華天動(dòng)力OA公文發(fā)文使用說(shuō)明

1、華天動(dòng)力協(xié)同辦公系統(tǒng)公文發(fā)文使用說(shuō)明大連華天軟件有限公司2009年12月目錄1:發(fā)文前設(shè)置(發(fā)文管理 (11.1動(dòng)作節(jié)點(diǎn) (21.1.1 新建節(jié)點(diǎn) (21.1.2 修改節(jié)點(diǎn) (51.1.3 刪除節(jié)點(diǎn) (51.2預(yù)定義發(fā)文流程 (61.2.1 新建流程 (61.2.2 流程編輯 (101.2.3 設(shè)置審批者的模式 (111.2.4 設(shè)置發(fā)文流轉(zhuǎn)的具體流程 (121.2.5 設(shè)置跳轉(zhuǎn)條件 (201.2.6 發(fā)文流程的復(fù)制 (251.2.7 預(yù)定義流程的修改 (271.2.8 預(yù)定義流程的刪除 (281.2.9 分類顯示 (291.3發(fā)文模板設(shè)置 (301.3.1 建立發(fā)文模板 (301.3.2 設(shè)

2、置模板詳細(xì)信息 (311.3.3 模板修改 (331.3.4 模板刪除 (341.3.5 模板復(fù)制 (341.3.6 更改模板名稱及類別 (341.4發(fā)文編號(hào) (351.4.1 新建發(fā)文編號(hào) (351.4.2 修改發(fā)文編號(hào) (361.4.3 刪除發(fā)文編號(hào) (361.5發(fā)文模板類別 (361.5.1 新建類別 (371.5.2 修改類別 (371.5.3 刪除類別 (371.6預(yù)定義流程類別 (381.7主題詞類別 (381.8設(shè)置主題詞 (381.8.1 建立主題詞 (381.8.2 修改主題詞 (391.8.3 刪除類別 (392:發(fā)文流轉(zhuǎn)過(guò)程(發(fā)文實(shí)例介紹 (402.1:發(fā)文擬稿 (412

3、.1.1 填寫發(fā)文單 (432.1.2 附件上傳 (442.1.3 填寫擬稿內(nèi)容 (442.1.4 發(fā)送擬稿信息 (452.2擬稿一覽 (462.2.1 查看批閱記錄 (462.2.2 催辦 (472.2.3 查看擬稿信息 (472.2.4 查詢 (482.3行政秘書(發(fā)文核稿 (492.3.1 發(fā)文待審 (492.3.2 發(fā)文經(jīng)審 (562.4辦公室主任(發(fā)文審稿 (562.4.1 通過(guò)發(fā)文待辦批閱公文 (582.5集團(tuán)副總(發(fā)文會(huì)簽 (612.5.1 行政副總批閱 (612.5.2 研發(fā)副總批閱 (642.6總經(jīng)理(領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) (662.6.1 查看公文信息 (662.7行政秘書(發(fā)文登記、

4、發(fā)文打印、發(fā)文蓋章 (692.7.1 發(fā)文登記 (692.7.2 發(fā)文打印 (722.7.3 發(fā)文蓋章 (732.8辦公室主任(文件分發(fā) (762.8.1 文件分發(fā)待辦 (763:發(fā)文后續(xù)操作 (783.1發(fā)文閱讀 (783.2發(fā)文監(jiān)控 (803.2.1 查看公文信息 (803.2.2 更改本步審批人 (813.2.3 查看批閱記錄 (823.2.4 查看閱讀記錄 (823.2.5 歸檔 (833.2.6 催辦 (843.2.7 刪除 (843.2.8 查詢 (84華天動(dòng)力協(xié)同辦公系統(tǒng)的公文發(fā)文模塊是按照中國(guó)政府、企業(yè)的公文發(fā)文模式來(lái)設(shè)計(jì)的。設(shè)計(jì)符合國(guó)務(wù)院辦公廳于1993年11月21日發(fā)布、2

5、001年1月1日施行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法及中央軍委于2005年10月7日頒布、2006年1月1日實(shí)施的中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例。公文發(fā)文模塊不僅能對(duì)不同公文做分類設(shè)置,走不同的審批流程,還能實(shí)現(xiàn)多次分發(fā)、翻印?？刹⑴cOA系統(tǒng)中的檔案中心結(jié)合,做好公文的歸檔工作。下面,我們就OA系統(tǒng)中公文發(fā)文模塊做簡(jiǎn)要的介紹說(shuō)明。1:發(fā)文前設(shè)置(發(fā)文管理發(fā)文管理簡(jiǎn)單說(shuō)就是對(duì)于發(fā)文流轉(zhuǎn)的初始化設(shè)置,包括節(jié)點(diǎn)、流程和模板的設(shè)置過(guò)程。通過(guò)發(fā)文單的有效審批流轉(zhuǎn)過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理和工作一體化。在系統(tǒng)主畫面左側(cè)的功能菜單中選擇公文發(fā)文 發(fā)文管理,在主畫面區(qū)會(huì)顯示<發(fā)文管理>畫面,如下圖示: 發(fā)文

