辦公用品固定資產采購制度

1、辦公用品采購管理制度目錄第一章：目的 2第二章：適用范圍 2第三章：定義 2第四章：辦公用品采購業(yè)務及管理方法 2第一章：目的 為了統(tǒng)一限量，控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經費開支、 規(guī)范公司辦公用品的采購、 領用流程，降低辦公用品庫存的同時保證辦公用品的供應， 減少辦公用品的浪費、 私用現(xiàn)象，特制定本制度。第二章：適用范圍本制度適用于集團各公司、各部門。第三章：定義辦公用品包括個人辦公用品、公用辦公用品、固定資產。個人辦公用品：個人辦公用品包括筆、本、紙、橡皮、筆筒、削筆刀、剪 刀、膠帶、文件夾、檔案袋、檔案盒、訂書機、計算器、打孔器、起釘器等。公用辦公用品：非個人所需的辦公物品及耗材，如打印紙、

2、白板筆、墨盒、 硒鼓、碳粉、電池、洗手液、紙巾、茶葉、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定資產：這里說的固定資產是指使用價值在一年以上的并且是由公司統(tǒng) 一購買的辦公用品， 包括公司給各部門或個人配置的辦公桌椅、 文件柜、 沙發(fā)等 辦公家具、電腦、通訊工具、 U 盤/硬盤等存儲工具、機、打印機、掃描儀、空調、風扇、室內裝飾品、照明電器、茶具、打卡機、飲水機等。第四章：辦公用品采購業(yè)務及管理方法一、辦公用品購買原則1. 賣家選擇：堅持貨比三家原則，選擇守信譽、質量優(yōu)、價格低的供貨 商，并建立長期合作關系。做到定點采購，力爭銀行結賬減少現(xiàn)金支 出，降低采購成本。2. 小型或零星的辦公用品的采購要由行政人員到

3、指定的辦公用品店選購 或要求其送貨，盡量做到定時定點購買。3. 大型辦公用品（這里指單位價值在 1000元以上的固定資產） 的采購要 兩人或兩人以上到大型商場詢價，對比之后選購價格合適、質量合格 的辦公用品（固定資產） 。4. 凡集團內部各公司員工申請的辦公用品（固定資產）不可自行購買， 匯總后交由行政部經領導批準后統(tǒng)一進行購買，特殊情況急需的物品 且相關領導不在的情況下可由相關領導授權行政人員先行購買，事后 及時補辦手續(xù)并匯報給相關部門領導，及時登記入庫以作備案。5行政人員于月底之前將本月采購的辦公用品采購明細表以及日 常支出費用明細表交本部門負責人。（附表）、采購流程1. 辦公用品的米購流

4、程（如下圖所示）（1）常用辦公用品的采購：每月底統(tǒng)計下月各部門所需的辦公用品數(shù)量及其種類并填寫辦 公用品采購申請表經相關領導批準后由行政部人員負責到指定商家 進行采購，期間如有急需物品需要添置可直接采購，并由采購負責人 及時在米購點做好記錄。（后附表）2. 固定資產采購流程（如圖）三、費用結算和報銷1. 常用辦公用品的結算和報銷方式（1）常用辦公用品可與固定商家商定結算周期和方式，結算日可由行政部 向商家索要辦公用品購買記錄，并憑發(fā)票進行報銷應付金額，如數(shù)額較大 可交由財務部直接結算。（2）小件商品的報銷程序可按照常規(guī)報銷方式，經財務審批相關領導簽字 即可直接報銷。（3）預支借款：需要先寫借據(jù)

5、經相關領導簽字批準后方可購買，購買以后 按照常規(guī)報銷方式進行報銷。2. 固定資產報銷經批準購買的辦公用品（固定資產）報銷方式按常規(guī)報銷方式報 銷，未經任何程序購買的物品，一律不予報銷。四、辦公用品管理1. 個人 /公用辦公用品管理領用人需填寫“辦公用品使用登記表”注明日期、物品名稱、數(shù)量、用途、 使用人簽字（相關領導領取物品時可由代領人或行政人員代簽） （附表）。（注： 為節(jié)制浪費盡量避免在短時間內重復領取同一樣物品（特殊情況除外） ，每月各公司衛(wèi) 生用品不得超過 100 元）2. 固定資產管理（1）固定資產安全管理 固定資產的安全按照“誰使用，誰保管，誰丟失，誰負責”的原則實行。 責任人對所

6、負責的固定資產必須正確使用， 精心愛護，保證固定資產完整性。嚴禁用公用辦公用品辦私事。 未經許可， 不得將固定資產借給外單位或非本單位 的人員使用。（2）固定資產盤點： 固定資產要定期進行盤點， 統(tǒng)一編號并填寫 固定資產盤點 表 。（附表）（3）固定資產轉移： 固定資產轉移分為固定資產內部調撥、 固定資產的租出、 固 定資產的租入。固定資產的內部調撥需填寫固定資產轉移單 ，固定資產的租出需填寫 固定資產租出通知書 ，固定資產的租入需填寫固定資產的租入通知書 （附表）。（4）固定資產的維修：需填寫固定資產維修申請單 （附表）。（5）固定資產的報廢：出現(xiàn)下列情況責任人可以按程序申請報廢 固定資產已

