利用Excel進(jìn)行固定資產(chǎn)核算的方案

1、利用Excel進(jìn)行固定資產(chǎn)核算的方案目錄：一、 固定資產(chǎn)的編碼2二、 核算表格設(shè)置及操作3一） 總體方案3二） “固定資產(chǎn)”表41、 表格設(shè)置42、 折舊計(jì)算公式63、 操作注意事項(xiàng)9三） “固定資產(chǎn)減少”表91、 表格設(shè)置92、 操作過程10四） 報(bào)表101、 表格設(shè)置112、 操作過程11五） 日常操作12三、 與財(cái)務(wù)軟件的對(duì)比12四、 總結(jié)13利用Excel進(jìn)行固定資產(chǎn)核算的方案固定資產(chǎn)的核算是重要的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)之一，業(yè)務(wù)發(fā)生較少，記賬量不大，而計(jì)算比較繁瑣。使用Excel以表代賬，可以擺脫繁瑣的手工計(jì)算，提高準(zhǔn)確性，方便、高效。從技術(shù)上看，利用Excel進(jìn)行固定資產(chǎn)核算并不復(fù)雜，但也有其特

2、點(diǎn)、難點(diǎn)。本文提出的方案中，第一個(gè)月建賬必須建立一個(gè)Excel文件（工作簿），進(jìn)行必要的設(shè)置，以后每個(gè)月主要工作是拷貝建立新文件、輸入新數(shù)據(jù)等，大大減輕工作量。為更好的說明核算方案，本文附有簡(jiǎn)單案例。該案例文件在Excel2002中調(diào)試通過。一、 固定資產(chǎn)的編碼在建立電子表之前，應(yīng)對(duì)所有固定資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)。資產(chǎn)數(shù)量少的企業(yè)沒有編碼固然可以，但建立編碼，可以方便查詢和日常管理。編碼應(yīng)當(dāng)注意：1. 劃分類別時(shí)，盡量不考慮可變屬性要素，而主要依據(jù)不變屬性要素，如物理技術(shù)性質(zhì)分類。可以在數(shù)據(jù)庫(kù)（清單）中設(shè)專門字段反映可變屬性，如存放地點(diǎn)、使用部門、用途等要素。如果將可變屬性列入編碼，則每次改變地點(diǎn)、使用

3、部門、用途就必須改變資產(chǎn)編號(hào)，難以跟蹤，容易發(fā)生混亂，造成不必要的麻煩。2. 盡量簡(jiǎn)單。常見的是由類別、添置年月、流水號(hào)三個(gè)部分構(gòu)成，總共需要912位左右。類別、添置年月、流水號(hào)三個(gè)部分用分隔符號(hào)隔開，方便識(shí)別。其中，類別可細(xì)分為大類、中類、小類，占35位。添置年月占4位基本可以滿足需要。流水號(hào)（順序號(hào)）則視公司規(guī)模大小而定，一般3位即可。每部分不足位數(shù)的，用“0”補(bǔ)足。甚至也可以象大型ERP軟件那樣，直接用流水號(hào)作為編碼，在Excel數(shù)據(jù)庫(kù)（數(shù)據(jù)清單）中，設(shè)立類別、添置年月字段。但一般財(cái)務(wù)軟件功能難以適應(yīng)這種做法。3. 每件資產(chǎn)都要有唯一的專用編碼，即使是同一批次、同一時(shí)間購(gòu)入、存放在同一地

