合同簽訂管理規(guī)定及流程

1、合同簽訂管理規(guī)定及流程、目的規(guī)定簽訂合同的要求、 對合同條款要求、 簽訂合同的注意事項(xiàng)和審定合同的要點(diǎn)， 以維 護(hù)公司利益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，減少簽訂合同不當(dāng)造成的損失， 方便合同的有效執(zhí)行，最終保 證業(yè)務(wù)活動的正常進(jìn)行。二、適用范圍適用于合同簽訂相關(guān)的過程中與合同簽訂相關(guān)的所有人員必須遵守此規(guī)定。三、職責(zé)營銷部合同審核人員和部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行審核，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同， 營銷部專責(zé)人員負(fù)責(zé)合同的傳遞、 保管和協(xié)調(diào)簽訂合同的整個(gè)過程， 部門主管負(fù)責(zé)初審合同， 公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對合同簽訂的一些例外事項(xiàng)進(jìn)行決策。四、內(nèi)容1、總則與合同簽訂相關(guān)的各部門和各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)肅對待合同， 認(rèn)識到合同的重要性

2、， 平時(shí)要認(rèn) 真學(xué)習(xí)合同法，進(jìn)行合同談判時(shí)在堅(jiān)持原則性的基礎(chǔ)上，也必須有一定的靈活性；公司只認(rèn)可書面形式的合同； 每一份合同的簽訂必須有指定的承辦人， 承辦人要求是公司正式員工， 其應(yīng)對合同自訂 立起至合同履行完畢的全過程負(fù)責(zé)，并對所提供的材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)；合同簽訂人員應(yīng)是公司法定代表人或者取得法定代表人授權(quán)的有關(guān)人員； 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。2、定義合同：是指本公司所屬各部門同外部的自然人、法人及其它組織之間簽訂的經(jīng)濟(jì)合同， 也指本公司我公司使用本公司經(jīng)銷產(chǎn)品企業(yè)名義與外部的自然人、 法人及其它組織之間簽訂 的經(jīng)濟(jì)合同。授權(quán)委托書： 法定代表人需要委托代理人簽訂合

3、同時(shí)， 開據(jù)的一個(gè)書面授權(quán)文件至代理 人叫授權(quán)委托書，授權(quán)委托書必須明確委托權(quán)限，有法定代表人和代理人雙方有效印鑒。3、合同簽訂的主體我方簽訂合同的主體視情況需要可以是我公司所經(jīng)銷產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或其它掛靠的公 司。與我方簽訂合同的對方應(yīng)是有獨(dú)立法人的實(shí)體或者是有合同履行能力的個(gè)體。 部門主管 有責(zé)任對對方進(jìn)行資格審查。 審查的重點(diǎn)包括： 法人資格： 有效期內(nèi)并經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照， 執(zhí)照所載內(nèi)容與實(shí)際相符； 合同標(biāo)的應(yīng)符合對方經(jīng)營范圍， 涉及專營許可的， 應(yīng)具備相應(yīng)的 許可等級、 資質(zhì)證書； 對方是代理人代簽合同的， 應(yīng)有真實(shí)、 有效的法定代理人身份證明書、 授權(quán)委托書、代理人身份證明； 具有相

4、應(yīng)的履行能力及履約信用。 自然人： 有效的身份證明文件； 能夠經(jīng)營合同標(biāo)的，若有專營許可，需提供相關(guān)證明文件；具有相應(yīng)的履行能力及履約信用。若合同對方簽訂合同資格不足或履約能力不夠， 則在對方提供合法、 真實(shí)、 有效和有擔(dān) 保能力的擔(dān)保人情況下，方可與之簽訂合同。4、合同專用章有效的書面合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章；經(jīng)營銷部經(jīng)理審核合格， 并由總經(jīng)理同意， 并且為正式的合同發(fā)文稿紙上方可加蓋公章 或合同專用章；公司的合同專用章和公章應(yīng)由法定代表人指定專人進(jìn)行管理， 加蓋時(shí)事先申請并必須如 實(shí)進(jìn)行登記。5、合同文體合同必須為書面正式文本形式， 包含詳細(xì)合同條款、 合同標(biāo)得樣品封樣、 合同訂立雙

