重要程度進行排列，也可以以時間為主，結(jié)合問題或重要程度進行排列

21、。在組卷整理時，可根據(jù)具體此類文件內(nèi)容來確定適宜選用何種排列方式。2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試或設(shè)備運行、設(shè)備維修等順利排列。4、竣工圖按專業(yè)、圖號進行排列。5、卷內(nèi)文件排列時，各類文件材料的排列一般情況下遵循以下規(guī)則：圖文混合的，文字材料排列在前，圖樣材料排列在后；翻譯文字排列在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。本章后面將詳細(xì)講述部分常見文件的組卷排列方法。（五）文件組卷在工程項目文件中，文書主要指管理性文件。文書組卷內(nèi)容主要包括：可行性研究、任務(wù)書；項目管理文件（如征地、移民文件；計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件；專項申請、批復(fù)文件）；竣工驗收文件等。文書收集階段要對文件進行檢查，收集不齊全、不完整的要作進一步補充和完善，主要檢查以下幾個方面：第一，要檢查文件是否齊全。如發(fā)文是否同時具有文件正本和定稿，各種反映基本情況的年報