文秘工作管理辦法

1、文秘工作管理辦法規(guī)章制度GZ 04 - 08 - 2011文秘工作管理辦法第一章總則第一條 為使公司的公文管理及文秘工作規(guī)范化、制度化、科學 化，參照國家行政公文處理辦法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況， 特制定本辦法。第二條 本辦法所指的文秘工作，包括對公文以及對公司印鑒等管理工作事項。其中公文管理包括對公司接收政府機關(guān)、上級部門的 信函、文件、傳真；公司向政府機關(guān)、上級部門報送的請示、報告； 公司與其他單位間事務(wù)往來信函、傳真；公司上報、下發(fā)的文件等的 管理。第三條 總經(jīng)理辦公室是公司行政文秘工作的業(yè)務(wù)主管部門。第二章外部公文的接收與處理第四條凡郵寄、傳送或交換至公司的公文，一般處理程序包括簽

2、收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。第五條收啟的信函、公文直接寫明公司領(lǐng)導姓名的，應(yīng)只登記不拆封直接送交相應(yīng)公司領(lǐng)導。公司領(lǐng)導閱后批時需要傳遞處理的，再按正常收文手續(xù)辦理。2GZ 04- 08 2011第六條所接收的外部公文除領(lǐng)導親啟外，其余全部由總經(jīng)理辦公室機要文書負責簽收、拆封，簽收拆封后按類別在收文薄上登記編號。簽收前應(yīng)檢查封口，對開口文件要查明原因并記錄在案，對開口的密件應(yīng)立即報告。第七條外部公文經(jīng)登記后，由總經(jīng)理辦公室機要文書附上文件傳閱單交總經(jīng)理辦公室主任。總經(jīng)理辦公室主任簽屬擬辦意見并轉(zhuǎn)機要文書，機要文書按擬辦意見呈送給公司領(lǐng)導或部門。第八條公司領(lǐng)導批示給有關(guān)部門處理或總經(jīng)

3、理辦公室主任擬辦意見直接由有關(guān)部門處理的，機要文書須在登記后，通知承辦部門取回并簽字。第九條需兩位以上領(lǐng)導傳閱的文件，由總經(jīng)理辦公室負責組織傳閱。文件傳閱時，嚴禁個人、部門擴大閱讀范圍。文件傳閱后，閱文人員應(yīng)簽字并注明閱文日期，及時退還總經(jīng)理辦公室。第十條各部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理。對于涉及到兩個以上部門的事項，應(yīng)由主管部門會同有關(guān)部門協(xié)商處理和答復。對于不能在時限內(nèi)辦理的，應(yīng)及時向發(fā)文部門和總經(jīng)理辦公室說明。對于不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)及時退回總經(jīng)理辦公室并附書面理由說明。第十一條已經(jīng)批示并交有關(guān)部門辦理的文件，總經(jīng)理辦公室負責檢查催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重

4、點公文重點催辦，一般公文定期催辦，防止漏辦和延誤。第十一條總經(jīng)理辦公室接收的非公司行政處理的公文，登記后直接轉(zhuǎn)交相應(yīng)部門處理。第十二條公司領(lǐng)導和部門人員參加上級主管單位或政府部門會議帶回的文件，應(yīng)在返回公司后的兩個工作日內(nèi)交到總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理辦公室進行登記，然后按照收文程序辦理。第十三條公司各個部門應(yīng)備有公文收、發(fā)登記薄。文書崗位業(yè)務(wù)人員收到公司批轉(zhuǎn)的公文后應(yīng)立即登記，并及時送交本部門領(lǐng)導閱辦處理。第十四條公文須存放在卷柜內(nèi)，不得隨意堆放。文件丟失應(yīng)及時向總經(jīng)理辦公室報告，并采取有效措施查找文件下落，同時要根據(jù)具體情況追究責任者的責任。第十五條公文的傳遞處理過程要嚴格遵守保密規(guī)定，涉密文件

5、原則上不允許翻印。絕密文件按規(guī)定在總經(jīng)理辦公室機要室閱看；機密文件按規(guī)定閱后，當日退回總經(jīng)理辦公室；對密級文件閱后如對有關(guān)內(nèi)容和要求需要進一步處理，而文件未規(guī)定不可摘錄的，可在專用保密手冊中進行摘錄以便處理。對于泄密人員要按有關(guān)規(guī)定追究責任。第十六條公司各部門要嚴格執(zhí)行公文的清退規(guī)定。要做到月末小清，季末中清，年未總清?？偨?jīng)理辦公室機要文書要在每月的5日前，對上個月應(yīng)退回的公文進行一次清理收繳；每季后的10日內(nèi)對上季度退回的公文進行整理裝訂；每年的第二個月末前要對上一年度應(yīng)退回的全部公文進行清理收繳，并填寫公文移交清單一式兩份，將上年度公文移交檔案室立卷歸檔。公文移交歸檔須移交雙方清點無誤后在

6、移交清單上簽字，各備存一份。第十七條因工作需要借閱已清退的公文，應(yīng)在借閱文薄上簽字后借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)退回。借閱密級文件和已歸檔文件，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任書面批準后在指定地點查閱。第三章公司文件的行文與發(fā)文第十八條公司擬訂的公文主要包括以下種類：（一）決定：用于對重要事項或重大決定做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷機構(gòu)，部門職能調(diào)整等的決定事項。（二）決議：用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。（三）意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法的事項。（四）通告：用于公布應(yīng)當遵守或周知的事項。（五）通知：用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文，批轉(zhuǎn)下級單位、部門的公文，要求下級單位辦理和需要周

