公司通達(dá)OA辦公自動化系統(tǒng)管理制度

1、房地產(chǎn)聯(lián)合開發(fā)總公司 OA 辦公自動化系統(tǒng)管理制度第一章 總 那么第一條 杭州市房地產(chǎn)聯(lián)合開發(fā)總公司辦公自動化系統(tǒng)以下簡稱 OA 系統(tǒng) 是以通達(dá) OFFICE ANYWHERE 網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用效勞器 /客戶端 / 瀏覽器構(gòu)造， 建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)， 實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和 信息資源共享。 OA 系統(tǒng)是聯(lián)合房產(chǎn)公司信息化建立的重要組成局部，是提高公司辦 公整體管理水平的重要手段。第二條 為了加強(qiáng)對公司 OA 系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約 本錢，加快辦公自動化建立，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)?國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建立指導(dǎo)

2、意見 ? 、 ?國家機(jī)關(guān)公文處理實施細(xì)那么 ? 、 ? 中華人民共和國保密工作規(guī)定 ? 、 ?計算機(jī)系統(tǒng)管理規(guī)定 ? 等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實 際，制定本方法。第二章 組織職責(zé)第三條 OA 系統(tǒng)的運行中，公司各單位各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下： 一 公司綜合辦是辦公自動化 OA 系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)制定 OA 系統(tǒng)規(guī)章制度；2、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改；3、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計的審核；4、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管 OA 系統(tǒng)核心工作流程參及人員的權(quán)限；5、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；6、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；7、負(fù)責(zé)組

3、織各公司人員操作培訓(xùn)；8、協(xié)助各部門搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；9、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)視。10、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；11、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、 OA 管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；12、負(fù)責(zé) OA 效勞器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保效勞器平安運行；13、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；14、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各單位書寫權(quán)限的設(shè)置。 二其他子公司主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)制定本單位 OA 系統(tǒng)相應(yīng)管理方法；2、負(fù)責(zé)指定部門分公司 OA 管理員，參及本單位工作流程的定制、文件夾 的建立以及本單位 OA 系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作；3、部門 OA 管理員負(fù)

4、責(zé)本單位參及 OA 系統(tǒng)人員權(quán)限變更時，及時提供應(yīng)公司 辦公室申請調(diào)整；負(fù)責(zé)處理 OA 系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工 作；4、負(fù)責(zé)根據(jù)本單位工作需要，提出優(yōu)化需求。第三章 文件管理第四條 公司各單位發(fā)出、報送的各類文件包括發(fā)通知、公告、報告、簡報、 報表、新聞等原那么上統(tǒng)一采用公司辦公自動化 OA 系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)不啟用電子 印鑒。第五條 OA 系統(tǒng)中的公文也稱電子公文， 是通過公司統(tǒng)一配置的辦公自動化系 統(tǒng)處理后形成的具有標(biāo)準(zhǔn)格式的公文的電子數(shù)據(jù)。 電子公文傳輸， 是指電子公文的生 成、發(fā)送和接收過程。第六條 公司辦公室負(fù)責(zé)對電子公文傳輸工作進(jìn)展指導(dǎo)和檢查。各單位辦公室 負(fù)責(zé)

5、本單位的電子公文傳輸工作。第七條 電子公文要素及紙質(zhì)公文根本一致，包括公文版頭、密級、發(fā)文字號、 簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送單位、 版記等。電子公文及紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理根本一樣。第八條 電子公文及紙質(zhì)公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供 紙質(zhì)文件，各單位可向公司辦公室申請正式文件。第九條 各類電子公文處理程序按照 ?公文處理暫行方法 ?的規(guī)定在公司辦公自 動化 OA 系統(tǒng)中辦理。在 OA 系統(tǒng)中，公司收文辦理程序為公司辦公室起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦單 位批辦并擇具體辦理人辦理。第十條 各單

6、位在 OA 系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由單位主管征求批閱文 件的公司領(lǐng)導(dǎo)后歸檔。第十一條 在 OA 系統(tǒng)中， 公司發(fā)文辦理程序為各單位擬稿人發(fā)起發(fā)文流程， 本單位領(lǐng)導(dǎo)審核， 如需要會簽單位協(xié)助辦理由擬稿單位主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會簽， 會簽后主 辦單位交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批， 分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司辦公室秘書科審閱公文， 由辦公 室主任交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十二條 公文簽發(fā)后，由公司辦公室編號、制作電子公文，使用 OA 系統(tǒng)文 件分發(fā)流程發(fā)至公司二級單位黨政領(lǐng)導(dǎo)、 部門主要負(fù)責(zé)人和 OA 管理員各一份。并 根據(jù)實際需要打印紙質(zhì)文件假設(shè)干份報出并歸檔。第十三條 辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體

