協(xié)同OA辦公管理系統(tǒng)介紹文檔

1、協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤 錄目 錄 . 1第一章 我的辦公桌 . 31.1電子郵件 . 31.1.1內(nèi)部郵件 . 31.1.2 Internet郵件 . 81.2 短信息 . 91.3 公告通知 . 121.4 新聞 . 141.5 投票 . 141.6 個人考勤 . 151.7 日程安排 . 171.8 工作日志 . 191.9 通訊簿 . 201.10 個人文件柜 . 221.11 控制面板. 24第二章 工作流 . 292.1 新建工作 . 292.2 待辦工作 . 322.3 工作查詢 . 322.4 工作監(jiān)控 . 34第三章 公共事務 .

2、 343.1 公告通知管理 . 343.2 新聞管理 . 383.3 投票管理 . 393.4日程安排查詢 . 413.5 工作日志查詢 . 413.6工作計劃 . 423.6.1 工作計劃查詢 . 423.6.2 工作計劃管理 . 433.6.3 工作計劃類型設置 . 443.7 公共通訊薄. 453.8 組織機構信息 . 45第1頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤四章 信息交流 . 464.1 討論區(qū) . 464.2 網(wǎng)絡會議 . 474.3 聊天室 . 484.4 公共文件柜. 484.5 網(wǎng)絡硬盤 . 504.6 圖片瀏覽 . 51第2

3、頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤一章 我的辦公桌“我的辦公桌”是把菜單中幾項比較常用的功能，醒目的列在主操作區(qū)上，方便用戶操作。用戶登錄后，主操作區(qū)上默認顯示“我的辦公桌”的內(nèi)容。具體操作說明詳見相應的模塊說明，如下圖：桌面可以進行個性化定制，管理員可于“系統(tǒng)管理/界面設置/桌面模塊設置”中設置用戶必須顯示或者可選顯示的模塊，每個用戶可在桌面右上角的“控 制面板”中選擇自己需要的模塊顯示。1.1電子郵件1.1.1內(nèi)部郵件內(nèi)部郵件分為收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、已刪除郵件、寫郵件、查詢郵件和郵件箱管理。如果有未讀郵件，進入郵箱時自動進入未讀郵件

4、列表。第3頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤郵件界面如圖所示：a. 添加收件人：點擊“添加”按鈕，彈出一個窗口，可按部門和角色或者自定義組選擇收件人，點擊被選的收件人，可自由刪除任意指定的一個人或幾個人，點擊“關閉”按鈕退出該窗口。個人自定義組的設置和使用請查看“控第4頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤面板自定義用戶組”，公共自定義組定義請見“系統(tǒng)管理/部門管理/公共自定義組”。b. 郵件寫完之后，可以隨郵件帶任意多個附件，并允許在線編輯要發(fā)送的office文檔附件。c. 可以通過內(nèi)部郵件對In

5、ternet發(fā)送郵件，在“外部收件人”中填入外網(wǎng)的郵箱（如果多個可以用逗號隔開），并在Internet郵箱中選擇在Internet郵件中已經(jīng)配置好的郵箱。d. 如果想提醒收件人查收，可以選中“使用短信息提醒收件人”，若有手機短信模塊，可以選擇“使用手機短信提醒收件人”。e. 選擇此郵件的重要程度，在收件人收到郵件后可以看見重要程度。f. 如果不想立即發(fā)送，可以點擊“保存到發(fā)件箱”，在想發(fā)送該郵件時可以到“發(fā)件箱”里找到該郵件進行發(fā)送。發(fā)給多人的郵件如果保存到發(fā)件箱中只顯示一條記錄，并可以編輯發(fā)件箱中的郵件收件人、正文和附件（附件可刪除、新增、編輯）。g. 如果需要重新填寫郵件，可以點擊“重填”

