時間管理技能講義

1、Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能時間管理技能Time Management Skills主講： TIMS核心管理技能之二Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能時間管理 對個人對個人 是一種人生哲學。是一種人生哲學。 對管理者對管理者 是最基本的管理技能。是最基本的管理技能。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能一、善用生命的資源二、第一、二、三、四代時間管理的 理論和實踐 時間管理技能三、改變習慣，經(jīng)營時間Im

2、proving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能關于時間的成語 光陰似箭光陰似箭 日月如梭日月如梭 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 一年之計在于春，一日之計在于晨一年之計在于春，一日之計在于晨 十年樹木，百年樹人十年樹木，百年樹人Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能中外名人對時間的描述： 子在川上曰：子在川上曰：“逝者如斯夫，不舍晝夜。逝者如斯夫，不舍晝夜。” （孔子）（孔子） 多少事，從來急。天地轉(zhuǎn)，光陰迫。多少事，從來急。天地轉(zhuǎn)，光陰迫。 一萬年太久，只

3、爭朝夕。一萬年太久，只爭朝夕。 （毛澤東）（毛澤東） 浪費別人的時間，就好像謀財害命一樣。浪費別人的時間，就好像謀財害命一樣。 （魯迅）（魯迅）Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能中外名人對時間的描述： 世界上最重要的東西是時間。世界上最重要的東西是時間。（美）托馬斯（美）托馬斯 愛迪生愛迪生 你熱愛生命嗎？那么，別浪費時間，因你熱愛生命嗎？那么，別浪費時間，因為生命是由時間構成的。為生命是由時間構成的。（美）本杰明（美）本杰明 富蘭克林富蘭克林 根據(jù)我的觀察，大多數(shù)人的成就是在別根據(jù)我的觀察，大多數(shù)人的成就是在別人浪費掉的那些時間

4、里取得的。人浪費掉的那些時間里取得的。（美）亨利（美）亨利 福特福特Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能時間的特質(zhì)： 1.公平。公平。 2.即時。（不能存儲，一去不復返。）即時。（不能存儲，一去不復返。） 企業(yè)的時間觀： 時間是金錢，是效率，是利潤時間是金錢，是效率，是利潤。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 在大多數(shù)情況下，時間是一分鐘一分鐘浪費掉的，而不是整個鐘頭浪費掉的。就像水桶的底部有一個小洞，水慢慢就會漏光，結果跟有意一下子把水倒掉一樣。 （美）保羅（美）保羅

5、 J 邁耶邁耶Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因1 1。尋找東西。尋找東西 隨手亂放，無秩序。隨手亂放，無秩序。解決行動： 1 1）沒有用的東西扔掉；）沒有用的東西扔掉； 2 2）不扔掉的東西分門別類保管）不扔掉的東西分門別類保管好；好； 3 3）過一段時間清理東西。）過一段時間清理東西。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因2

6、2。會議。會議 沒計劃、不守時。沒計劃、不守時。 不知所云，會而不議，議而不決，決而不行。不知所云，會而不議，議而不決，決而不行。解決行動： 1 1）不開沒有準備的會議；）不開沒有準備的會議； 2 2）會議必須要做結論；）會議必須要做結論； 3 3）結論必須要落實到人和時間，并監(jiān)督。）結論必須要落實到人和時間，并監(jiān)督。練習I會議組織Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能有效會議的組織的程序 1 1）會議議題收集；）會議議題收集； 2 2）會議通知；）會議通知； 3 3）會議室準備；）會議室準備； 4 4）主持人、會議記錄；）主持人、會

7、議記錄； 5 5）發(fā)言人；）發(fā)言人； 6 6）做結論者；）做結論者； 7 7）會議記錄審定及頒發(fā)的時間。）會議記錄審定及頒發(fā)的時間。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會議的三要素 1 1）控制；）控制； 2 2）群體決策的程序；）群體決策的程序； 3 3）事實溝通的技能。）事實溝通的技能。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會議的控制要素1 1）會前控制）會前控制 這次會議是否要開？這次會議是否要開？ 如何安排議程如何安排議程 只邀請關鍵人物只邀請關鍵人物