7、化的原 那么，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于 小范圍內(nèi)的信息溝通。第四章 系統(tǒng)模塊第十四條 各單位按照系統(tǒng)功能模塊的作用及相應(yīng)管理程序發(fā)布相關(guān)信息。第十五條 本系統(tǒng)設(shè)定公告通知、信息發(fā)布專欄、 OA 相關(guān)通知、公司新聞、文 件柜等五大主要功能模塊。公告通知模塊：發(fā)布內(nèi)容是經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文、制度、通知，發(fā)布范圍是OA 系統(tǒng)所有用戶。發(fā)布的審批由公司辦公室審核并負(fù)責(zé)發(fā)布；信息發(fā)布專欄模塊：發(fā)布各單位相關(guān)信息到 OA 系統(tǒng)的所有用戶。信息內(nèi)容必 須經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后，由各單位 OA 管理員負(fù)責(zé)發(fā)布；審批過程可使用工 作流程。OA 相關(guān)通知模塊： 發(fā)布及

8、 OA 系統(tǒng)有關(guān)的信息到所有用戶。 信息內(nèi)容經(jīng)各單位 主要負(fù)責(zé)人審核后， 由各單位 OA 管理員負(fù)責(zé)發(fā)布； 審批過程可使用工作流程。新聞模塊：發(fā)布公司新聞到所有用戶，信息內(nèi)容由宣傳部負(fù)責(zé)審核并發(fā)布。文件柜模塊：此模塊的權(quán)限由企劃部信息中心自上而下設(shè)置，各單位 OA 管理 員負(fù)責(zé)本單位信息共享設(shè)置， OA 系統(tǒng)用戶按查閱權(quán)限查閱。第十六條 各單位在 OA 系統(tǒng)中向本單位發(fā)布的信息，交本單位領(lǐng)導(dǎo)審核。 各單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位在 OA 系統(tǒng)中對內(nèi)、對外發(fā)布信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。第五章 用戶權(quán)限第十七條系統(tǒng)用戶如不能正常辦公，可設(shè)置工作委托，委托他人辦理。第十八條 用戶主要權(quán)限如下：一普通員工 在系統(tǒng)

9、中根據(jù)各級領(lǐng)導(dǎo)批示，及時辦理業(yè)務(wù)回復(fù)自己的直接領(lǐng)導(dǎo)；可以使用點 對點流程向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報、請示工作；具有擬稿的權(quán)限；能夠監(jiān)控、查詢自己參及公 文的辦理情況； 負(fù)責(zé)電子公文的校對； 接收需要本人待閱的文件， 查詢自己已閱公文 的情況；對自己所需的公文申請借閱。二科級員工 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文、本部門發(fā)文中接收下屬員工 擬稿的公文審核，審核完畢返擬稿人或者送部門領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。收文處理過程中， 接收部門領(lǐng)導(dǎo)批示的公文， 自己辦理或批示給下屬員工辦理。 綜合科長 分廠辦公室 主任具有查詢通過部門收發(fā)文管理員辦理后的收發(fā)文所有信息的權(quán)限。三部門分廠領(lǐng)導(dǎo) 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)

10、限；在公司發(fā)文中，接收下屬員工擬稿的公文 審核，審核完畢后，返擬稿人或者送相關(guān)部門會簽需要 ，會簽后送公司分管領(lǐng) 導(dǎo)審核、審批。部門發(fā)文中，對部門發(fā)文予以簽發(fā)。收文處理過程中，接收公司領(lǐng)導(dǎo) 批示需本部門辦理的公文，批示給下屬員工辦理四公司辦公室秘書 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限，并負(fù)責(zé)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的督辦。接 收發(fā)給本公司的公文， 擬辦后傳送給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)部門或 人員辦理；負(fù)責(zé)將辦畢公文即時歸檔。能夠查詢、監(jiān)控公司收文的辦理情況；負(fù)責(zé)公 司收文的跟蹤管理工作； 在公司發(fā)文中， 接收公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件， 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié) 果編號送文印室制作或退相關(guān)部門或人員； 能