7、知或共同執(zhí)行的事項。（六）通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。（七）報告：用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議。（八）請示：用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（九）批復：用于答復請示事項。（十）函：用于與同級單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。（十一）規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事物制定具有約束力的行為規(guī)范。（十二）會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。第十九條對外行文凡需對外上報帶有公司正式文件字頭的公文，公司各部門不能直接行文，應(yīng)由各職能部門編寫，部門主管領(lǐng)導審核（需其他部門會簽的，會簽部門主管領(lǐng)導也需審核），報公司相關(guān)領(lǐng)導批準?？偨?jīng)理辦公室負

8、責核稿、編號、編寫主題詞并以公司名義對外行文。第二十條內(nèi)部行文內(nèi)部行文分為行政行文和黨群行文兩種，各職能部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)各自實際情況或領(lǐng)導授權(quán)需要對內(nèi)行文的，一般由各職能部門編寫，部門主管領(lǐng)導審核（需其他部門會簽的，會簽部門主管領(lǐng)導也需審核），報公司相關(guān)領(lǐng)導批準?？偨?jīng)理辦公室負責核稿、編號、編寫主題詞并以公司名義對內(nèi)行文。第二十一條公文的用紙、印裝格式及發(fā)文格式（一）公文的起草、審核和簽發(fā)一律使用黑色或藍黑色墨水筆或中性筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆。文稿的文字應(yīng)橫排，字跡要清晰，閱改較亂的文稿要另抄一份送審。（二）公文的起草必須符合相應(yīng)的文體格式規(guī)定，嚴格遵守公文寫作規(guī)范和要求。（三）公

9、文打印用紙一般使用國際標準A4型（長297mm,寬210mm）紙張。（四）公文的字體和格式由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編排。第二十二條公文打字稿印刷前，打字員須通知擬稿人校對。打字稿的校對以秘書核稿后的文稿為準，校對者如有異議可向核稿人提出或向?qū)徟灠l(fā)人報告，不可擅自增減文字或改動。打印后的正式公文與原稿不符的，由校對者負責。第二十三條以公司名義不使用公司正式文件字頭和非公司統(tǒng)一編號的文件，行文部門行文后可直接送公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導審批、簽發(fā)，總經(jīng)理辦公室直接安排打印。第二十四條凡以公司名義行文上報或下發(fā)的文件，行文部門必須對文件所述事項具有業(yè)務(wù)管理權(quán)，不屬行文部門職責范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)和管理事項應(yīng)提交公司相應(yīng)管

10、理業(yè)務(wù)部門行文。第二十五條公司職能業(yè)務(wù)部門行文制、修訂公司規(guī)章制度的文稿，須按公司規(guī)章制度制定修訂管理辦法規(guī)定的程序處理。第二十六條公司職能業(yè)務(wù)部門及有關(guān)人員代表公司或本部門對外提供有關(guān)法律文件，未經(jīng)公司專門授權(quán)委托的，一律須經(jīng)公司法律顧問審查后方可辦理。第二十七條凡以公司名義形成的公文打印后，由行文部門交總經(jīng)理辦公室文書加蓋公司印鑒，并由文書收存文件底稿和兩份打印的正式文件。每季度總經(jīng)理辦公室文書應(yīng)把收存的正式文件和文件底稿整理裝訂一次，每年度的第二個月末前將上年度全部文件和文件底稿交檔案室立卷歸檔。移交時雙方各存一份移交清單備查。第二十八條上報和向外發(fā)送的文件，可由行文部門直接發(fā)送或交總經(jīng)

11、理辦公室，由機要文書交換或郵寄；公司內(nèi)下發(fā)文件，行文部門自行安排發(fā)送。第二十九條屬密級文件的，其文件及裝有文件的信函須注有密級標識，嚴格按規(guī)定的份數(shù)打印，按保密規(guī)定的發(fā)送途徑登記發(fā)放。第三十條各部門以傳真方式向外發(fā)出的公文，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽字同意后機要文書直接發(fā)出，傳真發(fā)出后文稿交發(fā)送傳真部門自行保存。需發(fā)送傳真同時還須正式送達的公司文件，應(yīng)按公司公文行文管理程序處理完畢后方可發(fā)送傳真。第四章公司印鑒及介紹信管理第三十一條公司行政印鑒及公司行政領(lǐng)導辦公用印由總經(jīng)理辦公室機要文書專門負責保管、啟用。第三十二條凡以公司行政名義上報、下發(fā)的文件以及與其他單位業(yè)務(wù)往來信函，須按行文管理程序加蓋公司行政印鑒。第三十三條各職能業(yè)務(wù)部門上報、下發(fā)文件及報表等需加蓋公司行政業(yè)務(wù)領(lǐng)導印鑒的，須經(jīng)公司領(lǐng)導簽字同意后方可用印。第三十四條公司行政印鑒、公司領(lǐng)導辦公用印、各部門行政印鑒，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一刻制發(fā)放。印鑒應(yīng)廢止更換的，由總經(jīng)理辦公室負責及時收回更換?？偨?jīng)理辦公室應(yīng)備有公司發(fā)放啟用的印鑒圖樣冊以備查。第三十五條各部門行政印鑒應(yīng)由專人負責保管，未經(jīng)部門領(lǐng)導同意不得用印，未經(jīng)公司授權(quán)一律不得對外啟用。各部門掌管的公司專用印鑒，不得在專用用途以外啟用。第三十六條公司出具介紹信的，屬經(jīng)常對外聯(lián)系業(yè)務(wù)的部門