5、方 簽章方為正式有效合同；與合同內(nèi)容相關(guān)或合同提到的一些實(shí)物或文件作為合同附件，與合同同樣具有法律效力；合同語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確；合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專項(xiàng)解釋，如 合同條款中有關(guān)產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量、 單價(jià)等關(guān)鍵信息必須是準(zhǔn)確的，不允許出現(xiàn)“暫定 量”、“暫定價(jià)”、“貨款月結(jié)” 、“多退少補(bǔ)”等文字。6、合同條款a、合同標(biāo)得銷售合同標(biāo)得包含經(jīng)公司批準(zhǔn)可以經(jīng)營的所有產(chǎn)品，包括附屬產(chǎn)品。b、合同數(shù)量合同簽訂應(yīng)該有準(zhǔn)確的數(shù)量， 因此業(yè)務(wù)員必須對數(shù)量跟蹤到位， 可采用與客戶多次確認(rèn) 或到工程現(xiàn)場了解等手段獲得最準(zhǔn)確數(shù)量， 以盡量避免最終的補(bǔ)貨和退貨情況發(fā)生。 合同條 款中一般不允許出

6、現(xiàn)“多還少補(bǔ)” 。c、合同質(zhì)量原則上按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。d、合同價(jià)格根據(jù)工廠出廠價(jià)格加上運(yùn)費(fèi)、 公關(guān)費(fèi)用、 業(yè)務(wù)費(fèi)用及銷售過程產(chǎn)生的其它費(fèi)用即為產(chǎn)品 成本價(jià)。 業(yè)務(wù)人員必須高于產(chǎn)品成本價(jià)向客戶報(bào)價(jià)， 最終成交價(jià)需要經(jīng)過公司主管審批， 如 果毛利潤低于 20%的合同應(yīng)通知總經(jīng)理，由總經(jīng)理決定。e、交貨日期一般交貨期為 40 天，鑒于旺季工廠生產(chǎn)繁忙，盡量說服客戶提前訂貨。而且合同簽訂 前必須與生產(chǎn)部溝通確認(rèn)交貨日期。f 、 交貨地點(diǎn) 交貨地點(diǎn)為客戶指定地點(diǎn)。 若一批貨有多處交貨地點(diǎn)， 由需方自行負(fù)責(zé)分配、 轉(zhuǎn)運(yùn)貨物， 我方只負(fù)責(zé)送至合同指定交貨地點(diǎn)。g、 交貨方式 我方把貨物卸至客戶指定地點(diǎn)，由客戶

7、或客戶指定接收人點(diǎn)貨驗(yàn)貨無誤后當(dāng)場簽收。h、 付款方式、常規(guī)合同條款： 分批發(fā)貨、 分批結(jié)算， 結(jié)算方式為貨到工地現(xiàn)場簽收后三天內(nèi)付該批貨 貨款 80%，一個(gè)月內(nèi)再付該批貨貨款 20%（或按 7:2:1 的比例，余款為貨到之日起一年內(nèi)結(jié) 清）。超越常規(guī)合同條款必須向公司主管請示。 質(zhì)保金：質(zhì)保期原則上不超過一年，比例不超過10%。對施工單位和個(gè)人采購的一律不留質(zhì)保金。i 、 違約責(zé)任 可以不特別說明。j 、 其它條款 合同的變更、解除1 在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書 面協(xié)議， 新協(xié)議未達(dá)成前， 原合同仍然有效。 本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通

8、知書 后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。2 存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同a、因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；b、在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；c、對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；d、對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；e、法律規(guī)定的其他情形。f 、變更或解除經(jīng)濟(jì)的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報(bào)）；g、變更或解除經(jīng)濟(jì)合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法 規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理。退貨條款：以上產(chǎn)品是供方專為需方定制產(chǎn)品，一般不允許退貨。若客戶有強(qiáng)烈要求，

