關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一些認(rèn)識(shí)

1、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建立的一些認(rèn)識(shí)近年來，隨著企業(yè)信息化建立的開展和OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用，檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的手工目錄檢索越來越不能滿足人們的需求，許多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)目錄檢索甚至檔案在線借閱和全文檢索。檔案信息化使查找變得簡(jiǎn)單，利用更加高效，檔案信息化建立也成了新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的必然選擇和進(jìn)步檔案效勞程度的必由之路，必要性不言而喻。筆者根據(jù)多年從事集團(tuán)檔案管理工作的理論經(jīng)歷，談一談對(duì)企業(yè)檔案信息化建立的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。一、企業(yè)檔案信息化建立的目的檔案工作的最終目的是檔案的提供利用。不管是傳統(tǒng)的檔案管理還是如今的檔案信息化建立，最終目的都是更好的為人們效勞

2、。檔案新信息化建立不單單止步于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索檔案目錄，更重要的是完成紙質(zhì)文件的全文掃描，通過檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案在線利用和全文檢索，采用現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)的管理方法，為企業(yè)提供一個(gè)高效率、現(xiàn)代化的檔案信息共享平臺(tái)。1.實(shí)現(xiàn)檔案管理形式的轉(zhuǎn)變。由過去檔案實(shí)體管理為主向檔案信息管理為重心的轉(zhuǎn)變。隨著OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及應(yīng)用，檔案的來源不單單只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件的數(shù)量急速增加。電子文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完畢，由檔案管理人員統(tǒng)一搜集、在線鑒定、分類、著錄，實(shí)現(xiàn)檔案的接收、存儲(chǔ)、利用一體化管理。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。利用數(shù)字圖像技術(shù)將紙質(zhì)文件中的文字、圖表、圖片等通過掃描儀、照

3、相機(jī)等輸入設(shè)備以數(shù)字格式存儲(chǔ)。再通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線管理、傳輸和利用。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享。檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息不再是一盤散沙點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了分散信息的集中控制，大大的改變了傳統(tǒng)管理形式下檔案部門各自為政的狀態(tài)，打破了時(shí)空的局限，可以異地歸檔、隨時(shí)查閱，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享。二、企業(yè)檔案信息化建立的現(xiàn)狀1.檔案信息化建立程度不高。很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但大多只是應(yīng)用于目錄檢索，文件也仍然以紙質(zhì)形式存在，文件的接收、保管、查閱仍然依靠傳統(tǒng)方法，沒有開展檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建立。2.軟硬件設(shè)施設(shè)備缺乏。近年來雖然檔案管

4、理部門逐步裝備了一些計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是普遍存在機(jī)器老化，打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理等軟件設(shè)施裝備不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建立的需求。3.電子文件管理薄弱。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，產(chǎn)生了大量的電子文件。文件的形成、傳遞、歸檔都在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成。很多企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)只能單機(jī)操作，沒有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)。而實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)，往往由于系統(tǒng)兼容的問題，造成檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能對(duì)接，文件流轉(zhuǎn)完畢后不能歸口檔案管理系統(tǒng)中，致使電子文件沒能納入檔案管理系統(tǒng)。4.相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。檔案信息化建立必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，制定一套嚴(yán)格的制度體系，保證工作有章可循

5、。而目前相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)并不完善，各部門職責(zé)、任務(wù)也不明確。5.檔案信息化建立人員素質(zhì)參差不齊。目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員很少是檔案專業(yè)畢業(yè)的，檔案意識(shí)、計(jì)算機(jī)技能和根底知識(shí)等嚴(yán)重缺乏。有些檔案人員對(duì)新形勢(shì)的開展缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，思想觀念仍然停留在“重管輕用上，仍然把把管好檔案作為檔案工作的重點(diǎn)，缺乏開展信息化建立的主動(dòng)意識(shí)。三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建立的途徑1.根底設(shè)施建立。企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際，裝備計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等根本設(shè)備，安裝檔案管理系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的互聯(lián)互通。建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為中心，以通訊系統(tǒng)為支柱，裝備以計(jì)算機(jī)為根底的自動(dòng)化管理設(shè)施，包括各種輸入輸出設(shè)備、海量存儲(chǔ)

