存貨管理子系統(tǒng)

1、第九章 存貨管理子系統(tǒng)要點(diǎn)：1. 輸入到存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)包括哪些。2. 存貨管理子系統(tǒng)的主要編碼。3. 存貨管理子系統(tǒng)的輸出內(nèi)容和根據(jù)。第一節(jié) 存貨管理子系統(tǒng)概述 存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種資產(chǎn)，包括商品、產(chǎn)成品、半成品、在產(chǎn)品以及各種材料、燃料、包裝物、低值易耗品等。存貨管理是采購管理和生產(chǎn)、銷售管理的一個(gè)中間的環(huán)節(jié)。一、存貨核算概述存貨的核算可以說就是從資金流的角度對存貨增加、減少和節(jié)余進(jìn)行反映與監(jiān)督。存貨的核算應(yīng)該包括：存貨增加的核算，即入庫成本的核算；存貨減少的核算，即出庫成本的核算；節(jié)余存貨的核算。下面對存貨核算方法作簡單的說明。1存貨增加的核算 在存貨

2、增加的核算中，需要解決的問題是存貨增加的金額，即對入庫成本的計(jì)量。 2存貨減少的核算 在存貨減少的核算中，需要解決的問題是存貨減少的金額，即對出庫成本的計(jì)量。3節(jié)余存貨的核算 節(jié)余存貨的核算，主要解決節(jié)余存貨占壓資金的問題。二、存貨的管理企業(yè)的存貨管理和采購管理、生產(chǎn)管理、銷售管理密不可分，存貨管理的好壞可以直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，對存貨管理系統(tǒng)提供的信息要求真實(shí)、可靠、及時(shí)。企業(yè)從物流和資金流兩個(gè)方面對存貨進(jìn)行管理。 1存貨物流方面的管理 存貨物流方面的管理一般又稱為“庫存管理”，對存貨實(shí)物增加、減少和節(jié)余進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成庫存存貨實(shí)物明細(xì)賬，以對存貨進(jìn)行有效的管理，防止企業(yè)存貨的丟失，

3、這是最基本的庫存管理要求。庫存管理還包括庫位的管理；存貨的安全庫存管理、呆滯積壓存貨的管理、存貨保質(zhì)期的管理等。 2存貨資金流方面的管理 通過對存貨的會計(jì)核算，使企業(yè)的管理者了解各種存貨資金流動的情況，即存貨周轉(zhuǎn)的情況和庫存節(jié)余存貨占壓資金的情況，為企業(yè)資金的運(yùn)作和加快資金的周轉(zhuǎn)的生產(chǎn)經(jīng)營決策提供一個(gè)依據(jù)。 3保持庫存最低 通過對存貨出、入庫業(yè)務(wù)的及時(shí)記錄，及時(shí)提供存貨結(jié)余的信息，為企業(yè)的采購、生產(chǎn)和銷售業(yè)務(wù)及時(shí)提供信息支持，以達(dá)到使庫存節(jié)余的存貨為最低的目的，盡量少地占壓企業(yè)的資金，降低存貨的存儲成本和企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)。三、存貨管理子系統(tǒng)概述存貨管理子系統(tǒng)主要從資金流和物流兩個(gè)方面對存貨加以管

4、理與核算。 1從資金流方面對存貨的管理與核算 該系統(tǒng)主要核算企業(yè)存貨的入庫成本、出庫成本和結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管情況；反映和監(jiān)督存貨資金的占用情況，動態(tài)反映存貨資金的增減變動情況，提供存貨資金周轉(zhuǎn)和占用的分析；在保證生產(chǎn)經(jīng)營的前提下，降低庫存量，減少資金積壓，加速資金周轉(zhuǎn)。 系統(tǒng)可處理各種類型的出入庫業(yè)務(wù)，主要的業(yè)務(wù)輸入單據(jù)有采購入庫單、產(chǎn)成品入庫單、其他入庫單、銷售出庫單、材料出庫單、其他出庫單、入庫調(diào)整單、出庫調(diào)整單、計(jì)劃價(jià)售價(jià)調(diào)整單等；主要的財(cái)務(wù)輸出賬簿有存貨明細(xì)賬(總賬)、受托代銷商品明細(xì)賬(總賬)、差異明細(xì)賬、差價(jià)明細(xì)賬等。在計(jì)算存貨的出庫成本時(shí)，系統(tǒng)可以使用工業(yè)