9、 供方需接受退貨，則最多允許退貨量不超過供貨量1%。補(bǔ)貨條款：如客戶有需要進(jìn)行補(bǔ)貨，必須提前三十天以書面形式通知我方。7、客戶分類為了與一些資信好、 實(shí)力強(qiáng)和合作時(shí)間長的客戶形成穩(wěn)定的雙邊合作關(guān)系， 可與它們簽 訂更優(yōu)惠的合同條款。8、合同生效合同需經(jīng)雙方法定代表人可其授權(quán)人簽字并蓋章后方正式生效。9、合同簽訂流程我公司一般銷售合同簽訂流程如下：a、承辦人提供簽訂合同的相關(guān)證明材料，起草好合同并交給部門主管審核；b、部門主管審核無誤后，由業(yè)務(wù)員把合同交給對方簽章；c、合同簽章后， 公司內(nèi)務(wù)助理填寫“工程合同審核表”并把合同和該表交到部門主管；d、部門主管在“合同審核表”上填寫客戶評級信息后交給

10、公司總經(jīng)理審定；e、若需修改合同，則把合同轉(zhuǎn)回分公司按上述程序重新進(jìn)行；f 、總經(jīng)理審定無誤后，在“工程合同審核表”上簽署意見后，把合同和“工程合同審 核表”轉(zhuǎn)至綜合部，由綜合部人員到公司合同章管理處簽章。10、合同執(zhí)行 合同生效后，必須全面、及時(shí)、實(shí)際履行合同，除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不 得替代履行或轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)賣合同。任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、 不適當(dāng)履行合同時(shí)， 應(yīng)立即通告承辦人， 承辦人應(yīng)在 法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。 收到對方履行異議時(shí)， 承辦人應(yīng)在法定 約定期限內(nèi)以法定或約定方式給予答復(fù)。若合同條款規(guī)定有定金， 則必須要求客戶準(zhǔn)時(shí)支付定金。 否則，則我方

11、可暫停執(zhí)行合同。 若交貨后， 客戶未按合同條款約定付款， 則我方可停止繼續(xù)供貨， 并勸說客戶按時(shí)付款。 若協(xié)商不成，可發(fā)催款函、律師函直至訴諸法律。11、合同糾紛合同糾紛發(fā)生時(shí) , 承辦人應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員，同時(shí)應(yīng)迅速收集相關(guān)證據(jù)資料。 合同糾紛處理后，承辦人須及時(shí)將糾紛處理結(jié)果報(bào)綜合部備案。對方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時(shí)，承辦人應(yīng)及時(shí)報(bào)告并經(jīng)總經(jīng)理同意， 向人民法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。12、資料保存資料保管責(zé)任人：與合同相關(guān)的所有資料必須交給綜合部統(tǒng)一保管。 文件資料內(nèi)容： 所有與合同項(xiàng)目有關(guān)的資料， 包括合同文本、 來往文件和款項(xiàng)來往記錄。 保管要求： 商務(wù)部人員應(yīng)給合同編號，

12、并建立合同目錄， 對合同進(jìn)行妥善保存，若出現(xiàn) 損毀情況，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)處理。借閱要求：合同借閱必須經(jīng)過部門經(jīng)理審批同意方可借閱，原則上原始合同不予借出。 若需借出， 需部門經(jīng)理特批。若有員工調(diào)動工作， 必須還清所借出的合同， 方可辦理調(diào)離手 續(xù)。借出者需妥善保管合同，不準(zhǔn)擅自轉(zhuǎn)借、傳閱和復(fù)制。13、責(zé)任追究責(zé)任部門：由部門負(fù)責(zé)人定期檢查合同的簽訂、履行及管理情況。不正當(dāng)行為：不履行本職工作或不負(fù)責(zé)的造成損失的；沒有得到授權(quán)、 超出授權(quán)或者授權(quán)已終止仍以公司名義對外簽訂合同， 且事后未獲公司 總經(jīng)理認(rèn)同的；采用要約、承諾方式訂立合同，因怠于運(yùn)用要約的撤回、撤銷，承諾的撤回方式，造成 損失的；泄露屬于保密范圍的合同內(nèi)容，造成損失的； 對外簽訂合同人員在簽訂、履行合同時(shí)，因失職被詐騙，從而使公