益友Excel賬務(wù)系統(tǒng)使用手冊

1、益友Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)使用手冊 目 錄系統(tǒng)介紹開始使用需知系統(tǒng)初始化一、賬務(wù)處理1.1、憑證錄入1.2、憑證查詢1.3、憑證檢查1.4、憑證匯總1.5、憑證翻閱打印1.6、結(jié)轉(zhuǎn)損益1.7、期末結(jié)賬1.8、憑證匯總表1.9、科目發(fā)生額及余額表1.10、試算平衡表1.11、現(xiàn)金銀行日記賬1.12、總賬查看1.13、明細賬查看二、報表分析2.1、報表設(shè)定2.2、報表查看2.3、報表改名2.4、報表稽核2.5、多欄組合式明細賬2.6、財務(wù)分析三、系統(tǒng)維護3.1、會計科目維護3.2、賬套基本信息3.3、調(diào)色板3.4、數(shù)據(jù)檢查四、首次啟用流程五、日常使用流程六、其他說明附：常見操作問題處理系統(tǒng)介紹 首

2、先感謝您對益友的支持和選用! 本系統(tǒng)在微軟OFFICE-EXCEL的平臺上開發(fā)而成，可用于中小企業(yè)的會計做賬需求；運行本系統(tǒng)的電腦硬件要求較低，軟件要有完整安裝的微軟OFFICE-EXCEL（最佳運行效果EXCEL2003版，其他版本基本可以使用，但未經(jīng)嚴格測試，可能會有部分功能受影響）；系統(tǒng)應(yīng)用EXCEL表格編輯，公式函數(shù)、控件、窗體和VBA技術(shù)等功能，靈活運用實現(xiàn)財務(wù)做賬電算化的所需功能，具有界面簡潔美觀，操作方便快捷，功能完備實用，緊跟做賬流程的特點，可以讓你輕松實現(xiàn)會計電算化的夢想。本系統(tǒng)雖然在EXCEL平臺上運行，但同時基本完整保留EXCEL本身的功能與操作特點，不會因使用此系統(tǒng)而影

3、響其他EXCEL文件的操作。開始使用需知系統(tǒng)運行至少需要二個文件，一個是益友賬務(wù)處理，另一個是益友操作員；如果進行正常核算建立賬套后會多一個賬套數(shù)據(jù)文件，因此日常做賬核算時是三個EXCEL文件配合使用。系統(tǒng)打開與登錄：當使用益友系統(tǒng)時，先要將EXCEL的宏安全性設(shè)為“中”或以下。設(shè)宏安全等級方法請看圖示。打開EXCEL程序，點菜單“工具”工具下面選上宏->安全性運行時首先雙擊打開“益友賬務(wù)處理”文件，出現(xiàn)以下登錄界面：操作員顯示“Manager”，初始密碼是“8888”，賬套路徑名欄最后有個按鈕，點擊打開賬套文件選擇窗口，當不選擇賬套文件直接確定將進入演示操作狀態(tài)，點“新建”按鈕可按系統(tǒng)

4、提示建立一個帶有一級科目的空白賬套文件。 益友賬務(wù)處理系統(tǒng)分為賬務(wù)處理、報表分析、系統(tǒng)維護三大功能模塊。 賬務(wù)處理：可完成憑證錄入及修改，憑證檢查，憑證匯總，憑證查詢，打印，會計表格及賬簿查看，損益結(jié)轉(zhuǎn)及期末結(jié)賬。 報表分析：用于財務(wù)報表格式與公式設(shè)置與查看，財務(wù)數(shù)據(jù)分析，打印報表等日常工作；系統(tǒng)預(yù)設(shè)了資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表格式，用戶可以修改資產(chǎn)負債表及利潤表格式并自行設(shè)取數(shù)公式，取數(shù)公式設(shè)定方法可觀看報表公式設(shè)定操作動畫文件；另十五張空白報表自行按需要隨意設(shè)置。 系統(tǒng)維護：主要可完成賬套信息設(shè)置（里面包括核算單位信息、憑證字、核算幣種、會計部門人員、會計核算年度和期間及部門名稱的設(shè)置