5、和商業(yè)6種計(jì)價(jià)方式：加權(quán)平均、移動加權(quán)平均、先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、個(gè)別計(jì)價(jià)、計(jì)劃價(jià)核算售價(jià)核算。 2從物流方面對存貨的管理主要用于從實(shí)物方面對存貨的入庫、出庫和結(jié)余加以反映與監(jiān)督。第二節(jié) 存貨管理子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析一、存貨管理子系統(tǒng)的特點(diǎn) 1存貨管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 存貨管理于系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程分為如下幾個(gè)環(huán)節(jié)： (1)各種入庫單和出庫單的輸入。 (2)出入庫成本的確定。出入庫成本的確定對存貨的核算非常重要。 (3)各種賬簿及報(bào)表的輸出。 (4)向其他子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)。 (5)期末盤點(diǎn)。 2存貨管理子系統(tǒng)的特點(diǎn) (1)數(shù)畫量大。 (2)對存貨管理子系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)要求準(zhǔn)確及時(shí)。 (3)存貨管理子系統(tǒng)處理

6、的業(yè)務(wù)較復(fù)雜。 (4)存貨管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的方法較多樣。 (5)存貨管理子系統(tǒng)要與其他多個(gè)子系統(tǒng)相聯(lián)系。二、存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程輸入到存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)包括：各種出入庫單、存貨的初始余額數(shù)據(jù)、存貨、倉庫等檔案資料、盤點(diǎn)單數(shù)據(jù)。各種不同的數(shù)據(jù)被存在不同的數(shù)據(jù)文件中，做相應(yīng)的處理。各種出入庫單數(shù)據(jù)輸入后，首先存在一個(gè)“臨時(shí)文件”中，待審核確認(rèn)后，再存入正式的“出入庫單文件”，同時(shí)更新“存貨庫存余額文件”。 以上僅僅對存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程做了一個(gè)大致的描述，給出了一個(gè)大致的思路。實(shí)際軟件設(shè)計(jì)中，涉及的數(shù)據(jù)庫文件相當(dāng)?shù)亩?，而且?shù)據(jù)流程也相當(dāng)復(fù)雜。三、存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件 存貨管理子系統(tǒng)

7、主要的數(shù)據(jù)文件有兩類。第一類是存放實(shí)際出入庫業(yè)務(wù)及其結(jié)果的數(shù)據(jù)，第二類是存放各種基礎(chǔ)檔案的數(shù)據(jù)。 1主數(shù)據(jù)文件 出入庫文件和存貨庫存余額文件是存貨管理子系統(tǒng)最基本的兩個(gè)數(shù)據(jù)文件。 (1)出入庫單文件。 此文件用來存放每一筆出入業(yè)務(wù)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，應(yīng)該說此數(shù)據(jù)庫文件反映了存貨的動態(tài)變化，有關(guān)存貨收發(fā)情況的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)一般均可由這個(gè)文件中的數(shù)據(jù)加工生成。 (2)存貨庫存余額文件。 存貨庫存余額文件用來存放存貨節(jié)余情況的詳細(xì)數(shù)據(jù)，應(yīng)該說此數(shù)據(jù)庫反映貨存在的靜態(tài)狀況。 2輔助數(shù)據(jù)文件 輔助數(shù)據(jù)文件主要用來存放存貨管理和進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析所需要的輔助信息，輔助數(shù)據(jù)文件的存在是由計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)所決定，其中存放