7、過使用壽命，確實不能再使用的； 固定資產出現(xiàn)故障經確認無法再修復的； 因設備配置低或配套設施落后而造成事實上不能再使用的； 維修成本過高，達到或超過設備自身價值的； 出現(xiàn)以上情況的固定資產按報廢程序并遵循財務相關規(guī)定辦理報廢。3. 庫存管理 （1）每月底對本月所有人使用的辦公用品進行核算登記，對庫存辦公用品進行一次盤點。（2）定期對固定資產進行盤點，并統(tǒng)一編號登記入庫（附表）集團行政部2021年 10月16日辦公用品使用登記表日期物品名稱/數(shù)量用途使用人簽字辦公用品采購申請表經辦人時間申請部門申請物品規(guī)格數(shù)量單價合計總計行政部財 務 部行政經理簽字：申請部門驗收：財務經理簽字：申請部門驗收：固

8、定資產采購申請單中文名稱英文名稱規(guī)格型號單位數(shù)量需要日期備注請購原因用途請購人部門經理行政部經理總經理總裁辦本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產轉移單中文名稱數(shù)量購置日期英文名稱附屬設備1.耐用年限規(guī)格2.已使用年數(shù)移前用途（移出部門）移后用途（移入部門）移出部門經理移入部門經理移出部門使用人移入部門使用人行政部經理經辦人使用部門：（移出）（移入）年 月 日財產編號:本表一式四聯(lián)：（1）行政部（2）財務部（3）移出部門（4）移入部門各留存一聯(lián)。固定資產驗收單領用部門儀器名稱型號規(guī)格數(shù)量生產廠家出廠日期出廠號制造國存放地點技術驗收情況驗收人部門負責人保管人備注

9、驗收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產登記卡本卡編號財產編號:中文名稱英文名稱規(guī)格型號廠牌號碼購置日期購置金額存放地點耐用年限附屬設備年月日使用部門用途保管人固定資產報廢申請單申請單位：年 月 日類別名稱規(guī)格型號計量單位購入 日期使用年限已用年限財產編號原值已提折舊（元）凈值（元）殘值（元）報廢原因簽章：年 月日技術部門 鑒定意見簽章：年 月日財產管理部門意見簽章：年 月日單位領導 審批意見簽章：年 月日上級主管 部門審批 意見簽章：年 月日經辦人:申請報廢部門負責人：本表一式二份，財務部、行政部各執(zhí)一份。固定資產維修申請表名稱編號型號使用部門故障現(xiàn)象

10、：申請人：填表日期聯(lián)系請修部門領導簽字故障分析：分析人：技術部意見經 辦 人部 門 領 導修理內容及更換零件名稱：修理人：修理日期：實際維修費用：驗收結果經辦人部門領導本表一式兩份，財務部、行政部各執(zhí)一份。固定資產租入通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號數(shù)量生產廠家出廠日期出廠號月租（元）制造國存放點租賃方式技術驗收情況驗收人部門負責人保管人備注驗收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產租出通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號數(shù)量生產廠家出廠日期出廠號月租（元）制造國存放地點八、租賃方式使用部門意見：簽章日期年 月日資產管理部門意見簽章日期年 月日技術部門意見

11、：簽章日期年 月日單位領導審批意見：簽章日期年 月日上級主管部門意見：簽章日期年 月日本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務部（3）存放部門各留存一聯(lián)。固定資產清理申請單資產編碼固定資產名稱型號/規(guī)格入帳日期原值已提折舊帳面凈值使用人/責任人存放地點清理原因及方案清理費用或變賣收 入預算檢測人員意見及備 注：財務部：部門經理：公司負責人：申請人：申請日期：本表一式兩聯(lián)，（1）行政部（2）財務部。辦公用品管理制度1. 目的為對辦公用品的采購、發(fā)放及使用進行有效的管理，合理配 置辦公資源、降低辦公用品費用，特制定本制度。2. 適用范圍本制度適用于公司辦公用品的管理。3. 內容3.1 辦公用品的分類根

12、據(jù)辦公用品的價值和使用特性分為 A B、C、D四類：A類：即價值較高，并納入固定資產管理類辦公用品，指計算機，復印機，打印機， 機， ，大型辦公家具，辦公桌，辦公 椅，空調，書柜，微波爐，飲水機、工作服等；B 類：非消耗性工具、文具類，指 機，各式文件架（欄） 、文 件夾、資料袋、訂書機、計算器、剪刀、鋼筆、簽字筆、直尺、 三角板、白板、號碼機、拉桿夾、檔案盒、 U 盤、證件夾、圓 頭夾、小刀、電水壺、水瓶等；C類：消耗性文具類，指各種紙、筆記本、筆芯、膠水、膠帶、回形針、 大頭針、圓珠筆、橡皮、鉛筆、涂改液、釘書釘、復寫紙、 色帶、帳芯、帳殼、印油、皮筋等；D類：即勞保用品，指手套、拖把、掃