6、，剛寫好的內(nèi)容都會被清掉，重新回到寫新郵件的狀態(tài)。h. 郵件箱管理允許用戶自定義郵箱。i. 發(fā)送后的郵件會在已發(fā)送郵件箱顯示，在已發(fā)郵件箱中可以刪除對方已刪除的郵件和刪除所有收件人未讀郵件。群發(fā)郵件在系統(tǒng)內(nèi)只占用一封郵件的空間，空間使用率大為提高。j. 收件箱中可將郵件導出。發(fā)送完畢，可以查看已發(fā)送郵件箱，如圖：第5頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤件的狀態(tài)，包括對方未閱讀“ ”、對方已閱讀“ ”和對方已刪除 ”三種狀態(tài)。其中，對于收件人沒有查看的郵件，發(fā)件人還可以編輯修改或刪除。所有的郵件都可以導出為“.eml”和Excel格式備份，可節(jié)省服

7、務器上空間， 而且可以同時選擇多個郵件實現(xiàn)導出。對于對方已經(jīng)刪除的郵件無法再實現(xiàn)編 輯。點擊“再次發(fā)送”，則進入郵件編輯狀態(tài)，并可以重新發(fā)送。 收件箱中如 下圖：收件箱中能看到郵件的主題、狀態(tài)、重要程度和附件等信息（附件信息必 須要在郵件查閱完畢后才能顯示出來），狀態(tài)顯示了新郵件和已讀兩種狀態(tài)， 重要程度則是發(fā)件人選擇，在此處可見。郵件附件可直接實現(xiàn)轉(zhuǎn)存，如圖所示： vine_yy1206第6頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤件查詢提供對內(nèi)部郵件的查詢，可以通過郵箱、郵件狀態(tài)、時間、主題、 內(nèi)容以及附件所包含的關鍵詞進行查詢，其中內(nèi)容最多可以選

8、擇三個包含關鍵詞，如下圖所示：第7頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤. 選擇郵箱（如收件箱），輸入郵件主題包含文字（如：輸入“a”）或者按照日期、發(fā)件人等條件；b. 點擊查詢，則列出收件箱中所有郵件主題包含“a”的郵件；注：內(nèi)部郵件有智能存儲優(yōu)化功能，發(fā)送的郵件和對方接收的郵件只占用1份 磁盤空間；另外，在群發(fā)有附件的郵件時，所占的服務器空間并不會加倍，只 會占用一個附件的磁盤空間。郵件可由指定人員監(jiān)控，具體設置在“系統(tǒng)管理 系統(tǒng)資源管理系統(tǒng)資源監(jiān)控”。1.1.2 Internet郵件進入Internet郵件后先配置郵箱，即輸入郵箱的pop3和

9、smtp地址，以及選 擇賬戶格式，請參考所租用郵箱的相關說明，或參考Outlook的設置。當用戶填寫電子郵件地址時，下面的接收服務器和發(fā)送服務器會自動填寫。 用戶登錄格式分為“僅用戶名”和“用戶名主機名”兩種，用戶根據(jù)郵箱提供商自行選擇。第8頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤置好以后，點擊郵箱名稱，輸入登錄密碼，即可進入郵箱管理界面。1.2 短信息“短信息”位于主菜單“我的辦公桌”下，也分為內(nèi)部短消息和手機短信。 進入短信息模塊，首先看到“未提醒短信”，羅列著用戶未接收的短信息。發(fā)送內(nèi)部短信的界面如下，在“收件人”中選擇添加系統(tǒng)的用戶名，在“短

10、 信內(nèi)容”中輸入將要發(fā)送的短消息內(nèi)容，如果需要重新填寫短信，可以點擊“重填”，剛寫好的內(nèi)容都會被清掉，重新回到寫新短信的狀態(tài)。如下圖所示：收信人很快可以收到短信，其屏幕上會彈出一個提示窗口，提示查看短信， 如下圖，收件人如果已看過該短信，點擊“我知道了”則不再提醒，點擊“刪除短信”則該短信不再保存，點擊“回復短信”則可直接回復。如果收到的內(nèi)部短信并非“個人短信”，而是來自某些模塊的提醒短信，點擊短信息中“鏈接”直接進入已接收短信的界面，查看詳細內(nèi)容。注：短信刷新時間在“OA安裝目錄webrootinc”文件夾中的第9頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693

