時(shí)間管理技能講義

1、Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能時(shí)間管理技能Time Management Skills主講： TIMS核心管理技能之二Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能時(shí)間管理 對(duì)個(gè)人對(duì)個(gè)人 是一種人生哲學(xué)。是一種人生哲學(xué)。 對(duì)管理者對(duì)管理者 是最基本的管理技能。是最基本的管理技能。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能一、善用生命的資源二、第一、二、三、四代時(shí)間管理的 理論和實(shí)踐 時(shí)間管理技能三、改變習(xí)慣，經(jīng)營(yíng)時(shí)間Im

2、proving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能關(guān)于時(shí)間的成語(yǔ) 光陰似箭光陰似箭 日月如梭日月如梭 一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰 一年之計(jì)在于春，一日之計(jì)在于晨一年之計(jì)在于春，一日之計(jì)在于晨 十年樹(shù)木，百年樹(shù)人十年樹(shù)木，百年樹(shù)人Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能中外名人對(duì)時(shí)間的描述： 子在川上曰：子在川上曰：“逝者如斯夫，不舍晝夜。逝者如斯夫，不舍晝夜。” （孔子）（孔子） 多少事，從來(lái)急。天地轉(zhuǎn)，光陰迫。多少事，從來(lái)急。天地轉(zhuǎn)，光陰迫。 一萬(wàn)年太久，只

3、爭(zhēng)朝夕。一萬(wàn)年太久，只爭(zhēng)朝夕。 （毛澤東）（毛澤東） 浪費(fèi)別人的時(shí)間，就好像謀財(cái)害命一樣。浪費(fèi)別人的時(shí)間，就好像謀財(cái)害命一樣。 （魯迅）（魯迅）Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能中外名人對(duì)時(shí)間的描述： 世界上最重要的東西是時(shí)間。世界上最重要的東西是時(shí)間。（美）托馬斯（美）托馬斯 愛(ài)迪生愛(ài)迪生 你熱愛(ài)生命嗎？那么，別浪費(fèi)時(shí)間，因你熱愛(ài)生命嗎？那么，別浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)樯怯蓵r(shí)間構(gòu)成的。為生命是由時(shí)間構(gòu)成的。（美）本杰明（美）本杰明 富蘭克林富蘭克林 根據(jù)我的觀察，大多數(shù)人的成就是在別根據(jù)我的觀察，大多數(shù)人的成就是在別人浪費(fèi)掉的那些時(shí)間

4、里取得的。人浪費(fèi)掉的那些時(shí)間里取得的。（美）亨利（美）亨利 福特福特Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能時(shí)間的特質(zhì)： 1.公平。公平。 2.即時(shí)。（不能存儲(chǔ)，一去不復(fù)返。）即時(shí)。（不能存儲(chǔ)，一去不復(fù)返。） 企業(yè)的時(shí)間觀： 時(shí)間是金錢(qián)，是效率，是利潤(rùn)時(shí)間是金錢(qián)，是效率，是利潤(rùn)。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 在大多數(shù)情況下，時(shí)間是一分鐘一分鐘浪費(fèi)掉的，而不是整個(gè)鐘頭浪費(fèi)掉的。就像水桶的底部有一個(gè)小洞，水慢慢就會(huì)漏光，結(jié)果跟有意一下子把水倒掉一樣。 （美）保羅（美）保羅

5、 J 邁耶邁耶Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因1 1。尋找東西。尋找東西 隨手亂放，無(wú)秩序。隨手亂放，無(wú)秩序。解決行動(dòng)： 1 1）沒(méi)有用的東西扔掉；）沒(méi)有用的東西扔掉； 2 2）不扔掉的東西分門(mén)別類保管）不扔掉的東西分門(mén)別類保管好；好； 3 3）過(guò)一段時(shí)間清理東西。）過(guò)一段時(shí)間清理東西。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因2

