公文管理—公文管理基礎知識及公文管理制度(ppt 28)4

1、公文的重要性公文的重要性信息交流、傳達指示、匯報情況的工具效率的保證企業(yè)的記憶企業(yè)形象的標志之一什么是公文管理？什么是公文管理？狹義上的公文管理指的就是文件的立卷歸檔。從文件的最初擬稿到文件最后的保存或銷毀，皆屬廣義上的公文管理。廣義公文管理廣義公文管理公文分類公文寫作公文辦理公文編碼公文保存公文主要類別按行文方向劃分按行文方向劃分 上行文 下行文 平行文主送（報）、抄送（報）等。公文主要類別公文主要類別按行文內容劃分按行文內容劃分 決定決議類 通告通知類 請示報告類 指示批復類 函件類公文特征公文特征準確及時精煉有保存價值有保密性公文寫作規(guī)范和要領公文寫作規(guī)范和要領有頭有尾有頭有尾 使用正確

2、的文頭，有稱謂、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。內容完整內容完整 時間、地點、人、事情。用語正規(guī)用語正規(guī) 客觀、標準、規(guī)范，以準確表達為主旨，不夸張，不過分修飾。Exp: 問題公文問題公文 通知通知 集團擬于下月15日舉行新員工演講比賽，地點為A座16樓會議室。望新員工踴躍報名，認真準備，屆時一展風采！ 集團辦公室 Exp: 規(guī)范公文規(guī)范公文通知通知集團各部門： 為豐富員工生活，增進新老員工的交流，*集團擬于11月15日舉行新員工演講比賽。比賽地點為廣場A座16樓會議室，演講題目不限。望各部門新員工踴躍報名，認真準備。 集團辦公室 2004年10月20日公文辦理公文辦理收文辦理收文

3、辦理 收 辦 注 存 發(fā)文辦理發(fā)文辦理 寫 發(fā) 注 存公文編碼公文編碼系統(tǒng)性，反映公文的性質 公司、部門、日期、序號 文件級別 如： 京發(fā)2004第011號（紅頭文件） /2004/011（以公司名義發(fā)文） /ZB/2004/011（以部門名義發(fā)文） 公文保存公文保存立卷歸檔 分類立卷 案卷編碼 卷內文件的排列、登記文檔管理規(guī)范各部門文檔管理（暫行）辦法公文管理（暫行）規(guī)范文件版頭類型信紙版頭紅頭文件版頭發(fā)文版頭（發(fā)由頭）傳真版頭簽呈版頭公文編碼方法公文編碼方法京發(fā)年份編號/年份/編號/部門代號/年份/編號如： 2004第011號（紅頭文件） /2004/011（以公司名義發(fā)文） /ZB/20

4、04/011（以部門名義發(fā)文）文檔案卷的分類、編碼和登記文檔案卷的分類、編碼和登記分類 分內部文件案卷和外部文件案卷兩大類。兩大類之下，各部門根據(jù)自身情況分小類立卷。編碼 內部：-部門代號-N案卷編號 外部：-部門代號-W案卷編號登記（基礎管理臺賬目錄） 文員工作規(guī)范：收文文員工作規(guī)范：收文收到其他部門的發(fā)文，在對方發(fā)文登記簿上簽字。在本部門收文登記簿上登記。認真閱讀文件，將文件內容和精神匯報給部門領導，請示領導意見。部門領導作出指示后，在收文登記簿的“批辦”一欄簽字并注明批辦日期。根據(jù)領導指示開展工作。如有必要，組織本部門全體人員學習文件。將文件歸檔。辦理結束后，在收文登記簿“辦理人”一欄簽

5、字并注明日期?！皞渥ⅰ睓趯k理情況作簡要說明，如“已復文”、“已閱”、“已執(zhí)行”、“已組織學習”等。文員工作規(guī)范：行文和發(fā)文文員工作規(guī)范：行文和發(fā)文根據(jù)公文的性質選擇文頭，草擬文稿。依照部門文件編號規(guī)范確定文號，并填寫公文版頭的相應欄目。負責領導審批文稿，審批通過后簽名或蓋章。如有必要，按用印管理有關規(guī)定申請使用公司公章。復印、存檔。發(fā)文，讓收文人在發(fā)文登記簿上簽字。如收文部門有回饋信息，在“備注”欄注明，如“已復文”等。文員工作規(guī)范：檔案管理文員工作規(guī)范：檔案管理按本部門情況分立案卷，給案卷編號。及時歸檔保存文件。在卷內文件目錄上登記入卷文件。保證文檔的完整和安全。文員工作規(guī)范：文員工作規(guī)范

6、：計劃、總結和紀要計劃、總結和紀要按部門例會精神撰寫每周和每月工作計劃。按實際工作情況撰寫每周和每月工作總結。撰寫部門例會紀要。發(fā)文辦理實例：招商速報發(fā)文辦理實例：招商速報招商速報是對集團領導的匯報文件。屬于“報告類”上行文。應使用發(fā)文版頭。發(fā)文辦理實例：招商速報發(fā)文辦理實例：招商速報擬稿擬稿簡明扼要地介紹招商情況，準確匯報數(shù)據(jù)即可。語言應簡練，不必作修飾。例文：今天，共接到咨詢電話50個，接待來訪商戶80人（包括簽約商戶和新來訪商戶）。截至今日，共簽訂出租合同300份，實際出租攤位400個。 發(fā)文辦理實例：招商速報發(fā)文辦理實例：招商速報正文正文招商速報招商速報第三十期 今天，共接到咨詢電話50個，接待來訪商戶80人（包括簽約商戶和新來訪商戶）。截至今日，共簽訂出租合同300份，實際出租攤位400個。 2004年10月15日發(fā)文辦理實例：招商速報發(fā)文辦理實例：招商速報文件形成確定發(fā)文編號 由于是以公司名義發(fā)文，使用“/年份/編號”的編號方法。到總辦領取文號，由總辦進行發(fā)文登記。 確定分送單位 屬于直接上報集團領導的文件，“主送”欄直接書寫領導姓名及職務即可，如“王友德副總裁”。 填寫日期、發(fā)由、擬稿等欄目發(fā)文辦理實例：招商速報發(fā)文辦理實例：招商速報簽發(fā)和存檔簽字 總經理在“簽發(fā)”一欄簽名。復印、存檔 上報前復印文件，將復印件存入相應案卷。 以公司名義發(fā)文，由總辦存檔