江西XXX農業(yè)公司物資管理制度

1、江西XXX農業(yè)科技有限公司物資管理制度（臨時）第一章 總 則 第一條 為了加強對物資的管理和控制，保證物資的安全完整，提高物資運營效率，根據國家企業(yè)內部控制基本規(guī)范和企業(yè)內部控制配套指引及公司物資管理制度以及其他有關法律法規(guī)，結合本公司實際，制定本制度。 第二條 本制度所稱物資，是指在生產或提供勞務過程中耗用的材料、物料等，主要包括燃料、潤滑油、材料、低值易耗品、勞動保護用品、農用物資、專項工程物資以及辦公用其他物品等。第三條 本制度所稱物資業(yè)務，包括物資的請購、請購審批、采購、驗收、付款、保管、發(fā)出、清查盤點。第四條 公司各部門及員工個人辦理物資業(yè)務時均須執(zhí)行本制度。第二章 物資管理部門分工

2、及職責權限物資的劃分第五條 公司嚴格控制物資的倉儲，以防止物資積壓，各部門需存儲物資的，由公司決定或審批。第六條 公司確定或批準設有倉儲物資的部門（以下簡稱儲備部門）才準予按計劃采購倉儲物資。第七條 儲備部門除供應本部門使用之外，還負有就近供應本公司其他各個部門的責任。各部門使用的物資，納入所在倉儲部門儲備的，應到儲備部門領用。未納入倉儲管理的小額零星物資，由需求部門按直接投入生產或使用的需求量進行采購（按權限應由公司審批的要經審批）。第八條 按物資類別或用途不同可分：生產過程中消耗和生產維修所需的農藥、化肥、生產資料等農用物資；市場營銷過程中所消耗的包裝材料、包裝工具、及菜筐等物資；后勤管理

3、中各項工程物資、房屋建筑物資、設施設備維修所用物資等；行政管理過程中的勞動保護用品、辦公用品等；按物資使用性質的不同可以分為；一次性使用物資；多次重復使用物資；第九條 集團公司公司監(jiān)察部具有對物資業(yè)務進行監(jiān)督的職能，負責對公司各部門或相關人員在辦理物資業(yè)務時遵守、執(zhí)行本制度及公司其他有關規(guī)章制度情況進行過程監(jiān)督。第十條 集團公司審計部具有對公司物資管理進行監(jiān)督、檢查的職能，負責定期或不定期對公司各基層單位、部門或相關人員執(zhí)行本制度及公司其他有關規(guī)章制度情況進行審計、檢查。第十一條 物資管理業(yè)務的不相容崗位應相互分離、制約和監(jiān)督，不得同一人同時辦理不相容崗位的業(yè)務。物資管理的不相容崗位至少包括：

4、 （一）物資的請購與審批，審批與執(zhí)行； （二）物資的采購與驗收、付款； （三）物資的保管與相關會計記錄； （四）物資發(fā)出的申請與審批，申請與會計記錄； （五）物資處置的申請與審批，申請與會計記錄。第三章 請購與采購管理第十二條 公司各部門要根據生產需求、銷售等情況，本著防止積壓，盡可能降低庫存的原則，合理擬定物資的庫存量，編制“物資庫存量控制表”報公司審批，并嚴格執(zhí)行。第十三條 物資采購必須辦理請購手續(xù)（基本格式見附表一、附表二），按規(guī)定程序和權限審批后才能進行采購。但以下物資可免辦理請購手續(xù)：（一）到政府行政部門、金融部門辦理有關事務、業(yè)務，實行限額購領的票證、表格等；（二）招待用品（因業(yè)務