5、）、會計科目設(shè)置、科目初始余額錄入、數(shù)據(jù)檢查，還附加一個界面顏色個性化選擇的“調(diào)色板”功能，還有使用說明。 通過此系統(tǒng)你可以從此拋棄繁瑣的手工賬，輕輕松松完成賬務(wù)處理，感受會計工作的樂趣。各功能通過主界面的功能圖標啟動，隨時調(diào)用的“益友菜單”及“賬證表一體化查詢”功能會讓你操作起來非常輕松如意。益友菜單圖示（絕大部分功能在此可進入操作）：系統(tǒng)初始化益友賬務(wù)系統(tǒng)采用先進的多賬套操作方式，啟動時可以按提示新建賬套或打開原有賬套；成功啟動賬套后根據(jù)需要自行設(shè)好新賬套啟用前的所需信息，進入賬套信息填好各項目，包括單位名稱，地址，會計機構(gòu)，憑證字，啟用年度與期間，核算幣別，部門名稱等，然后就是設(shè)置會計科

6、目，方法是點系統(tǒng)維護“會計科目（圖標）”，按窗口提示做科目增減或修改操作；會計科目增減窗口（點按鈕做相應(yīng)科目操作）：設(shè)好科目后點“會計科目（文字）”進入科目一覽表（KM表）：進入科目一覽表填寫科目初始余額圖示（一個個填好科目借或貸方余額）：填寫科目余額時，一級或二級科目有下級科目的可以不填，只填最明細科目余額，填完后做初始余額檢查，自動核對借貸平衡，科目需要核算數(shù)量或外幣的在相應(yīng)欄目填上其初始數(shù)。注意：如果賬套啟用不是從一期開始，那么填好余額后從一期開始做期末結(jié)賬，一直結(jié)賬到實際啟用期間，這時賬套初始化工作完成，可開始錄入憑證進行賬務(wù)核算了。一、賬務(wù)處理 賬務(wù)處理模塊主要用于處理會計憑證，也是

7、會計日常最主要工作。此功能模塊可完成憑證錄入及修改，檢查，匯總，查詢，打印，損益結(jié)轉(zhuǎn)及期末結(jié)賬等工作，通過憑證匯總可生成各種會計表格、賬簿，方便地了解并管理你的全盤賬務(wù)。主界面中簡要描繪了一個賬務(wù)處理的流程，可以點擊主界面相應(yīng)圖標進入所需功能。點主界面下的賬表名稱可查看到各種賬表數(shù)據(jù)。1.1、憑證錄入主界面點“憑證輸入”進入，看到預(yù)設(shè)的憑證樣式EXCEL表格，右上面是一排功能按鈕。 輸入時可以雙擊摘要單元格開窗選取摘要，雙擊科目單元格開窗選擇會計科目，也可手工輸入科目編碼自動獲取科目（CTRL+F也可以打開摘要或科目選擇窗）；有外幣模式和非外幣模式，憑證號自動檢測最大號及日期自由調(diào)整，憑證字號

8、也可自由調(diào)節(jié)；借貸方自動平衡檢查，嚴格的數(shù)據(jù)輸入檢測保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，輸入時可自由加行減行，輸入完成點“確定”后，數(shù)據(jù)自動追加到“憑證分錄一覽表”；分錄科目有數(shù)量單價時在下面錄入核算數(shù)量單價；科目有核算部門時可選擇取分錄部門；雙擊金額欄可顯示當前科目的最新余額，還有金額欄借貸方跳轉(zhuǎn)選擇，方便錄入多借多貸憑證，錄入憑證非常方便快捷，很人性化。1.2、憑證檢查 主界面點“憑證檢查”，可對當月的憑證張數(shù)統(tǒng)計，每張憑證借貸是否平衡，憑證號是否連續(xù)進行檢查，以便在錄入憑證不慎出錯的情況下能方便查出，保證憑證數(shù)據(jù)準確。1.3、憑證查詢點“憑證查詢”按鈕進入“憑證分錄一覽表”，日常錄入的所有憑證全部放在此表，可