6、模板設(shè)置:發(fā)文模板是把通用的發(fā)文正文格式以及流程預(yù)先定義好,使用者可直接調(diào)用模板進(jìn)行發(fā)文操作,按照模板設(shè)定的流程及模板進(jìn)行新建公文。模板本身由流程、公文簽批單、公文內(nèi)容模板三部分組成,所以設(shè)置模板前一般都需要先預(yù)設(shè)好流程。當(dāng)然,在審批模板設(shè)置中也可以直接定義流程。預(yù)定義發(fā)文流程:預(yù)先定義好一些流程,一方面可供模板使用,另一方面可實(shí)現(xiàn)對(duì)同一流程的重用。多個(gè)模板可共用一個(gè)預(yù)定義好的流程。流程本身由一個(gè)個(gè)流程步驟組成,步驟是通過(guò)繼承節(jié)點(diǎn)的權(quán)限而來(lái)。動(dòng)作節(jié)點(diǎn):動(dòng)作節(jié)點(diǎn)是定義流程步驟的基本權(quán)限,不同流程的動(dòng)作節(jié)點(diǎn)就是具有不同的審批操作。發(fā)文模板類別:對(duì)建好的模板進(jìn)行分類,便于最終使用者的使用與查找。預(yù)定

7、義發(fā)文流程類別:對(duì)預(yù)定義的流程進(jìn)行分類。設(shè)置發(fā)文編號(hào):顯示發(fā)文單的號(hào)碼,可設(shè)定多個(gè)發(fā)文編號(hào)供不同的發(fā)文模板使用。設(shè)置主題詞:設(shè)置發(fā)文單的主題詞,發(fā)文時(shí)可直接選擇已有的主題。設(shè)置主題詞類別:對(duì)主題詞進(jìn)行分類,便于規(guī)范管理。1.1動(dòng)作節(jié)點(diǎn)節(jié)點(diǎn),相當(dāng)于單位內(nèi)部發(fā)文流轉(zhuǎn)過(guò)程中審批的各個(gè)步驟的基本權(quán)限,如會(huì)簽、審稿、核稿、閱讀等。不同節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)不同的操作權(quán)限,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中不同的審批權(quán)限,如選擇的是發(fā)文審稿,就可以進(jìn)行痕跡顯示。單擊公文發(fā)文發(fā)文管理動(dòng)作節(jié)點(diǎn),出現(xiàn)如下畫面 上面顯示的節(jié)點(diǎn)名稱為系統(tǒng)自帶的默認(rèn)節(jié)點(diǎn),通過(guò)這些節(jié)點(diǎn)基本可以滿足大多數(shù)單位的發(fā)文需要。當(dāng)然,單位也可根據(jù)自身的具體實(shí)際狀況,建立符合

8、自身的新節(jié)點(diǎn)。1.1.1新建節(jié)點(diǎn)單擊新建按鈕,出現(xiàn)如下畫面 節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置:基礎(chǔ)設(shè)置人工節(jié)點(diǎn):即需要人工審批的節(jié)點(diǎn)。系統(tǒng)節(jié)點(diǎn):即不需要人員參與,可自動(dòng)流轉(zhuǎn)的節(jié)點(diǎn)。目前系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)分為歸檔和分發(fā)兩種。系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)的分發(fā),類似于郵件的CC功能,這一步不會(huì)有實(shí)際的操作人,根據(jù)設(shè)定自動(dòng)分發(fā)給相應(yīng)指定人員。節(jié)點(diǎn)名稱此節(jié)點(diǎn)的名稱快速回復(fù)短語(yǔ)使用此節(jié)點(diǎn)默認(rèn)的回復(fù)語(yǔ)句所屬類別此節(jié)點(diǎn)所屬的節(jié)點(diǎn)類別詳細(xì)說(shuō)明對(duì)此節(jié)點(diǎn)功能的介紹基本工作設(shè)定從發(fā)文審稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文件分發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文打印、發(fā)文蓋章中選擇一個(gè)動(dòng)作,則審批時(shí)對(duì)應(yīng)的節(jié)點(diǎn)名稱可到設(shè)定的對(duì)于動(dòng)作中審批相關(guān)的發(fā)文。操作權(quán)限設(shè)置:操作權(quán)限設(shè)置,是指設(shè)置不同的節(jié)點(diǎn)時(shí),對(duì)應(yīng)

9、下面的不同功能。系統(tǒng)默認(rèn)是同時(shí)具有列表的全部功能,用戶可根據(jù)設(shè)置節(jié)點(diǎn)的實(shí)際情況從中選擇部分或全部功能。退文允許在審批中將申請(qǐng)退回申請(qǐng)人或退回上級(jí)管理人員,可自行選擇退還的對(duì)象,包括起草者或者之前審批過(guò)的任何人員。上傳附件允許使用附件,可在附件中上傳與文件相關(guān)的資料。打印允許打印,不允許修改原文檔。加簽允許當(dāng)前審批人指定一個(gè)流程之外的人進(jìn)行審批。另存到本地在該步驟中允許保存文檔。該節(jié)點(diǎn)是否允許由委托人審批確定某節(jié)點(diǎn)是否僅限本人使用。加蓋公章是否允許該步驟加蓋公章。添加個(gè)人簽章節(jié)點(diǎn)操作中允許加蓋個(gè)人的印章。修改可修改文件中具體的內(nèi)容,如果設(shè)為不允許只能是只讀文檔。痕跡保留在審批操作中的修改或?qū)徟?/p>

