公文寫作(如何使文章更加規(guī)范)

1、頁(yè)眉內(nèi)容如何使文章更加規(guī)范北京時(shí)代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級(jí)講師閆靜我們現(xiàn)在開(kāi)始講商務(wù)文書寫作的第四大塊，如何使文章更加規(guī)范。我們剛才一開(kāi)始講的是步驟的問(wèn)題，你怎么寫。寫出來(lái)之后，我們講的是潤(rùn)色的問(wèn)題，怎么樣使文章更加生動(dòng)，更加有感染力，然后讓你的讀者更快地去采取行動(dòng)。那么第三，我們就涉及到一個(gè)注意事項(xiàng)，也就是說(shuō)寫文章是要有規(guī)范的，我們每一個(gè)地方，都是要去推敲，但是前提是說(shuō)你要知道規(guī)則是什么，知道了規(guī)則是什么，才可以去有的放矢地去注意去改。在以上的板塊中，我們對(duì)商務(wù)文書的寫作步驟以及潤(rùn)色問(wèn)題進(jìn)行了討論，下面來(lái)看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個(gè)方面：（一）數(shù)字的使用規(guī)范對(duì)商務(wù)文書寫

2、作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運(yùn)用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問(wèn)題：1、“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個(gè)句子可以改為：“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、“您的賬款已經(jīng)過(guò)期了”分析：僅僅提到“賬款過(guò)期”的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒(méi)有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過(guò)期時(shí)間，這個(gè)句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過(guò)期40天了”。3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”分析：很明顯這個(gè)句子中

3、缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。4、“本公司大專文化程度的員工由過(guò)去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去的29%上升到53%”分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長(zhǎng)之后卻達(dá)到了131%(78%53%)，這顯然是不合邏輯的。這個(gè)句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。1. 真實(shí)準(zhǔn)確在商務(wù)文書中使用數(shù)字，第一個(gè)規(guī)范和要求是真實(shí)準(zhǔn)確。表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對(duì)實(shí)際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中

4、所援引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)務(wù)必要來(lái)自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實(shí)準(zhǔn)確的。2. 各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等正如前文案例中的列示的錯(cuò)誤一樣，“各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等”也是運(yùn)用數(shù)字的基本要求之一。3. 統(tǒng)計(jì)口徑一致在商務(wù)文書中援引的數(shù)字的統(tǒng)計(jì)口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計(jì)口徑的數(shù)據(jù)放在一起示沒(méi)有任何意義的；只有在統(tǒng)計(jì)口徑一致的前提下，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的對(duì)比。4. 列舉數(shù)字有可比性前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國(guó)公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例"XX以上”以及“XX以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。5. 注意倍數(shù)關(guān)系在商務(wù)文書中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系

5、反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語(yǔ)上。需要強(qiáng)調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。6. 分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合是在商務(wù)文書寫作過(guò)程中需要注意的另一個(gè)問(wèn)題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書

6、中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）“（二）二“（三）”來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”來(lái)表示。與此同時(shí)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來(lái)極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。（三）計(jì)量單位的使用規(guī)范在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確要求的，詳見(jiàn)表21所示：表2-1計(jì)量單位的使用規(guī)范示例表正確使用錯(cuò)誤使

7、用長(zhǎng)度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、量克斤、兩熱能單位隹耳體積單位開(kāi)、公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈（四）綜合校對(duì)需要注意的事項(xiàng)在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個(gè)步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對(duì)的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中撰寫者應(yīng)該按照商務(wù)文書的各種規(guī)范要求來(lái)審視自己的文書，其中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1. 做旁觀者人們對(duì)于自己的撰寫的文章通常都會(huì)覺(jué)得很順眼，其實(shí)不然。在綜合校對(duì)的過(guò)程中，撰寫者首先要將自己定位于一個(gè)旁觀者，對(duì)自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯(cuò)誤。2. 做朗讀者商務(wù)文書通常的時(shí)間要求都比較緊，但

8、在這種較強(qiáng)的時(shí)間約束下切不可草草提交了事。在綜合校對(duì)的過(guò)程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個(gè)朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時(shí)進(jìn)行修改和完善。3. 做求教者前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€(gè)求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來(lái)就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請(qǐng)教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對(duì)階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。（五）詞語(yǔ)的使用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別注意詞語(yǔ)的使用規(guī)范。其中，“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚。表示列舉未盡且后面再無(wú)其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”；無(wú)論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般