8、的數(shù)據(jù)是對主數(shù)據(jù)庫中存放的數(shù)據(jù)的一種說明。 3記賬憑證文件 記賬憑證文件是為存放系統(tǒng)生成的記賬憑證，以便傳送到總賬系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理使用。四、存貨管理子系統(tǒng)的編碼 存貨管理子系統(tǒng)的最主要的編碼是存貨編碼。編碼的原則是每一種存貨編碼與每一種存貨一一對應(yīng)。存貨一般采用群碼方式進(jìn)行編碼，以便根據(jù)用戶管理和提供各種存貨收發(fā)存信息的需要進(jìn)行分類、匯總等處理。存貨編碼一般應(yīng)該包括類別、供應(yīng)商等部分，以便按類別、供應(yīng)商進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)存貨的收發(fā)存信息和在輸入各種單據(jù)時(shí)使用。五、存貨管理子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu) 存貨管理子系統(tǒng)一般設(shè)置：系統(tǒng)初始設(shè)置、業(yè)務(wù)處理、查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出、轉(zhuǎn)賬處理和系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊。其中系統(tǒng)維

9、護(hù)模塊的主要功能如操作員管理、數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)等功能與各個(gè)子系統(tǒng)并無區(qū)別，因此在功能結(jié)構(gòu)圖中沒有重復(fù)列出。但需要注意的是在存貨管理子系統(tǒng)中一般都設(shè)有歷史數(shù)據(jù)清除功能。該功能用來清除已完成并結(jié)清的出入庫業(yè)務(wù)，目的是減少硬盤的數(shù)據(jù)存儲量。在使用該功能前，為了保存歷史記錄應(yīng)將要清除的數(shù)據(jù)作備份。設(shè)計(jì)較完善的系統(tǒng)在使用此功能時(shí)系統(tǒng)會給用戶以提示或強(qiáng)制用戶備份。第三節(jié) 存貨管理子系統(tǒng)的初始設(shè)置系統(tǒng)的初始設(shè)置主要有以下一些內(nèi)容。一、初始建賬二、存貨資料管理三、倉庫設(shè)置四、供應(yīng)商設(shè)置五、客戶設(shè)置六、部門和人員設(shè)置七、出入庫類型設(shè)置八、成套件設(shè)置九、初始數(shù)據(jù)的錄入第四節(jié) 存貨管理子系統(tǒng)的輸入和輸出一、存貨管理

10、子系統(tǒng)的輸入存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入與其他子系統(tǒng)一樣可以分成三類：一類是初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入；一類是從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)；還有一類是日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。1入庫單的輸入入庫業(yè)務(wù)可以分為采購入庫、產(chǎn)成品入庫、退貨入庫、委托代銷入庫、調(diào)撥入庫、其他入庫等，盡管不同的入庫業(yè)務(wù)可能輸入的內(nèi)容不完全相同，但主要內(nèi)容是相同的。2出庫單的輸入出庫業(yè)務(wù)可以分為銷售出庫、材料出庫、退貨出庫、調(diào)廢出庫、其他出庫等，盡管不同的出庫業(yè)務(wù)可能輸入的內(nèi)容不完全相同，但主要內(nèi)容是相同的。3盤點(diǎn)單的輸入盤點(diǎn)是企業(yè)存貨管理中一個(gè)非常重要的業(yè)務(wù)，盤點(diǎn)的結(jié)果可能是盤盈，也可能是盤虧。進(jìn)行調(diào)節(jié)時(shí)，盤盈的結(jié)果形成盤盈入庫，盤虧的結(jié)果

11、形成盤虧出庫。二、存貨管理子系統(tǒng)的輸出存貨管理子系統(tǒng)的輸出主要是根據(jù)存貨出入庫單文件、存貨庫存金額文件及存貨檔案資料文件中的各種出入庫單數(shù)據(jù)、庫存余額數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，進(jìn)行比較、統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)處理后輸出各種賬簿與報(bào)表。這些賬簿與報(bào)表一是反映存貨出入庫動態(tài)變化的情況，二是反映存貨結(jié)存情況。另外，這些報(bào)表有些是從資金流方面（計(jì)量單位為金額）反映存貨的收發(fā)存情況，有些是從物流方面（計(jì)量單位為數(shù)量）反映存貨的收發(fā)存情況，有些兼而有之。第五節(jié) 存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理 從用戶使用角度看，存貨管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理大致分為三個(gè)部分：數(shù)據(jù)的輸入處理、生成憑證的處理和一些特殊業(yè)務(wù)的處理。一、存貨管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的輸入