10、否有痕跡保留(僅限word。1、設(shè)置人工節(jié)點(diǎn)通過(guò)以上權(quán)限的組合,并給予一個(gè)與實(shí)際相配的命名,是節(jié)點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)所對(duì)應(yīng)的特有權(quán)限。設(shè)立節(jié)點(diǎn)步驟如下:填好節(jié)點(diǎn)名稱、快速恢復(fù)短語(yǔ)選擇相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)所屬類別,并對(duì)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)短的說(shuō)明。為節(jié)點(diǎn)選擇合適的操作權(quán)限和操作權(quán)限設(shè)置單擊保存按鈕,返回主畫面。 2、設(shè)置系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)在建立節(jié)點(diǎn)時(shí)選擇系統(tǒng)節(jié)點(diǎn),顯示設(shè)置系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)界面。 系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)一共有兩種:一種是系統(tǒng)分發(fā),另一種是系統(tǒng)歸檔。輸入動(dòng)作名稱和相關(guān)說(shuō)明后,選擇分發(fā)或歸檔,即可完成該系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)的設(shè)置。系統(tǒng)分發(fā)節(jié)點(diǎn),即cc。但流程中審定的人員審批后,可自動(dòng)給指定人員發(fā)一條閱讀信息,閱讀人便可知曉當(dāng)前審批文件的進(jìn)程,但閱讀人不用額外批

11、閱。系統(tǒng)歸檔,即審批人審批完成后,自動(dòng)歸檔。1.1.2修改節(jié)點(diǎn)單擊公文發(fā)文發(fā)文管理動(dòng)作節(jié)點(diǎn),選中要修改的節(jié)點(diǎn)名稱后單擊【修改】按鈕。填好節(jié)點(diǎn)名稱、快速恢復(fù)短語(yǔ)選擇相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)所屬類別,并對(duì)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)短的說(shuō)明為節(jié)點(diǎn)選擇合適的操作權(quán)限和操作權(quán)限設(shè)置對(duì)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改完畢,單擊保存,返回主畫面。1.1.3刪除節(jié)點(diǎn)單擊公文發(fā)文發(fā)文管理動(dòng)作節(jié)點(diǎn),選中要?jiǎng)h除的流程節(jié)點(diǎn)。選擇要?jiǎng)h除的節(jié)點(diǎn),單擊【刪除】按鈕。 彈出刪除信息確認(rèn)對(duì)話框,單擊【確認(rèn)】刪除該信息,單擊【取消】則取消刪除操作。1.2預(yù)定義發(fā)文流程預(yù)定義流程相當(dāng)于將單位內(nèi)部常用的流程規(guī)范化顯示,可供多個(gè)部門調(diào)用同一流程?？梢园褑挝粌?nèi)部一系列的流程固定下來(lái)

12、,供各類審批使用即可。根據(jù)單位自身實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)流程,制作與公司相適應(yīng)的自動(dòng)化流程。由于各單位都有自己的一套或多套發(fā)文流程,如行政發(fā)文、黨委發(fā)文、工會(huì)發(fā)文、共青團(tuán)發(fā)文等。因此在使用公文發(fā)文前,需要先按照自己?jiǎn)挝坏陌l(fā)文流程,將流程在發(fā)文管理的預(yù)定義發(fā)文流程中建立出來(lái)。1.2.1新建流程單擊公文發(fā)文發(fā)文管理預(yù)定義發(fā)文流程,出現(xiàn)如下畫面 單擊新建按鈕,出現(xiàn)如下畫面 預(yù)定義流程設(shè)置界面說(shuō)明:流程名稱:所要?jiǎng)?chuàng)建的流程的名稱。所屬類別:在所屬類別下拉列表中選擇所要?jiǎng)?chuàng)建的流程的類別。流程狀態(tài):啟用:表示該流程可用,停用:表示該流程不可用。允許修改人員:設(shè)置誰(shuí)可以修改該流程。操作方法:單擊設(shè)置按鈕,在彈出的人員選擇

13、畫面中選擇具有修改權(quán)限的人員。允許使用人員:設(shè)置誰(shuí)可以使用該流程。操作方法:單擊設(shè)置按鈕,在彈出的人員選擇畫面中選擇具有使用權(quán)限的人員。詳細(xì)說(shuō)明:對(duì)流程的一個(gè)概要介紹。流程編輯:設(shè)置該流程在執(zhí)行過(guò)程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)。按照預(yù)定義流程界面說(shuō)明的順序逐個(gè)設(shè)置。填好流程名稱、所屬類別并選好流程狀態(tài)。 設(shè)置允許修改和使用流程的人員,并對(duì)流程的設(shè)置進(jìn)行簡(jiǎn)短的說(shuō)明。 單擊設(shè)置按鈕,可基于員工和部門設(shè)置允許修改此流程的人員。設(shè)定允許修改流程的人員(按人員設(shè)置按照員工名字來(lái)指定人員,選擇允許修改該模板的人員,再單擊確認(rèn)選擇。如果想發(fā)送給全部人員,只需單擊【發(fā)送給全體人員】按鈕,便可選中全體人員。 顯示允許修改人員

14、按部門設(shè)定允許使用流程的人員如果僅選擇本部門,則只有本部門人員才可使用此流程。如果想多個(gè)部門共用一個(gè)審批流程,可選擇多個(gè)部門,或者選擇系統(tǒng)默認(rèn)的全體人員。選擇可以使用此流程的部門,單擊【確認(rèn)選擇】按鈕。 設(shè)定可使用此流程人員的操作,同設(shè)置流程可修改的人員。輸入流程設(shè)置用途的簡(jiǎn)要說(shuō)明,顯示流程設(shè)置狀況。1.2.2流程編輯流程的基本信息和使用、修改人員的權(quán)限設(shè)置完畢,下面就該設(shè)置流程的具體審批流轉(zhuǎn)過(guò)程。 單擊點(diǎn)擊此處進(jìn)行流程編輯,編輯具體的流程。 單擊【新建】按鈕,顯示流程設(shè)置界面。 流程設(shè)置畫面說(shuō)明:步驟名稱:規(guī)范審批步驟,使審批流程清晰簡(jiǎn)潔。設(shè)置流程節(jié)點(diǎn):設(shè)定流程步驟的權(quán)限。選擇該流程節(jié)點(diǎn)的名

