文控中心管理方案草案

1、一、目的 1二、資料范圍 1三、部門(mén)配合 1四、管理職責(zé) 1五、管理體制 2六、文件材料的管理工作 2（一）文件資料材料的收集 2（二）文件資料的歸檔、立卷與管理 2（三）文件資料的保管 3（四）文件資料借閱、利用工作 3七、文件資料的鑒定和銷毀 3八、附則 3添鑫文控中心管理方案（草案）、目的為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的 實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。、資料范圍公司建檔范圍確定為：1. 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；2. 公司總經(jīng)辦形成的文件材料；3. 財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料

2、；4. 勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；5. 經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；6. 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；7. 產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；8. 儀器、設(shè)備方面的文件材料；9. 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；10. 其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、 工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、 廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì) 公司具有保存

3、價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成） ；影 片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明） ；錄音文件資料（含唱片、錄音帶） ；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科 技、文娛、廣告活動(dòng)） 。三、部門(mén)配合公司內(nèi)部各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本方案，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。四、管理職責(zé)文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。文控中心的職責(zé)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/ 部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)

4、于文件、資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃分和守密、解密工作5開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作6做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。五、管理體制（一）實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工 作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。 文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。（二）文控中心既是公司文件、

5、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是 開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。六、文件材料的管理工作（一）文件資料材料的收集：1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間。2及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。（二）文件資料的歸檔、立卷與管理：1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門(mén)、是 否保密、保密程度來(lái)分。2.1大類分為：制度/規(guī)定：S;文件：W;資料：Z;檔案：D;合同：H。2.2部門(mén)拼音縮寫(xiě)：總經(jīng)辦 ZB ;人力資源部：RL ;采購(gòu)部：CG;開(kāi)發(fā)

6、部：KF ;工程技術(shù)部：GJ;品管部：PG;計(jì)劃部：JH ;設(shè)備部：SB;生產(chǎn)部：SC;銷售部：XS ;市場(chǎng)部：SCB ;財(cái)務(wù)部：CW。2.3保密用Y表示，非密級(jí)則用 N表示。2.4密級(jí)：絕密：AS;機(jī)密：CS;無(wú)：0P編碼原則：編碼共為十三位數(shù)，T X為添鑫代碼 （文件資料大類）口（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）（是否保密）（密級(jí)程度）（年份）口（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2008年某份總經(jīng)辦出文件編碼為：TX-WZB-N0P080013歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄 和案內(nèi)目錄。5整理案卷：材料應(yīng)

7、折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。6對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片） ，按一定次序排列和存放。7每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。8對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并要求各部門(mén)定期（每月三號(hào)）報(bào)送相關(guān)資料至文控 專員。9公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資 料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。（三）文件資料的保管：1防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的

8、安全；2公司設(shè)立專門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；（四）文件資料借閱、利用工作：1主管級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人 員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)借閱文件申請(qǐng)表（附件 1），部門(mén)經(jīng)理簽批后方能調(diào)閱。2案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。3借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密， 嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)

9、及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng) 導(dǎo)。七、文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文控中心填寫(xiě)公司文件 資料銷毀審批表 （附件 2）交總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心須認(rèn)真核對(duì)，編制文件銷毀清單（附件 3），將批準(zhǔn)的公司文件資料銷毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。八、附 則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。查（借）閱文件申請(qǐng)表序 號(hào)查（借）閱時(shí) 間記錄 編號(hào)記錄名稱查（借）閱單位查（借）閱 人經(jīng)辦人歸還 時(shí)間公司文件資料銷毀審批表序號(hào)文件編號(hào)銷毀文件名稱份數(shù)銷毀原因：申請(qǐng)人：日期：文件提供部門(mén)意見(jiàn)：簽名：日期：審批部門(mén)意見(jiàn)：簽名：日期：序號(hào)文件編號(hào)銷毀文件名稱申請(qǐng)銷毀原 因?qū)彶橐庖?jiàn)批準(zhǔn)人文件銷毀清單填表人:批準(zhǔn)人:銷毀人/日期:收文登記表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)文件份數(shù)來(lái)文部門(mén)來(lái)文日期簽收備注文件更改審批表更改文件名稱文件編號(hào)申請(qǐng)更改部門(mén)更改頁(yè)碼申請(qǐng)