會議管理制度XGHR

1、大峽谷模型深圳公司文件名稱：會議管理制度文件編號：XG - HR-02版 本：2文件評審部門:評審部門評審人員簽字評審意見修訂完成情況總經(jīng)辦內(nèi)營部市場部研發(fā)中心財務(wù)部人力資源部制訂：批準(zhǔn)：批準(zhǔn)日期:1目的為了加強內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，以簡單快捷方式解決問題，提高工作效率，營造 良好的溝通環(huán)境，特建立本制度。2適用范圍：本制度適用于公司例會、生產(chǎn)周例會、產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會及品質(zhì)討論會等重要會議。3職責(zé)：3.1 會議主持人或其委派人員負(fù)責(zé)會議準(zhǔn)備工作， 確定參加人員并通知到 位，做好資料準(zhǔn)備工作。3.2 總經(jīng)理秘書或其指定人員負(fù)責(zé)對公司例會的會議紀(jì)律進(jìn)行檢查，并如期通報。3.3 會議參加人員提前準(zhǔn)備本次會議議題有

2、關(guān)的資料。3.4 會議主持人或其委派人員負(fù)責(zé)會議決議的跟蹤及達(dá)成，會議記錄者將 紀(jì)要報會議主持者簽署后，報送與會者并做好存檔。4制度流程：4.1會議類型會議類型召集人 兼 主持人會議時間參加人員備注公司例會總經(jīng)理每月5號各部門主管及主管級以19: 0020: 00上人員營銷研發(fā)工 作協(xié)調(diào)會營銷中 心 總監(jiān)每月一次（每月上 旬）營銷中心總監(jiān)及營銷中 心所有業(yè)務(wù)人員，研發(fā) 中心副總監(jiān)、技術(shù)開發(fā) 工程師。會議紀(jì)錄抄 送總經(jīng)辦營銷生產(chǎn)工 作協(xié)調(diào)會內(nèi)營中 心 總監(jiān)每月一次（每月中 旬）內(nèi)營中心總監(jiān)、制作部 門經(jīng)理、營銷中心總監(jiān) 及營銷中心所有業(yè)務(wù)人 員。會議紀(jì)錄抄 送總經(jīng)辦研發(fā)生產(chǎn)工 作協(xié)調(diào)會研發(fā)中 心

3、 總監(jiān)每月一次（每月下 旬）研發(fā)中心副總監(jiān)、技術(shù) 開發(fā)工程師、品質(zhì)工程 師，內(nèi)營中心總監(jiān)、制 作部門經(jīng)理。會議紀(jì)錄抄 送總經(jīng)辦人力資源行 政協(xié)調(diào)會人力資 源 經(jīng)理以實際工作需要召 開，每月至少一次人力資源部經(jīng)理、人事 助理、行政助理及相關(guān) 部門負(fù)責(zé)人。會議紀(jì)錄抄 送總經(jīng)辦生產(chǎn)周例會制作部 經(jīng)理每周一 19: 3020: 00組長及以上人員早會制作部 組長周一至周六的每天8: 00: 8: 10生產(chǎn)員工4.2會議準(zhǔn)備1.1.1 會議主持人確定議題、參加人員、時間、并向與會人員傳達(dá)， 如有必要，請確定相關(guān)人員所需準(zhǔn)備的資料，并以電話或其它方 式通知到與會者，并做好會議簽到表，并委托相關(guān)人員做好會

4、議紀(jì)要；例會一般情況下不再另行通知，除非有更改。1.1.2 人力資源部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好會議所用的用具，如投影儀，白板，白 板筆等。并提前10分鐘做好設(shè)備調(diào)試。1.1.3 各相關(guān)部門人員所用的工作總結(jié)及計劃，請按照月工作計劃 總結(jié)表格式執(zhí)行。4.3 會議進(jìn)行4.3.1 會議主持人應(yīng)申明會議紀(jì)律，并要求相關(guān)人員嚴(yán)格遵守：4.3.1.1 與會者不得遲到早退，否則按上班遲到早退論處。4.3.1.2 與會者務(wù)必將手機切換到振動或關(guān)機，如有來電，請輕輕走出會議室，并遠(yuǎn)離會議室進(jìn)行接聽，以免打擾會議。4.3.1.3 會議主持人應(yīng)控制會議進(jìn)度，同時要抓住會議主題，如有重要的會議進(jìn)展，請?zhí)嵝褧h記錄人員。4.3.1.

5、4 適當(dāng)時提醒與會人員發(fā)言，營造良好的溝通環(huán)境。4.3.1.5 在決議產(chǎn)生時，請進(jìn)行再次申明，如有異議，請快速分析原因，并進(jìn)行處理，明確決議負(fù)責(zé)人，完成時間及協(xié)助人員。4.3.2 會議結(jié)束4.3.2.1 在會議的最后五分鐘，由主持人對本次會議的主題及決議進(jìn)行總結(jié)并和確認(rèn)。4.3.2.2 會議主持人在散會時要表示謝意。4.3.3 會議跟蹤4.3.3.1 會議結(jié)束時，一般情況下，記錄者半個工作日將會議紀(jì)要發(fā)到與會者。4.3.3.2 會議主持人或其委派人員負(fù)責(zé)會議決議的跟蹤，并對已完成的內(nèi)容，在會議紀(jì)要中備注，然后歸檔。在下次會 議開始時由人力資源部報告上次決議的執(zhí)行情況。4.3.3.3 每月的工作

6、計劃及總結(jié)交總經(jīng)辦。4.3.3.4 相關(guān)記錄存檔。4.4 公司例會的補充規(guī)定4.4.1 本例會每月5號召開。4.4.2 會議中提出的問題，公司責(zé)成相關(guān)部門在規(guī)定的時間內(nèi)完成。4.4.3 工作報告以文字和表格的形式處理；盡可能數(shù)據(jù)化。4.4.4 工作中出現(xiàn)的問題以及時處理為原則，本次會議上提出的問題 一般為要多個部門協(xié)調(diào)，處理起來難度較大的，并且時間上不是 很急的。4.4.5 開完會后，確認(rèn)下一次開會時間，方便各部門按時提交工作計 劃總結(jié)和表單。工作計劃總結(jié)及相前表單以五大部門為單位上交 總經(jīng)理。4.4.6 對于工作報告的要求：4.4.6.1 及時：每個月開會前一天下班前交總經(jīng)理。4.4.6.2

7、 準(zhǔn)確：要求所交的數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確，制表人員及審核人員 必須認(rèn)真審核數(shù)據(jù)。4.4.6.3 形式：按照公司格式要求執(zhí)行。4.4.7 沒有按時完成工作報告的，先給予 200元處罰；每延遲一天， 追罰50元/天；工作報告中數(shù)據(jù)有意弄虛作假的，給予 300元處 罰，并全公司范圍內(nèi)通報批評。4.5 相關(guān)記錄表格4.5.1 月工作計劃總結(jié)表4.5.2 會議簽到表4.5.3 會議紀(jì)要會議簽到表會議名稱主持人會議時間會議地點出席人員：與會人員（遲到的劃。早退的劃缺勤的劃X正常的劃，）姓名簽到狀態(tài)姓名簽到狀態(tài)會議紀(jì)要NO. 發(fā)言人陳述內(nèi)容1.會議主持確認(rèn)實際會議時間會議決議決議描述負(fù)責(zé)人完成時間及情況月工作計劃及總結(jié)表部 門姓名一、上月工作總結(jié)（已完成工作項目，未完成工作進(jìn)度,預(yù)計完成時間.）序 號工