秘書資格認(rèn)定---電子檔案的保存與維護(hù)

1、秘書資格認(rèn)定 - 電子檔案的保存與維護(hù)電子檔案的特性不同于紙質(zhì)擋案，決定其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性。如何保存、維護(hù)電子 檔案，使之平安、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。第，要保證電子檔案載體物理上的平安。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在 磁、光介質(zhì)上，所以，要建立個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放 載體的柜、架及庫房應(yīng)到達(dá)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿足避光、防塵、防變 形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。第二，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載 體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計(jì)算機(jī)軟硬件

2、平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容，復(fù)原成人 們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。這對于電子檔案而言是一個(gè)較為復(fù)雜的過程。因?yàn)?，電?檔案來自各個(gè)方而，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不 盡致， 這種在技術(shù)和形式上的差異， 必然導(dǎo)致在以后復(fù)原時(shí)， 所采用的技術(shù)與方法的不同。 而電子檔案在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié) 果。因此，除對電子擋案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相 關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其他方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換。第三，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格 式進(jìn)行復(fù)原顯示。可采

3、用以下三種方法：是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔 案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在起， 恢復(fù)時(shí)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的 打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。第四，要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人完全理 解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這 些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子檔案名稱、存儲(chǔ)位置及相 互關(guān)系；與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。第五，要對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)

4、。電子檔案載體，特別是磁性載體，極維護(hù)、易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確 保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行， 樣品數(shù)量以不少于 10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體外表是否 有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或 自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效 的修正或更新。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保存的時(shí)間不少干四年。對于電子檔案的 檢測與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的

5、電子檔案遭到人為 損害， 甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。 必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案， 對電子檔案的檢測、 拷貝等操作過程進(jìn)行記錄，防止發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。對電子檔案的有效保存與維護(hù)，是項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對電子檔案的 保存與維護(hù)過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來 制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的平安可靠，能夠永久地處于 可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。Word是學(xué)生和職場人士最常用的一款辦公軟件之一，99.99% 的人知道它，但其實(shí)，這個(gè)軟件背后，還有一大批隱藏技能你不知道。掌握他們，你將

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