4、點(diǎn)也不能整批使用同一編碼。因?yàn)橘?gòu)入時(shí)以上因素雖然一致，但今后每一件的用途、存放地點(diǎn)、壽命都可能有變化。分別編碼，才能分別跟蹤每件資產(chǎn)。4. 如果是集團(tuán)性企業(yè)，固定資產(chǎn)編碼規(guī)則應(yīng)該統(tǒng)一，保證不重碼，今后使用專門的管理信息系統(tǒng)如ERP軟件時(shí)，可以減少編碼工作。5. 減少的固定資產(chǎn)使用過的號(hào)碼不得重復(fù)利用，以方便檔案信息管理。6. 為方便識(shí)別，應(yīng)將號(hào)碼簽貼在每臺(tái)資產(chǎn)上。如果體積允許，每件資產(chǎn)應(yīng)貼兩份號(hào)碼簽，分別在顯眼位置和不顯眼位置，以防時(shí)間長(zhǎng)以后遺失或磨損難以識(shí)別。較小型的設(shè)備、工具則使用牢固的號(hào)碼簽，貼一份即可。由于資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)時(shí)間涉及保修期、更新決策等重要事項(xiàng)，如果號(hào)碼中沒有包含購(gòu)進(jìn)日期信息，最好

5、能在標(biāo)簽上注明購(gòu)進(jìn)年月。7. 資產(chǎn)較多的單位，號(hào)碼簽如果能由編號(hào)和條碼共同組成，則盤點(diǎn)時(shí)可以使用讀碼器采錄數(shù)據(jù)，更方便、快捷。8. 編碼盡量統(tǒng)一采用數(shù)字，不要混入字母、漢字等，以便在利用計(jì)算機(jī)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，不必在文字與數(shù)字鍵盤之間切換，提高速度。二、 核算表格設(shè)置及操作一） 總體方案固定資產(chǎn)核算的主要業(yè)務(wù)包括：增加、減少、折舊等。日常核算、管理需要建立一套明細(xì)賬（卡片），增加、減少、折舊都在這套賬上進(jìn)行。利用Excel處理，需要分別設(shè)立“固定資產(chǎn)”、“固定資產(chǎn)減少”及“報(bào)表”三個(gè)主要表格。其中，“固定資產(chǎn)”相當(dāng)于固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片），記錄需要計(jì)提折舊和已提足折舊的在用固定資產(chǎn)?！肮潭ㄙY產(chǎn)減少”

6、表相當(dāng)于投資轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、對(duì)外捐贈(zèng)、無償調(diào)出等減少資產(chǎn)的檔案記錄，相當(dāng)于把這部分資產(chǎn)的明細(xì)賬（卡片）另行抽出裝訂備案。“報(bào)表”用于分類匯總、分配資產(chǎn)折舊費(fèi)用，匯總資產(chǎn)的原值、累計(jì)折舊等數(shù)據(jù)，整理固定資產(chǎn)報(bào)表。二） “固定資產(chǎn)”表1、 表格設(shè)置如圖1，設(shè)“固定資產(chǎn)”表，包括以下字段：列號(hào)字段名內(nèi)容說明A行次記錄的行次B編號(hào)固定資產(chǎn)編碼C入賬日期入賬日期D入賬憑證號(hào)入賬的憑證號(hào)E名稱固定資產(chǎn)名稱F規(guī)格型號(hào)品牌、規(guī)格、型號(hào)等說明G物理類別按物理技術(shù)性質(zhì)的大類（如計(jì)算機(jī)及通訊設(shè)備、交通運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)器設(shè)備、家具及辦公設(shè)備、房屋建筑物）H用途生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用、非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用I原值按會(huì)計(jì)制度入賬的金額J殘值率預(yù)計(jì)殘值

7、率K預(yù)計(jì)使用年限預(yù)計(jì)經(jīng)濟(jì)使用壽命L已提折舊月份計(jì)算已計(jì)提折舊的月份，以判斷是否應(yīng)當(dāng)繼續(xù)計(jì)提M每月折舊每月的平均折舊額N本月折舊當(dāng)月計(jì)提的折舊額O累計(jì)折舊累計(jì)計(jì)提的折舊額P凈值原值扣除累計(jì)折舊后的余額Q使用部門使用部門R存放地點(diǎn)存放地點(diǎn)S折舊科目計(jì)提折舊的費(fèi)用歸屬科目T狀態(tài)在用、出租等U備注補(bǔ)充說明資產(chǎn)的有關(guān)事項(xiàng)14 / 14圖1：固定資產(chǎn)圖2：固定資產(chǎn)減少表中首列為“行次”，其作用是，由于經(jīng)常需要進(jìn)行排序等操作，打亂原數(shù)據(jù)排列順序，按“行次”排序就可以恢復(fù)原有順序。建立數(shù)據(jù)表后，就可以把賬簿數(shù)據(jù)錄入表中。其中，月折舊、本月折舊、凈值等字段可以計(jì)算得到，不必錄入。值得注意的是，累計(jì)折舊是歷史數(shù)據(jù)