6、2。會(huì)議。會(huì)議 沒(méi)計(jì)劃、不守時(shí)。沒(méi)計(jì)劃、不守時(shí)。 不知所云，會(huì)而不議，議而不決，決而不行。不知所云，會(huì)而不議，議而不決，決而不行。解決行動(dòng)： 1 1）不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議；）不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議； 2 2）會(huì)議必須要做結(jié)論；）會(huì)議必須要做結(jié)論； 3 3）結(jié)論必須要落實(shí)到人和時(shí)間，并監(jiān)督。）結(jié)論必須要落實(shí)到人和時(shí)間，并監(jiān)督。練習(xí)I會(huì)議組織Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能有效會(huì)議的組織的程序 1 1）會(huì)議議題收集；）會(huì)議議題收集； 2 2）會(huì)議通知；）會(huì)議通知； 3 3）會(huì)議室準(zhǔn)備；）會(huì)議室準(zhǔn)備； 4 4）主持人、會(huì)議記錄；）主持人、會(huì)

7、議記錄； 5 5）發(fā)言人；）發(fā)言人； 6 6）做結(jié)論者；）做結(jié)論者； 7 7）會(huì)議記錄審定及頒發(fā)的時(shí)間。）會(huì)議記錄審定及頒發(fā)的時(shí)間。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會(huì)議的三要素 1 1）控制；）控制； 2 2）群體決策的程序；）群體決策的程序； 3 3）事實(shí)溝通的技能。）事實(shí)溝通的技能。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會(huì)議的控制要素1 1）會(huì)前控制）會(huì)前控制 這次會(huì)議是否要開(kāi)？這次會(huì)議是否要開(kāi)？ 如何安排議程如何安排議程 只邀請(qǐng)關(guān)鍵人物只邀請(qǐng)關(guān)鍵人物

8、會(huì)議通知、時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備會(huì)議通知、時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備 Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會(huì)議的控制要素2 2）會(huì)中控制）會(huì)中控制 對(duì)付使會(huì)議跑題的人對(duì)付使會(huì)議跑題的人 對(duì)付壟斷會(huì)議的人對(duì)付壟斷會(huì)議的人 對(duì)付挑釁滋事的人對(duì)付挑釁滋事的人 對(duì)待默默無(wú)語(yǔ)的人對(duì)待默默無(wú)語(yǔ)的人Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會(huì)議的控制要素3 3）會(huì)后控制）會(huì)后控制 會(huì)議結(jié)束前運(yùn)用會(huì)議結(jié)束前運(yùn)用“會(huì)議檢查表會(huì)議檢查表” “會(huì)議記錄會(huì)議記錄”有效性的秘訣有效性的秘訣 會(huì)后個(gè)人承擔(dān)的行

9、動(dòng)項(xiàng)目和責(zé)任控制會(huì)后個(gè)人承擔(dān)的行動(dòng)項(xiàng)目和責(zé)任控制 Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因3 3。電話。電話 方便自己還是方便別人？方便自己還是方便別人？解決行動(dòng)： 1 1）有些瑣事讓助手或秘書(shū)決定；）有些瑣事讓助手或秘書(shū)決定； 2 2）工作電話要有記錄；）工作電話要有記錄； 3 3）養(yǎng)成）養(yǎng)成3 3分鐘內(nèi)把問(wèn)題解決并掛分鐘內(nèi)把問(wèn)題解決并掛 掉電話的習(xí)慣。掉電話的習(xí)慣。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能

10、工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因4 4。處理文件。處理文件 工作方式。工作方式?！皬?fù)印一份資料給我？復(fù)印一份資料給我？”解決行動(dòng)： RAFT 技術(shù) Refer : Refer : 呈交文件。呈交文件。 Act on : Act on : 按程序處理。按程序處理。 File : File : 歸檔。歸檔。 Throw it away: Throw it away: 仍掉。仍掉。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因5 5。別人