11、87“oa_config.php”中可以修改。該文件可以修改包括短信刷新時間、在線刷新時間和附件以及數(shù)據(jù)庫路徑配置等。需要注意的是，縮短短信刷新時間雖然能使短信的接收時間縮短，但也會增加系統(tǒng)的負擔，請慎重均衡考慮。在左側(cè)導航欄中，有“短信”，點擊可查看當前已收和已發(fā)的最近5條短信，可批量刪除當前頁面的短信內(nèi)容。在點擊進入“已收”后，所有未接收的短信都會被設置為不再提醒。在“已接收短信”中，可以看到如下界面：在“已發(fā)送短信”中，會顯示出已經(jīng)發(fā)送的短信息的狀態(tài)等，如果刪除對方未閱讀的信息，那么對方將接收不到這個消息。在“已發(fā)送短信”中，具備快捷操作，如可以批量刪除已提醒的或者其他類型的短信息，將此

12、短消息發(fā)送為手機短信?？梢允褂枚绦挪樵児δ?，查看歷史短信。第10頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693872、手機短信：OA短信服務器的安裝和使用：安裝MYOASMS.exe，進入以下界面，密碼為空。進入后設置SIM卡管理和選項設置。手機短信模塊為可選模塊，實現(xiàn)由OA系統(tǒng)向手機發(fā)送短信的功能。首先選擇收件人內(nèi)部員工（也可群發(fā)），填好內(nèi)容，點擊發(fā)送按鈕。如果需要向外部人員（或者是個人資料中未填寫手機號碼者）發(fā)送短信，可在收件人 外部號碼中填寫相應號碼即可發(fā)送。OA發(fā)出的手機短信，手機可直接回第11頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝

13（前提是該手機號碼為OA內(nèi)部員工），回復格式為：系統(tǒng)管理員：xxxxxx冒號前面為將要發(fā)送對象的用戶名，冒號后面即為將要發(fā)送內(nèi)容。非管理員不能給自己發(fā)送手機短信。1.3 公告通知“我的辦公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分為全體通知和部門通知兩種，發(fā)布公告通知的方法詳見“公共事務”下的“公告通知管理”。進入公告通知查看頁面，可直接以公告通知的類型或者發(fā)布時間為條件進行查詢，或直接點擊轉(zhuǎn)到下一頁。有“公告通知管理”這個模塊權限的用戶，進入公告的查看后會出現(xiàn)“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，點此按鈕可直接進入編輯該公告，并重新選定發(fā)布范圍。在左下角有“快捷操作”，可直接標記所有公

14、告為已讀狀態(tài)。對于使用“MHT”格式編排的公告通知，所見到的圖片應如下所示：第12頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤于用戶沒有閱讀過的公告通知，標題后會有個“new”圖片標記。對于帶 附件的公告，若附件設置為允許下載，則可以看到“轉(zhuǎn)存”選項，將文檔轉(zhuǎn)存至個人文件柜。如果附件為office文檔，點擊“閱讀”則直接打開文檔可以實現(xiàn)閱讀。公告通知查詢功能，能對自己接收到的公告通知進行查詢，方便用戶對自己的公告進行管理。公告通知的查詢，能查詢到自己權限范圍內(nèi)的已終止和未終止的所有公告。第13頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝1

15、38918693871.4 新聞新聞與公告比較類似，如下圖為所顯示的已經(jīng)發(fā)布的新聞，新聞具備評論功能，點擊標題個人所發(fā)表的評論都可以查閱。發(fā)表的新聞在桌面上或者點擊“我的辦公桌新聞”可以列出。如下圖，點擊“評論”即可進行新聞評論。1.5 投票投票在“公共事務投票管理”中發(fā)布和設置，在我的辦公桌下的投票，可 以查看已經(jīng)發(fā)起的投票，點擊標題即可進入投票。如下圖：選擇其中的一項或幾項，然后點擊“投票”，并可以查看投票結果：第14頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693871.6 個人考勤“個人考勤”位于“我的辦公桌”下，包括5個部分：a. 今日上下班登記上下班登