8、，必須按賬簿數(shù)據(jù)錄入。如果發(fā)現(xiàn)以前計(jì)提折舊有錯(cuò)誤，最好在錄入前編制憑證調(diào)整準(zhǔn)確。注意，由于需要用到Excel的數(shù)據(jù)庫(kù)（數(shù)據(jù)清單）功能，除表頭、明細(xì)數(shù)據(jù)之外，表中不要錄入其他無關(guān)的內(nèi)容。為免程序在判斷數(shù)據(jù)范圍時(shí)出錯(cuò)，Excel的數(shù)據(jù)庫(kù)（數(shù)據(jù)清單）功能要求：1) 每列都要有列頭（字段名、標(biāo)題）；2) 每一列中包含有相同類型信息；3) 數(shù)據(jù)清單中不能有任意一行或一列空白（即中斷）；4) 在數(shù)據(jù)清單范圍外相臨的行列（包括上下各一行、左右各一列）不能有數(shù)據(jù)；2、 折舊計(jì)算公式固定資產(chǎn)的折舊計(jì)算包括每月折舊、本月折舊、累計(jì)折舊、凈值等。在判斷是否需要計(jì)提折舊時(shí)，還要用到已計(jì)提折舊的月數(shù)。1）每月折舊Exc

9、el提供了直線法、雙倍遞減余額法、年數(shù)總和法等各種折舊方法的函數(shù)。本文以最常用的直線法為例，不必使用專門的函數(shù)。每月折舊原值×（1殘值率）÷預(yù)計(jì)使用年限÷12例中，每月折舊在M列，公式為：=(I2*(1-J2)/K2)/122）已提折舊月份判斷一項(xiàng)資產(chǎn)是否已經(jīng)提足折舊，本月是否應(yīng)當(dāng)計(jì)提，可以根據(jù)累計(jì)折舊、凈值或已提折舊月份。這里介紹根據(jù)已提折舊月份判斷的方法，通過比較已提折舊月份是否小于預(yù)計(jì)使用壽命期，來判斷是否應(yīng)當(dāng)繼續(xù)提取折舊。從計(jì)算方法上看，已提折舊月份等于兩個(gè)日期（最近折舊月份與入賬日期）的間隔月份。Excel沒有直接提供計(jì)算兩個(gè)日期之間相隔多少月份的函數(shù)。

10、由于每個(gè)月天數(shù)不固定，如果直接利用兩個(gè)日期之間的間隔天數(shù)計(jì)算，比如“（折舊日期入賬日期）÷30”，結(jié)果是不準(zhǔn)確的。許多書刊介紹了如下變通公式：TRUNC（折舊日期入賬日期）÷（365÷12）1其中，TRUNC的含義是去除小數(shù)點(diǎn)后面的數(shù)字。其實(shí)不需要考慮間隔天數(shù)，以下公式同樣可以計(jì)算已提折舊月份。=（YEAR（折舊日期）YEAR（入賬日期）×12+MONTH（折舊日期）MONTH（入賬日期）1其含義是：先不考慮月份，把折舊日與入賬日的年份差乘以12，相當(dāng)于兩個(gè)對(duì)年對(duì)月日期的月份差。再根據(jù)實(shí)際月份調(diào)整，比如，折舊日期為5月，入賬為2月，則應(yīng)加上（523）。反

