淺談項目管理體系建設(shè)

1、淺談項目管理體系建設(shè)2015-02-1217:51:44來源：軟件和信息服務作者：劉羚評論：點擊：1131項目管理體系是項目管理功能的各要素的集合，包括項目管理組織體系、項目管理辦公室PMO、項目管理的流程規(guī)范、項目考核、項目管理信息平臺、項目經(jīng)理隊伍建設(shè)等六個方面的內(nèi)容.什么是項目管理體系？它是企業(yè)為確保成功實施所有項目，運用項目管理知識在項目決策、組織、激勵、支持、監(jiān)控和評估等方面建立的一整套全方位的制度與管理保障體系。項目管理體系建設(shè)的必要性企業(yè)為什么要建設(shè)項目管理體系？要結(jié)合項目管理體系建設(shè)的目標來看，有幾個層面的因素：項目經(jīng)理的需要掌握項目管理理論和技能的項目經(jīng)理已經(jīng)成為企業(yè)業(yè)務運轉(zhuǎn)

2、的中堅力量，是項目成敗的關(guān)鍵因素。然而僅憑項目經(jīng)理的努力是無法保證項目成功的，項目經(jīng)理需要企業(yè)內(nèi)部的支持，包括資源和資金、同類項目經(jīng)驗、項目實施方法等。企業(yè)高層的需要當組織結(jié)構(gòu)龐大、項目數(shù)量眾多時，領(lǐng)導很難深入了解項目情況，只有建立一套項目管理的組織和流程，保證項目組執(zhí)行項目管理的“規(guī)定動作”，才能確保項目在受控狀態(tài)。項目干系人和客戶的需要他們不僅僅需要能干的項目經(jīng)理和項目組，更希望背后有強大的企業(yè)體系的保障。當企業(yè)沒有項目管理體系的時候，項目經(jīng)理和項目組需要完全自力更生解決所有問題，這是非常危險的。項目管理體系應當包含哪些內(nèi)容，才能滿足企業(yè)的需求呢？目前并沒有一個權(quán)威的、標準化的答案，不同的

3、企業(yè)有不同的做法。項目管理體系的組成筆者上半年對微軟公司進行訪談，發(fā)現(xiàn)微軟的項目管理體系是由流程、工具、角色與職責組成。國內(nèi)中小IT企業(yè)，項目經(jīng)理經(jīng)常是多面手，需要承擔各種不同的角色，職責界定不那么容易。而在微軟作業(yè)分工較細致，則必須定義清楚角色職責，且高素質(zhì)的員工隊伍也保證了執(zhí)行力。國內(nèi)用友軟件的項目管理體系與微軟公司相比要復雜一些，包含了六大部分：項目管理辦公室、項目全生命周期管控體系、項目管理方法論與規(guī)范、項目經(jīng)理隊伍建設(shè)、項目管理制度建設(shè)、組織級項目管理系統(tǒng)建設(shè)，且還在不斷補充完善中。這與用友當前的具體情況密不可分，他們正在推行項目化管理，因此，項目全生命周期管控體系成為整個項目管理體

4、系的核心，將PMO、項目經(jīng)理、客戶經(jīng)理、技術(shù)人員、顧問等連接在一起，定義了銷售、交付、運維三大階段的管控點，使項目管理體系徹底融入到用友日常業(yè)務的運作中。第三個項目管理體系的實例是筆者曾服務過的一家提供企業(yè)信息化產(chǎn)品及服務的IT企業(yè)，由于有自己的管理軟件，該企業(yè)致力于將管理活動與軟件工具緊密結(jié)合起來，使得其項目管理的體系更為復雜，分為三層的管理組織，定義了每一個層次的目標、流程、實施方法和度量需求等。（見圖1）綜上所述，從企業(yè)應用的層面看，一個較為完整的項目管理體系應當包含項目管理的組織體系、項目管理辦公室PMO、項目管理的流程和規(guī)范、項目考核制度、項目經(jīng)理隊伍建設(shè)6個方面，唯有定義清楚這六部