15、稱。(節(jié)點(diǎn)名稱包含發(fā)文會(huì)簽、發(fā)文核稿、發(fā)文審稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文打印、發(fā)文蓋章、文件分發(fā)審批人員選擇:審批人員選擇方式有三種。A【當(dāng)前指定人員】:即步驟中設(shè)定的審批者;B【指定的人員中選擇】:該流程走到該步驟時(shí)從設(shè)定的審批人中選擇一人或者多人進(jìn)行審批。在該步驟的上一步審批人完成時(shí),自動(dòng)彈出選人畫面,畫面中列出了該步驟中選定的人員,供上一步審批人選擇。該功能用于不確定該步驟是哪個(gè)人員審批時(shí)使用。C【當(dāng)前用戶審批時(shí)指定審批人員】:類似于“指定的人員中選擇”,但是可選對(duì)象為全體人員。設(shè)置審批者:設(shè)置審批者有以下幾種方式:A設(shè)定審批者的姓名。B按審批人的崗位來(lái)設(shè)定。C起草者D起草者的直屬領(lǐng)導(dǎo),

16、如起草者是普通員工,上面有部門經(jīng)理,通過(guò)該設(shè)定可以直接找到部門經(jīng)理。E當(dāng)前審批人的直屬領(lǐng)導(dǎo),同D,但是對(duì)應(yīng)的是上一步審批人的直屬領(lǐng)導(dǎo)。F基于起草者的哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。如起草者是普通員工,上面有部門經(jīng)理和主管副總,采用本方法可直接找到主管副總。G基于上一步審批的哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。同F(xiàn),對(duì)應(yīng)關(guān)系不是起草才,而是上一步的審批者。設(shè)置評(píng)審方式:一種是工作流程的并行執(zhí)行,即操作群組中的任何一人對(duì)工作流執(zhí)行了操作,工作流都會(huì)流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。另一種是工作流程的串行執(zhí)行,即只有每一操作組成員都對(duì)請(qǐng)求執(zhí)行了操作,工作流才能流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。消息提醒設(shè)置:當(dāng)執(zhí)行審批人員沒(méi)有及時(shí)處理申請(qǐng)信息時(shí),可根據(jù)需要向指定人員發(fā)出提醒消

17、息。結(jié)束時(shí)間設(shè)置:指按照本身流程的整體時(shí)間,從后往前推算剩余的時(shí)間。1.2.3設(shè)置審批者的模式在設(shè)置審批者時(shí),可分為基于用戶審批和基于崗位審批兩種。設(shè)置者,可依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的需求,選擇基于用戶或基于崗位審批?；谟脩粼O(shè)定審批者:基于用戶審批,即根據(jù)員工姓名設(shè)置審批流轉(zhuǎn)過(guò)程?；趰徫辉O(shè)定審批:基于崗位審批,即根據(jù)個(gè)人的工作崗位設(shè)置審批流轉(zhuǎn)過(guò)程。通常企業(yè)的崗位和人員是一一對(duì)應(yīng)的。通過(guò)崗位設(shè)置的流程,不用因?yàn)閸徫簧系娜藛T調(diào)動(dòng)而修改流程,所以基于崗位設(shè)置的流程比基于人員設(shè)置的流程更具廣泛性?；诠ぷ鲘徫粚徟腔趩挝宦殑?wù)的工作崗位審批,僅設(shè)置單位具體的職務(wù)人員,不必具體指定人員來(lái)參與審批(從權(quán)限設(shè)置

18、中能找到相關(guān)職務(wù)以及所屬人員。在對(duì)流程編輯過(guò)程中,選擇基于崗位審批?；趰徫粚徟f(shuō)明:在設(shè)置流程時(shí),可以設(shè)置特定崗位進(jìn)行審批。特定崗位包括:申請(qǐng)者、申請(qǐng)者的直屬領(lǐng)導(dǎo)、當(dāng)前審批者的直屬領(lǐng)導(dǎo)三種。申請(qǐng)者:指在審批時(shí)將文件發(fā)送給原擬稿人進(jìn)行具體審批。申請(qǐng)者直屬領(lǐng)導(dǎo):申請(qǐng)人的直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),指在審批時(shí)將文件發(fā)送給擬稿人的直屬領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行具體審批。這個(gè)直屬領(lǐng)導(dǎo)是根據(jù)崗位的設(shè)置來(lái)決定的。比如,當(dāng)前擬稿人是王英,她的崗位是行政秘書,她的直屬領(lǐng)導(dǎo)就是辦公室主任劉小宇。當(dāng)前審批者直屬領(lǐng)導(dǎo):當(dāng)前審批人的直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),指在審批時(shí)將文件發(fā)送給擬稿人的直屬領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行具體審批。這個(gè)直屬領(lǐng)導(dǎo)是根據(jù)崗位的設(shè)置來(lái)決定的。比如,當(dāng)前審批