11、之，折舊日期為2月，入賬為5月，則應(yīng)加上（253）。計(jì)算結(jié)果為連同折舊計(jì)算月份在內(nèi)的月份差，還應(yīng)扣除1個(gè)月，才是以前計(jì)提了多少個(gè)月。例如，設(shè)備入賬日期1999年2月8日，計(jì)提折舊日期2003年4月30日，則：已提折舊月份（YEAR（2003年4月30日）YEAR （1999年2月8日）×12+（MONTH（2003年5月30日）MONTH （1999年2月8日）1=（20031999）×12+（52）150如果是當(dāng)月購(gòu)入的固定資產(chǎn)，則已提折舊月份計(jì)算結(jié)果為1。可以據(jù)此來判斷是否當(dāng)月增加的資產(chǎn)。例中，已提折舊月份在L列，公式為：=(YEAR(折舊匯總!$B$1)-YEAR(固

12、定資產(chǎn)!E2)*12+MONTH(折舊匯總!$B$1)-MONTH(固定資產(chǎn)!E2)-1（注：符號(hào)$在公式中，代表絕對(duì)引用。當(dāng)把公式移動(dòng)或拷貝到其他位置時(shí)，符號(hào)$后的行或列不會(huì)跟著改變。如果沒有$，就是相對(duì)引用，當(dāng)把公式移動(dòng)或拷貝到其他位置時(shí)，引用的行或列將跟著改變。）3）本月折舊按照“當(dāng)月增加當(dāng)月不提，當(dāng)月減少當(dāng)月照提”的規(guī)則，根據(jù)已提折舊月份判斷是否應(yīng)計(jì)提折舊。條件1：當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)不應(yīng)提折舊。按上述計(jì)算已提折舊月份的公式，當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)已提折舊月份為1，只有它大于和等于0之后才能計(jì)提折舊。條件2：已提折舊月份小于預(yù)計(jì)使用年限×12，即未提足折舊，才能繼續(xù)提取折舊。則公式

13、為：IF(AND(已提折舊月份>=0，已提折舊月份<預(yù)計(jì)使用年限×12)，每月折舊，0)意即：如果滿足上述兩個(gè)條件，則本月折舊每月折舊，否則本月折舊0。例中，本月折舊在N列，公式為：=IF(AND($L2>=0,$L2<$K2*12),$M2,0)4）累計(jì)折舊如果沒有計(jì)算誤差、錯(cuò)誤等問題，則累計(jì)折舊公式應(yīng)該為：（已提折舊月份+1）×月折舊但是，由于以表代賬之前是手工計(jì)提折舊，總有一些四舍五入的差異，實(shí)際累計(jì)折舊數(shù)據(jù)與以上計(jì)算結(jié)果會(huì)有差異。因此，應(yīng)當(dāng)在計(jì)提完本月折舊后，復(fù)制本月折舊列的數(shù)據(jù)，利用“選擇性粘貼數(shù)值加”命令，將本月折舊額累計(jì)到累計(jì)折舊上。例

14、中，累計(jì)折舊在O列，沒有公式。5）凈值計(jì)算公式比較簡(jiǎn)單：固定資產(chǎn)原值累計(jì)折舊例中，凈值增P列，公式為：=I2-O23、 操作注意事項(xiàng)每列只要在第一條記錄輸入公式，利用下拉復(fù)制，就可以編制好所有公式。特別需要注意的是，必須在菜單中的“工具選項(xiàng)重新計(jì)算”中，將“以顯示值為準(zhǔn)”項(xiàng)選中打勾選中，避免出現(xiàn)四舍五入誤差。折舊日期應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一引用“報(bào)表”中的折舊日期，以方便維護(hù)。選中該單元格，利用“插入名稱定義”將存放折舊日期的單元格命名為“折舊日期”。命名后，可以在公式中折舊輸入“折舊日期”代替實(shí)際的日期。三） “固定資產(chǎn)減少”表1、 表格設(shè)置在用Excel對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行減少處理時(shí)，如果簡(jiǎn)單地在“固定資產(chǎn)”工