5、分的內(nèi)容，項目管理體系才不會只是浮在紙面上，才有“落地”實現(xiàn)的可能。項目管理的組織體系項目管理的組織體系指兩部分內(nèi)容，首先是項目管理的組織形式，也就是從上到下怎么管項目。其次，就是在既定的組織形式中，從高層到執(zhí)行層，從一線項目執(zhí)行部門到后臺的人、財、物的支撐部門，在項目管理活動中的角色劃分以及相應的職責和職能。正如PMBOK中指出的，項目管理的組織形式有三種：職能式、矩陣式和項目式。職能式在我看來，就是沒有明確的項目經(jīng)理。項目是由部門甚至更高級的領(lǐng)導負責。由于部門以上領(lǐng)導不會只負責一個項目，導致項目管理很弱。筆者曾在一家企業(yè)擔任PMO總監(jiān)，老板希望變革項目管理的方式。因為每個業(yè)務部門的項目流程

6、、人員組成方式、考核方式均不同。名義上有項目經(jīng)理，但實際上都是“部門主任”說了算，項目中屢屢出事，出了事就很難界定責任。但職能式最大的好處是員工歸屬感強，不會因暫時無項目出現(xiàn)恐慌心理。矩陣式一這是很多IT企業(yè)常見的項目組織方式。矩陣式管理的標志是“項目成員有來自部門經(jīng)理和項目經(jīng)理的兩個領(lǐng)導”。相比職能式有了明確的項目經(jīng)理和項目團隊，但增添了很多協(xié)調(diào)性的工作。項目式項目經(jīng)理全權(quán)負責，擁有對項目的絕對控制權(quán)。但同樣有新的問題，員工的歸屬感很差，人員流動率超高。因此，無論哪種項目管理組織體系，只要能與企業(yè)當前的運營體制相輔相成，能保證項目成功就是合適的。項目管理辦公室PMO在項目管理的組織體系中，項

7、目管理辦公室可謂是一個特殊的角色，沒有專職的PMO，企業(yè)很難開展項目管理體系的建設(shè)，從功能看PMO可分為三種。戰(zhàn)略型PMO：參與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，確保項目和企業(yè)戰(zhàn)略保持一致。如神華集團的項目群管理辦公室，由集團CIO和神華股份公司財務總監(jiān)CFO牽頭組成，在人、錢、企業(yè)管理以及戰(zhàn)略這四個方面都有直接的決策權(quán)。控制型PMO：根據(jù)項目的屬性和要求，選拔和考核項目經(jīng)理，審批項目計劃，對項目進行跟蹤和監(jiān)控，確保項目在受控中。支持保證型PMO：多數(shù)企業(yè)建立PMO的主要目的是為了制定項目管理相關(guān)的標準和體系，在組織范圍內(nèi)推廣使用，并為項目團隊提供項目管理領(lǐng)域的咨詢和支持服務，包括協(xié)調(diào)和組織里程碑評審這樣的項目

8、會議。項目管理體系是項目管理功能的各要素的集合，包括項目管理組織體系、項目管理辦公室PMO、項目管理的流程規(guī)范、項目考核、項目管理信息平臺、項目經(jīng)理隊伍建設(shè)等六個方面的內(nèi)容。繼上期淺談項目管理體系建設(shè)（上）后，這期我們專門針對項目管理的規(guī)范、考核、項目管理信息平臺等做一個系統(tǒng)分析。項目管理流程和規(guī)范可以用一句話來總結(jié)，就是一套規(guī)矩，執(zhí)行項目和管理項目必須要遵守的規(guī)則。企業(yè)的項目管理體系文件一般分為4個層級，不同層次的規(guī)范流程有不同的作用。原則上，越高層次的文件越抽象，越需要強制執(zhí)行。一級文件：管理方針，從總體上說明公司管理方針和指導原則，由決策層核準，如企業(yè)的項目管理辦法等。二級文件：過程文件

