合同管理制度匯編

1、XXXXX有限公司文件編號(hào)：DM-XZ-WI-02版本/版次:A/0合同管理制度2018 年 6 月 102018年6月1日發(fā)布日實(shí)施XXXXXX有限公司發(fā)布合同管理制別度文件編號(hào)：DM-XZ-WI-02word版本整理分享版本A/0修訂履歷版本修訂頁(yè)次內(nèi)容修訂人/日期批準(zhǔn)人/日期目錄1 目的 42 適用范圍 43 定義 43.1合同 43.2部門 43.3 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 44 職責(zé) 44.1 總經(jīng)理 44.2綜合部 44.3各部門負(fù)責(zé)人 45 合同分類 55.1 一般性合同 55.2重大合同 56 合同管理原則 57 保守商業(yè)秘密 58 管理程序 58.1授權(quán)審批流程 58.2合同的會(huì)審內(nèi)容及

2、要點(diǎn) 58.2.1 合同擬定 58.2.2 合同會(huì)審主題及內(nèi)容 68.2.3 合同會(huì)審要點(diǎn) 68.3合同會(huì)審與管理規(guī)定 68.4合同的履行 78.5合同違約處理 88.6合同糾紛處理 89 附則 910 相關(guān)文件 911 相關(guān)記錄 9合同管理制度1 目的為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件等，公司各部門對(duì)外簽訂的各 類經(jīng)濟(jì)合同一律適用本制度。3 定義3.1 合同本制度所稱合同指公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)

3、關(guān)系的各類合同或協(xié)議。3.2 部門本制度中所稱部門指代表公司洽談、簽訂合同的各業(yè)務(wù)、職能部門。3.3 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人本制度匯總所稱業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是指合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同最終文本及經(jīng)各級(jí)審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。4 職責(zé)4.1 總經(jīng)理審批公司所有合同、格式合同和各部門的合同文本負(fù)責(zé)公司對(duì)外重大合同的簽章，并審核超出各部門負(fù)責(zé)人審核權(quán)限的合同授權(quán)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員代表公司簽訂合同4.2 綜合部負(fù)責(zé)草擬公司主營(yíng)業(yè)務(wù)格式合同或公司重大、特殊合同；監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同文本；對(duì)履行中出現(xiàn)的重要問(wèn)題進(jìn)行分析，提出修改意見(jiàn)；負(fù)責(zé)檢查各類合同的規(guī)范性、合理性；對(duì)公司審批或簽

4、訂的合同負(fù)責(zé)存檔、立卷；負(fù)責(zé)管理公司的各類合同；配合處理合同的報(bào)批、見(jiàn)證和公證等事項(xiàng)；配合處理合同糾紛；參與有關(guān)合同的談判、簽訂、履行等工作。4.3 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本負(fù)責(zé)協(xié)助綜合部擬定公司主營(yíng)業(yè)務(wù)合同負(fù)責(zé)初步審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方商定的合同具體條款5 合同分類5.1 一般性合同合同標(biāo)的在2000 (貳仟)元資金支出或 2000 (貳仟)元資金收入以內(nèi)的一次性合 同，或短期(有效期 3個(gè)月以下)合同5.2 重大合同合同標(biāo)的超出2000 (貳仟)元資金支出或 2000 (貳仟)元資金收入以內(nèi)的一次性 合同，或短期(有效期 3個(gè)月以上)合同6 合同管理原則合同管理必

5、須遵循依法辦事，預(yù)防為主， 層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的 原則；簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國(guó)合同法 及有關(guān)法律、 法規(guī)、規(guī)章，并參照有關(guān)政策7 保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一起有關(guān)人員，必須遵守保密制度為公司保守商業(yè)秘密8 管理程序8.1 授權(quán)審批流程(1) 合同方預(yù)審階段，一般性合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人須提供兩個(gè)以上備選方供選擇；重大合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人須提供三個(gè)以上備選方供選擇，原則上，在業(yè)務(wù)談判、雙方達(dá)成一致意見(jiàn)后，各部門應(yīng)盡可能使用公司制定的格式合同或部門合同文本。(2) 綜合部草擬的格式合同應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后形成正式書面，變更程序亦同；(3) 各部門草擬的合