19、人是劉小宇,他的崗位是辦公室主任,他的直屬領(lǐng)導(dǎo)就是行政副總李國(guó)天。1.2.4設(shè)置發(fā)文流轉(zhuǎn)的具體流程下面,以一則財(cái)務(wù)制度跳轉(zhuǎn)的發(fā)文流程為例。具體介紹基于用戶審批和基于崗位審批的設(shè)置方法。具體的發(fā)文流程圖如下:擬稿人秘書(發(fā)文核稿辦公室主任(發(fā)文審稿集團(tuán)副總(發(fā)文會(huì)簽總經(jīng)理(領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)秘書(發(fā)文登記秘書(發(fā)文打印秘書(發(fā)文蓋章辦公室主任(文件分發(fā)。對(duì)于同一個(gè)流程,可采用不同的方式進(jìn)行設(shè)置。第一種設(shè)置方式:可以基于用戶進(jìn)行設(shè)置。將審批者用具體的用戶名代替,而用戶名和審批人之間一一對(duì)應(yīng)。這類設(shè)置可應(yīng)用于比較簡(jiǎn)單的流程,而且單位比較小。第二種設(shè)置方式,可以基于崗位進(jìn)行設(shè)置。將審批者和具體的崗位名稱代替,崗

20、位和審批人也是一一對(duì)應(yīng)的。而且,基于崗位設(shè)置的審批,不用因?yàn)槿藛T流動(dòng)而修改流程,人員的去留不影響按崗位設(shè)置的審批流轉(zhuǎn)。讓對(duì)應(yīng)的崗位出現(xiàn)空缺,只需調(diào)入新人到對(duì)應(yīng)的崗位,流程即可使用,無(wú)需修改。這種設(shè)置方式可以應(yīng)用于單位比較大,流程比較復(fù)雜。在人員變動(dòng)時(shí),不需要更改流程,通過(guò)修改崗位對(duì)應(yīng)的人員即可實(shí)現(xiàn)流程的變更。下面我們以第二種設(shè)置為例來(lái)說(shuō)明該流程的實(shí)現(xiàn)。在設(shè)定流程時(shí)請(qǐng)先在系統(tǒng)管理-崗位定義中定義好相關(guān)的崗位。按照具體流程圖,依次設(shè)置對(duì)應(yīng)的步驟名稱、審批人、評(píng)審方式和流程節(jié)點(diǎn)。 秘書(發(fā)文核稿核稿:可對(duì)發(fā)文內(nèi)容在不改變?cè)獾臓顟B(tài)下進(jìn)行修正。單擊點(diǎn)擊此處進(jìn)行流程編輯,進(jìn)行流程編輯,出現(xiàn)如下界面。輸入

21、步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,單擊【保存】按鈕。 顯示剛剛設(shè)置好的流程,可對(duì)已設(shè)置好的流程進(jìn)行補(bǔ)充、修改和刪除。 辦公室主任(發(fā)文審稿核稿:在審批當(dāng)中,可修改發(fā)文的具體內(nèi)容,可決定待審文件的去留。即可批閱自身意見,讓文件向下流轉(zhuǎn),也可將文件退還給上一級(jí)審批人或申請(qǐng)人。單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,單擊【保存】按鈕。 單擊【保存】按鈕,顯示剛設(shè)定的流程。 集團(tuán)副總(發(fā)文會(huì)簽單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,具

22、體設(shè)置略,只顯示設(shè)置界面截圖。 總經(jīng)理(領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,具體設(shè)置略,只顯示設(shè)置界面截圖。 秘書(發(fā)文登記單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,具體設(shè)置略,只顯示設(shè)置界面截圖。 秘書(發(fā)文打印單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,具體設(shè)置略,只顯示設(shè)置界面截圖。 秘書(發(fā)文蓋章單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、

23、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,具體設(shè)置略,只顯示設(shè)置界面截圖。 辦公室主任(文件分發(fā)單擊【新建】按鈕,追加下一步驟的審批節(jié)點(diǎn)。輸入步驟名稱,設(shè)置審批者、評(píng)審方式、評(píng)審人員選擇方式和流程節(jié)點(diǎn)名稱,具體設(shè)置略,只顯示設(shè)置界面截圖。 單擊【保存】,完成發(fā)文流程設(shè)置界面。 1.2.5設(shè)置跳轉(zhuǎn)條件擬稿人右鍵“擬稿人”,再單擊“跳轉(zhuǎn)到”,如下圖所示。 顯示設(shè)置跳轉(zhuǎn)步驟界面,可從中選擇下一步審批步驟。選擇好下一步審批人,單擊【保存】按鈕,完成此步條件跳轉(zhuǎn)設(shè)置。 可看到,由擬稿人發(fā)出一條指向秘書(發(fā)文核稿示意線。 行政秘書右鍵“行政秘書”,再單擊“跳轉(zhuǎn)到”,顯示設(shè)置跳轉(zhuǎn)步驟界面。先選擇下一步審批步驟(辦公室

24、主任審稿,再單擊添加按鈕,選擇下一步審批步驟(集團(tuán)副總會(huì)簽。單擊【保存】按鈕,完成此步條件跳轉(zhuǎn)設(shè)置。這是一個(gè)分支流程,即由行政秘書根據(jù)實(shí)際發(fā)文選擇辦公室主任審稿或集團(tuán)副總會(huì)簽。 可看到,由行政秘書發(fā)出兩條指向示意線(辦公室主任審稿和集團(tuán)副總會(huì)簽。 辦公室主任右鍵“辦公室主任”,再單擊“跳轉(zhuǎn)到”,顯示設(shè)置跳轉(zhuǎn)步驟界面。選擇下一步審批步驟(集團(tuán)副總會(huì)簽。單擊【保存】按鈕,完成此步條件跳轉(zhuǎn)設(shè)置。 可看到,由辦公室主任發(fā)出一條指向示意線(集團(tuán)副總會(huì)簽。 集團(tuán)副總右鍵“集團(tuán)副總”,再單擊“跳轉(zhuǎn)到”,顯示設(shè)置跳轉(zhuǎn)步驟界面。選擇下一步審批步驟(總經(jīng)理簽發(fā)。單擊【保存】按鈕,完成此步條件跳轉(zhuǎn)設(shè)置。 可看到,由