12、處理 從日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入可以看出，存貨管理子系統(tǒng)的輸入差不多是采購與應(yīng)付子系統(tǒng)和銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)輸入之和。(1)存貨管理子系統(tǒng)輸入的主要單據(jù)是各種出入庫單，單據(jù)的輸入格式用戶可根據(jù)本身的需要和輸入數(shù)據(jù)的方便自行設(shè)計(jì)。為了用戶使用方便，系統(tǒng)在多數(shù)用戶界面都提供常用增加、插入、刪除等操作的快捷鍵，熟悉這些快捷鍵的標(biāo)志和使用方法是熟練使用此系統(tǒng)的基礎(chǔ)。 (2)為了加快輸入速度，避免重復(fù)輸入，相互關(guān)聯(lián)的單據(jù)可以由系統(tǒng)自動互相生成。采購入庫單可由采購與應(yīng)付子系統(tǒng)中的采購訂單或采購發(fā)票來形成。銷售出庫單可由銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的銷售訂單來形成。 (3)與其他子系統(tǒng)一樣，在輸入出入庫單時(shí)，凡是在初始設(shè)置中進(jìn)行

13、過設(shè)置的項(xiàng)目，在輸入的用戶界面對應(yīng)項(xiàng)目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入。這種輸入方法當(dāng)存貨種類太多或設(shè)計(jì)的不合理時(shí)，反而會減慢輸入的速度。在實(shí)際工作中，為了加快輸入的速度，存貨代碼可通過條形碼的方式輸入。 (4)在輸入單據(jù)的各個(gè)項(xiàng)目時(shí)，有些項(xiàng)目的數(shù)據(jù)必須輸入，有些項(xiàng)目的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)自動計(jì)算出來的。在入庫單的輸入中，在某些情況下，單價(jià)是不確定，注意對這些情況的處理。 (5)與其他子系統(tǒng)一樣，作為正式記錄存入系統(tǒng)的單據(jù)應(yīng)該經(jīng)過確認(rèn)。二、生成記賬憑證的處理 在存貨管理子系統(tǒng)中，首先根據(jù)不同的倉庫和不同的存貨類型設(shè)置核算存貨的科目，如：產(chǎn)成品庫，存貨核算的科目為“產(chǎn)成品”；材料庫，存貨核算的

14、科目為“原材料”。根據(jù)不同的出入庫類型、存貨類型、存貨種類、部門等，設(shè)置存貨核算的對方科目，如：材料采購入庫，對方科目設(shè)置為“材料采購”；產(chǎn)成品入庫，對方科目設(shè)置為“生產(chǎn)成本”；銷售出庫，對方科目設(shè)置為“產(chǎn)品銷售成本”。 在以上設(shè)置的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)可根據(jù)不同類型的出入庫單據(jù)，形成記賬憑證并傳遞到總賬系統(tǒng)中。如根據(jù)材料庫的采購材料入庫單，系統(tǒng)可形成如下記賬憑證： 借：原材料 貸：材料采購 根據(jù)產(chǎn)成品庫的產(chǎn)成品入庫單，可形成如下記賬憑證： 借：產(chǎn)成品 貸：生產(chǎn)成本 根據(jù)產(chǎn)成品庫的銷售出庫單，可形成如下記賬憑證： 借：產(chǎn)品銷售成本 貸：產(chǎn)成品 在此需要注意的是產(chǎn)品銷售成本的計(jì)算，對于個(gè)別計(jì)價(jià)、先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、移動加權(quán)平均，產(chǎn)品銷售成本可以隨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)，對于全月加權(quán)平均、計(jì)劃成本、售價(jià)核算來說，產(chǎn)品銷售成本每月月末才能結(jié)轉(zhuǎn)一次。三、特殊業(yè)務(wù)的處理和成本計(jì)算 1出入庫調(diào)節(jié)業(yè)務(wù) 在某些情況下，存貨出入庫成本需要調(diào)節(jié)。出入庫調(diào)整單是對存貨的出入庫成本進(jìn)行調(diào)整的單據(jù)，它只調(diào)整存貨的金額，不調(diào)整存貨的數(shù)量；它用來調(diào)整當(dāng)月的出入庫金額，并相應(yīng)調(diào)整存貨的結(jié)存金額；可針對單據(jù)進(jìn)行調(diào)整，也可針對存貨進(jìn)行調(diào)