6、同文本應(yīng)經(jīng)綜合部審查/審核、總經(jīng)理審批，然后形成正式書面，變更程序亦同；(4) 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的一般性合同，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、綜合部審批后方能訂立正式合同，變更程序亦同。(5) 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的重大合同，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、綜合部審查、總經(jīng)理審批后方能訂立正式合同，變更程序亦同。8.2 合同的會(huì)審內(nèi)容及要點(diǎn)各部門擬定本部門合同文本及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人合同擬定(1) 綜合部會(huì)同各部門起草公司格式合同、 與合同對(duì)方擬定合同的，分別由綜合部、各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同在 會(huì)審過(guò)程中的傳遞。(2) 合同擬定者負(fù)責(zé)合同在整個(gè)會(huì)審過(guò)程中的傳遞，直到合同蓋上合同專用章后結(jié)束。

7、合同會(huì)審主題及內(nèi)容(1) 綜合部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人身份和資格的審查及合同爭(zhēng)議解決方式的審核；(2) 部門負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的合理性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性等進(jìn)行審查；(3) 財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)合同對(duì)方資信情況，價(jià)款支付等的審查；(4) 綜合部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟(jì)損失的計(jì)算等；(5) 總經(jīng)理主要是對(duì)合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性等進(jìn)行審查。合同會(huì)審要點(diǎn)合法性包括合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規(guī)定，會(huì)審意見(jiàn)是否齊備；資金的來(lái)源、使用及結(jié)算方式是否合法，資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)是否齊備等經(jīng)濟(jì)性主要指合同內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟(jì)利益；可行性包括簽約方是否具有資

8、信及履約能力，是否具備簽約資格；擔(dān)保方式是否可靠； 擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。嚴(yán)密性包括合同條款及有關(guān)附件是否完整齊備；文字表述是否準(zhǔn)確；附加條件是否適當(dāng)合法； 合同約定的權(quán)利義務(wù)是否明確；數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。8.3 合同會(huì)審與管理規(guī)定(1) 參與合同會(huì)審的部門應(yīng)根據(jù)會(huì)審職責(zé)安排人員按時(shí)參加會(huì)審工作；(2) 會(huì)審人員應(yīng)根據(jù)合同中相關(guān)內(nèi)容認(rèn)真仔細(xì)審查，發(fā)現(xiàn)疑問(wèn)之處，應(yīng)及時(shí)與合同擬定部門進(jìn)行溝通；(3) 會(huì)審中發(fā)現(xiàn)合同中確有不妥之處的，應(yīng)責(zé)成合同擬定部門修改或重?cái)M，直至確認(rèn)無(wú)誤；(4) 各會(huì)審部門對(duì)合同的會(huì)審工作累計(jì)不得超過(guò)2個(gè)工作日；(5) 如有必要，在根據(jù)法律規(guī)定及公司需要的情況下，

9、會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后的合同文本應(yīng)及時(shí)報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門審查或備案；(6) 會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)的合同報(bào)總經(jīng)理審批后，綜合部應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行分類連續(xù)編號(hào)，由綜合部統(tǒng)一歸檔保管，(7) 合同編號(hào)方法為：公司簡(jiǎn)稱英文大寫一文件類別一合同流水號(hào)DM 口 流水號(hào) 文件類別 企業(yè)代碼a) 企業(yè)代碼：公司簡(jiǎn)稱英文大寫DMb) 文件類別：合同簡(jiǎn)稱英文大寫 +部門代碼/項(xiàng)目代碼如采購(gòu)合同：HTCG項(xiàng)目合同：HT+項(xiàng)目簡(jiǎn)稱產(chǎn)品銷售合同：HT+產(chǎn)品簡(jiǎn)稱C) 流水號(hào)編號(hào)方法：流水號(hào)為9位數(shù)字代碼，組成結(jié)構(gòu)為：年份+月份+日期+流水號(hào)三位數(shù) 二位數(shù)二位數(shù)二位數(shù)女口： 2018年5月28日第一個(gè)文件流水號(hào)為180528001(8) 公司對(duì)合同實(shí)行