16、記只需點擊一下鼠標，如下圖，具體排班設置（上下班時間設置） 考勤后出現(xiàn)增加已考勤字樣。b. 今日外出登記外出登記，需要填寫相應申請項目，如下圖。申請人填好后點擊“申請外第15頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤”，“批準人”會收到一條短信息提示。“批準人”執(zhí)行了“批準”或“不批準”操作之后，申請人也會收到一條短信息提示。登記時還可以幫指定人外出登記，僅oa管理員有此權限。填好之后，點擊“申請外出”，然后需要等待領導批示，在領導批準之前可以撤銷申請，界面變成上圖所示。如果領導不批準，界面自動刷新，需要申請人自己手動刪除申請。如果領導批準，歸來的時候

17、點擊“外出歸來”就可以了。c. 請假登記“請假登記”的界面和操作與“外出登記”的界面比較類似，請假的歷史一般能顯示如下界面：第16頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤導批準同外出申請，假期結束后，點擊“請假歷史記錄”，就可看到以前請假的信息。d. 出差登記“出差登記”的界面和操作與“請假登記”基本相同， 出差登記可以修改結束日期。e. 上下班記錄查詢“上下班記錄查詢”的界面如下，輸入自己想要查看的日期，即可顯示本人 的上下班記錄。1.7 日程安排“日程安排”位于“我的辦公桌”下，日程安排可以日、月歷的形式顯示在界面上，雙擊某個日，可直接新建該時間

18、段的日程安排。第17頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤擊“新建事務”，進入日程安排管理界面，選擇要新建的日期，可以新建該日的工作或個人事務，如下圖：如果選擇私人事務，則該事務在員工日程安排查詢中就查詢不到。查詢員工日程安排功能在“公共事務/日程安排查詢”。用戶可以制定周期性事務，并采用短信提醒，對于長期從事的相同工作，可以避免每日的重復設置，方便用戶的使用。日程安排查詢功能主要實現(xiàn)了對于個人在一段時間內(nèi)的日程安排的查詢第18頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤統(tǒng)計，并可以將查詢結果導出為EXCEL

19、并打印出來。1.8 工作日志“工作日志” 位于“我的辦公桌”下，是一個非常實用的記事工具，日志 采用Html編輯器，具備一定的文字排版效果。a. 點擊“新建”按鈕可以新建當天的日志，每天可記錄多篇日志，分為工作日志和個人日志，個人日志在“員工工作日志查詢”模塊中是查詢不到的。新建工作日志時，可自定設定共享范圍：第19頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤.“最近的10篇日志”列出了最近的10篇日志，日志以列表的方式按時間排列，用戶可以編輯自己的日志內(nèi)容。在日志中，可以方便的看到目前該日志。c.“日志查詢”可以迅速找出符合條件的日志，最多可以輸入3個

20、關鍵詞，系統(tǒng)進行模糊查詢，找出所有符合條件的日志，并可導出為Excel格式。1.9 通訊簿“通訊簿”位于“我的辦公桌”下，如下圖：第20頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤通訊簿”提供分組、按姓氏索引，導入、導出等功能。1、 管理分組“通訊簿”支持Outlook與Foxmail通訊簿格式，點擊左邊的“管理分組” 卷標，則在右邊顯示管理分組的頁面，可以對分組進行編輯、刪除、添加和打印 操作，方便對通訊簿的使用、管理和攜帶。如下圖：2、索引（按姓氏）點擊任意索引，則列出姓氏拼音以該字母開頭的所有人員的列表，如下圖：3、聯(lián)系人分組可以編輯、刪除、新建以

