公文寫作常見問(wèn)題

1、公文寫作的基礎(chǔ)知識(shí)與常見問(wèn)題分析公文的分類按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文 按其時(shí)限要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公 文。常用公文文種我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有 14 個(gè)： 決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批 復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有 13 個(gè): 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng) 示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。上述文件共 27個(gè)，其中 9 個(gè)是相同的，即：決定、意見、通知、 通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；不同的有 9 個(gè)

2、，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有 5 個(gè)， 即：公報(bào)、指示、決 議、條例、規(guī)定；屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)的有 4 個(gè)，即：命令（令）、議案、 通告、公告。由于這 18 個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī) 定的，一般稱為法定文種。公司常用的主要公文種類1. 決定: 適用于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，如機(jī)構(gòu) 設(shè)立與撤銷；變更或撤銷公司不適當(dāng)決定。2. 通報(bào): 傳達(dá)重要精神或者通報(bào)有關(guān)重要情況，也適用于對(duì)全系 統(tǒng)各單位或個(gè)人的表彰與批評(píng)。表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡先進(jìn)事跡意義表彰決定希望號(hào)召 批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)錯(cuò)誤性質(zhì)分析懲罰措施提出希望要求 情況通報(bào)：緣由目的情況信息希望要求3. 請(qǐng)示: 適用于下級(jí)向上級(jí)的請(qǐng)求

3、指示和批準(zhǔn)；也適用于分公司必須以公文形式向總公司的請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。應(yīng)用范圍（1）遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示；（ 2）處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)；（3）遇到問(wèn)題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實(shí)施，需要 上級(jí)幫助；（4）對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，要上級(jí)解答；（5）下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見分岐，要上級(jí)仲裁；（6）請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作。注意事項(xiàng)（ 1）主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式；（ 2）只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人；（3）不得越級(jí)；（ 4）必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，留下聯(lián)系人聯(lián)系電話 ；（5）常用結(jié)語(yǔ)（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批

4、復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng) 予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等） 。句子成分4. 報(bào)告：適用于下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)單位所反 映問(wèn)題的詢問(wèn)。又分： 工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、回復(fù)報(bào)告、 備案報(bào)告。5. 批復(fù)：適用于批準(zhǔn)分公司以公文形式上報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 注意： 主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。6. 函：適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作、 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn) 題，不在公司內(nèi)部使用。又分：公函和便函發(fā)函和復(fù)函注意： 主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。7. 通知：適用于總、分公司批轉(zhuǎn)至下級(jí)公司和的公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí) 的公文；傳達(dá)要求下級(jí)公司和有關(guān)部門辦理的需要周知或者執(zhí)行的事 項(xiàng)；人事任免等。8.

5、會(huì)議紀(jì)要： 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議事項(xiàng)。決策型、 交流型、研討型。注意：會(huì)議紀(jì)要一般不加蓋公章。公文的格式印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X21Q,正文用3號(hào)仿宋體，每頁(yè)22行，每行 26-28 個(gè)字。幾種常見公文的寫作要點(diǎn)1. 請(qǐng)示： 請(qǐng)示就是需要上級(jí)批示或批復(fù)的事項(xiàng)。 寫請(qǐng)示要注意 幾個(gè)問(wèn)題：一是只能一事一請(qǐng)，不能在一個(gè)請(qǐng)示里夾帶多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)。 二是一請(qǐng)一報(bào)，一個(gè)請(qǐng)示只能報(bào)一個(gè)主送單位，不能多頭報(bào)送。 三是一般不越級(jí)請(qǐng)示。四是要簡(jiǎn)短精煉，簡(jiǎn)潔明了地講明目的、原因、困難，對(duì)請(qǐng)求上 級(jí)批準(zhǔn)的事項(xiàng)要寫明白。針對(duì)公司的情況，大體上要說(shuō)明：為什么目的、干什么事情，什 么人、什么時(shí)間、在

6、什么地點(diǎn)，需多少花費(fèi)，預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外。2. 報(bào)告：報(bào)告的特點(diǎn)是閱知性，不是批復(fù)、答復(fù)性，看的人可以 簽署意見，也可以不簽署意見或表態(tài)。（ 1 ）分類：一是工作報(bào)告 ，是按照上級(jí)單位要求或公司要求所 做的報(bào)告； 二是情況報(bào)告 ，即在工作中遇到了問(wèn)題， 或覺得應(yīng)該讓上 級(jí)知道某個(gè)重要事項(xiàng)的當(dāng)前情況（貫徹落實(shí)會(huì)議精神的報(bào)告） ；三是 建議報(bào)告 ，即在工作中發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)、做法，認(rèn)為應(yīng)讓上級(jí)采納或推 廣，可以寫建議報(bào)告； 四是回復(fù)性報(bào)告 ，回答上級(jí)問(wèn)詢、落實(shí)上級(jí)臨 時(shí)交辦的某項(xiàng)工作（關(guān)于整改情況的報(bào)告） ；五是備案報(bào)告 （上級(jí)的寫法一是要有導(dǎo)語(yǔ)：說(shuō)明依據(jù)什么寫這個(gè)報(bào)告，或者為什么要寫這 個(gè)報(bào)告（依據(jù)上