25、集團(tuán)副總發(fā)出一條指向示意線(總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 按照以上操作方法,依照具體的業(yè)務(wù)流程,設(shè)置下一步審批人。會(huì)按照設(shè)置產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的審批流轉(zhuǎn)示意線。 單擊【保存】按鈕,確認(rèn)完成流程設(shè)置后,再單擊【保存】按鈕,可看到剛剛建立的發(fā)文流程。 雙擊公文發(fā)文流程的流程名稱,可顯示發(fā)文流程的流轉(zhuǎn)過(guò)程。 1.2.6發(fā)文流程的復(fù)制流程的復(fù)制功能,可對(duì)既有流程備份。還可對(duì)通過(guò)復(fù)制功能,復(fù)制流程的審批及設(shè)置條件,只更改流程名稱便可實(shí)現(xiàn)新流程的新建,有效的減免重復(fù)流程的反復(fù)新建的繁瑣,借助復(fù)制功能既編輯又準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)同類流程的建立。單擊公文發(fā)文發(fā)文管理預(yù)定義發(fā)文流程,選中要復(fù)制的固定流程,單擊【復(fù)制】按鈕。 彈出流程名稱設(shè)置界

26、面,輸入新流程名稱,單擊【確定】按鈕。 彈出發(fā)文流程保存成功提示信息,復(fù)制的流程審批人和審批步驟相同,顯示剛被復(fù)制的預(yù)定義流程。 1.2.7預(yù)定義流程的修改可跟隨實(shí)際需要,對(duì)流程進(jìn)行更改。也就是說(shuō)流程可重復(fù)使用,根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整,而不是有調(diào)整便要重新建立流程。單擊公文發(fā)文發(fā)文管理預(yù)定義發(fā)文流程,選中要修改的預(yù)定義流程,單擊【修改】按鈕。顯示預(yù)定義流程修改的界面 可調(diào)整流程名稱、所屬類別、流程狀態(tài)、允許修改人員和允許使用人員。單擊“點(diǎn)擊此處進(jìn)行流程編輯”,顯示流程設(shè)置界面,可修改具體的流程。 求進(jìn)行修改。 1.2.8預(yù)定義流程的刪除單擊公文發(fā)文發(fā)文管理預(yù)定義發(fā)文流程,選中要修改的預(yù)定義流程,單擊

27、【刪除】按鈕。 彈出刪除信息確認(rèn)提示,單擊【刪除】則刪除該流程,單擊【取消】則撤消刪除操作。 1.2.9分類顯示單擊下拉列表,顯示已有的預(yù)定義流程類別。 選擇任一類別,顯示該類別下的預(yù)定義流程。 1.3發(fā)文模板設(shè)置發(fā)文模板分為由三部分組成:1發(fā)文簽批單。2發(fā)文正文模板3發(fā)文流程。上節(jié)中講解了一個(gè)發(fā)文流程的定義,本節(jié)中進(jìn)述發(fā)文模板如何進(jìn)行設(shè)定。單擊公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文模板設(shè)置,顯示審批模板界面。 1.3.1建立發(fā)文模板單擊【新建】按鈕,顯示發(fā)文模板設(shè)置界面。 發(fā)文模板畫面說(shuō)明:設(shè)置模板詳細(xì)信息模板名稱:新建模板的名稱。所屬類別:選擇模板類別。模板狀態(tài):選擇此模板的可用狀態(tài),啟用:該模板可用,停用

28、:該模板不可用。設(shè)置模板管理及使用人員:在OA系統(tǒng)的模板設(shè)置中,可建立三級(jí)權(quán)限以確保發(fā)文的安全性。允許修改人員:設(shè)置具有修改模板權(quán)限的人員。表單監(jiān)控人員:設(shè)置具有監(jiān)控表單權(quán)限的人員,可以管理由該模板生成的所有公文。允許創(chuàng)建人員:設(shè)置誰(shuí)可以用該模板來(lái)創(chuàng)建公文。設(shè)置發(fā)文單使用系統(tǒng)自帶發(fā)文單:使用OA系統(tǒng)本身提供的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文單格式自定義發(fā)文單:自行建立發(fā)文單的格式及對(duì)應(yīng)表單控件。設(shè)置正文文檔模板選擇格式:選擇正文文檔為word格式或excel格式。對(duì)于公文一般使用WORD作為正文。設(shè)置模板文件:設(shè)置此模板文件的內(nèi)容。設(shè)置審批流程默認(rèn)流程:在原有的流程中選擇此模板可以執(zhí)行的流程,也可以單擊新建/修改按鈕