15、作表上把減少的固定資產(chǎn)記錄刪除，就會(huì)造成無賬可查，是不允許的。需要新建一個(gè)“固定資產(chǎn)減少”表，專門用來存放減少的固定資產(chǎn)記錄，如投資轉(zhuǎn)出、出售、報(bào)廢、對(duì)外捐贈(zèng)、無償調(diào)出等。如圖2，此表應(yīng)包含的有用信息列（字段）如下：列號(hào)字段名（列頭）內(nèi)容說明A行次記錄的行次B編號(hào)固定資產(chǎn)編碼C入賬日期入賬日期D入賬憑證號(hào)入賬的憑證號(hào)E名稱固定資產(chǎn)名稱F規(guī)格型號(hào)品牌、規(guī)格、型號(hào)等說明G原值按會(huì)計(jì)制度入賬的金額H預(yù)計(jì)使用年限預(yù)計(jì)使用年限I累計(jì)折舊累計(jì)計(jì)提的折舊額J凈值原值扣除累計(jì)折舊后的余額K減少日期減少日期L減少憑證號(hào)減少的憑證號(hào)M減少價(jià)格有償轉(zhuǎn)出的價(jià)格，無償為0N減少原因注明固定資產(chǎn)減少的原因2、 操作過程建

16、立“固定資產(chǎn)減少”表后，在第一行輸入以上字段。日常發(fā)生固定資產(chǎn)減少時(shí)，將“固定資產(chǎn)”中的記錄復(fù)制到本表。注意粘貼時(shí)，必須使用“編輯選擇性粘貼數(shù)值”，去除原來的公式，并輸入減少的日期、憑證號(hào)、價(jià)格、原因等。復(fù)制完成后，刪除“固定資產(chǎn)”中的相應(yīng)記錄。仍必須遵守Excel關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)的約定。四） 報(bào)表日常財(cái)務(wù)管理中，往往需要一份綜合報(bào)表，提供當(dāng)月固定資產(chǎn)原值、折舊的總額，并作明細(xì)分類。包括：1) 按技術(shù)（編碼中的大類）：房屋建筑物，機(jī)器設(shè)備，通訊及電子設(shè)備，家具及電器設(shè)備，交通運(yùn)輸設(shè)備等。2) 按折舊費(fèi)支出科目：制造費(fèi)用，管理費(fèi)用，其他業(yè)務(wù)支出等。匯總處理的方法主要有兩種。一是利用SUMIF函數(shù)匯總；

17、二是利用數(shù)據(jù)透視表匯總。兩種方法都比較簡(jiǎn)單，但利用SUMIF函數(shù)自動(dòng)程度高一些，可以節(jié)省很多操作。本文介紹SUMIF函數(shù)的辦法。1、 表格設(shè)置圖3：報(bào)表1） 建立“折舊匯總”工作表，建立如圖3所示報(bào)表框架。折舊日期可以輸入計(jì)提折舊的月份（即折舊費(fèi)所屬月份）內(nèi)的任意一天。如2003-3-2。然后利用“格式單元格日期”來更改顯示格式為“2003年3月”。并將該單元格命名為“折舊日期”。其他表如“固定資產(chǎn)”表可以直接調(diào)用為計(jì)提折舊日期。2） 在“固定資產(chǎn)”工作表，對(duì)固定資產(chǎn)清單各列指定名稱，方便計(jì)算公式引用。方法為，選定數(shù)據(jù)清單范圍（包括表頭、記錄），然后單擊菜單“插入名稱指定”命令，在“指定名稱”