11、打擾。別人打擾 “ “面子面子”解決行動(dòng)： 確認(rèn)工作的目標(biāo)和價(jià)值。確認(rèn)工作的目標(biāo)和價(jià)值。 6 6。拖延。拖延 找借口找借口解決行動(dòng)： 遲早都要做，不如現(xiàn)在就做。遲早都要做，不如現(xiàn)在就做。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因7 7。不當(dāng)?shù)氖芡?。不?dāng)?shù)氖芡?逞強(qiáng)，好表現(xiàn)逞強(qiáng)，好表現(xiàn)解決行動(dòng)： 1 1）集中精力做好分內(nèi)之事；）集中精力做好分內(nèi)之事； 2 2）勇于說(shuō)）勇于說(shuō)“不不”。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升

12、管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因 8 8。突然事件（危機(jī)）。突然事件（危機(jī)） 被動(dòng)被動(dòng)解決行動(dòng)： 是不是真正的危機(jī)？是不是真正的危機(jī)？ 把精力用來(lái)關(guān)注在危機(jī)背后的根源，把精力用來(lái)關(guān)注在危機(jī)背后的根源，防患于未然。防患于未然。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因9 9。十全十美思想。十全十美思想 理想主義，標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高理想主義，標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高 （Parkinsons Law)Parkinsons Law)帕金森定律帕金森定律

13、（Parkinsons Law)Parkinsons Law)： 1 1）時(shí)間越充裕，工作速度越慢。）時(shí)間越充裕，工作速度越慢。 2 2）預(yù)定多少時(shí)間，就會(huì)有多少工作。）預(yù)定多少時(shí)間，就會(huì)有多少工作。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場(chǎng)所的工作場(chǎng)所的1010位時(shí)間的竊賊：位時(shí)間的竊賊：時(shí)間的竊賊 原因9 9。十全十美思想。十全十美思想 理想主義，標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高理想主義，標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高 （Parkinsons Law)Parkinsons Law)解決行動(dòng)： 在精益求精的同時(shí)，要設(shè)立時(shí)限。在精益求精的同時(shí)，要設(shè)立時(shí)限。1010。一個(gè)人包打天

14、下。一個(gè)人包打天下 不相信別人不相信別人解決行動(dòng)： 有效授權(quán)。有效授權(quán)。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能優(yōu)點(diǎn)： 具有變通能力。具有變通能力。 時(shí)間安排不會(huì)太緊湊或太復(fù)雜。時(shí)間安排不會(huì)太緊湊或太復(fù)雜。 壓力較小。壓力較小。 會(huì)逐步完成待辦事項(xiàng)。會(huì)逐步完成待辦事項(xiàng)。注意： 最重要的事就是眼前的事（按事情發(fā)生的順最重要的事就是眼前的事（按事情發(fā)生的順序處理事情）序處理事情） 因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付。因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付。 沒(méi)有嚴(yán)整的組織結(jié)構(gòu)，會(huì)遺漏事情。沒(méi)有嚴(yán)整的組織結(jié)構(gòu)，會(huì)遺漏事情。第一代時(shí)間管理： 著重利用便條與備忘錄，著重

15、利用便條與備忘錄， 在忙碌中調(diào)配時(shí)間。在忙碌中調(diào)配時(shí)間。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能優(yōu)點(diǎn)： 通過(guò)制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事情。通過(guò)制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事情。 因事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議或行事教能發(fā)揮實(shí)效。因事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議或行事教能發(fā)揮實(shí)效。 未雨綢繆。未雨綢繆。注意： 最重要的事就是時(shí)間表上的事。最重要的事就是時(shí)間表上的事。 會(huì)產(chǎn)生安排人的習(xí)慣。會(huì)產(chǎn)生安排人的習(xí)慣。 實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)，卻不見(jiàn)得滿足真正的需求。實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)，卻不見(jiàn)得滿足真正的需求。第二代時(shí)間管理： 強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，注意到規(guī)劃未來(lái)的強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，注意到規(guī)