29、,在彈出的<流程設(shè)置>畫面設(shè)置新流程。自定義流程:如果在審批過(guò)程中允許指定的人員設(shè)置流程,可單擊“自定義流程”設(shè)定特有流程。1.3.2設(shè)置模板詳細(xì)信息書寫模板名稱,選擇模板所屬類別。(模板狀態(tài)為啟用時(shí),此模板可供自己和他人使用,如果停用,則模板不能被使用設(shè)置模板管理及使用人員系統(tǒng)默認(rèn)是全體人員,單擊對(duì)應(yīng)文字后的【設(shè)置】按鈕,可選擇具有相應(yīng)權(quán)限的人員?？梢罁?jù)部門、人員進(jìn)行選擇,單擊【確認(rèn)選擇】確認(rèn)選擇的人員。設(shè)置正文文檔模板在文件格式處可選擇word格式或excel格式。單擊設(shè)置按鈕,設(shè)置模板文件。打開文件編輯畫面,在此畫面中可以設(shè)置發(fā)文稿紙的版式及固定內(nèi)容。 如上圖,在設(shè)置發(fā)文稿紙

30、時(shí),可直接使用文件套紅功能。將基本版式確定,然后進(jìn)行修改。 單擊【保存】按鈕進(jìn)行模板文件保存,再單擊【保存】按鈕,對(duì)模板設(shè)置進(jìn)行保存。設(shè)置模板的流程。可直接選擇已經(jīng)設(shè)置好的預(yù)定義流程,也可以直接建立新的流程。在默認(rèn)流程中,單擊下拉菜單,可選擇適合自身需求的模板流程。 若要對(duì)默認(rèn)流程進(jìn)行修改,可單擊【流程修改】按鈕顯示具體的流程設(shè)置界面,可對(duì)具體流程進(jìn)行修改。具體修改操作方式同預(yù)定義流程設(shè)置。 自定義新流程若默認(rèn)流程當(dāng)中沒(méi)有滿意的流程,可在默認(rèn)流程中選擇“自定義新流程”來(lái)定義新的模板流程。顯示如下界面。設(shè)置自定義新流程的具體操作同預(yù)定義流程。另外,如果申請(qǐng)人可自主選擇審批人來(lái)滿足特定審批的需要,

31、可在該模板設(shè)置時(shí)允許申請(qǐng)人使用自由流程。則具體的審批過(guò)程不走已設(shè)定的審批流轉(zhuǎn),可由申請(qǐng)人指定第一步審批人,再由第一步審批人指定第二步審批人,依次類推直到審批完成。如果選中審批中可允許修改流程,則申請(qǐng)人起草申請(qǐng)時(shí)可自定義審批流程。審批人審批的過(guò)程中,可定義自己審批后其他人的審批流程。單擊【流程修改】按鈕,顯示設(shè)置流程的界面。具體設(shè)置方法同預(yù)定義流程設(shè)置。1.3.3模板修改選擇要修改的模板文件,單擊【修改】按鈕。顯示模板修改界面,可對(duì)模板文件進(jìn)行修改,具體操作同模板新建。對(duì)模板信息修改后,單擊【保存】按鈕,完成對(duì)模板設(shè)置修改的確認(rèn)。1.3.4模板刪除選擇要?jiǎng)h除的模板文件,單擊【刪除】按鈕。彈出確認(rèn)

32、刪除提示信息,單擊【刪除】則刪除該模板,單擊【取消】則取消刪除操作。1.3.5模板復(fù)制模板的復(fù)制功能,可對(duì)既有流程備份。還可對(duì)通過(guò)復(fù)制功能,復(fù)制模板的審批及設(shè)置條件,只更改流程名稱便可實(shí)現(xiàn)新流程的新建,有效的減免重復(fù)模板反復(fù)新建的繁瑣,借助復(fù)制功能既編輯又準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)同類模板的建立。選擇要復(fù)制的模板文件,單擊【復(fù)制】按鈕?？芍匦螺斎肽０迕Q并選擇模板類別,單擊【保存】按鈕,進(jìn)行復(fù)制模板信息的確認(rèn)。1.3.6更改模板名稱及類別選擇要更改的模板文件,單擊【更改模板名稱及類別】按鈕。可對(duì)模板文件進(jìn)行名稱和類別的修改,單擊【保存】按鈕,對(duì)模板信息的確認(rèn)進(jìn)行確認(rèn)。運(yùn)用更改模板名稱及類別只可修改模板的名稱和

33、所屬類別,但修改的過(guò)程要比通過(guò)修改按鈕保存的過(guò)程快很多。1.4發(fā)文編號(hào)發(fā)文編號(hào),就是根據(jù)實(shí)際發(fā)文的編號(hào)機(jī)制,建立可符合自身需求的可知道添加的編號(hào)?？山⒍鄠€(gè)發(fā)文編號(hào),滿足不同的發(fā)文需求。比如政府部門,可建立黨委發(fā)文編號(hào)、政府發(fā)文編號(hào),不同的機(jī)關(guān)可建立特定的編號(hào),供發(fā)文人發(fā)文時(shí)選擇。在系統(tǒng)中需要把各種類型的編號(hào)先建立出來(lái),在發(fā)文時(shí)直接選擇就可以。在設(shè)置發(fā)文編號(hào)時(shí),不僅可以定義編號(hào)的顯示樣式,還可以設(shè)定在編號(hào)中顯示年、月、日以及編號(hào)的位數(shù),編號(hào)的歸零方式等。發(fā)文編號(hào)可以設(shè)置多個(gè)。在擬稿時(shí)會(huì)顯示成為列表以供選擇。設(shè)置發(fā)文編號(hào),便于發(fā)文單的查詢和記錄。單擊公文發(fā)文發(fā)文管理設(shè)置發(fā)文編號(hào),顯示如下界面。

