中小企業(yè)低成本推進(jìn)企業(yè)信息化

1、中小企業(yè)低成本推進(jìn)企業(yè)信息化A企業(yè)成功實施計算機(jī)管理姜大光(北京化工大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院,北京 100029摘要:A企業(yè)是一家專業(yè)生產(chǎn)醫(yī)療設(shè)備的高科技企業(yè)。由于技術(shù)上的獨到之處,近年來在特殊醫(yī)療注射器市場獲得了顯著的成功。企業(yè)由最初的幾人迅速發(fā)展到了目前的近百人。發(fā)展的速度之快,令企業(yè)的創(chuàng)辦人也始料不及。但是,隨著迅速的發(fā)展,A企業(yè)的管理者也逐漸意識到,單憑加大工作強(qiáng)度、延長工作時間已經(jīng)不堪負(fù)用了。尤其是中國加入世貿(mào)后,企業(yè)管理的正規(guī)化問題需要馬上解決。A企業(yè)的管理者越來越感到自己企業(yè)管理上的不足,同時也認(rèn)識到在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行信息化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的必要性和重要性。關(guān)鍵詞:企業(yè)管理;管理軟件;企

2、業(yè)信息化;一、對企業(yè)信息化建設(shè)認(rèn)識過程A企業(yè)對企業(yè)信息化1的認(rèn)識也有各循序漸進(jìn)的過程,從對企業(yè)信息化建設(shè)的模糊認(rèn)識到企業(yè)信息化建設(shè)能給企業(yè)帶來那些好處,逐漸能夠結(jié)合自己企業(yè)的特點推進(jìn)本企業(yè)的信息化建設(shè)。1、信息化建設(shè)給企業(yè)帶來什么?高效率:一臺使用得當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)往往比多個職員能處理更多的事務(wù)。穩(wěn)定性:計算機(jī)的長處就在于始終如一的工作狀態(tài),不會有“累”了之說。降低成本:提高效率,也就是意味著節(jié)省更多的員工。資金、物流等周轉(zhuǎn)能力的加強(qiáng)意味著企業(yè)在同一時期內(nèi)賺更多的錢,花更少的運(yùn)營費(fèi)用。提供安全感:計算機(jī)是一個沒有“私心”的員工,在它的嚴(yán)格監(jiān)督下,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人可以放心地去享受陽光、沙灘。提升企業(yè)對外形象

3、:高效率的運(yùn)營體系、規(guī)范的公文格式、信息化的辦公環(huán)境,能使使您的企業(yè)在客戶心目中的形象大大提高。也能改變世人對民營企業(yè)管理不規(guī)范的偏見。2、結(jié)合本企業(yè)的特點推進(jìn)信息化建設(shè)為了提高產(chǎn)品的質(zhì)量,A企業(yè)的管理者精心挑選了多家為其生產(chǎn)配件的供應(yīng)商,從他們的競爭中獲得零部件可靠性的保證。但是,由于生產(chǎn)量愈來愈大,原材料供貨也越來越頻繁。而每家供應(yīng)商供貨時的包裝、單價時有變動。即使是同一家供應(yīng)商,每次供貨時的質(zhì)量也有差別,而這些因素是管理者無法控制的。因此,廠里配備了數(shù)名員工專門負(fù)責(zé)對每日到貨的幾十種零部件進(jìn)行清點和盤查工作,任務(wù)極其繁重。而且,因為數(shù)量眾多,管理者一直擔(dān)心,即使有一筆單子跑掉,也會造成很

4、大的損失。有時侯,生產(chǎn)任務(wù)多的時侯,往往幾個車間連軸轉(zhuǎn),手工做帳太過繁瑣,而且也越來越不適宜企業(yè)快速增長的需要。管理者下定決心要上企業(yè)管理軟件,將自己從繁瑣的俗務(wù)中解放出來,好思考一些技術(shù)上的問題以求新的突破。經(jīng)過認(rèn)真研究、仔細(xì)比較,A企業(yè)決定使用B管理軟件對企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理。B管理軟件完全面向企業(yè)管理之用,獨創(chuàng)地采用“批貨物”管理模式2,可以對同一種產(chǎn)品的每一批貨物進(jìn)行管理。而且,B管理軟件還引入了部門間制約機(jī)制,這一下管理者可以放心地讓手下員工去處理日常進(jìn)出貨業(yè)務(wù),產(chǎn)品質(zhì)量從原材料那兒得到了保證。另外,軟件中獨有的生產(chǎn)管理模塊,從生產(chǎn)計劃、實施到監(jiān)督全能管起來。軟件內(nèi)置的上千種的數(shù)據(jù)分析、