8、會議通知、時間、地點、設備會議通知、時間、地點、設備 Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會議的控制要素2 2）會中控制）會中控制 對付使會議跑題的人對付使會議跑題的人 對付壟斷會議的人對付壟斷會議的人 對付挑釁滋事的人對付挑釁滋事的人 對待默默無語的人對待默默無語的人Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 高效會議的控制要素3 3）會后控制）會后控制 會議結束前運用會議結束前運用“會議檢查表會議檢查表” “會議記錄會議記錄”有效性的秘訣有效性的秘訣 會后個人承擔的行

9、動項目和責任控制會后個人承擔的行動項目和責任控制 Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因3 3。電話。電話 方便自己還是方便別人？方便自己還是方便別人？解決行動： 1 1）有些瑣事讓助手或秘書決定；）有些瑣事讓助手或秘書決定； 2 2）工作電話要有記錄；）工作電話要有記錄； 3 3）養(yǎng)成）養(yǎng)成3 3分鐘內(nèi)把問題解決并掛分鐘內(nèi)把問題解決并掛 掉電話的習慣。掉電話的習慣。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能

10、工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因4 4。處理文件。處理文件 工作方式。工作方式?！皬陀∫环葙Y料給我？復印一份資料給我？”解決行動： RAFT 技術 Refer : Refer : 呈交文件。呈交文件。 Act on : Act on : 按程序處理。按程序處理。 File : File : 歸檔。歸檔。 Throw it away: Throw it away: 仍掉。仍掉。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因5 5。別人

11、打擾。別人打擾 “ “面子面子”解決行動： 確認工作的目標和價值。確認工作的目標和價值。 6 6。拖延。拖延 找借口找借口解決行動： 遲早都要做，不如現(xiàn)在就做。遲早都要做，不如現(xiàn)在就做。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因7 7。不當?shù)氖芡?。不當?shù)氖芡?逞強，好表現(xiàn)逞強，好表現(xiàn)解決行動： 1 1）集中精力做好分內(nèi)之事；）集中精力做好分內(nèi)之事； 2 2）勇于說）勇于說“不不”。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升

12、管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因 8 8。突然事件（危機）。突然事件（危機） 被動被動解決行動： 是不是真正的危機？是不是真正的危機？ 把精力用來關注在危機背后的根源，把精力用來關注在危機背后的根源，防患于未然。防患于未然。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因9 9。十全十美思想。十全十美思想 理想主義，標準過高理想主義，標準過高 （Parkinsons Law)Parkinsons Law)帕金森定律帕金森定律

13、（Parkinsons Law)Parkinsons Law)： 1 1）時間越充裕，工作速度越慢。）時間越充裕，工作速度越慢。 2 2）預定多少時間，就會有多少工作。）預定多少時間，就會有多少工作。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能工作場所的工作場所的1010位時間的竊賊：位時間的竊賊：時間的竊賊 原因9 9。十全十美思想。十全十美思想 理想主義，標準過高理想主義，標準過高 （Parkinsons Law)Parkinsons Law)解決行動： 在精益求精的同時，要設立時限。在精益求精的同時，要設立時限。1010。一個人包打天

14、下。一個人包打天下 不相信別人不相信別人解決行動： 有效授權。有效授權。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能優(yōu)點： 具有變通能力。具有變通能力。 時間安排不會太緊湊或太復雜。時間安排不會太緊湊或太復雜。 壓力較小。壓力較小。 會逐步完成待辦事項。會逐步完成待辦事項。注意： 最重要的事就是眼前的事（按事情發(fā)生的順最重要的事就是眼前的事（按事情發(fā)生的順序處理事情）序處理事情） 因忽略組織規(guī)劃而疲于應付。因忽略組織規(guī)劃而疲于應付。 沒有嚴整的組織結構，會遺漏事情。沒有嚴整的組織結構，會遺漏事情。第一代時間管理： 著重利用便條與備忘錄，著重

