時(shí)間管理日月光培訓(xùn)ppt課件

1、1時(shí) 間 管 理日月光集團(tuán) GRP 菁英團(tuán)隊(duì) 課程Rev.: B; 06/09/2002WorkShop 時(shí)間: 2.5 小時(shí)*2如果您的餘生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題4時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃人, 為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿(mǎn)意現(xiàn)狀, 但是卻安

2、於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開(kāi)始不滿(mǎn)於現(xiàn)狀時(shí), 表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì) “新的思考方式”請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm你可知道為何會(huì)畫(huà)不出來(lái)?因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是假設(shè)你畫(huà)了出來(lái). 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題. 改變時(shí)間管理的第一步, 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始11時(shí)間管理的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序?ABCD緊迫的事不

3、緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話(huà)有些不速之客到訪(fǎng)有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì)Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處理不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在 Pl

4、an Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”陷阱二: 拖延除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來(lái)都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th克服1.成本/效益分析法成本.好處.克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般陷阱三: 事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡

5、已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬, 後來(lái)過(guò)勞而死. 為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉? 不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高陷阱四: 有求必應(yīng)會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)託的原因接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者想要做廣受愛(ài)戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)託每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事24如何提高工作效率如何提高工作

6、效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好1.工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話(huà)敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專(zhuān)案1.面對(duì)面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/ Update Follow u

7、p進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專(zhuān)案1.花 1 小時(shí)寫(xiě)作2.每週工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專(zhuān)案丟球2.組內(nèi)專(zhuān)案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒(méi)有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃28如何管理你的EMail葛洛夫: 你的時(shí)間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.先問(wèn)自己以下

8、這幾個(gè)問(wèn)題1.你一天花多少時(shí)間在看 Email?2.你進(jìn) Email 會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的?4.你的Email 有沒(méi)有做分類(lèi)?5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類(lèi)後集中回信?6.你進(jìn) Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?如何提高 Email 的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類(lèi)的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email除了急件以外, 集中時(shí)段回信看Email 的時(shí)段分配時(shí)段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料夾的分類(lèi)Reply: Private, 公務(wù)Fol

9、low Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, PrivateProject 進(jìn)度有空再看33如何展開(kāi)你的計(jì)劃一日之計(jì)在昨天下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時(shí)間管理來(lái)自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間8.80/20法則1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣, 獲得最多的效益你所完成的工作裡, 80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=也

10、就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的80/20原理意示圖80% 時(shí)間20%時(shí)間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)如何列管重要計(jì)劃將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái), 並算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁(yè)所示)在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專(zhuān)案(專(zhuān)案件數(shù)依自己能力而定,紅線(xiàn)的右手邊)有專(zhuān)案結(jié)束之後下一個(gè)專(zhuān)案就可以往左遞補(bǔ)每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分先將所有計(jì)劃列出來(lái), 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分

11、將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃範(fàn)例: 專(zhuān)案評(píng)分的範(fàn)例以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類(lèi)執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講)自我成長(zhǎng): Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃生活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃43執(zhí)行能力的強(qiáng)化備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例範(fàn)例: 週計(jì)劃的範(fàn)例

12、善用 Notes BookMark 的功能連結(jié)書(shū)籤 (BookMark) 的建立可以用來(lái)建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié)在Notes裡頭, 點(diǎn)一以下黃色書(shū)籤即可把該計(jì)劃給打開(kāi), 並 Update按Ctrl+V之後就會(huì)出現(xiàn)黃色書(shū)籤善用Notes 顏色管理的功能 紅色粗體字體為重要一定完成的部份紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng) 綠色字體為 Routine Schedule良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)“執(zhí)行”的寫(xiě)照J(rèn)ust Do

13、 It奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷執(zhí)行不是一成不變的合理性 Reasonable 表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴)時(shí)機(jī)稍縱即逝將變數(shù)降至最低生米已煮成熟飯型 (老公,來(lái)不及了)自廢武功型 (成績(jī)已經(jīng)貼出去了)客戶(hù)的感受加速度, 勢(shì)如破竹. 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī)並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q#1 是專(zhuān)案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作 (丟球)#2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專(zhuān)案時(shí)間的 20%.#3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì). 有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性?xún)H限於某段時(shí)間, 甚至短到幾分鐘而已.Hand Carry !讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)見(jiàn)面三分情親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對(duì)面溝通執(zhí)行的技巧: Key Success Factor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解