21、及查看聯(lián)系人的詳細信息。如下圖：第21頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693874、查找（關鍵字）“查找（關鍵字）”，輸入查詢關鍵詞，系統(tǒng)進行模糊查詢。1.10 個人文件柜“個人文件柜”位于“我的辦公桌”下，用于存放自己的文件。用戶先建立 自己的文件夾，然后在文件夾里增加文件。個人文件柜具有對文本和Word文檔 全文檢索、文件和文件夾移動等功能。個人文件夾中，對于有些文件夾，可以設置成為共享文件夾。設置共享文第22頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤夾的方法是，選定一個文件夾，點擊右下角的“共享此文件夾”選

22、項，如下圖示：在共享范圍中，點擊添加按鈕就可以添加可以共享的人員名單。修改權限的備選人員是共享范圍內(nèi)的人員，即具備修改權限的備選人員首先必須是共享范圍內(nèi)的人員。個人文件柜中，還可以實現(xiàn)全局檢索的功能，點擊“全局搜索”按鈕，可以看到如下功能：第23頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤按不同關鍵字進行文件檢索，節(jié)省翻閱查找時間，如上圖所示。1.11 控制面板“控制面板”位于“我的辦公桌”下，包括個人資料、自定義用戶組等9個部分。第24頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、個人資料“個人數(shù)據(jù)”用于填寫用戶

23、的個人信息，主要是詳細聯(lián)系方式，其它用戶可以在“組織機構設置”中的“用戶信息查詢”中查閱。其中設置手機短信號碼的功能主要是針對“短信組件”使用，在個人資料中填寫手機號碼的，系統(tǒng)將可以直接給該用戶名發(fā)送手機短信，而不用另外指定手機號碼。B、個性設置設置用戶本人在討論區(qū)顯示的昵稱、頭像，還可以上傳自定義的頭像，界面主題設置、個人習慣設置等。第25頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、個人網(wǎng)址“個人網(wǎng)址”可以編輯和添加、刪除個人收藏的網(wǎng)址鏈接，按序號升序排列，在桌面上可以顯示。直接點擊該收藏網(wǎng)址即能登陸。第26頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模

24、塊功能介紹 郝澤、修改密碼經(jīng)常使用修改密碼功能是保證自己密碼安全的有效手段之一，并且在這個頁面中可顯示最近十次該用戶修改密碼的紀錄。E、自定義桌面用戶從備選模塊中選出要顯示在桌面的相應模塊，然后點擊“保存”返回。 F、我的賬戶在此每個用戶可以看到自己所擁有的別名和權限，包括：用戶的主角色、輔助角色和管理范圍。在此設定的別名，可以作為與用戶名一樣的登陸用名。第27頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤、安全日志安全日志主要顯示用戶登錄并做過的一些主要操作，并作為記錄保存下來。H、自定義用戶組自定義用戶組里自定義的是用戶在選擇

25、人員時所羅列的人員列表的組合。第28頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤戶可以自定義多個組，對應經(jīng)常需要交流的人員名單。點擊設置用戶，可以選擇不同部門的不同用戶組合成為一個用戶組。第二章 工作流2.1 新建工作新建工作流，可以看到用戶有新建權限的所有工作流程以及相應的分類。如上圖，點擊一下“新建工作”，就能看到該分類下用戶能新建的工作流程名稱、流程的文號以及流程步驟和步驟列表。如果用戶在工作流的步驟設計中，并沒有某一個流程的第一步驟地經(jīng)辦權 限，則在新建工作這個模塊中不顯示此流程，相應的，如果用戶對于某一個分類的流程都沒有第一步驟地經(jīng)辦權限，就看

26、不到該分類顯示。如果用戶在所有的流程中第一步驟都無經(jīng)辦權限，則此用戶點擊新建工作時，將提醒該用戶無該模塊使用權限。工作流流程新建工作時，其流程步驟的屬性已經(jīng)由管理員在“系統(tǒng)管理工作流設置”中設計完畢，流程使用人員只需按照已固定的步驟進行辦理和轉(zhuǎn)交。第29頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤下為新建工作后進入流程表單中辦理的頁面，控件顯示為灰色的，在本步驟該控件為不可寫。主辦人辦理完畢后，點擊轉(zhuǎn)交下一步，進行下一步主辦人和經(jīng)辦人員的選擇，并可選擇用短信或郵件提醒。第30頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝1389186938