6、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、信息處理軟件的良好的檔案信息處理環(huán)境。2.檔案數(shù)字化建立。即實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化，這也是檔案信息化的核心，主要包含以下三方面內(nèi)容：1檔案數(shù)字化輸入。一是將現(xiàn)有室藏檔案的目錄進(jìn)展輸入并按需分期建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)。建立一個(gè)層析明晰、構(gòu)造合理、范圍廣泛的檔案目錄檢索體系。二是建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。按照國(guó)家檔案局提出的重點(diǎn)的、利用頻繁的檔案首先實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，堅(jiān)持需求導(dǎo)向，急用先上，剔除無用，防止浪費(fèi)的策略，實(shí)現(xiàn)原文件信息的全文數(shù)字化，并與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)一一對(duì)應(yīng)。2數(shù)字化檔案接收。將來電子文件將成為室藏檔案的主要來源，因此做好現(xiàn)行電子文件的接收與歸檔管理。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)

7、現(xiàn)電子文件在線接收、鑒定、分類、保管、傳輸、利用。制定電子文件歸檔細(xì)那么和管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)接，保證電子文件及時(shí)歸檔，檔案室那么按照統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，與室藏檔案數(shù)字加工融為一體。3檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用圖像技術(shù)，將文件信息通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、音視頻等設(shè)備完成采集，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。并對(duì)掃描的圖像進(jìn)展加工處理，進(jìn)展圖像糾偏、裁切、去污、色度和亮度調(diào)整、多幅圖像拼接處理、藍(lán)圖消藍(lán)處理，滿足視覺要求和閱讀習(xí)慣。檔案的數(shù)字化不僅能保護(hù)檔案原件，而且方便快捷的在線查閱，更好地滿足員工需求。3.標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建立。這是檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)換必須依賴的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是檔案

8、信息化的前提。企業(yè)應(yīng)該建立檔案信息化建立的管理體制，明確各單位和檔案管理部門在信息化過程的職責(zé);制定和完善相關(guān)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化奠定良好根底。4.信息平安建立。一方面是信息存儲(chǔ)的平安性。企業(yè)要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，建立全方位、多層次的備份系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員利用集中式管理工具對(duì)全網(wǎng)的備份策略進(jìn)展統(tǒng)一管理，所有的數(shù)據(jù)可以被備份到與應(yīng)用效勞器和備份效勞器相連的任一數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的平安可靠。另一方面是檔案利用的平安性。為了確保檔案信息的平安，涉密文件一律不上網(wǎng)。檔案管理員要對(duì)檔案在線利用平臺(tái)的用戶進(jìn)展授權(quán)，并設(shè)置訪問日志，監(jiān)測(cè)異常訪問情況，設(shè)置限時(shí)限制以防止合法用戶登陸了后因忘記關(guān)閉網(wǎng)頁(yè)而泄密，制定完善的信息平安制度和信息平安的應(yīng)急預(yù)案，全面保證檔案信息的平安。5.人才隊(duì)伍建立。檔案信息化建立需要一批既精通檔案業(yè)務(wù)又純熟掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)檔案人員，為此企業(yè)要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，使其更新知識(shí)構(gòu)造，拓寬知識(shí)層面，進(jìn)步業(yè)務(wù)技能，盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、微縮技術(shù)等新知識(shí)、新方法，為企業(yè)檔案信息化建立提供人才支撐和技術(shù)保障。綜上所述，檔案信息化實(shí)際是檔案信息的數(shù)字化、檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案系統(tǒng)的集成化。推進(jìn)檔案信息化是時(shí)代開展的大方向，企業(yè)應(yīng)在這