淺談辦公自動(dòng)化與文檔數(shù)字化管理的結(jié)合

1、淺談辦公自動(dòng)化與文檔數(shù)字化管理的結(jié)合    （中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一九研究所 湖北 武漢 430064） 摘 要：隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的文檔管理利用服務(wù)方式也無(wú)法滿足人們對(duì)文檔信息的需求。對(duì)辦公自動(dòng)化和文檔數(shù)字化管理的結(jié)合進(jìn)行了闡述。 關(guān)鍵詞：文檔數(shù)字化管理；辦公自動(dòng)化；一體化 中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A    世紀(jì)年代以后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展不僅為辦公自動(dòng)化提供了信息交流的手段與技術(shù)支持，更使辦公活動(dòng)超越辦公室、超越地區(qū)和國(guó)界、跨時(shí)空的信息采集、信息處理與利用成為可能，并為辦公自動(dòng)化賦

2、予了新的內(nèi)涵和應(yīng)用空間。同時(shí)，傳統(tǒng)的文檔管理使得企業(yè)文件資料大量堆積，給文件保管、查詢帶來(lái)極大困難；傳統(tǒng)的辦公程序，在文件起草、傳閱、審批、歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，常常存在紙張浪費(fèi)、時(shí)間浪費(fèi)、精力浪費(fèi)、傳閱不及時(shí)、文件去向不明等現(xiàn)象，給如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、高效化的文檔管理提出新的要求。筆者認(rèn)為將辦公自動(dòng)化與文檔數(shù)字化管理結(jié)合起來(lái)是非常必要的，也是可行的辦公方法。 數(shù)字化文檔管理的內(nèi)涵 信息化建設(shè)的關(guān)鍵是信息資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的信息資源，其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理與利用正逐漸受到社會(huì)各界的重視。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)、科技、照片、

3、聲像、實(shí)物、人事和財(cái)務(wù)檔案等的數(shù)字化管理，對(duì)有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，并提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子存取服務(wù)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)可處理的、有序組織的信息集合，也可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。它使用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行信息資源的組織和管理，能夠存儲(chǔ)海量信息，利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)高效方便地查詢、檢索信息以獲得信息服務(wù)，并且其信息存儲(chǔ)和利用訪問(wèn)不受時(shí)間和地域限制。 數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)具有在網(wǎng)上對(duì)各種類型檔案的著錄標(biāo)引、立卷歸檔及全文檢索功能。通過(guò)各業(yè)務(wù)部門分散著錄標(biāo)引，由檔案處（室）統(tǒng)一接收管理的方式，不僅避免了檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)了一次錄入多次使用，而且基于網(wǎng)絡(luò)多

4、層的授權(quán)控制機(jī)制，較好地保證了數(shù)據(jù)的安全。 辦公自動(dòng)化是文檔數(shù)字化管理的技術(shù)保證 文檔數(shù)字化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，它需要辦公自動(dòng)化系統(tǒng)強(qiáng)大的技術(shù)支持。以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，可以很好地充當(dāng)文檔數(shù)字化管理的技術(shù)保障。一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和推廣不僅提高了文檔管理工作的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點(diǎn)，使越來(lái)越多的文件依賴計(jì)算機(jī)生成和讀??；另一方面，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理和利用等的方式，使計(jì)算機(jī)生成的文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞、異地處理和全球利用，也使文檔一體化管理的必要性在辦公自動(dòng)化環(huán)境下變得更加突出，實(shí)現(xiàn)的可能性也更

5、大。 實(shí)現(xiàn)文檔管理與辦公自動(dòng)化的結(jié)合的意義 檔案工作自身存在問(wèn)題改進(jìn)的需要 公文一般分為收文和發(fā)文兩個(gè)部分，收、發(fā)文的管理流程大部分采用半人工處理方式：由辦公室秘書(shū)手工登記收、發(fā)文并對(duì)文件進(jìn)行處理，然后分發(fā)、傳閱、催辦，其中非密收文登記后再錄入到局城網(wǎng)上傳閱，公文辦理完畢后，第二年由單位檔案鑒定委員會(huì)鑒別存否、機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行歸檔整理、移文到檔案部門進(jìn)行歸檔。而檔案人員在接受移交文件后進(jìn)行歸檔著錄時(shí)，也同樣要登記收發(fā)文的文號(hào)、標(biāo)題、文件形成時(shí)間等信息，再一次錄入計(jì)算機(jī)。這樣帶來(lái)的結(jié)果必然是重復(fù)操作，又浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力。而且由于受傳統(tǒng)管理模式的影響，文秘工作、檔案管理各行其是，檔案人員處于“交