9、用于查詢，修改，刪除等基本憑證管理操作，點表格左上角“整理”按鈕，對憑證信息數(shù)據(jù)進行整理（自動排序設(shè)好格式），還有其他的一系列功能按可方便進行憑證的維護，如“修改”，“新增”，“刪除”，“復(fù)制”，“導出”等等，“過濾”功能可用來做憑證分析，還可用EXCEL自帶的自動篩選及查找功能（此表數(shù)據(jù)一般不修改，確實要修改需慎重，不要破壞借貸數(shù)據(jù)的平衡，如修改了科目編碼和金額后要返回到修改的期間結(jié)賬，后再按期間順序向后逐個期間結(jié)賬一次）“更新科目名稱”可讓改了名稱的科目自動更新“憑證分錄一覽表”左邊按鈕：“憑證分錄一覽表”右邊按鈕：1.4、憑證匯總 點擊主界面點“憑證匯總過賬”，開始匯總錄入的當月憑證，匯

10、總的條件是錄入的科目編碼，對憑證中相同科目發(fā)生數(shù)據(jù)匯總成表，并能匯總明細科目逐級到上級科目，匯總后“憑證匯總表”、“科目發(fā)生額及余額表”、“試算平衡表”的數(shù)據(jù)會更新到當前期最新狀況；可點擊主界面下的相應(yīng)表名查看匯總結(jié)果。憑證匯總過賬窗口：部分憑證匯總過賬過濾窗口：1.5、憑證翻閱打印 主界面點“憑證翻閱打印”進入，此功能可按傳統(tǒng)憑證格式查閱打印憑證。點“打印”可輸入起止號(按"字"類別)開始打印。打印紙張為A4紙縱向1/2大小。憑證上方有二個選擇框，可選所需憑證月份和憑證字?！安檎摇卑粹o是用于快速定位查找指定的憑證，右下左右四個按鈕用于換張，可直接到末張或到回首張，上下按鈕

11、用于換頁。右下還自動顯示當前查詢月的各類憑證總張數(shù)。每次進入默認是當前核算月份的收款一號（也可進入“賬套信息”修改憑證字號順序）。憑證翻閱打印相關(guān)圖示：1.6、結(jié)轉(zhuǎn)損益 每月賬務(wù)處理完了，要將損益類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤，點“結(jié)轉(zhuǎn)損益”可自動生成損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，收入類結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤貸方，費用類結(jié)轉(zhuǎn)到借方，可以正確算出每月經(jīng)營收益或虧損（貸方正數(shù)盈利，負數(shù)虧損）。注意：損益類科目編碼首位數(shù)字應(yīng)為5或6，會計科目一定要有“本年利潤”。損益結(jié)轉(zhuǎn)操作窗口：1.7、期末結(jié)賬 每月賬務(wù)處理完了點“期末結(jié)賬”進行結(jié)賬。月末結(jié)賬功能主要完成：第一、當月憑證從憑證輸入表中移除到憑證一覽表，并在憑證輸入表中清除已結(jié)

12、賬憑證；第二、計算月末科目發(fā)生額、累計發(fā)生額及余額；第三、復(fù)制科目發(fā)生額、余額到科目（KM）表相應(yīng)欄目。結(jié)完賬后自動跳轉(zhuǎn)進入下一個月核算。如到了12期會進行年終結(jié)賬，在12期結(jié)賬后，再點一次“期末結(jié)賬”，按提示完成年結(jié)后系統(tǒng)自動形成一個空白賬套開始下年賬務(wù)，同時會備份一個已完成年度的賬套數(shù)據(jù)文件（備份到原賬套文件同一目錄下)，空白賬套保留了科目列表，新年度的的年初數(shù)。年結(jié)完后操作的賬套文件即是新年度賬套文件，一切按原操作模式即可。1.8、憑證匯總表“憑證匯總表”在主界面下方點擊進入，此表是匯總完憑證后生成的一級科目當期發(fā)生數(shù)。1.9、科目發(fā)生額及余額表 “科目發(fā)生額及余額表”在主界面下方，此表