5、招待費已實行限額控制）。第十四條 以下物資的請購，由公司相關物資需求審核部門和集團公司總經理審核后董事長審批：采購批量10000元以上的勞動保護用品。以下物資的請購由公司相關物資需求審核部門審核后有集團總經理審批：（1） 超出“物資庫存量控制表”限額的庫存物資；（2） 單價200元以上或采購批量500元以上的低值易耗品；（3） 采購批量200元以上10000元以下的勞動保護用品及生產、銷售物資；（4） 采購批量500元以上的辦公用品及生產、銷售物資；公司各部門所需的以下物資的請購由公司負責人審批：（一）“物資庫存量控制表”限額內庫存物資；（二）單價200元以下或采購批量500元以下的低值易耗品

6、；（三） 單價200元以下或采購批量500元以下的勞動保護用品及生產、銷售物資；（四）采購批量2000元以下的辦公用品及生產、銷售物資；（五）已由公司確定了定點供應商供貨（以公司發(fā)文通知為準），且屬直接投入生產或使用的物資。直接投入車輛耗用的燃料由集團公司物資采購管理中心會定點加油站，公司指定相關部門（科室）發(fā)放限額加油憑證（卡），由駕駛員憑限額憑證（卡）到定點加油站加油。已落實經濟責任制，明確由承包責任人承擔采購成本的物資采購，在承包責任人有結余資金在企業(yè)的前提下，由公司負責人按經濟責任承包合同、財務開支審批制度及公司其他相關規(guī)定審批其報銷。第十五條 按第十三條規(guī)定需由集團公司審批的采購申請

7、按下列程序進行審批：需求各部門提出采購申請公司相應物資需求審核部門審核公司分管領導審核（必要時）公司總經理或董事長審批。按第十三條規(guī)定由公司負責人審批的采購申請按下列程序進行審批：公司相關部門或個人提出采購申請部門負責人審核公司負責人審批。第十六條 經批準的物資請購，按下列相應職責和核準權限進行采購，涉及技術性較強的物資采購業(yè)務（如汽車配件、輪胎、計算機配件及外設、生產資料中種子及相關規(guī)格、藥品品名及有效成分等）還應有相關技術人員參與采購：（一）公司各部門所需的辦公用品，由行政部作為采購經辦部門，由物資采購管理中心（審核）、監(jiān)察部（監(jiān)督）、相關技術人員（必要時，技術把關）共同核準進行采購。(二

8、) 公司各部門所需的除辦公用品以外，各種生產、營銷、配送、后勤管理中產生的各種生產資料物資，及各種低值易耗品的采購，由公司后勤部采購管理科作為采購經辦部門，由物資采購管理中心（審核）、監(jiān)察部（監(jiān)督）、相關技術人員（必要時，技術把關）共同核準進行采購。(三)大宗物資的采購和定點采購供應商的確定，由公司分管領導牽頭，后勤部采購管理科作為采購經辦部門，物資采購管理中心作為審核部門、監(jiān)察部作為監(jiān)督部門、相關技術人員負責技術把關（必要時）組成采購小組，合議擬定采購意向（包括供應商及貨物品種、規(guī)格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約責任等），呈集團公司總經理或董事長批準（總經理、董事長的審

9、批權限參照公司財務開支審批制度）后確定采購。第十七條 物資采購應按照以下原則確定采購方式：（一）批量5000元以上的大宗物資的采購應采取招標或議標形式，以訂單或合同方式采購，合同應注明貨物品種、規(guī)格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約責任等事項；（二）批量5000元以下的小額零星物資采購可以采用直接購買方式。第十八條 物資采購管理科要在對供應商進行評價的基礎上建立供應商檔案庫，對供應商進行評價時要會同使用公司各部門、集團公司財務部、監(jiān)察部等相關部門共同進行，包括商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況等的綜合評價。第十九條采購管理科應當在充分了解和掌握有關