5、統(tǒng)計功能讓管理者隨時掌握企業(yè)的狀態(tài),甚至是每一筆單子的運(yùn)營狀態(tài)。不僅節(jié)省了人力,還提高了效率,費(fèi)用又低。二、完整的管理模塊B管理軟件提供了從進(jìn)銷存到生產(chǎn)、客戶關(guān)系管理3等最完整的企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)所需的各種管理模塊,具體包括:1、采購模塊:采購詢價、采購訂單、采購合同、采購收貨、采購付款、采購?fù)素?款2、銷售模塊:售前咨詢、客戶跟進(jìn)、樣品郵寄、銷售報價、銷售訂單、銷售合同、銷售發(fā)貨、銷售收款、銷售退貨(款、售后服務(wù)3、生產(chǎn)模塊:生產(chǎn)計劃、領(lǐng)料、監(jiān)督、實施、退料、成品4、倉儲模塊:入庫、出庫、調(diào)整、轉(zhuǎn)倉5、人事模塊:薪資、事假、獎懲、檔案6、相關(guān)業(yè)務(wù)模塊:運(yùn)輸、報關(guān)、進(jìn)出口、收入支出7、供應(yīng)商/客戶模

6、塊:供應(yīng)商、客戶、聯(lián)系人、交往記錄、結(jié)余款管理、聯(lián)系人管理、公關(guān)費(fèi)用管理三、全過程的業(yè)務(wù)跟蹤傳統(tǒng)的企業(yè)管理軟件只是若干模塊的簡單組合,有的企業(yè)管理軟件甚至僅僅充當(dāng)記事本的功能,A企業(yè)在決定使用管理軟件推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的時候,就認(rèn)識到為本企業(yè)選擇的企業(yè)管理軟件必須很好地克服傳統(tǒng)企業(yè)管理軟件的缺陷,A企業(yè)選用的B管理軟件最大的特色在于完全拋棄了這種“記事本”功能,注重于生產(chǎn)、貿(mào)易全過程的進(jìn)展。作為企業(yè)管理者,可以隨時掌握整個企業(yè)、各分企業(yè)的運(yùn)營情況,甚至某筆具體業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。在使用管理軟件之前,A企業(yè)如果想了解每一張銷售發(fā)貨單是否完成收款,必須花上很長時間去核對每一張單據(jù),經(jīng)過一段時間后,未收

7、款單據(jù)的數(shù)量更加龐大,查詢起來更加不方便,在使用B管理軟件之后,可以非常方便地查詢到某一時間段銷售已收款的單據(jù)列表和銷售未收款的單據(jù)列表,還可以很方便地查詢一張具體的銷售發(fā)貨單的總金額、已收金額和未收金額。使A企業(yè)的管理者快速掌握企業(yè)的銷售收款情況,避免給企業(yè)造成損失。四、各個模塊、部門間的協(xié)調(diào)與制約A企業(yè)使用管理軟件的目的之一就是要求軟件能夠?qū)崿F(xiàn)各個模塊、各個部門之間的相互協(xié)調(diào)和制約4,避免一個人、一個部門有很大的權(quán)限和能夠完成整個管理流程,封堵目前企業(yè)管理中的漏洞,B管理軟件注重強(qiáng)調(diào)“各個模塊、部門間的協(xié)調(diào)與制約”,有了這種協(xié)調(diào)與制約機(jī)制,企業(yè)內(nèi)部的違規(guī)行為可以得到有效的控制。以產(chǎn)品的出入

8、庫為例,軟件要求產(chǎn)品的出庫和入庫必須有原因,倉庫的管理人員不能直接填寫出庫單或者入庫單完成產(chǎn)品的出入庫,出庫必須根據(jù)銷售發(fā)貨、采購?fù)素?、轉(zhuǎn)倉出庫、生產(chǎn)領(lǐng)料等原因出庫,如果不是上述原因出庫,必須先填寫其他原因出庫憑證,然后根據(jù)其他原因出庫憑證填寫出庫單。入庫必須根據(jù)采購收貨、銷售退貨、轉(zhuǎn)倉入庫、成品入庫、生產(chǎn)退料等原因入庫,如果不是上述原因入庫,必須先填寫其他原因入庫憑證,然后根據(jù)其他原因入庫憑證填寫入庫單。五、先進(jìn)得批貨物管理理念A(yù)企業(yè)是一家專業(yè)生產(chǎn)醫(yī)療設(shè)備的高科技企業(yè)。主要的產(chǎn)品是特殊醫(yī)療注射器,對于這種特殊醫(yī)療注射器,產(chǎn)品的入庫時間和存儲期限非常重要,以銷售發(fā)貨出庫為例,入庫時間早的和存儲