13、是一個包括所有科目的期初數(shù)、本月發(fā)生、本年累計及期末數(shù)的科目試算平衡表。此表可查看每個科目的各月余額及發(fā)生情況。右上還有“余額表選項”按鈕，用于設(shè)置查看的表格數(shù)據(jù)及格式樣式，方便閱讀,選不同期間可為生成季報數(shù)據(jù)之用；（啟用賬證表一體化查詢功能）雙擊任一行科目數(shù)據(jù)可查看對應(yīng)明細賬。此表的所有數(shù)據(jù)由程序生成，用戶只需按月查詢、核對、分析匯總結(jié)果即可，財務(wù)報表可從此表取數(shù)。每一會計期間做了憑證匯總或結(jié)賬后相應(yīng)月份才會有數(shù)據(jù)。1.10、試算平衡表 “試算平衡表”在主界面下方，此表是所有一級科目的匯總，數(shù)據(jù)來源于明細科目表，因此與明細科目表數(shù)據(jù)總額是一致的。表中沒有公式，全部數(shù)據(jù)由程序自動生成。數(shù)據(jù)主要

14、用于查詢及會計報表取數(shù)，雙擊任一行科目數(shù)據(jù)可查看對應(yīng)明細賬。1.11、現(xiàn)金銀行日記賬 點“現(xiàn)金銀行日記賬”，此表用來核對或分析現(xiàn)金和銀行存款的發(fā)生情況，左上有個現(xiàn)金銀行賬戶選擇框，雙擊對應(yīng)名稱開始生成賬頁，賬戶選擇框旁邊有個月份選擇框，可選擇所需月份。右上有結(jié)余方式選擇，可選擇按日結(jié)余或按每一筆結(jié)余方式計算結(jié)余數(shù)。雙擊數(shù)據(jù)行也可查對應(yīng)憑證。最后一列雙擊可出現(xiàn)或取消核對標記。1.12、總賬查看 點“總分類賬”，表格界面左上有個科目選擇框，選中所需科目生成對應(yīng)明細賬用于查詢。開始是顯示所有業(yè)務(wù)明細，點“總賬格式”篩選后就是總賬格式，“打印”按鈕設(shè)置打印賬頁，可打印出來裝訂成冊備查。雙擊數(shù)據(jù)行可查看

15、對應(yīng)憑證?？颇窟x擇圖示：1.13、明細賬查看 點“明細分類賬”，系統(tǒng)按科目自動生成明細賬格式，左上有個科目選擇框，選中所需科目生成對應(yīng)明細賬用于查詢。數(shù)據(jù)來源于憑證，憑證沒有明細賬也沒有數(shù)據(jù)?！按蛴　卑粹o設(shè)置連續(xù)打印賬頁，可打印出來裝訂成冊備查。雙擊數(shù)據(jù)行可查看對應(yīng)憑證?！按蛴　卑粹o設(shè)置連續(xù)打印賬頁，“外幣”按鈕可以顯示或隱藏外幣欄。此外還有“數(shù)量單價明細賬”、“多欄組合式明細賬”和“部門金額明細賬”提供另外不同格式的賬頁查詢。二、報表分析 此功能模塊用于管理財務(wù)會計報表，設(shè)計報表格式，設(shè)置報表公式，報表改名及做些簡單的財務(wù)數(shù)據(jù)分析等。（CTRL+A隨時可顯示報表窗口）2.1、報表設(shè)定 點擊“

16、報表定義”圖標打開管理小窗口，打開預(yù)設(shè)的報表可按自己要求重新設(shè)計，點管理小窗口的“編輯”打開下面表格標簽，用于設(shè)置財務(wù)報表的取數(shù)公式，方法就象EXCEL公式編輯一樣（報表某一單元格等于要取數(shù)的另一表單元格，并可加減乘除等），取數(shù)一般從“明細科目匯總表”或“總賬科目匯總表”或“KM表”中獲取，也可報表之間互取。點擊“隱藏”下面表格標簽消失。2.2、報表查看 主界面預(yù)放了三個會計主表，資產(chǎn)負債表、損益表和現(xiàn)金流量表，點擊可進到相應(yīng)報表，點擊“報表定義”圖標打開管理小窗口后按提示可查看到所有的會計報表。資產(chǎn)負債表、損益表取值公式須自設(shè)。2.3、報表改名點擊“報表定義”圖標打開管理小窗口，右旁邊有一個