10、供應商信譽、供貨能力等方面信息的基礎上，貨比三家，比質比價后進行議定采購意向。第二十條 未按規(guī)定程序進行物資采購的，其采購費用一律由直接采購人或直接采購公司負責人自行承擔，財務部門不予付款和報賬；如損害到公司利益的，視情節(jié)輕重，由直接責任人及其主管（單位負責人）承擔全部責任。第二十一條 每月15日及月初各基地物資管理人員要將本月經手和經審核的物資采購情況形成報表，上報公司總經理。第四章 驗收與付款第二十二條 采購的物資，在入庫前應進行質量檢查與驗收，保證物資符合采購要求。驗收的程序一般為：（一）檢查訂貨合同、入庫通知單、供貨企業(yè)提供的材質證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據與待檢驗貨物之間

11、是否相符；（二）對擬入庫物資的交貨期進行檢驗，確定實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致；（三）對待驗貨物進行數量復核和質量檢驗，必要時可聘請外部專家協(xié)助進行；（四）對驗收后數量相符、質量合格的物資辦理相關入庫手續(xù)；（五）對經驗收不符合要求或不合格的物資，由直接采購人員辦理退貨或索賠，期間所產生的一切費用全部由直接采購人員個人承擔。（六）驗收后應填寫一式三聯(lián)的驗收入庫單（基本格式見附表三），檢驗人和倉管員等相關人員應在驗收入庫單上簽字確認。第二十三條 對不經倉儲直接投入生產或使用的物資，也應當采取適當的方法進行檢驗，并辦理檢驗、領用手續(xù)（檢驗人與領用人不能同一人）。第二十四條財務部門在辦理物資采

12、購付款業(yè)務時，應當對采購合同約定的付款條件以及付款申請、采購發(fā)票、結算憑證、驗收入庫單等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，各項手續(xù)完備后才能予以付款。第二十五條物資采購付款（包括預付賬款和定金）的審批權限按公司財務開支審批制度（暫行）執(zhí)行。第二十六條公司財務科及相關部門應當加強對大額預付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。第五章 物資保管管理第二十七條倉庫管理人員應按照規(guī)定做好物資的入庫和出庫工作，并使物資采購、儲存、供應、銷售各環(huán)節(jié)平衡

13、銜接；物資驗收合格后物資采購經辦人應詳細填寫物資待入庫單。倉庫管理員物資待入庫單辦理物資入庫手續(xù)。若缺任何一張單據，除非有主管書面通知，不得辦理入庫手續(xù)；倉管人員在物資待入庫單上注明到貨日期及數量，辦理入庫手續(xù)，詳細填寫好物資入庫單，并及時通知請購經辦人和采購經辦人；如有一張表單上的物資分批抵達，倉管人員應如實分批記錄； 物資入庫單一式三份，一份交倉庫管理員登記，一份交財務部記帳，一份交采購部存查； 物資倉管部門對入庫的物資應當建立明細賬（基本格式見附表七），詳細登記物資類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數量、計量單位、金額等內容，按照物資類別、規(guī)格、型號、性能分區(qū)分類，定置擺放，妥善保管。并定期與

14、財會部門及相關部門就庫存物資品種、數量、金額等進行核對。入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應當經有效授權批準。第二十八條 除物資管理部門及倉管人員外，其余部門和人員不得隨意接觸庫存物資，因業(yè)務、工作需要接觸庫存物資時，應由有正當理由（以有關部門書面通知、證明為準）。第二十九條 因業(yè)務需要，對不同倉庫之間的物資流動應辦理出入庫手續(xù)。第三十條 物資倉管部門和倉管人員應當按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質等措施切實做到防火、防盜、防凍、防毒、防損壞、防事故等安全保衛(wèi)工作。 第六章 領用及出庫管理第三十一條 物資的領用一般由各部門指定有領用權限的人員申請