6、什么、管什么，收多少、存多少”的被動(dòng)局面。這樣就難以達(dá)到信息共享、相互協(xié)調(diào)、功能銜接的運(yùn)作機(jī)制，給文檔的檢索與利用帶來(lái)許多不便，急需改進(jìn)。 公文管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要 隨著辦公自動(dòng)化的程度不斷提高，現(xiàn)在公文不僅僅是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件，還包括電子文件、多媒體等形式的文件，因此公文處理的方式也必然隨之改變。同時(shí)人們對(duì)公文處理效率也提出了更高的要求。針對(duì)這一情況，在充分利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文檔管理與辦公自動(dòng)化的結(jié)合，將文書(shū)立卷和公文處理中的收、發(fā)文登記工作合二為一，把過(guò)去集中立卷改為現(xiàn)在的平時(shí)整理，以期達(dá)到文書(shū)立卷、歸檔隨辦隨歸，減少重復(fù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)文檔的超前控制，文件處理完

7、畢，立卷、歸檔工作也同時(shí)完成，這樣既不會(huì)形成文件堆積，又提高了工作效率，文檔的收集與利用也更加完整、便捷。 采用文檔管理與自動(dòng)化相結(jié)合可以加快企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化的步伐 首先，文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合模式的運(yùn)用改變了公文與檔案工作之間難以及時(shí)交流與反饋、缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了公文與檔案工作之間相互銜接與聯(lián)系，便檔案的收集更加完整、便捷、準(zhǔn)確、安全；其次，由于文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合的應(yīng)用，使得計(jì)算機(jī)在公文按規(guī)范化要求處理后，歸檔的檔案保持了文件之間本身所具有的必然聯(lián)系，保留了文件之間完整、清晰的相互關(guān)系，這有助于提高檔案的檢全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)可以通過(guò)該系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能，根據(jù)企業(yè)管理的需要編

8、制各類檢索工具，檔案的檢索入口大大豐富了；再次，檔案工作人員可以通過(guò)公文管理系統(tǒng)，完成企業(yè)檔案的編研工作，提高了檔案資源充分開(kāi)發(fā)和利用的綜合能力，促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。 文檔管理與辦公自動(dòng)化的運(yùn)用促進(jìn)了企業(yè)信息化發(fā)展 文檔管理與辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，使企業(yè)信息管理形成一個(gè)合理的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大了信息的流通渠道，方便了對(duì)檔案信息的篩選、歸納和提煉，有助于及時(shí)提供信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和各項(xiàng)辦公活動(dòng)服務(wù)。文檔管理與辦公自動(dòng)化依靠企業(yè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)、辦理、傳閱文件，并直接在網(wǎng)上歸檔，同時(shí)企業(yè)工作人員也通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索檔案信息，達(dá)到資源共享的目的，提高了企業(yè)的行政效率，也加快了企業(yè)信

9、息化的步伐。 辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔數(shù)字化管理的主要內(nèi)容 文檔生成數(shù)字化 “文檔生成數(shù)字化”指在文件最初生成階段，對(duì)電子文件而言意味著在管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)初段，就應(yīng)當(dāng)預(yù)先樹(shù)立起檔案管理意識(shí)，確保生成的文件符合檔案管理的功能與需求。由于電子文件的非直觀性，對(duì)于歸檔電子文件是否丟失，內(nèi)容是否正確，文件能否正常打開(kāi)都必須進(jìn)行檢驗(yàn)。要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，檔案工作必須向前端延伸，參加到文件工作中去，記錄電子文件從“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。完整意義上的電子檔案應(yīng)當(dāng)包括歸檔電子文件和元數(shù)據(jù)兩部分。對(duì)電子檔案的管理工作應(yīng)在電子文件形成時(shí)期就已經(jīng)開(kāi)始，貫穿于文件向檔案轉(zhuǎn)化的全過(guò)程，并