7、級(jí)的什么通知精神，或者根據(jù)某位領(lǐng)導(dǎo)的批示精神， 我們做了什么，怎么做的） 。二是總體結(jié)構(gòu)一般包括：第一，基本情況；第二，主要做法； 第三，收到的效果；第四，存在的問(wèn)題；第五，今后工作的建議。也 可以先寫成效（或做法） ，再寫問(wèn)題，最后寫建議，總共由三個(gè)部分 完成?；貜?fù)報(bào)告的寫法比較直接，上級(jí)問(wèn)什么問(wèn)題，我們就答什么問(wèn) 題，一條一條的答 （比如意見整改報(bào)告，用打醬油的錢打了醋我們是 怎么整改的， 程序不規(guī)范我們是怎么整改的， 擠占專項(xiàng)資金我們是怎 么整改的）。三是結(jié)尾：報(bào)告結(jié)尾寫“專（特）此報(bào)告，請(qǐng)閱” ；一般不能寫 “當(dāng)（妥）否，請(qǐng)閱（批）示” ；備案報(bào)告寫“請(qǐng)予審查” 。注意：切忌報(bào)告中夾帶

8、請(qǐng)示事項(xiàng)。3. 通知：通知的應(yīng)用范圍很廣泛。傳達(dá)指示、部署工作、實(shí)施 管理措施、處理公共事務(wù)、任免干部等等，都需要印發(fā)通知。通知屬 下行文，要下級(jí)單位（或受文對(duì)象） 明確做什么、 怎么做（這與請(qǐng)示、 報(bào)告不同，一定要細(xì)，避免執(zhí)行過(guò)程中的反復(fù)詢問(wèn)） ，要具有可操作 性。例如寫一個(gè)會(huì)議通知，開會(huì)的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、會(huì)議 內(nèi)容（議程）、其他要求等等，要逐一說(shuō)清楚，讓執(zhí)行的人一看就明 白。4. 批復(fù)：批復(fù)的正文一般都很簡(jiǎn)短， 不必像通知那樣詳細(xì)闡述意 義或道理，也不必像請(qǐng)示那樣充分說(shuō)明理由，而只是答復(fù)問(wèn)題。一般 由“引語(yǔ)”和“答復(fù)意見”兩部分組成：引語(yǔ)即引述請(qǐng)示名稱或請(qǐng)示 主要事項(xiàng)來(lái)作為批復(fù)的依

9、據(jù)，多為“XX收悉”等語(yǔ)?！按饛?fù)意見” 即針對(duì)請(qǐng)示問(wèn)題所作的具體答復(fù)，也很簡(jiǎn)短。如 果答復(fù)意見稍多，須分項(xiàng)來(lái)寫。 “答復(fù)意見”如是同意意見，必要時(shí) 還可加上幾點(diǎn)指示或說(shuō)明；如是不同意見，要說(shuō)明不同意的理由，以 便于下級(jí)理解和接受。常用非規(guī)范性公文有： 工作計(jì)劃、工作總結(jié)、講話稿、調(diào)查報(bào)告、匯 報(bào)材料、禮儀講話、簽報(bào)等，下面分別作簡(jiǎn)單介紹。1. 工作計(jì)劃類是對(duì)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的某項(xiàng)工作或全面工作進(jìn)行安排部署的文 件，明確下一步做什么、怎么做。計(jì)劃、規(guī)劃、方案、要點(diǎn)，都屬于計(jì)劃類公文范疇。計(jì)劃類公 文必須具備目標(biāo)、措施、步驟、檢查與考核等四要素。計(jì)劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表

10、 式越來(lái)越多，清晰、明了、包含的信息量大） ，比如重點(diǎn)工作任務(wù)分 解、擬辦事項(xiàng)分解、主要經(jīng)營(yíng)指標(biāo)分解、辦理責(zé)任分解等都可以采用圖表式。計(jì)劃類文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而談，更不能隨 便列幾條交差。2、作總結(jié)類 工作總結(jié)的特點(diǎn)是實(shí)踐性、經(jīng)驗(yàn)性、自述性、理論性。不僅要 陳述工作情況，更要揭示理性認(rèn)識(shí)，不僅回答“是什么”，更要回答 “為什么”、“怎么做”的問(wèn)題。工作總結(jié)一般包括本年度（半年）基本工作情況、所做的主要 工作、工作進(jìn)度、取得哪些成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、存在的不足和教訓(xùn)、下一步工 作計(jì)劃（個(gè)人總結(jié)寫努力方向） 。個(gè)人總結(jié)要抓住主要問(wèn)題，把握寫的側(cè)重點(diǎn)，突出收獲最大、 成績(jī)最突出或者感受體會(huì)最深的東西，切忌寫成流水帳。工作總結(jié)類材料，要注意亮點(diǎn)的提煉和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。要讓 閱讀者看出， 與別的單位相比我們有什么亮點(diǎn)、 與去年相比有哪些做 得更好，促成以上變化的原因、政策、措施、方法是什么。公文中常見問(wèn)題分析文種的誤用主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文， 但是性質(zhì) 截然不同的兩類文種。1、目的不同報(bào)告以陳述情況為主， 不要求上級(jí)批復(fù)； 請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn) 事項(xiàng)為主，要求上級(jí)批復(fù)。2、內(nèi)容不同請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況， 說(shuō)明理由，