15、，公司負責人核準。對于領用較頻繁的物資，公司負責人可以授權分管副職或相關部門主管核準，但應以書面授權通知為準。第三十二條 領用物資，物資領用時物資領用人必須在領料單上如實填寫先關的信息并簽字以確認物資的實際使用情況。（基本格式見附表四），并及時填寫物資出庫單及做好相應的報表工作（基本格式見附表六）。對于一次性使用的物資比如農藥化肥等。如領用后實際使用與領用不相符時以實際領用為標準，并補回相關的領用手續(xù)。對于可以多次使用物資的使用比如菜筐，經倉庫管理員入庫后，由倉庫管理員進行管理，物資使用后不需要對可以重復使用的物資進行出庫只要填寫相應的領料單和物資待入庫單即可，但是物資的數目及時間必須一致。當

16、領料單和物資待入庫單數目不一致時可以根據員工績效考核辦法對相應的人員進行進行相應的績效考核。即領用人領用時，必須每次填寫相應的領料單，并在物資使用過程中做好相關的物資交接手續(xù)，填寫好相關的物資待入庫單。當是倉庫與倉庫之間的物資領用時必須相應的物資管理員及物資使用者做好相應的物資交接工作，并且物資在同一時間上又馬上使用時，物資使用者應馬上填好物資領料單。使用后并交回原倉庫妥善保管。并每月匯總物資實際的庫存情況。對使用物資必須是物資實際使用本人去填寫物資領料單，如使用而是沒有領料單，一經查實可以對其進行相應的績效考核。對物資使用時按照相關規(guī)定或者物資的相關有效使用期限達到報廢標準的，有相關部門負責

17、人及公司總經理同意后方可以報廢。第三十三條 員工領用替換性的物資（包括到倉儲部門領用和直接購買），一律以舊換新。第三十四條 倉管員發(fā)出物資時，要認真核對有關票據憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號、數量、價格一致。第三十五條 物資發(fā)出的計價一般采用先進先出法。第三十六條 財務科應當加強與倉儲部門經常性賬實核對工作，避免出現將已入庫物資不入賬或已發(fā)出物資不銷賬之情形。第三十七條 倉管員每月終了時要編制物資收發(fā)結存月報表（基本格式見附表八），將報表一式兩份連同領料單或發(fā)貨單（財務聯(lián)）等于5日內報送財務部門；財務部門要根據采購發(fā)票、驗收入庫單、調撥單、領料單或發(fā)貨單等對倉管員上報的報表進行審核，并將審

18、核結果及經審核后的報表一份反饋給填報人。第七章 盤點與處置管理第三十八條 物資管理部門每季度至少對庫存物資盤點一次，物資品種不多的倉庫應每月盤點一次。第三十九條 實施盤點時應成立盤點小組，盤點小組應由分管領導和物資管理人員組成。第四十條 盤點前和盤點過程中，應有序擺放物資、保持盤點記錄的完整。第四十一條 物資的盤點應及時編制盤點表，盤盈、盤虧的要及時分析原因，提出處理意見，經相關部門批準后，在期末結賬前處理完畢。第四十二條 物資盤盈、盤虧、毀損、積壓的處置由盤點小組或倉管部門提出處理意見，公司相關部門審核，總經理審批。第十章 附則第四十三條 本制度所述的數額，“以下”含本數，“以上”不含本數。第四十四條 本制度所述“單位”或“本單位”，用于基層單位時，指公司二級經營單位和機構；用于公司部室時，指公司部室。第四十五條 本制度由公司企管部負責解釋。第四十六條 本制度自印發(fā)之日起實施。附件：江西XXX農業(yè)科技有限公司領料單格式江西XXX農業(yè)科技有限公司驗收入庫單格式江西XXX農業(yè)科技有限公司材料收發(fā)結存賬格式江西XXX農業(yè)科技有限公司物資收發(fā)結存月報表格式附表一江西XXX農業(yè)科技有限公司 物資請購單（基層單位用）單位：請購部門請購經辦人請購日期 年 月 日序號物資名稱規(guī)格型號單位數量單價總價采購原因123456合計請購部門主管意見：分管副職意見：經理（站