提高工作效率的方法

1、提高工作效率的方法 提高工作效率的方法提高工作效率的方法 （ 一）你的員工是否在上班的時間無精打采？那么，試著對辦公環(huán)境進行一些改善或是改變吧。實踐證明，通過 使辦公環(huán)境整潔有序，公司可以提高員工的工作效率，提升員工的 士氣。本文分四個部分：一、影響工作效率的 8 種通病及其對策二、快速治理辦公室混亂局面的 5 種方法三、利用科技改善工作流程四、10 種良好的工作習慣一、影響工作效率的 8 種通病及其對策 每個辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使 人根本無法高效工作這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動地適應這些毛病而不是對它們 加以改

2、進。檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8 種通病，然后加以改進。1、過時的技術設備 過時的計算機、打印機、軟件和其他技術設備將會降低工作效率。例如，一名用性能低下的個人電腦的圖 形設計人員每次打開或保存一幅圖像時都要等待 20-30 秒鐘；用低速撥號上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問題， 網(wǎng)頁可能打不開，甚至會造成電腦死機。怎樣判斷技術設備是否過時呢？一條通用的準則就是， 如果你的計算機不能運行一套關鍵軟件的最新版本， 那么就需要進行升級了。你在新設備上的投資將很快會在提高的工作效率中收回來。2、工作空間安排不合理 花上幾天時間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下

3、問題。例如，由于桌面 不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠，每次電話會議結束后你都要重新輸 入會議記錄。要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開或是多拉一根 電話線這樣簡單。3、效率低下的文件管理制度 文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費。 要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件?？纯词欠裥枰黾游募?，使所有 的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲藏室去，使員工更容易 找到常用的文件。4、未加管制的信息流 由于電子郵件和移動電話等通訊技術的廣泛

4、使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場信息、垃圾郵件和私 人聯(lián)絡。這些外來因素會分散員工的注意力，降低工作效率。減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過濾工具，將私人電 子郵件與工作電子郵件分開。在辦公室時關掉移動電話。只將電子郵件地址或是移動電話號碼告訴相關的 人。5、組織拙劣的會議 召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。經常會發(fā)生這樣的情形：員工們被如 集起來開會討論某個主題，結果會期拖得過長，決定未能作出，或者是偏離了會議要解決的問題。 開會之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式解決。如果確實需要開會，要限制時間，用議事日 程

5、使會議不要跑題。指定會議主持人，其責任是在有跑題跡象時采取行動，使會議回到正軌。6、低于標準的研究資源 依靠不可靠或是過時的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會使你付出更多的勞動。 只訂閱那些員工真正會去看的出版物，鼓勵員工使用更有價值的搜索工具。也就是說不訂那些沒人看的報 紙和雜志，向員工提供高質量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉變。例 如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進行工作，看看能不能找到光盤版這樣搜索起來就非常方便快 捷。7、干擾 許多小公司的辦公室不夠寬敞，同事的大聲說話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關門的聲音都會降低整個辦 公室的工作效率。重視工作場所的噪聲

6、污染問題并采取措施。將電話鈴聲調小，關掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏 風、植物等在開放的辦公地點中營造私人空間，減少視覺干擾。8、混亂 許多成功的主管的桌面都有一個非常突出的特點沒有雜物，非常整齊?；靵y會造成干擾，降低工作效 率。環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個放在過道上的 盒子，或是辦公桌上一臺已經損壞了的設備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。提高工作效率的方法（二）二、快速治理辦公室混亂局面的 5 種方法書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計算機電纜經常絆倒人如果你的公司的辦公室是這個樣子，那么，你

7、就得改善 一下辦公室的管理了。采取以下 5 個步驟，營造出 高效率的辦公環(huán)境。1、將不常用的東西轉移到其他的地方隨便看看你就會發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺燈不一而足。在伸手可及的范圍內只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。2、將過期的文件加以清理存放 沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身”對過期文件加以清理存放。如果一個文 件你在過去 12 個月里都沒有找來看過，那么它就在此列。這項工作耗時不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了 時間又騰出了空間。3、注意你的電腦顯示器在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時，要釋放更多的空間是比

8、較困難的。一個選擇是使用顯示器架，可以將文件 和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器，它只占用的空間只有 CRT顯示器的三分之一4、充分利用辦公空間 如果辦公場所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間?？梢詫⒓茏影驳綁ι?，桌子下面可以用來放文件或 電腦主機。如果桌上要擺傳真機、復印機和打印機等多種辦公設備，可以考慮購買一臺多功能一體機。5、扔掉舊的閱讀材料 你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請在清理辦公室雜物時將它們扔掉。如果擔心會丟掉重 要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來。不要用太多的空間來存放出版物， 這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。提高工作效率