15、利用便條與備忘錄， 在忙碌中調(diào)配時間。在忙碌中調(diào)配時間。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能優(yōu)點： 通過制定目標與規(guī)劃，能完成較多事情。通過制定目標與規(guī)劃，能完成較多事情。 因事先準備充分，會議或行事教能發(fā)揮實效。因事先準備充分，會議或行事教能發(fā)揮實效。 未雨綢繆。未雨綢繆。注意： 最重要的事就是時間表上的事。最重要的事就是時間表上的事。 會產(chǎn)生安排人的習慣。會產(chǎn)生安排人的習慣。 實現(xiàn)了目標，卻不見得滿足真正的需求。實現(xiàn)了目標，卻不見得滿足真正的需求。第二代時間管理： 強調(diào)行事歷與日程表，注意到規(guī)劃未來的強調(diào)行事歷與日程表，注意到規(guī)

16、劃未來的重要。重要。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能優(yōu)點： 有責任感，有價值觀。有責任感，有價值觀。 能發(fā)揮目標的效果。能發(fā)揮目標的效果。 通過每天的規(guī)劃與安排優(yōu)先順序，個人能力得以提高。通過每天的規(guī)劃與安排優(yōu)先順序，個人能力得以提高。 對時間與自我更具管理技巧。對時間與自我更具管理技巧。注意： 過分強調(diào)效率。過分強調(diào)效率。 時間繃得太緊。時間繃得太緊。 強調(diào)個人成就。強調(diào)個人成就。 人與人之間會出現(xiàn)感情危機。人與人之間會出現(xiàn)感情危機。第三代時間管理： 講求優(yōu)先順序的觀念，按輕重緩急設定短、中、長講求優(yōu)先順序的觀念，按輕重緩急設

17、定短、中、長程目標，逐日訂定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間加以程目標，逐日訂定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間加以分配，爭取最高的效率。分配，爭取最高的效率。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能1. 先做最重要的事，別被瑣事牽著鼻子走。先做最重要的事，別被瑣事牽著鼻子走。 （輕重緩急）（輕重緩急）2. 講求多方面的平衡，不要忘了健康、家庭、講求多方面的平衡，不要忘了健康、家庭、 個人發(fā)展等重要的人生層面。個人發(fā)展等重要的人生層面。 （價值觀念）（價值觀念）3. 通過改變觀念來改變行為。通過改變觀念來改變行為。第四代時間管理的特點： 強調(diào)掌

18、握重點的個人管理。強調(diào)掌握重點的個人管理。Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能 重要性：與目標有關的事情，就是重要的事情重要性：與目標有關的事情，就是重要的事情。A：非常重要：必須做：非常重要：必須做B： 重要：應當做重要：應當做C：不太重要：可能有用，但不是非做不可：不太重要：可能有用，但不是非做不可D： 不重要：沒有任何效果不重要：沒有任何效果 緊急性：緊急性：A：非常緊急：必須馬上做：非常緊急：必須馬上做B： 緊急：應當趕緊做緊急：應當趕緊做C：不太緊急：推遲一段時間再做也行：不太緊急：推遲一段時間再做也行D： 不緊急：時間不

19、作為考慮的因素不緊急：時間不作為考慮的因素各種活動程度等級的描述：Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能（I I）既重要，又緊急的事情）既重要，又緊急的事情表現(xiàn)：表現(xiàn)： 危機危機 急迫的問題急迫的問題 有期限壓力的計劃和行動有期限壓力的計劃和行動結果：結果： 壓力壓力 筋疲力盡筋疲力盡 收拾殘局收拾殘局Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能（II II）不重要，但緊急的事情）不重要，但緊急的事情表現(xiàn)：表現(xiàn)： 不速之客不速之客 某些電話、信件、報告、會議某些電話、信件、報告、會議 必要而不重要的問題必要而不重要的問題 某些歡迎活動某些歡迎活動結果：結果： 輕視目標和計劃輕視目標和計劃 缺乏自制力；怪罪他人缺乏自制力；怪罪他人 短視近利短視近利Improving Your Management Skills 迅速提升管理技迅速提升管理技能能（IIIIII）既不重要，又不緊急的事情）既不重要，又不緊急的事情表現(xiàn)：表現(xiàn)： 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 無聊無聊結果：結果： 全無責任感全