34、1.4.1新建發(fā)文編號(hào)單擊【新建】按鈕,顯示如下界面。 畫面說(shuō)明:追加年:追加當(dāng)前年份追加月:追加當(dāng)前月份追加日:追加當(dāng)前日期追加固定編號(hào):顯示固定符合追加內(nèi)容:添加文字編號(hào)樣式編輯:編輯用年月日和文字的前后順序固定編號(hào)設(shè)置樣式:設(shè)置累加的方式和位數(shù)。 單擊【保存】按鈕,顯示剛剛設(shè)置好的發(fā)文編號(hào)。 1.4.2修改發(fā)文編號(hào)選擇要修改的流水號(hào),單擊【修改】按鈕。顯示修改流水號(hào)界面,對(duì)流水號(hào)設(shè)置進(jìn)行編輯。1.4.3刪除發(fā)文編號(hào)選擇要?jiǎng)h除的流水號(hào),單擊【刪除】按鈕。彈出刪除確認(rèn)信息,單擊【確認(rèn)】則刪除該流水號(hào),單擊【取消】則取消該刪除操。1.5發(fā)文模板類別單擊公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文模板類別,顯示如下界面

35、。 1.5.1新建類別單擊【新建】按鈕,顯示如下界面。 輸入類別名稱和說(shuō)明文字,單擊【保存】按鈕,在發(fā)文模板類別界面可顯示新建的模板類別。 1.5.2修改類別選擇要修改的類別,單擊【修改】按鈕。進(jìn)行類別修改界面,進(jìn)行名稱和說(shuō)明文字的修改后,單擊【保存】按鈕。1.5.3刪除類別選擇要?jiǎng)h除的類別,單擊【刪除】按鈕。彈出刪除確認(rèn)信息,單擊【確認(rèn)】則刪除該類別,單擊【取消】則取消該刪除操作。1.6預(yù)定義流程類別單擊公文發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文管理預(yù)定義發(fā)文流程類別,顯示如下界面。 新建、修改和刪除類別的操作與發(fā)文模板類別的新建、修改、刪除操作相同。1.7主題詞類別單擊公文發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文管理主題詞類別,顯示如下界面。 新

36、建、修改和刪除類別的操作與發(fā)文模板類別的新建、修改、刪除操作相同。1.8設(shè)置主題詞單擊公文發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文管理設(shè)置主題詞,顯示如下界面。 1.8.1建立主題詞單擊【新建】按鈕,顯示如下界面。 選擇主題詞所屬類別并輸入具體主題詞。單擊【保存】按鈕,返回到主題詞設(shè)置界面。若要聯(lián)系建立多個(gè)主題詞,可單擊【保存并繼續(xù)】按鈕,可繼續(xù)建立其他的主題詞。1.8.2修改主題詞選擇要修改的主題詞,單擊【修改】按鈕。進(jìn)行類別修改界面,對(duì)主題詞或主題詞所屬類別修改后,單擊【保存】按鈕。1.8.3刪除類別選擇要?jiǎng)h除的主題詞,單擊【刪除】按鈕。彈出刪除確認(rèn)信息,單擊【確認(rèn)】則刪除該主題詞,單擊【取消】則取消該刪除操作。2:發(fā)

37、文流轉(zhuǎn)過(guò)程(發(fā)文實(shí)例介紹 以上文設(shè)定的公司制度更改發(fā)文模版為例,走一個(gè)實(shí)際的發(fā)文流程。具體的發(fā)文流程如下:擬稿人秘書(發(fā)文核稿辦公室主任(發(fā)文審稿集團(tuán)副總(發(fā)文會(huì)簽總經(jīng)理(領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)秘書(發(fā)文登記秘書(發(fā)文打印秘書(發(fā)文蓋章辦公室主任(文件分發(fā)。此流程中使用的崗位人員,為華天動(dòng)力oa系統(tǒng)帶數(shù)據(jù)的試用版中的人員。整個(gè)說(shuō)明書都以試用版中的人員模擬具體的審批流程。華天動(dòng)力oa在線試用版數(shù)據(jù),用戶名統(tǒng)一為個(gè)人姓名的拼音,密碼為123456.(如總經(jīng)理趙華威的賬號(hào)、密碼為:“zhaohuawei,123456”在線試用數(shù)據(jù)部門崗位及人員定義列表: 2.1:發(fā)文擬稿運(yùn)用人事專員劉東的身份登錄oa系統(tǒng)(賬號(hào)“l(fā)iudong”;密碼“123456”,在公文發(fā)文菜單中單擊“發(fā)文擬稿”,進(jìn)入模板選擇畫面。 在該畫面中,當(dāng)前用戶可按照模板的類別的區(qū)分選擇要使用的模板。只需直接單擊要使用的模板名稱,即可進(jìn)行擬稿工作。如果模板本身允許申請(qǐng)人使用自由流程,則擬稿時(shí)擬稿人可選擇使用固定流程或自由流程。如果模板本身不允許使用自由流程,則擬稿時(shí)直接顯示發(fā)文單界面。 選擇建立固定流程,顯示發(fā)文單界面。這個(gè)發(fā)文簽批單,是可以根據(jù)用戶的特定需求進(jìn)行修改的。用戶可根據(jù)自身實(shí)際的發(fā)文單狀況提出具體的需求,我們這邊可針對(duì)需求進(jìn)行必要的修改,便可掛載和用戶需要完全一致的簽批單。另外,也有用戶可自身