9、的方法（三）三、利用科技改善工作流程從自動化表格處理到即時訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進行工作。以下 5種方法可以使公司的運作更為流暢：1、管理職能自動化 許多公司將原來靠人工完成的管理職能如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡來完成。這一 舉措可以減少員工花在搜集、 處理和發(fā)布信息所用的時間， 使員工可以將時間用在更為重要的公司事務上。 另外，信息流的自動化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯誤。2、改進公司范圍內的信息共享 電腦網(wǎng)絡可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會更為快捷也更為經濟。通過這種方 法，公司可以對市場變化作出快捷的反應，員工也能快速地適應公

10、司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建 電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負擔。3、共享信息資源 將日程安排、合同經理和信息數(shù)據(jù)庫通過公司內部網(wǎng)絡或英特網(wǎng)進行共享，可以使員工更快更高效地獲取 信息。例如，利用在線日程安排，項目經理可以很快看到團隊中每位成員的時間表，找到合適的開會時間， 然后利用在線日程安排程序將開會通知發(fā)給每位與會者。而在過去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的 時間后再逐個通知。通過將合同經理和客戶數(shù)據(jù)庫進行共享，公司可以為客戶提供更高標準的服務。公司的任何員工都可以了 解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。4、快速、便宜的溝通交流 即時訊息工具使

11、員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進行實時溝通，不受地域限制，而不會帶來高額的費用。過去， 不同部門之間要進行協(xié)作，就得騰出專門的時間、打長途電話或是召開電話會議 .5、實時在線協(xié)作 駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會議室，編輯文件或是進行演示。例如，利用微軟公司“ bCentral ”提供的 “共享觀點團隊服務”（ SharePoint Team Services ），員工可以在一個安全的網(wǎng)絡會議室里對相同的文 件進行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于 文件的不同打印版本所造成的混亂 提高工作效率的方法（四）四、10 種良好的工作習慣 一天的工作什么時候才算

12、完成？對于許多小公司來說，答案是“永遠沒完” 甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。 為了在工作和私 人生活之間保持一種健康的平衡， 員工要 學會在工作時保持高效，從而得以在合理的時間離開辦公桌。如果做不到這點，就會精力不濟、創(chuàng)造力低 下，最終危及健康 .用以下 10 種方法，你可以認清每天必須完成的工作并找到完成任務的策略。1、每天都以計劃開始 在核對電子郵件或語音郵件之前， 每個工作日的頭 15分鐘用于寫下任務清單。 寫出清單后，你就會清楚地 知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內在完成的，哪些是長遠的目標。這樣你就會精 確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的

13、事情分散精力。這樣，即使你決定在某個合適的 時候停止工作，工作進度也在你的掌握之中，不會受到影響。2、分派任務 在寫出了任務清單后，認真考慮一下，哪些任務是可以分派給團隊中的別的成員的。每天早早就找出了這 些任務，就會使團隊成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務的速度。和你一樣，同事也希望對每天的 事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務分派給同事，同事會不高興的，因為你有可能打 亂了他們的計劃。3、控制干擾 不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這 樣做：每隔幾個小時而不是每隔 10 分鐘查看一次電子郵件； 將電話轉為語音郵件，

14、只回復那些確有急事的 電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。4、早工作早離開加班加點工作到很晚可能會引發(fā)惡性循環(huán)工作到很晚通常會使你起得晚， 然后又導致你要工作到很晚， 如此循環(huán)。在一個星期內強迫自己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做很困難，但你會很快發(fā)現(xiàn)，早 點開始工作能夠使你每天有做計劃的時間，從而提高了你的工作效率。5、不要在工作時間干私事 一些員工放任自己，在工作時間為私人事務分心。在工作時完全不考慮私人事務是不現(xiàn)實的，因此要對付 帳單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進行統(tǒng)籌安排。這些小事情會影響你的工作，如果你將很多時 間用于與工作無關的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。6、下班一小時前才將電話鈴聲調響 在一天的正常工作結束后，將打進來的電話轉到你的語音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時 能夠專心致志處理緊急事務，又能夠使你不用工作到很晚的時間。7、依靠和信賴電子郵件 許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。 當然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的 溝通交流事務。8