10、統(tǒng)一、基礎(chǔ)管理制度，合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，所有相關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密；并由綜合部及時(shí)歸檔。(9) 公司由綜合部主任備份合同或復(fù)印件，包括有關(guān)的文書、圖表、傳真件等，其他部門不得擅自保管合同，如因工作需要可采取借閱方式，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印。(10) 公司各部門都必須認(rèn)真落實(shí)合同基礎(chǔ)管理工作，具體如下a) 指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)合同的基礎(chǔ)管理工作，并不定期檢查其工作情況b) 建立合同檔案；c) 建立合同管理臺(tái)賬，各部門應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺(tái)賬和總臺(tái)賬；臺(tái)賬的主要內(nèi)容包括：序號(hào)、合同號(hào)、合同名稱、甲乙方、經(jīng)手人、簽 約日期、合同標(biāo)的、合同

11、金額、簽約部門、簽約時(shí)間、履行時(shí)間、是否履行及 備注等。臺(tái)賬應(yīng)按時(shí)間順序填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整；d) 檔案移交綜合部存檔時(shí)連同臺(tái)賬一起移交。8.4 合同的履行(1) 合同依法成立，即具有法律約束力。與合同相關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、 守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行和全面履行；(2) 與合同相關(guān)的部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)有關(guān)合同履行的動(dòng)態(tài)監(jiān)督，對(duì)合同履行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗(yàn)收到結(jié)算及時(shí)跟蹤、管理。各部門負(fù)責(zé)人及簽約人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握本部門所簽訂合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。否則，造成合同不能履行、不能完成履行的，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任；(3) 合同履

12、行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。8.5 合同違約處理(1) 合同簽訂后進(jìn)入執(zhí)行階段， 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或公司自身可能無(wú)法履行或延遲履行合同的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。(2) 針對(duì)合同對(duì)方違約的情形，可采取以下措施處理：a) 要求合同對(duì)方繼續(xù)履行合同繼續(xù)履行合同是違約對(duì)方必須承擔(dān)的法律義務(wù)，也是本公司享有的法定權(quán)利。不論違約對(duì)方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的可能性，本公司就有權(quán)要求違約對(duì)方繼續(xù)履行原合同約定的義務(wù)b) 要求合

13、同對(duì)方支付違約金合同對(duì)方違約的，本公司可按合同約定要求違約對(duì)方支付違約金c) 要求定金擔(dān)保合同對(duì)方違約，本公司可按照合同約定及中華人民共和國(guó)擔(dān)保法 向?qū)Ψ绞?取定金作為債權(quán)的擔(dān)保， 違約對(duì)方履行債務(wù)后， 可將定金抵做價(jià)款或收回， 違 約對(duì)方不履行約定債務(wù)的，無(wú)權(quán)要求返還定金d) 要求賠償損失合同對(duì)方因不履行合同義務(wù)或履行合同義務(wù)不符合約定，給本公司造成損失的，本公司有權(quán)提出索賠，具體索賠金額可以由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門會(huì)同綜合部與合同對(duì) 方協(xié)商確定。(3) 公司自身違約的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或人員應(yīng)與合同對(duì)方協(xié)商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任、履行有關(guān)義務(wù)8.6 合同糾紛處理(4) 合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與合同對(duì)方協(xié)商談判， 并及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)(5) 經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，雙方簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，由雙方法定代表人