合同檔案管理分類的措施研究

1、合同檔案管理分類的措施研究摘要在企業(yè)消費(fèi)活動(dòng)中，合同是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴(kuò)展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)開(kāi)展提供信息支持和便捷效勞，是檔案管理部門(mén)需要考慮的問(wèn)題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的根本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的根底上，結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)歷，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。關(guān)鍵詞合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)

2、對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問(wèn)題，給檔案的查找和利用帶來(lái)了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必需要采取合理的合同檔案管理分類方法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。1企業(yè)合同檔案的根本特征對(duì)風(fēng)電企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在詳細(xì)內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。1.1法律性法律性是企業(yè)合同檔案的根本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特

3、征，這也意味著無(wú)論是合同檔案的保存、管理還是銷(xiāo)毀，都必須嚴(yán)格按照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。1.2憑證性近年來(lái)，風(fēng)電行業(yè)蓬勃開(kāi)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)開(kāi)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的劇烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來(lái)許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)消費(fèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)展了明確說(shuō)明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而防止了不必要的損失。1.3標(biāo)準(zhǔn)性標(biāo)準(zhǔn)性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的標(biāo)準(zhǔn)性主要

4、表達(dá)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)性。一份完好的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書(shū)寫(xiě)形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性。合同檔案在管理過(guò)程中，假設(shè)出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必需要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)展管理，保證合同檔案的完好性。1.4繁雜性企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)展分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就

5、要搜集、整理和保存好這些合同檔案。2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制建立健全合同檔案管理機(jī)制，可以為合同檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的搜集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理可以與企業(yè)開(kāi)展向適應(yīng)。從企業(yè)開(kāi)展的角度說(shuō)，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)安康和持續(xù)開(kāi)展。2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)絡(luò)企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，假設(shè)采用單獨(dú)整編和單獨(dú)

6、管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了進(jìn)步企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)展合同檔案的整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)絡(luò)，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這可以起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。2.3施行合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)為了便于進(jìn)展合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開(kāi)展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)展統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來(lái)，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間進(jìn)展翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的進(jìn)

7、步了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)展，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)展分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)展分類等。需要注意的是，無(wú)論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)展標(biāo)注，防止混淆。2.4定期進(jìn)展檔案材料的整理合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開(kāi)展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)展合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新消費(fèi)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)展檔案檢查，確保合同檔案的完好性和平安性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔枯燥，防止因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提早

8、清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)展銷(xiāo)毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)展及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因此不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完畢的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門(mén)，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法3.1集分式歸類原那么為核心的合同檔案分類管理企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)展分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的消費(fèi)、科研內(nèi)容以及建立工程的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書(shū)檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)

9、容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)展分類、搜集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因此，需要依循集分式歸類的原那么，進(jìn)展合同檔案的分類管理，還要按照?合同法?中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)展重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。3.2集分式分類表我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)那么和名稱的合同形式；而無(wú)名合同又稱為非典型合同，是沒(méi)有規(guī)那么和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定標(biāo)準(zhǔn)且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)展分類歸檔，進(jìn)展統(tǒng)一的編號(hào)和整理。理論證明，集分式分類表可以在很大程度

10、上，進(jìn)步企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無(wú)論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。3.3分類表的使用方法集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理方法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的表達(dá)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的根本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)展參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類

11、號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。4結(jié)語(yǔ)在日趨劇烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)開(kāi)展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的合同檔案管理，可以確保合同檔案的保存平安和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)開(kāi)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營(yíng)造良好的工作氣氛，確保合同檔案管理分類的順利開(kāi)展；對(duì)于合同檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)才能，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。主要參考文獻(xiàn)1藍(lán)玉超.新時(shí)期國(guó)有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策J.蘭臺(tái)世界,2021(z3).2蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究以完善?企業(yè)破產(chǎn)法?第十八