文件制發(fā)程序及標準管理辦法

1、文件制發(fā)程序及標準管理辦法為了適應工作需要，提高工作效率和文件質(zhì)量，實現(xiàn)文件制發(fā)的程序化、制度化、科學化，特制定文件制發(fā)程序和管理辦法如下：一、總則：、公文制發(fā)必須嚴格執(zhí)行保密紀律和有關(guān)保密規(guī)定，確保公司的秘密和安全。、公司辦公室是公司公文處理的管理部門，主管公司文件處理工作。二、公文制發(fā)程序及標準：、擬稿1、除由公司領(lǐng)導親自撰寫的重要文件外，一般日常文件按照“誰主管，誰擬稿“的原則，由各職能部門擬稿；涉及兩個以上部門共同負責處理協(xié)調(diào)的工作時，一般由一個主辦部門牽頭起草；涉及公司綜合性公文，一般由公司辦公室擬稿。各部門之間應加強聯(lián)系，密切合作，協(xié)調(diào)聯(lián)動，在對有關(guān)問題未達成一致意見時，一律不得各

2、自向下行文。2、起草文件應注意情況屬實、主旨明確、層次清楚、文字精煉、標點準確、書寫工整、篇幅簡短。3、起草文件中的結(jié)構(gòu)層次，第一層為“一”，第二層“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。4、正確使用各種文體。根據(jù)現(xiàn)行國家行政機關(guān)公文處理辦法中的公文種類，其中適應本公司常用的有“決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要”等八種（規(guī)定、辦法等文件不單獨使用，而納入決定、通知等文件中）、核稿1、為了保證文件質(zhì)量，在文件起草成型送交公司領(lǐng)導審批簽發(fā)之前，由擬稿單位、部門領(lǐng)導進行審核。文件繕寫清楚后，首先交給擬稿單位領(lǐng)導初審簽字，然后交給公司領(lǐng)導簽發(fā)。2、核稿人審核的主要內(nèi)容是：是否需

3、要制發(fā)文件；是否符合國家的法律、法規(guī)、方針政策及公司的有關(guān)規(guī)定;是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽；文字表述、文件應用、公文格式是否符合本通知的相關(guān)規(guī)定。出現(xiàn)上述問題時由核稿人認真修改，如有較大變動，審核修改后的文面較亂的，應在修改后，由擬稿單位或擬稿人重新繕寫清楚。3、公文涉及其它部門工作時主辦部門應與其它部門共同協(xié)商會簽。、簽發(fā)1、涉及公司全局性的文件，由董事長、總經(jīng)理或授權(quán)主持日常工作的副總經(jīng)理簽發(fā)，屬公司副總經(jīng)理分管工作權(quán)限內(nèi)的文件，可由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。2、公司副總經(jīng)理或其它領(lǐng)導，被主管領(lǐng)導授權(quán)代行簽發(fā)的文件，要在簽發(fā)人姓名右側(cè)注明“代”字。、制發(fā)1、 文件經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)后由主辦單位或部門交給

4、公司辦公室秘書，登記編制發(fā)文字號，確有必要的還要注明緩急和密極標記，然后由公司辦公室主任簽字批準打印。2、文件打印時，要嚴格按國家機關(guān)公文格式標準制作，具體要求是：、紙張尺寸：一般用國標A4型紙。、頁邊距尺寸：上白邊（天頭）寬37mm下白邊（地腳）寬7mm左右白邊各28mm公文正文用3號仿宋體字，每頁22行，每行28個字。、發(fā)文字號標識位于公文首頁發(fā)文機關(guān)標識以下，占10mm由發(fā)文機關(guān)代字發(fā)文年度（用方括弧“”括入）和發(fā)文順序號組成，依以上次序表示于居中位置。、標題位于公文首頁發(fā)文字號以下20mm一般應表明發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題及文種三部分。標題可分一行或多行居中書寫。標題選用2號宋體字。、主

5、送機關(guān)。指公文的主要接受機關(guān)，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如主送機關(guān)較多，則應按其性質(zhì)、級別或慣例依次排列，同級別的機關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的機關(guān)之間用逗號。主送機關(guān)一般在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體表示，回行仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。向上請示只寫一個主送機關(guān)；向下級部門機關(guān)發(fā)文，如果發(fā)送機關(guān)少，可將發(fā)送機關(guān)全稱寫上，發(fā)送機關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。、正文。正文是公文的主體部分，應置于主送機關(guān)下一行，用3號仿宋體，每自然段空2格，回行頂格。數(shù)字年份不能回行。、無正文在公文末頁，首行書寫“此頁無正文”并用圓括弧括入。、附件。是正文的附屬部分，

6、公文如有附件，應在正文下空一行，左空2字的位置用3號仿宋體標注“附件：”和名稱，附件名稱不加標點符號。如有2個以上附件，則應標注序號。如：附件：1、xxxxxx2、 xxxxxx附件應在成文日期之后，另起一頁與正文裝訂，并在其左上角第一行頂格標注公文的發(fā)文字后并在其后表示附件（或帶序號）。、成文時間。以負責人簽發(fā)的時間為準。公文成文時間用漢字將年月日標全（零寫為O），一般位于正文右下方，具體位置由印章決定。、印章。單一制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間并加蓋印章，成文時間右側(cè)空4字。聯(lián)合發(fā)文需蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字。當公文成段后所制空白處不能蓋章時，應調(diào)整行距

7、加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（11）、版記。版記一般由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間、份數(shù)、反線等組成。版記應在公文的最后一頁。a. 主題詞：是反應公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，上行文應按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左側(cè)頂格，后標全角冒號。詞目用3號小標準宋體字，詞目之間空1字。不用標點。主題詞應置公文最后一頁的下半部，即成文時間右下方以及抄送機關(guān)的左上側(cè)。b. 抄送機關(guān)。根據(jù)公文內(nèi)容發(fā)文目的和隸屬關(guān)系嚴格控制，其排順序為：上級機關(guān)單排一行，如有抄送則在“主題詞”下一行左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，抄送

8、機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后抄送機關(guān)對齊，在最后一個抄送機關(guān)后標句號c. 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機關(guān)多數(shù)不以行文機關(guān)名稱出現(xiàn)，而只用機關(guān)辦公室名稱。印發(fā)機關(guān)位于抄送機關(guān)之下，占一行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。以復印時間為準，用阿拉伯數(shù)字標識。d. 份數(shù)。置印發(fā)時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數(shù)字標識。e. 反線。版記中主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素之下，分別加一條反線，其寬度等同版心。(12)、頁碼。用于標識公文張頁的順序編碼，位于每頁公文圖文區(qū)最下端，用阿拉伯數(shù)字標識。、公文繕印與保管歸卷1、公文在繕印過程中注意保護原稿，不得涂抹和污損；秘密文件要專人打印，注意保密。2、打印人員要按時完成打印工作，提供文件校對清樣。擬稿人確認無誤后方可印制裝訂。3、文件制好后，交回原稿