16、劃未來(lái)的重要。重要。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能優(yōu)點(diǎn)： 有責(zé)任感，有價(jià)值觀。有責(zé)任感，有價(jià)值觀。 能發(fā)揮目標(biāo)的效果。能發(fā)揮目標(biāo)的效果。 通過(guò)每天的規(guī)劃與安排優(yōu)先順序，個(gè)人能力得以提高。通過(guò)每天的規(guī)劃與安排優(yōu)先順序，個(gè)人能力得以提高。 對(duì)時(shí)間與自我更具管理技巧。對(duì)時(shí)間與自我更具管理技巧。注意： 過(guò)分強(qiáng)調(diào)效率。過(guò)分強(qiáng)調(diào)效率。 時(shí)間繃得太緊。時(shí)間繃得太緊。 強(qiáng)調(diào)個(gè)人成就。強(qiáng)調(diào)個(gè)人成就。 人與人之間會(huì)出現(xiàn)感情危機(jī)。人與人之間會(huì)出現(xiàn)感情危機(jī)。第三代時(shí)間管理： 講求優(yōu)先順序的觀念，按輕重緩急設(shè)定短、中、長(zhǎng)講求優(yōu)先順序的觀念，按輕重緩急設(shè)

17、定短、中、長(zhǎng)程目標(biāo)，逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間加以程目標(biāo)，逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間加以分配，爭(zhēng)取最高的效率。分配，爭(zhēng)取最高的效率。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能1. 先做最重要的事，別被瑣事?tīng)恐亲幼摺Ｏ茸鲎钪匾氖?，別被瑣事?tīng)恐亲幼摺?（輕重緩急）（輕重緩急）2. 講求多方面的平衡，不要忘了健康、家庭、講求多方面的平衡，不要忘了健康、家庭、 個(gè)人發(fā)展等重要的人生層面。個(gè)人發(fā)展等重要的人生層面。 （價(jià)值觀念）（價(jià)值觀念）3. 通過(guò)改變觀念來(lái)改變行為。通過(guò)改變觀念來(lái)改變行為。第四代時(shí)間管理的特點(diǎn)： 強(qiáng)調(diào)掌

18、握重點(diǎn)的個(gè)人管理。強(qiáng)調(diào)掌握重點(diǎn)的個(gè)人管理。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 重要性：與目標(biāo)有關(guān)的事情，就是重要的事情重要性：與目標(biāo)有關(guān)的事情，就是重要的事情。A：非常重要：必須做：非常重要：必須做B： 重要：應(yīng)當(dāng)做重要：應(yīng)當(dāng)做C：不太重要：可能有用，但不是非做不可：不太重要：可能有用，但不是非做不可D： 不重要：沒(méi)有任何效果不重要：沒(méi)有任何效果 緊急性：緊急性：A：非常緊急：必須馬上做：非常緊急：必須馬上做B： 緊急：應(yīng)當(dāng)趕緊做緊急：應(yīng)當(dāng)趕緊做C：不太緊急：推遲一段時(shí)間再做也行：不太緊急：推遲一段時(shí)間再做也行D： 不緊急：時(shí)間不

19、作為考慮的因素不緊急：時(shí)間不作為考慮的因素各種活動(dòng)程度等級(jí)的描述：Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能（I I）既重要，又緊急的事情）既重要，又緊急的事情表現(xiàn)：表現(xiàn)： 危機(jī)危機(jī) 急迫的問(wèn)題急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃和行動(dòng)有期限壓力的計(jì)劃和行動(dòng)結(jié)果：結(jié)果： 壓力壓力 筋疲力盡筋疲力盡 收拾殘局收拾殘局Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能（II II）不重要，但緊急的事情）不重要，但緊急的事情表現(xiàn)：表現(xiàn)： 不速之客不速之客 某些電話、信件、報(bào)告、會(huì)議某些電話、信件、報(bào)告、會(huì)議 必要而不重要的問(wèn)題必要而不重要的問(wèn)題 某些歡迎活動(dòng)某些歡迎活動(dòng)結(jié)果：結(jié)果： 輕視目標(biāo)和計(jì)劃輕視目標(biāo)和計(jì)劃 缺乏自制力；怪罪他人缺乏自制力；怪罪他人 短視近利短視近利Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能（IIIIII）既不重要，又不緊急的事情）既不重要，又不緊急的事情表現(xiàn)：表現(xiàn)： 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 無(wú)聊無(wú)聊結(jié)果：結(jié)果： 全無(wú)責(zé)任感全