9、期限短的產(chǎn)品應(yīng)該先銷售出庫,避免因產(chǎn)品超過存儲期限造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失,而以往傳統(tǒng)的管理軟件對同一產(chǎn)品都是采取各批貨物混合在一起的做法,因此無法對各批貨物之間的差別進(jìn)行管理。B管理軟件開創(chuàng)了“批貨物”管理模式,在出貨時,您現(xiàn)在不僅可以指定出什么貨物、出多少貨物,而且可以直接對某批貨物進(jìn)行處理和組合。這種管理模式可以有效地處理各批貨物間價格、包裝、質(zhì)量、保質(zhì)期5等等因素的變化,最大可能地適應(yīng)企業(yè)運(yùn)營中情況的變化。六、高效的數(shù)據(jù)分析、決策支持A企業(yè)也同樣面臨著其他企業(yè)在運(yùn)營中所面臨的困惑,一般都積累了大量的歷史數(shù)據(jù)。但是,傳統(tǒng)管理軟件固定死板的統(tǒng)計報表功能使您無法得到真正有用的信息,造成“數(shù)據(jù)豐富

10、、信息匱乏”的狀況。B管理軟件除了具有傳統(tǒng)企業(yè)管理軟件所提供的統(tǒng)計報表功能之外,全面采用了智能數(shù)據(jù)分析技術(shù)6,您可以通過隨意的組合(上千種,在雜亂的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營過程中各種因素的影響,起到?jīng)Q策支持的作用。有了這種功能,您再也不會因為積累了大量的歷史數(shù)據(jù)卻得不到有用的信息而煩惱了。舉一個簡單的小例子,A企業(yè)目前可以很方便地統(tǒng)計每個銷售人員在任意一個時間段的銷售業(yè)績,包括每張單子的金額、某一客戶的總金額、所有客戶的總金額等等。七、最完善的權(quán)限管理管理軟件模塊眾多,同時涉及到企業(yè)的各個部門,在多人使用的情況下,不同部門、同部門中不同的人應(yīng)該有不同的使用權(quán)限7,A企業(yè)在軟件的實際使用中,要求銷售部

11、門、采購部門、倉儲部門、人事部門應(yīng)該獨立完成自己的工作流程,在同部門中部門經(jīng)理和普通員工應(yīng)該有不同的操作權(quán)限,B管理軟件提供了目前最全面的權(quán)限管理,每個操作人員對每一張單據(jù)可以擁有最多八種的權(quán)限設(shè)置(訪問記錄、增加新記錄、修改舊記錄、刪除記錄、打印當(dāng)前記錄、打印所有記錄、訪問第二頁、訪問第三頁,提供最大的靈活度與安全度。如果您不以當(dāng)前操作員的身份填寫單據(jù),還必須提供身份驗證,有效防止盜用他人名義。八、企業(yè)信息化建設(shè)的認(rèn)識A企業(yè)在使用B管理軟件推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)過程中逐漸認(rèn)識到,中小企業(yè)在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)過程中,要根據(jù)自己企業(yè)的實際情況和特點,有計劃、分步驟、階段性的實施。在信息化建設(shè)初期,應(yīng)

12、該根據(jù)自己企業(yè)的計算機(jī)基礎(chǔ)平臺(硬件、軟件和本企業(yè)員工對計算機(jī)的熟悉情況選擇適合本企業(yè)實際要求的企業(yè)管理軟件,不要盲目地花大價錢仿照成功大企業(yè)的ERP系統(tǒng),往往造成適得其反的效果。參考文獻(xiàn)1 巴羅(美.企業(yè)物流管理:供應(yīng)鏈的規(guī)劃、組織和控制M.北京:機(jī)械工業(yè)出版社, 2002.2 蔡淑琴. 企業(yè)信息資源集成管理的若干問題J. 計算機(jī)工程與應(yīng)用, 2001, 37(03 .3 羅鴻.ERP原理.設(shè)計.實施M.北京:電子工業(yè)出版社, 2001.4 陳啟申.供需鏈管理與企業(yè)資源計劃M.北京:企業(yè)管理出版社, 2001-9.5 許鑫. 企業(yè)級信息集成平臺研究J. 圖書情報工作, 2002,000(00

13、76 汪勇. 企業(yè)實施ERP面臨的主要問題與對策J. 武漢科技大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版, 2001,3(01 .7 費(fèi)淼.ERP企業(yè)管理軟件應(yīng)用研究及其實現(xiàn)D.成都:電子科技大學(xué),2001Promote development ofEnterprise-Information-Construction with low costJiang DaGuangBeijing University of Chemical Technology,School of Information Science TechnologyAbstractThe A enterprise is a specialized

14、production medical equipment high tech enterprise. Because in the technical originality, has obtained the remarkable success in recent years in the special medical injector market. The enterprise rapidly develops the present nearly hundred people from the initial several people. The development spee

15、d is quick, is also inferior to enterprise's Leader initial expectations. But, along with the rapid development, the A enterprise's superintendents also gradually realizes, only depended on increases the working strength, lengthens the operating time already to be unable to withstand negative uses. China joins the world trade after in particular, the business management standardized question needs to solve immediately. The A enterprise's superintendents more and more felt the oneself business management insufficiency, simultaneously also realized to carries on the informatio