9、，對過程進行詳細說明，包括其輸入、活動和輸出，如項目啟動過程、項目策劃過程、項目監(jiān)控過程等。三級文件：規(guī)程文件，包括規(guī)程、指南、檢查表、工具使用說明等，對具體活動的執(zhí)行作出詳細說明，如計劃制定規(guī)程、計劃評審規(guī)程、問題跟蹤規(guī)范等。四級文件：模板，包括輸出文件和表單的模板，如項目總體計劃模板、項目監(jiān)控數(shù)據(jù)表、項目變更申請單等。項目管理的規(guī)范可以說是多種多樣，每家企業(yè)都有自己的一套規(guī)章和制度，但作為項目管理的規(guī)范，無論哪種體制框架下，項目的“頭、尾、中間的執(zhí)行和變更”都應當是制定項目管理規(guī)范的要點。項目考核在一個完善的項目管理體系中，項目考核與人力資源管理中的績效考核如何對接是必須要論述清楚的。眾所

10、周知，企業(yè)中存在兩種活動，一是運營，一是項目，兩種不同特點的活動決定了管理模式的不同，因此才會產(chǎn)生項目管理這一專門的學科。筆者曾經(jīng)在兩家企業(yè)主持績效考核的工作，同時，又負責公司的項目管理。其中一家始終沒能解決項目考核與績效考核的關(guān)系，項目考核方案出了6個版本之多，但是一直很難推行下去。而另一家由于處理好項目考核和績效考核的關(guān)系，得以順利推行。項目考核搞不好，與企業(yè)的發(fā)展階段、市場環(huán)境，項目管理水平，都有著直接的關(guān)系，很難簡單得歸罪于某個人。筆者曾在一家企業(yè)的項目考核管理辦法中這樣定義項目考核：“項目考核是指從公司的角度，對整個項目結(jié)束后所取得的成果進行評估、對參與項目的人員進行績效考核，以此來

11、確定項目獎金分配及相關(guān)人力資源政策的一種管理方式?！惫P者認為，最關(guān)鍵的是要明確考核的用途，員工真正關(guān)心的也是這些。在上面這個例子中，員工的收入=基本工資+績效工資+項目獎金。其中，績效工資納入日常考核，項目獎金納入項目考核。當然，一個公司的績效管理遠沒有這么簡單，需要考慮很多特殊的、復雜的情形。項目管理信息平臺當企業(yè)的項目管理的制度和規(guī)范建立后，為了加強項目管理的執(zhí)行和控制能力，企業(yè)一般會逐步采用一些自動化的流程、工具來對已有的規(guī)范、流程和經(jīng)驗進行固化，以建立高效的項目管理體系。由于企業(yè)中幾乎所有的管理職能都會與項目管理相關(guān)，項目管理平臺是針對項目組織過程中的信息進行管理的，與企業(yè)其它已有的管

12、理信息平臺應相互配合。如用友軟件、榮之聯(lián)、神華集團，他們的項目管理系統(tǒng)都和企業(yè)的日常辦公系統(tǒng)連接在一起。從應用層面上來說，分為兩個層次，第一個層級也稱為項目層級，實現(xiàn)對單個項目的進度、范圍、時間、資源、成本、風險、文檔、問題等的管理，其中，WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）和進度計劃往往是核心，有了統(tǒng)一的管理平臺，不僅有利于提高項目管理工作的效率，還有利于收集、匯總各個項目的信息，便于進行分析。單項目管理是項目管理平臺的基礎(chǔ)，使用對象主要是項目經(jīng)理及其項目組。第二個層級也稱為企業(yè)級，應用對象是部門經(jīng)理以上級別的管理者或者PMO人員。涉及到多項目之間的資源協(xié)調(diào)、投資組合分析、成本監(jiān)控、項目績效管理等內(nèi)容，其目的使得管理者有能力根據(jù)當前項目的整體狀況，從企業(yè)管理的角度進行統(tǒng)計、分析和預測，更好的在各個管理領(lǐng)域中做出決策，并將這種決策的結(jié)果作用于企業(yè)中的各個項目。除了前面談到的業(yè)務功能之外，項目管理平臺中的角色/權(quán)限管理、組織結(jié)構(gòu)和用戶管理是最重要的功能，可以放在系統(tǒng)管理中實現(xiàn)。此外，還應有一定程度的可配置性，如業(yè)務流/工作流定制、各種計劃模板等等。項目管理隊伍建設(shè)與從事項目管理相關(guān)的人員可分為4個等級，期間總共要經(jīng)歷3次轉(zhuǎn)變?？稍O(shè)計相關(guān)課程，并為項目管理從業(yè)人員指明前