10、盡可能多的捕獲電子文件的元數(shù)據(jù)，將電子文件與元數(shù)據(jù)建立密不可分的關(guān)聯(lián)。在電子文件管理系統(tǒng)中，可能捕獲的元數(shù)據(jù)包括：文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建機(jī)構(gòu)、責(zé)任者、收件者、文件主題和文件格式，與文件相關(guān)的各種日期（創(chuàng)建日期、歸檔日期），文件重要程度標(biāo)識(shí)等。 文檔利用數(shù)字化 “文檔利用數(shù)字化”指對(duì)文件和檔案的利用進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，在文件階段同樣樹(shù)立為社會(huì)服務(wù)的意識(shí)，使文件和檔案都能及早地并最大限度地發(fā)揮作用。檔案信息上網(wǎng)以后蘊(yùn)藏在檔案載體上的信息也早已不是檔案部門獨(dú)有的財(cái)富了，如果有需要利用者可以利用現(xiàn)代的高科技手段，在一瞬間獲取到自己的所需。辦公自動(dòng)化后，將所有文件輸入后，無(wú)論何時(shí)何地，通過(guò)主題詞或標(biāo)題等全文檢索均

11、可進(jìn)行查詢，這樣做既安全又省時(shí)，又準(zhǔn)確，能夠極大地提高工作效率。 文檔數(shù)字化管理與辦公自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合的建議 現(xiàn)代信息技術(shù)能夠保證將文書(shū)處理的結(jié)果很便捷的用于文檔工作，而現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)就是要求文書(shū)與檔案工作緊密街接，實(shí)現(xiàn)辦公信息的傳遞，存儲(chǔ)、查閱、利用、收集現(xiàn)代化。加快文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合是實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案管理的連接，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌兼順，齊抓共管。 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn) 推行文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合，首先，要提高文書(shū)與檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)崗位培訓(xùn)，使文書(shū)與檔案管理者改變過(guò)去那種狹窄的職業(yè)觀，充分認(rèn)識(shí)文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合的必要性，掌握文檔工作基本知識(shí)

12、。文書(shū)管理者應(yīng)當(dāng)熟悉、掌握檔案管理的一些特點(diǎn)和規(guī)范，以便在其工作中有意識(shí)的將檔案管理的要求貫穿于整個(gè)公文管理之中，使之向檔案順利轉(zhuǎn)化，街接流暢，而檔案管理者則應(yīng)最終擔(dān)負(fù)起對(duì)公文進(jìn)行篩選的責(zé)任，通過(guò)從整個(gè)公文產(chǎn)生、發(fā)展、運(yùn)行的過(guò)程，來(lái)把握、分析公文的價(jià)值，確定其保管與利用的方式。其次，應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)。應(yīng)注重對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的宣傳，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持。能否使文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合，在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，只有在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視的前提下，把文檔管理與自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合納入企業(yè)管理議事日程，才能真正將其落到實(shí)處。 規(guī)范操作，保證利用 實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化是實(shí)施文檔管理與自動(dòng)化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，實(shí)施文檔管理與自動(dòng)化的結(jié)合從以下幾方面入手，實(shí)現(xiàn)規(guī)范操作，以便充分利用。 （）從全局角度出發(fā)，統(tǒng)籌安排，徹底改變傳統(tǒng)檔案管理“后保管”模式和整理檔案收集不齊、后補(bǔ)材料的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)文件從起草、生成、修改、簽批、運(yùn)轉(zhuǎn)到歸檔形成向自然流水作業(yè)過(guò)渡和轉(zhuǎn)化。 （）實(shí)現(xiàn)文件管理和檔案管理從人員配備、管理制度到工作程序“三合一”，納入統(tǒng)籌管理，運(yùn)用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理。 （）文檔管理與自動(dòng)化結(jié)合的根本愈義在于運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行文檔信息的存儲(chǔ)、查閱、利用。要結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一選擇一個(gè)專用的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)軟件對(duì)文檔信息