會議室使用管理制度

1、會議室使用管理制度（公司版）會議室使用管理制度一、目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，特制定此制度。二、定義本制度的會議室主要指的是 _弄樓會議室三、用途會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，無特殊情況不可挪為它用。四、會議室使用規(guī)定1. 會議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2. 部門或個人需要使用會議室時(shí)，需提前半天向行政人事部前臺人員提出申請并填寫會議室使用申請表，經(jīng)行政人事部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使

2、用會議室，必須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后 方可使用；3. 使用原則：先申請，后使用。沒有按規(guī)定申請的部門或個人， 在沒有沖突的情況下，補(bǔ)充相應(yīng)手續(xù)后可使用；但如有沖突，必 需禮讓先申請使用會議室的部門或個人；特殊情況下，經(jīng)相互之 間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政人事部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用 者自行協(xié)商；4. 遇公司層級的緊急及重要的會議時(shí)，已申請使用會議室的部門 或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重 要會議；5. 部門及個人需在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會議室并開始使用。超過 分鐘仍未到達(dá)會議室的，行政人事部有權(quán)對會議室的使用另作安 排；6. 部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不得超時(shí)使

3、用。如需 延長使用時(shí)間，需及時(shí)通知行政人事部。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已 安排給其他部門或個人使用，超時(shí)使用的部門或個人必須離開該 會議室，終止使用該會議室；7. 任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè) 施并且安全使用。嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人 原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償；8. 會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室；9. 會議室使用期間，使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排、 人員接待、會議記錄等，但如有需求可申請由行政人事部予以協(xié) 助；10. 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔。使用 完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還

4、原，離 開時(shí)需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備；11. 如部門或個人臨時(shí)取消申請，再需使用時(shí)需重新申請。五、程序1. 申請流程1）部門或個人到前臺處查詢會議室的使用狀況；2）部門或個人向前臺申請，申請中需包括使用時(shí)間、規(guī)模大小、 擬用設(shè)備等情況；3）前臺人員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排，并在會議室 使用登記表上做記錄；4）前臺人員需將會議室使用申請表張貼在會議室指定位置處；5）部門或個人按時(shí)間使用會議室。2. 使用流程1）部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室；2）部門或個人自行指定人員安排會務(wù)工作。3. 交還流程1）部門或個人使用完畢后，前臺人員需檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī) 定使用的，及時(shí)要求部門或個人改正；2）如部門或個人不改正，前臺人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政人事部負(fù)責(zé)人 協(xié)調(diào)；3）如部門或個人拒絕改正，行政人事部將出處罰通告，對部門或 個人作出處罰。4. 會議室使用流程示意圖部門填寫會議室使用申請表部門負(fù)責(zé)人簽字行政人事部負(fù)責(zé)人簽字（僅行政人事部登記使用會議室2016年7月20日附件：1. 會議室使用申請表2. 會議室使用登記表會議室使用申