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文檔簡介
1、百度文庫-好好學(xué)習(xí).天天向上文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用摘要文書檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。本文探討了文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的優(yōu)點和存在的問題及應(yīng)對方法。關(guān)健詞文書檔案辦公自動化應(yīng)用存在問題應(yīng)對方法文書檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展,如何提高文書檔案管理水平,及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息,以滿足各方面的需求,適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢,這是文書檔案工作的新課題,從而文書檔案管理的自動
2、化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點1 .辦公效率大幅提高計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中,工作人員過多地依賴于手工操作,要求收集完整、齊全,避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤,結(jié)果又費時,又費力。在應(yīng)用了計算機-1百度文庫-好好學(xué)習(xí).天天向上軟件處理后,使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞,都變得簡單易行。2 .文件和文字信息得到充分交流與共享在原始的手工操作管理中,企事業(yè)單位
3、由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費,還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后,檔案管理由案卷級深入到文件級,由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理,可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率,可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺,了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最
4、快的檔案管理信息動態(tài)。3 .電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存U盤,大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷,易于傳遞,旦貯存時間長,受外部環(huán)境影響小,不易損壞,具有很強的穩(wěn)定性。4 .提高了文件傳遞的速度和安全性日
5、常公文辦理過程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時,文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題1.電子文件保密性受限制電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性變?nèi)酢k娮游募子谛薷?,而且改動后可以不留任何痕跡,雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們
6、感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性,而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗,隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。2.對檔案綜合管理人員要求高對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理,絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的
7、要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平,從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。三、幾點應(yīng)對方法文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊,就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說,利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題,筆者提幾點方法。1 .辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間,設(shè)置物理隔離,以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化
8、網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制,無論何種類型防火墻,從總體上看,都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。2 .提高檔案人員的綜合素質(zhì)一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫,不斷改善硬環(huán)境,提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上,檔案人員才能通過對這些設(shè)備(施)的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主,培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制,保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑,要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制,把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度,要不斷擴大自己的交際面。通過交流,多學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗,運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段,不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。參考文獻(xiàn):1徐莉.淺
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