27、7在表單的下面是公共附件區(qū)和會簽意見區(qū)，公共附件可以上傳文檔附件和對Word和Excel文檔進行在線編輯。在會簽意見區(qū)可以保存自己的簽辦意見，不 論經(jīng)辦人或者主辦人都可以在此簽辦并且保存。如果用戶目前無法辦理，可以選擇“委托”，即委托給該步驟的經(jīng)辦人員之一，該流程步驟即轉(zhuǎn)為由該人員主辦，如下圖：可以使用內(nèi)部短信息或者手機短信息提醒本流程發(fā)起人和本流程所有經(jīng)辦人。 流程新建后，就進入待辦工作中，所有未接收或者已接收的流程都在該模第31頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤中顯示。2.2 待辦工作新建工作流后，將出現(xiàn)以下界面，顯示為流程的名稱、文號以及

28、步驟和目前的狀態(tài)。尤其在主辦這個框內(nèi)，如果出現(xiàn)“主辦”字樣，說明用戶在當前步驟為主辦人員，如果出現(xiàn)“會簽”字樣，則說明該用戶目前只是經(jīng)辦人員，可以簽辦意見，卻不能修改、保存表單和轉(zhuǎn)交下一步驟。待辦工作中區(qū)分羅列“未接收”、“辦理中”和“已辦結”三種，如果流程設計時對某個步驟有時限的限制，則在超出時限后會出現(xiàn)紅色警示。點辦理進入流程辦理，主要是對表單的簽辦和保存。如果有人選擇關注該流程，在進入流程辦理時，會提醒“此工作已被下列人員關注”的標示。點擊主辦界面中的“關注情況”，也會出現(xiàn)相同提示。2.3 工作查詢對于已經(jīng)完成的流程，或正在進行的流程，如果用戶是該流程的經(jīng)辦人員或者具備查詢權限的人員都可

29、以進行查詢。點擊工作查詢首先出現(xiàn)以下界面：第32頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公 協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤33頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤詢時，用戶可以根據(jù)工作流的狀態(tài)或者文號或者時期以及公共附件的名稱來查詢工作流，或者按照“表單數(shù)據(jù)條件”來選擇。表單數(shù)據(jù)指的是該工作流所使用表單中的各個控件的名稱，該查詢可以按照任意一個控件的值來查詢，查詢條件包括“大于”、“小于”等多種。2.4 工作監(jiān)控工作監(jiān)控模塊主要是針對具有某個流程監(jiān)控權限的用戶，如上圖顯示，監(jiān)控人可以查看表單并將流程轉(zhuǎn)交下一步和流程目前大概的辦理時間與

30、進度。監(jiān)控人員的權限在工作流設計中設定。流程的監(jiān)控人，具有強制轉(zhuǎn)交下一步、刪除當前流程、強制委托的權限。第三章 公共事務3.1 公告通知管理“公告通知管理”位于主菜單“公共事務”下，公告通知主要實現(xiàn)單位內(nèi)部公共告示的作用，是單位內(nèi)部不可缺少的信息發(fā)布與共享的功能。其操作界第34頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤如下圖所示：點擊標題可查看通知的詳細內(nèi)容?！拔业霓k公桌”上就有“公告通知”模塊，如果一個公告通知狀態(tài)是“生效”，而且新建公告的時候選擇了“使用短信息提醒員工”，那么發(fā)送范圍內(nèi)的用戶都會收到這條公告通知，并且會在收到通知的同時收到一條提醒短

