科技檔案整理工作流程

1、科技檔案整理工作流程第一步：制定科技檔案歸檔范圍和保管期限表第二步：文件鑒定根據(jù)歸檔范圍，將不屬于歸檔范圍的文件材料和重復(fù)文件清出；第三步：資料組卷1、根據(jù)文件材料的內(nèi)容、重要程度將相同或相近的文件組成案卷針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷；科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷；成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)；通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷，其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)；底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理；產(chǎn)品局部或零部件變更、

2、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說(shuō)明和標(biāo)注；產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。2、對(duì)案卷內(nèi)的文件按時(shí)間或相近的事由進(jìn)行文件排列科技文件按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后，譯文在前，原文在后；案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列，一般印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后，復(fù)文在前，來(lái)文在后；科研類案卷按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列；產(chǎn)品類案

3、卷按產(chǎn)品設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列；建設(shè)項(xiàng)目類案卷按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列；設(shè)備儀器類案卷按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。3、擬寫案卷題名，確定案卷的保管期限, 編制案卷封面案卷封面印制在卷盒正表面，包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)等內(nèi)容。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備

4、儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等；立卷單位填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位；起止日期填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間-年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字）；保管期限填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限；密級(jí)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)；檔號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。第四步：裝訂、卷內(nèi)檔案蓋檔號(hào)章、編頁(yè)號(hào)1、檔號(hào)章蓋在文件首頁(yè)的正上方，圖紙的檔號(hào)章蓋在反面的空白處。 2、案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào),以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)； 已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)；卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)背考表不編寫頁(yè)號(hào)。3、永久和長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)采用不銹鋼訂書針裝

5、訂。第五步：編檔號(hào)1、科技檔案檔號(hào)應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編制，產(chǎn)品、基建、科研、設(shè)備類檔案分別編制檔號(hào)。2、一個(gè)項(xiàng)目的檔案案卷排列，可按照項(xiàng)目的形成時(shí)間分階段排列，并編制檔號(hào)。3、檔號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。全宗號(hào):需向檔案館移交的檔案,其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定;分類號(hào)：應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定；項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定；目錄號(hào)：應(yīng)填寫目錄編號(hào)；案卷號(hào)：應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。第六步：打印目錄1、序號(hào),依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。2、文件編號(hào),填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。3、責(zé)任者,填寫文件形成者或第一責(zé)任者。4、文件題名,填寫文件全稱，文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。5、日期,填寫文件形成的時(shí)間年、月、日。6、頁(yè)數(shù)