18、對(duì)話框中，選中名稱創(chuàng)建于“首行”，按“確定”即可。當(dāng)添加了新記錄后，命名范圍會(huì)自動(dòng)擴(kuò)展包括新數(shù)據(jù)行。2、 操作過程以第一個(gè)報(bào)表中的房屋及建筑物原值為例，其他項(xiàng)目匯總公式類似。其計(jì)算公式為：=SUMIF(物理類別,$A6,原值)其中，物理類別、原值均是“固定資產(chǎn)”表中指定的名稱（首行）。合計(jì)欄簡(jiǎn)單利用“SUM”函數(shù)即可。五） 日常操作i. 每月把上月的文件復(fù)制一個(gè)，更改名稱。采用內(nèi)容年月的方式比較容易識(shí)別，如“固定資產(chǎn)管理200303”。固定資產(chǎn)核算文件應(yīng)設(shè)置打開權(quán)限密碼，以免其他人未經(jīng)同意修改內(nèi)容。ii. 打開新文件，在“折舊匯總”表中，更改折舊日期。由于當(dāng)月增減固定資產(chǎn)并不影響折舊計(jì)提，日期

19、可以統(tǒng)一為每月1日。iii. 折舊費(fèi)等計(jì)算項(xiàng)目均自動(dòng)計(jì)算，但應(yīng)利用“編輯復(fù)制”、“編輯選擇性粘貼數(shù)值加”把當(dāng)月折舊疊加到累計(jì)折舊列。iv. 在“固定資產(chǎn)”表中添加本月增加的固定資產(chǎn)記錄，并拷貝相應(yīng)的計(jì)算公式。v. 固定資產(chǎn)減少的操作：在“固定資產(chǎn)減少”表中添加減少記錄，并在“固定資產(chǎn)”表中刪除相應(yīng)記錄。由于當(dāng)月減少的固定資產(chǎn)必須照提折舊，因此，打印固定資產(chǎn)折舊清單必須在進(jìn)行固定資產(chǎn)減少操作之前。vi. 操作完成務(wù)必保存，并打印報(bào)表。三、 與財(cái)務(wù)軟件的對(duì)比國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件如用友、金蝶等在固定資產(chǎn)核算方面的功能、操作方法上大同小異。1、 核算功能上，財(cái)務(wù)軟件可以輕松地實(shí)現(xiàn)所有固定資產(chǎn)核算業(yè)務(wù)，如同一

20、臺(tái)傻瓜型全自動(dòng)的機(jī)器；Excel雖然也可以實(shí)現(xiàn)所有核算業(yè)務(wù)，要求使用者有一定的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)；2、 安全性、操作方便性上，財(cái)務(wù)軟件比較穩(wěn)定，操作簡(jiǎn)單，誤操作的可能性較小。而Excel雖然在安全性上也可以采取一定的保護(hù)措施，但還是比較脆弱，容易受到有意或無意的破壞。3、 多機(jī)同時(shí)操作方面，網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件勝過Excel。Excel主要適用單獨(dú)操作，是“個(gè)人英雄”，在聯(lián)機(jī)共享同時(shí)作業(yè)方面功能較弱。4、 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上，Excel的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以隨意定義，而財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是開發(fā)者固定的，不能更改。在字段內(nèi)的數(shù)據(jù)，可以像財(cái)務(wù)軟件的每個(gè)字段數(shù)據(jù)那樣，形成樹狀結(jié)構(gòu)，同時(shí)，各字段之間也可以形成樹狀結(jié)構(gòu)。比如，資產(chǎn)存放地點(diǎn)可以設(shè)區(qū)域、建筑、樓層、房間號(hào)等字段，這些字段間呈樹狀層級(jí)結(jié)構(gòu)。也可以像財(cái)務(wù)軟件那樣，都放在一個(gè)地點(diǎn)字段內(nèi)。這意味者Excel可以管理更多的信息，或以更靈活的方式組織、管理數(shù)據(jù)信息，并提供靈活的查詢、分析功能。比如，我們可以隨時(shí)查詢某個(gè)樓層或建筑物的所有資產(chǎn)數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)軟件不行。5、 在數(shù)據(jù)錄入、編輯、查詢、分析上，Excel遠(yuǎn)