31、信。新建公告的時候可以選擇該公告的審批人，發(fā)布后由審批人審批，審批通過則可以被客戶看到，若不通過則被拒絕發(fā)布。“新建公告通知”的界面如下圖：第35頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建公告通知的時候有多種選擇，首先就是格式。目前可供選擇的格式有“普通格式”和“MHT格式”兩種，后者無需輸入，只要在附件區(qū)上傳“.mht”格式 的文件即可，公告通知查看時就能直接顯示該格式的文件。公告通知的類型，這個類型是在“系統(tǒng)管理/系統(tǒng)代碼設置”中“公告通知” 中添加的，可以由系統(tǒng)管理員自行定義，用戶只要在此選擇相應的類型即可。不同類型在發(fā)布的公告通知的標題開頭處

32、有不同提示。公告通知的發(fā)布范圍是有三種選擇的，分別為：部門、角色和人員。按照三種不同的方式選擇，可以將公告通知發(fā)布精確至個人。如果按照部門發(fā)布，第36頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤只有被選擇的部門人員才能看到發(fā)布的公告通知，相應的角色和人員也是一樣。公告通知可以選擇相應的有效期限，利用日期控件可以選擇生效日期和失效日期。公告在達到失效日期以后自動會轉(zhuǎn)為失效狀態(tài)。同時，公告通知的發(fā)布可以選擇是否用內(nèi)部短信和手機短信發(fā)送。公告通知的附件是可以在發(fā)布的時候直接在線編輯的，如果上傳的附件為 office文檔，則可以直接點擊編輯進行修改。如果上傳為“

33、.mht”格式的附件， 在查看時可以直接顯示。發(fā)布公告通知的時候要選擇此公告的附件是否是可以被人下載和打印的，軟件默認是可以下載。點擊“修改”進入修改公告通知界面， 您可以對公告通知的各項內(nèi)容進行修改，如果所帶的附件是Office文檔，還可以對Office文 檔進行在線編輯。關于“MHT”格式的公告通知的發(fā)布，基本和上圖一樣。“MHT”格式的公告通知可實現(xiàn)圖文混編，可以由各種文檔或者網(wǎng)頁保存為以“.mht”結尾的文件，并以此作為附件上傳。查閱時，直接顯示附件的內(nèi)容。點擊“附件”后的“編輯”按鈕，進入Office文檔在線編輯頁面，實現(xiàn)快捷、方便的在線編輯功能。除了Office固有的菜單功能外，我

34、們還加入了手寫簽名、電子印章等功能，所有模塊的附件只要是Office文檔，就可以實現(xiàn)在線編輯。第37頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤告通知的查詢功能，能實現(xiàn)對公告通知的查詢或刪除。3.2 新聞管理新聞管理界面如下圖，點擊標題可查看新聞的詳細情況，點擊“修改”可編輯新聞內(nèi)容，點擊“管理評論”可以進入評論管理。第38頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建一個新聞，新建新聞可以上傳附件，上傳后可直接對Office附件進行在線編輯?！靶侣劇本咧杏胁殚喦闆r和評論功能，點擊“評論”按鈕，可評論新聞。3.3

35、投票管理投票管理模塊實現(xiàn)了針對某些議題進行投票的功能，點擊進入，可以看到 “投票管理”和“新建投票”兩個功能。1. 新建投票。點擊“新建投票”按鈕，建立一個新的投票項目，選擇發(fā) 布范圍，并可使用短信提醒，詳見下圖。第39頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693872. 投票管理。投票管理針對已發(fā)起的投票進行管理，包括對投票項目的 增刪和修改，也可查看已發(fā)起的投票情況，投票一般可設定于桌面上。新建后在管理投票中可以查看到如下界面：第40頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤建的投票，需要設定投票的選項，點擊上圖中

36、的“投票項目”來增加 設計好的投票項目，增加項目后的新建投票可以正式進入投票。3.4日程安排查詢“日程安排查詢”可以查看每一位員工的日程安排和任務安排，如果員工的日程安排類型是個人事務，在這里將查詢不到。在這里選擇日列表進入，權限比較高的角色可以給人員安排工作，雙擊人名之后的空白處，就可給該員工安排該時間段的日程。日程安排查詢中也能顯示員工的任務，并顯示該任務從何時開始，將于何時結束。3.5 工作日志查詢“工作日志查詢”中，可以查看員工的工作日志。員工的工作日志查詢是按第41頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤： 在用戶的管理范圍內(nèi)，角色權限排序