11、夠查詢、 統(tǒng)計、監(jiān)控公司發(fā)文的辦理情 況。五公司分管領(lǐng)導(dǎo) 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，接收分管部門擬稿的公文 審核，審核完畢后，返擬稿單位或者送公司辦公室審閱。收文處理過程中，接收公司 領(lǐng)導(dǎo)批示需主管部門辦理的公文，批示給下屬部門辦理。六公司領(lǐng)導(dǎo) 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)對公司發(fā)文的審批簽發(fā)； 收文處理過程中，對公司收文予以批示，批示給下屬辦理。七OA管理員1、部門含分廠 OA 管理在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；部門分廠發(fā)文、工作請示報告中，接 收需報部門領(lǐng)導(dǎo)審批或部門領(lǐng)導(dǎo)已審批的公文； 按照 ?公司公文管理方法 ?規(guī)定，負(fù)責(zé) 分發(fā)、歸檔部門分廠電子

12、公文的整套文件包括報批文件和正式文件制成紙質(zhì) 文件；收文處理過程中， 負(fù)責(zé)將外來紙質(zhì)文件通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)換成符合規(guī)定格式的電 子公文；接收發(fā)給本部門分廠的公文，傳送給辦公室分廠辦領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù) 領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)科室或人員辦理；負(fù)責(zé)將辦畢的公文及時歸檔；能夠查詢、統(tǒng)計、 監(jiān)控本部門分廠所有公文的辦理情況。負(fù)責(zé)部門分廠收文的催辦工作。2、公司 OA 管理員 負(fù)責(zé)流程的定制及維護(hù)工作。系統(tǒng)投入運行后，涉及修改流程及內(nèi)容，必須經(jīng) 過公司辦公室確認(rèn)方可實施。嚴(yán)禁擅自更改刪除，防止電子數(shù)據(jù)的無法保真或喪失。八公司辦公室文印員 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)將公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā) 已經(jīng)產(chǎn)生編號

13、的電子公文按照 ?公司公文管理方法 ?的要求以標(biāo)準(zhǔn)化制作， 經(jīng)擬稿人校 對無誤后，進(jìn)展排版，發(fā)送至公司各單位； 負(fù)責(zé)將已分發(fā)的公司發(fā)文制作成紙質(zhì)文件， 以備歸檔及外派。第六章 登陸標(biāo)準(zhǔn)第十九條 系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶必須在每個工作日上午、中午的上 班后一個小時內(nèi)， 中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次， 以保證公文 系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送。第二十條 系統(tǒng)用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息公司二級單位班子人 員必須填寫手機(jī)號碼，可設(shè)成不對外公開 ，保護(hù)好個人登陸密碼、電子簽名密鑰， 并定期更換。多人共用一臺計算機(jī)，如暫停 OA 辦公需及時注銷或退出 OA 系統(tǒng)，以 免他人

14、介入工作環(huán)境。第二十一條 登陸 OA 系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或 無意翻開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。第七章 平安保密第二十二條 所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行 ?中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)平安 保護(hù)條例 ?和公安部 ?計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)平安保護(hù)管理方法 ? ，嚴(yán)格遵守公司 ? 計算機(jī)信息系統(tǒng)管理手冊 ?和公司 ?關(guān)于加強(qiáng)公司計算機(jī)管理的通知 ?的有關(guān)規(guī)定。第二十三條 按照公司 ?計算機(jī)信息系統(tǒng)管理手冊 ?和公司?關(guān)于加強(qiáng)公司計算機(jī) 管理的通知？的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、 pplive 等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看及工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟 件和硬件進(jìn)展非法操作。 系統(tǒng)用戶必須安裝企劃部信息中心指定的殺毒軟件， 拒裝者 取消其上網(wǎng)資格包括個人筆記本電腦 。第二十四條 OA 系統(tǒng)的所有用戶， 不得利用 OA 系統(tǒng)從事危害國家、 集體和他 人利益的活動， 不得在系統(tǒng)上制作、 傳播有礙社會治安和不安康的信息， 不得制造和 輸入計算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)平安的數(shù)據(jù)。第二十五條 OA 系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信 息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和