工程總承包項(xiàng)目信息文控管理

1、工程總承包項(xiàng)目信息文控管理工程總承包項(xiàng)目信息文控管理在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著 重要的作用。隨著項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等 項(xiàng)目生命周期階段的展開，與項(xiàng)目有關(guān)的各類信息會(huì)不斷地 產(chǎn)生，項(xiàng)目言息文控管理的效率將直接影響項(xiàng)目管理其它環(huán) 節(jié)的工作效率、質(zhì)量和成本。良好的信息文控管理能保證項(xiàng) 目各參與方內(nèi)部及相互之間順利的溝通，有利于工程總承包 項(xiàng)目的順利實(shí)施。17 . 1工程總承包項(xiàng)目信息文控管理概述項(xiàng)目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是 總承包項(xiàng)目信息文控管理的主要工作。項(xiàng)目信息最終以各類 文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。17. 1. 1項(xiàng)目信息的分類(1) 按級(jí)別和層次劃分上

2、級(jí)部門的信息；EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部的信息；分包商的信息；項(xiàng)目外部的其它信息。(2) 按信息來(lái)源劃分內(nèi)部信息：指EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部傳遞的信息外部信息：EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、監(jiān)理等單 位之間的往來(lái)信息。（3）按形式劃分各種書面文件，包括通知、報(bào)告、程序、申請(qǐng)、指令等 工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光 盤、軟盤、USB盤和計(jì)算機(jī)紅外線對(duì)傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效 文件的電子掃描件可視為電子文件。電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息

3、交流。重 要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以 電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅嫘问郊皶r(shí)予以確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要，指項(xiàng)目中的例會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。（4）項(xiàng)目文件的分類工程總承包項(xiàng)目文件要求采取先按文件來(lái)源單位不同進(jìn) 行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最后按 照文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其詳細(xì)分類情況如表17. 1所示。一級(jí)分類二級(jí)分類目三級(jí)分類目錄目錄錄（僅做參考）（按單位）（按要素、功能）業(yè)主項(xiàng)目組文件1.管理文件1.決策立項(xiàng)、招投標(biāo)、征地、文控信 息、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它（規(guī)劃/細(xì)則、創(chuàng)優(yōu) 計(jì)劃歸入質(zhì)量）。業(yè)主代表文件2.技術(shù)文件2.圖紙、設(shè)計(jì)、組

4、織設(shè)計(jì)、方案/措 施、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導(dǎo)書、其它。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3.變更文件3.設(shè)計(jì)變更、采購(gòu)變更、施工變更。監(jiān)理文件4.培訓(xùn)考核4文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費(fèi)用、 其它。EPC總承包商文件5.合同文件5.合同、實(shí)物清單及合同條款變更。供應(yīng)商文件6.生產(chǎn)計(jì)劃6.總進(jìn)度計(jì)劃、年/季，月計(jì)劃、征 地計(jì)劃、物資計(jì)劃工作計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃、 其它。各分包商文件7.通用公文7.通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請(qǐng) 示、回復(fù)函、匯報(bào)、建議、報(bào)告、其它。本單位文件&會(huì)議紀(jì)要&協(xié)調(diào)會(huì)、調(diào)度會(huì)、專題會(huì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、監(jiān)理例會(huì)、其他。9.工程報(bào)表9.施工報(bào)表（日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)）、PMC, 監(jiān)理

5、報(bào)表（周報(bào)、月報(bào)）、人機(jī)料報(bào)表（日、周、月）。10.工程總結(jié)10.部門總結(jié)（信息文控管理、質(zhì)量控 制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、HSE管理、合同管理）、單 位總結(jié)（一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié) ）。11.簽認(rèn)報(bào)審11.費(fèi)用報(bào)審（工量簽證、撥付款、索 賠等）、進(jìn)度報(bào)審（開停工、復(fù)工、計(jì)劃、延期）、質(zhì)量報(bào)審、HSE報(bào)審、文控信息報(bào)審。12.工程記錄報(bào)告12.信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它。13.資質(zhì)資產(chǎn)13.單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、 儀器工具。EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來(lái)關(guān)系的單位，按上述一級(jí)目錄表對(duì)文件進(jìn)行選擇分類；對(duì)已建立的一級(jí)目錄均 按收到該單位的文件進(jìn)行二級(jí)分類；在二級(jí)目

6、錄分類合理的 基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級(jí)目錄的劃分（上表可供參考選取用），進(jìn)一步的細(xì)化由 EPC總承包商自行掌握。 EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點(diǎn)，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對(duì)各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。17. 1. 2信息文控的編碼EPC總承包商制定統(tǒng)一的信息文控資料的編碼格式和要 求，對(duì)總承包項(xiàng)目從投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工到竣工驗(yàn)收全 過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體 的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項(xiàng)目信息文控，實(shí)現(xiàn) 項(xiàng)目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。17. 1. 3信息文控管理的組織與職責(zé)分工(1)信息文控管理的組織EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部

7、下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控 工程師、IT工程師。信息文控管理是一個(gè)二級(jí)控制模式，信 息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部信息的匯總、控制和管 理。在項(xiàng)目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門 的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理 人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項(xiàng)目文檔控制網(wǎng)絡(luò)，如圖17.1所示。圖17-1 EPC總承包商信息文控管理組織結(jié)構(gòu)(2)信息文控管理的職責(zé)分工1) EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng) 目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項(xiàng)目經(jīng)理外出時(shí)可指 定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報(bào)批文件 的

8、簽發(fā)。2) 信息文控中心編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立總承包項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，在 項(xiàng)目?jī)?nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)， 使信息可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲取、傳遞、更新、共享。對(duì)項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列 處理過(guò)程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格 式滿足文檔使用者的需要。負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，提供項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交 工作。負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。按合同要求負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他參與方計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。3）

9、各部門信息文控人員各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建 立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。根據(jù)要求及時(shí)提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門所有文檔的處理和最終歸檔。負(fù)責(zé)接受信息文控中心對(duì)本部門信息文控管理的質(zhì)量 審核。17 . 2工程總承包項(xiàng)目信息文控管理流程17. 2. 1項(xiàng)目信息的收集項(xiàng)目信息的收集是項(xiàng)目信息管理 的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目信息管理過(guò)程中，要培養(yǎng)和樹立項(xiàng)目全員信 息管理意識(shí)，保證所收集信息的全面性、準(zhǔn)確性和有效性。 在項(xiàng)目信息收集過(guò)程中，要按照項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形 成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項(xiàng)目信息管理的傳遞、處理、反饋和 存儲(chǔ)提供方便。信息的積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有 關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。(1) 收集范圍凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。(2) 收集時(shí)間應(yīng)按信息形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。(3) 各方職責(zé)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機(jī)構(gòu)負(fù) 責(zé)收集、積累并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門 提交有關(guān)信息。各分包商負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。