37、比較高的用戶可以查看角色權限排序比較低的用戶的工作日志，同級不能查看。除查詢外，可以對員工的工作日志進行點評。3.6工作計劃“工作計劃”分為“工作計劃查詢”、“工作計劃管理”和“工作計劃類型設置”三部分。3.6.1 工作計劃查詢可查詢今日計劃、本周計劃、本月計劃，也可按照任何指定條件查詢。顯示的都是目前正在進行中的計劃，界面如下圖所示：第42頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤需要附件，也可以上傳以供參閱，還可以根據(jù)計劃名稱、計劃內(nèi)容等關鍵字進行查詢。如圖所示：3.6.2 工作計劃管理模塊主要為部門和單位負責人制定，擁有該模塊應用權限的用戶可新建

38、和管理自己管轄范圍內(nèi)的工作計劃。工作計劃的發(fā)布范圍可指定多個部門，提交后發(fā)布人仍可修改工作計劃內(nèi)容。第43頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693873.6.3 工作計劃類型設置模塊主要為部門和單位負責人制定，擁有該模塊應用權限的用戶可添加工作計劃和對工作計劃進行排序。如下圖所示：第44頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤輝138918693873.7 公共通訊薄公共通訊簿的主界面同“我的辦公桌”下的“通訊簿”，公共通訊簿的設置在“系統(tǒng)管理”下的“公共事務設置”里。3.8 組織機構信息組織機構信息”位于主菜單“公共事務”下面，包括三個

39、菜單項。此功能可以查看單位信息和部門信息，在部門信息中以表格形式列出本部門主管等組織結構，在用戶信息查詢中，可以查詢到用戶的檔案信息及用戶詳細資料。第45頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤個模塊是在“系統(tǒng)管理”中設置的，在系統(tǒng)管理中，可分別對單位管理、部門管理、用戶管理以及角色與權限的管理的信息進行設置和修改。例如單位管理如下圖：第四章 信息交流4.1 討論區(qū)討論區(qū)位于主菜單“信息交流”下，分為兩部分內(nèi)部討論區(qū)和超級論壇。下面主要介紹一下內(nèi)部討論區(qū)，超級論壇需在技術人員指導下安裝論壇程序。內(nèi)部討論區(qū)的主題是由管理員設置的，設置方法詳見“系統(tǒng)管理

40、”下的“討論區(qū)設置”。進入內(nèi)部討論區(qū)，首先顯示討論區(qū)列表：第46頁, 共52頁協(xié)同OA無紙化辦公協(xié)同OA模塊功能介紹 郝澤論區(qū)可以是對全體員工開放，也可以是僅對某個部門開放。選擇一個討論區(qū)主題進入該討論區(qū)。當有回復時，發(fā)帖人不能再刪除帖子。管理員和版主可以看到匿名貼子的真實姓名。當用戶以真實姓名發(fā)帖時將發(fā)短消息回復，匿名時不發(fā)短信息提醒。用戶可通過點擊右上角的“其它討論區(qū)”返回討論區(qū)列表。4.2 網(wǎng)絡會議網(wǎng)絡會議位于主菜單“信息交流”下，包括三個菜單項。A. 網(wǎng)絡會議管理。操作界面如下圖所示：網(wǎng)絡會議是由具有“網(wǎng)絡會議管理”權限的用戶創(chuàng)建的，在此建立網(wǎng)絡會議后，在下面的“網(wǎng)絡會議”模塊中進入會議。B. 網(wǎng)絡會議。進入網(wǎng)絡會議，首先顯示網(wǎng)絡會議列表：網(wǎng)絡會議可以是對全體員工開放，也可以是僅對某