17、改名按鈕，點擊可對左邊方框選中的報表改名。報表改名圖示：2.4、報表稽核 點“報表定義”進入報表管理窗口，點“編輯”打開工作表標簽，關(guān)閉管理窗口。點“報表稽核”，打開“報表稽核表”，設(shè)置報表間的勾稽關(guān)系，勾稽關(guān)系是指報表與報表之間存在相等關(guān)系的項目，應(yīng)該相等的報表項預(yù)先設(shè)好自動檢查，方便發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)錯誤。2.5、多欄組合式明細賬多欄賬格式要自行設(shè)置，功能強大，科目任意組合，主要用于憑證數(shù)據(jù)分析。進入此功能會出現(xiàn)多欄賬格式設(shè)計窗口，通過預(yù)設(shè)所需多欄賬組合項目，會自動生成多欄賬格式報表，分析科目發(fā)生額及月份匯總，相當靈活方便，具體操作在窗口提示下很快會熟悉理解。2.6、財務(wù)分析 數(shù)據(jù)計算來源于報表

18、，計算列出一些常用財務(wù)指標。目的用于一些簡單的財務(wù)指標分析。三、系統(tǒng)維護 此功能模塊用于系統(tǒng)設(shè)置及維護。3.1、會計科目維護 點擊“會計科目（圖標）”會彈出一個科目顯示窗口，旁邊有按鈕用于科目的增加、修改或刪除。科目維護后，三個有科目的表同步更新。窗口右邊是設(shè)定科目的核算選項，可以根據(jù)自己核算需要設(shè)定?？颇吭鰷p會有一系列限制檢查，確?？颇空_完整。在做科目維護時出現(xiàn)的各種提示會讓你明白的。注意：輸入憑證科目一般都是末級明細，因此總賬科目入憑證時要慎重考濾，確實不需明細核算才錄入憑證中。 科目維護圖示：3.2、賬套基本信息 用于設(shè)置核算單位的基本信息，包括單位信息、會計機構(gòu)人員、核算年度月份、憑

19、證字、幣別。其中單位信息和會計機構(gòu)人員按單位情況照實填寫，核算年度、啟始月份、當前期間也按實填寫。憑證字可任意設(shè)六類“記賬”、“收款”、“付款”、“轉(zhuǎn)賬”、“銀收”、“銀付”、“現(xiàn)收”、“現(xiàn)付”等。常用摘要在憑證錄入時顯示摘要的窗口內(nèi)按實際情況自由設(shè)置。幣別是為核算外幣時備查用，有外幣核算時在輸入憑證時將幣別、幣種、匯率錄入到相應(yīng)位置。部門列表信息自由按實際情況設(shè)定。3.3、調(diào)色板 進入調(diào)色板，用戶可根據(jù)自己喜好調(diào)整主界面色彩搭配；一共提供六種精選顏色用于備選。3.4、數(shù)據(jù)檢查 會計科目編碼是系統(tǒng)關(guān)鍵字段，數(shù)據(jù)檢查功能確?？颇考皯{證科目編碼數(shù)據(jù)正確，以便數(shù)據(jù)匯總準確無誤，具體功能內(nèi)容點開功能圖

20、標時有詳細過程說明。在KM表還有一個科目表整理功能，可以自動排好科目格式，中時還有自動科目表對齊功能。四、首次啟用流程 首次流程：打開“益友賬務(wù)處理”文件，啟用宏->新建賬套->操作員密碼：8888->賬套路徑：點右邊的“-”選擇->系統(tǒng)維護->設(shè)好賬套基本信息->設(shè)好會計科目->錄入科目初始余額->核對平衡->啟用賬套。工作表保護密碼全部為32856。五、日常使用流程 日常流程：錄入憑證->匯總憑證->核對科目匯總數(shù)->全部憑證錄入修改完畢->結(jié)轉(zhuǎn)損益->匯總憑證->查看會計報表->報表核對OK->結(jié)賬->備份賬套->進入下一會計期間六、其他說明 賬表導出：須先打開、生成需要導出的賬表，點EXCEL表格任務(wù)欄右邊上的“益友菜單”“表格賬簿”“導出表格賬簿”，打開表格導出對話框，選擇要導出的賬表導出。 期間狀態(tài)查看：“益友菜單”“系統(tǒng)維護”“期間狀態(tài)”，打開查看月份期間是否啟用、結(jié)賬。 賬套密碼設(shè)定：“益友菜單”