13、把、垃圾桶、垃圾袋、廁刷、潔廁凈、 洗衣粉、 抹布、消毒液、臉盆、 水桶、肥皂、創(chuàng)可貼、 電池、家具護理蠟、玻璃凈亮水等。3.2 需求申請B、C D類辦公用品的需求由使用者申請，經辦公室審核決定是否配 給。3.2.2A 類辦公用品由需求部門負責人申請，經辦公室審核，總經理 審批后決定是否配給。3.3 采購經審批后的需求物品， 經辦公室審核有庫存的 , 辦理相關領用手續(xù)后 發(fā)放給需求申請者，沒有庫存也不能內部調配的，則需申請采購。所有辦公用品的采購，必須實行先申請，后采購的原則。 所有辦公用品的采購由總經理指定專人采購（以下簡稱為采購員） 。3.3.4 由使用人填寫請購單 （ 需詳細注明需采購物

14、品名稱、數(shù)量、 型號、規(guī)格、特性、用途、使用日期，其他特性等須在備注欄中寫明 ）, 經部門負責人審核，辦公室核定，總經理批準后，采購員方可實行采 購。3.3.5 未經總經理批準，任何人不得擅自采購，否則其采購費用不予 報銷。特殊情況，來不及辦理請購手續(xù)的，須 請示總經理，經批 準后方可采購，事后應及時辦理請購手續(xù)。否則，其采購費用不予報 銷。3.3.6 采購辦公用品時， 必須由 2 人同去采購， 采購員為第一責任人， 陪同人為第二責任人。3.3.7 采購員在接到經審批后的請購單時，應按照請購單所 寫要求采購。 保證所采購的物品滿足使用要求， 并在要求的使用日期前完成采購作業(yè)3.3.8 采購員應

15、在所需采購物品滿足使用功能的要求下盡量選擇價格 低的物品。3.3.9 采購員對于日常性采購的物品， 應定點采購， 每次采購后將價 格報辦公室備案。非經常性采購的項目，必須貨比三家，最終選擇物 美價廉的供應商。3.3.10 嚴禁在采購作業(yè)中，虛報采購費用及物品價格，一經發(fā)現(xiàn)， 公司將對責任人作辭退處理，且視為被辭退人同意放棄一切經濟補3.3.113.3.123.3.13采購回來的物品應及時交辦公室文員處驗收入庫。 經驗收不符合要求的物品，由采購人及時換貨或退貨。 辦公室主任作為辦公用品采購的監(jiān)督者。3.4 驗收及入庫 經采購的物品必須先驗收后入庫。 一般物品的驗收人員由辦公室文員及采購申請人組成

16、。特殊物品的 驗收由辦公室組織驗收小組驗收。驗收時，要查看所采購的物品數(shù)量、型號、特性等與請購單所寫 是否相同，是否滿足使用要求。3.4.4 驗收過程中發(fā)現(xiàn)所采購的物品不符合質量要求或申請人使用 要求的，不予入庫，由采購員及時辦理換貨或退貨事宜。3.4.5 經驗收合格的物品由辦公室文員及出納共同辦理入庫手續(xù)。3.5 辦公用品的領用辦公用品的領用，由使用者填寫辦公用品領用單，辦公室文員審核無誤后給予發(fā)放并登記所發(fā)放的辦公用品。每月8日前，辦公室文員將統(tǒng)計后的辦公用品領用單交財務一 份。辦公室文員每3個月應對所負責的辦公用品庫存盤點一次。 發(fā)現(xiàn)帳 與實物數(shù)量不符應及時報辦公室主任。辦公室文員對所管

17、理的辦公用品負責。3.6辦公用品的使用管理辦公用品實行誰使用誰負責，辦公室負責辦公用品的使用監(jiān)督工作。辦公室負責A類辦公用品的維修工作。3.7其他未盡事宜按照公司相關制度執(zhí)行。請購單物品名稱單位規(guī)格數(shù)量特性顏色用途要求到貨日期備注申請人部門經理辦公室總經理請購單物品名稱數(shù)量規(guī)格型號特性顏色用途要求到貨日期年月日備注申請人部門經理辦公室總經理辦公用品采購、驗收、入庫、領用流程圖辦公用品統(tǒng)計表2021.12.20日盤序號名稱單位規(guī)格本月結存?zhèn)渥?shù)量金額1橡皮擦個42富迪膠粘卷13透明膠（大）卷3兩卷已經開始使用4透明膠（中）卷15透明膠（小）卷36訂書機個B303527重型訂書機個18厚層訂書針盒59起釘器個210回形針盒8小盒裝11大頭針盒25小盒裝12得力液體膠支18135021高度粘度合成膠支414填充墨水瓶4青色、黑色、洋紅、黃色各一支15連供墨水瓶4青色、黑色、洋紅、黃色各一支16彩色長尾票夾盒50mm217彩色長尾票夾盒32mm218彩色長尾票夾盒19mm319A4紙盒1020中性筆支黑4621中性筆支紅1322中性筆芯支5023鐵板夾個224秒干印臺個125快干