9、都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括；表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開(kāi)。請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（ 1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（ 2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國(guó)法于不顧，公然收取賄賂；（ 3）長(zhǎng)江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（ 4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用

10、會(huì)對(duì)商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來(lái)的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯(cuò)誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。1. 常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤首先，我們來(lái)看一下在以下的范例中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否存在錯(cuò)誤：“嚴(yán)禁中外記者利用采訪進(jìn)行挑唆，煽動(dòng)性宣傳報(bào)道”“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”；“經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條等等”；“通過(guò)這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。具體分析如下：這句話的問(wèn)題在于“挑唆”和“煽動(dòng)性報(bào)道”是在賓語(yǔ)的級(jí)別上的并列，它們之間應(yīng)該使用頓號(hào)；這里的問(wèn)題在于三個(gè)詞組之中的頓號(hào)，頓號(hào)代表的是語(yǔ)氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個(gè)詞組都不應(yīng)該使用頓號(hào)進(jìn)行內(nèi)部停頓；

11、這句話的問(wèn)題在于省略號(hào)和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一；這句話的問(wèn)題在于冒號(hào)的使用，“深刻體會(huì)到”與后半句話實(shí)際上是動(dòng)賓關(guān)系（一個(gè)從句做賓語(yǔ)），它們的聯(lián)系是很緊密的，不應(yīng)該用冒號(hào)來(lái)進(jìn)行句內(nèi)的停頓。2. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的種類標(biāo)點(diǎn)符號(hào)實(shí)際上分為點(diǎn)號(hào)和標(biāo)號(hào)兩大類：點(diǎn)號(hào)點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問(wèn)號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語(yǔ)氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”。標(biāo)號(hào)標(biāo)號(hào)包括了以下9種： 引號(hào)，又可分為單引和雙引； 括號(hào)，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國(guó)承認(rèn)的括號(hào)主要有3種； 破折號(hào)； 省略號(hào)； 著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做

12、出標(biāo)記； 連接號(hào)，即兩個(gè)同類詞語(yǔ)中間的那一小橫，例如秦嶺淮河； 間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，例如邁克喬丹； 書名號(hào)；又可分為單書名號(hào)和雙書名號(hào)； 專名號(hào)，即畫于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。有關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范，我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)專門出版了一個(gè)小冊(cè)子，其中對(duì)每一種符號(hào)的用法都有詳盡的描述并進(jìn)行了舉例說(shuō)明，這個(gè)小冊(cè)子可以作為我們進(jìn)行商務(wù)文書寫作的極好參考。3. 具體的用法盡管有相關(guān)的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個(gè)常見(jiàn)的、容易出錯(cuò)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問(wèn)題進(jìn)行以下的辨析：反問(wèn)句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在反問(wèn)句的末尾是用問(wèn)號(hào)，還是感嘆號(hào)？對(duì)于這個(gè)問(wèn)題很多人都有不同的意見(jiàn)，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問(wèn)號(hào)和適用感

13、嘆號(hào)的情形并不相同：在同樣一個(gè)反問(wèn)句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語(yǔ)氣的時(shí)候就用感嘆號(hào)，而當(dāng)所表現(xiàn)的語(yǔ)氣一般強(qiáng)烈的時(shí)候則選擇使用問(wèn)號(hào)。引號(hào)的用法在使用引號(hào)的時(shí)候，需要注意以下的情況： 非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書名號(hào)。例如，準(zhǔn)發(fā)XX省XX廳”關(guān)于人文韓大招生問(wèn)題的通知”； 特定稱謂用引號(hào)，例如“渤海二號(hào)”鉆井平臺(tái)，“神舟六號(hào)”等； 縮略語(yǔ)可以用引號(hào)，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（即農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫） 需要著重的論述對(duì)象用引號(hào)予以標(biāo)識(shí)，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號(hào)變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝螅褪潜砻髯髡咴诜謩e的句子當(dāng)中分別強(qiáng)調(diào)說(shuō)明有物和有序。括號(hào)的用法括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說(shuō)某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說(shuō)明的詞語(yǔ)的結(jié)尾，例如XX市人民政府住房公積金管理辦法（試行）»o省略號(hào)的用法省略號(hào)表示的是引文的省略、列舉的省略或者說(shuō)話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號(hào)不能與“等”以及“等等”這些詞語(yǔ)一起使用。4. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)