質(zhì)量文件記錄管理制度

1、分發(fā)號(hào)：*管理標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)質(zhì)量文件記錄管理制度版本號(hào)： A受控狀態(tài)：2022-03-1 發(fā)布2022-5-1實(shí)施*發(fā)布.1 前言本規(guī)定為規(guī)范記錄管理而編制記錄文件管理制度。本規(guī)定由質(zhì)量部提出，質(zhì)量部歸口。為便于理解，將歷次修訂記錄保留如下。本規(guī)定由質(zhì)量部起草，主要起草人：*自本文件下發(fā)之日起實(shí)施。2 目的為規(guī)范原始記錄管理，加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)記錄的有效控制，進(jìn)一步規(guī)范記錄的填寫(xiě)，體現(xiàn)記錄的原始性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本制度。3 適用范圍適用于與公司生產(chǎn)管理有關(guān)的所有記錄。4 職權(quán)和職責(zé)1. 生產(chǎn)部、質(zhì)量部及相關(guān)部門(mén)的點(diǎn)檢作業(yè)區(qū)、質(zhì)檢作業(yè)區(qū)負(fù)責(zé)各自的記錄填寫(xiě)、貯存和保管。2. 管理部負(fù)責(zé)記錄需要委托印刷

2、等日常管理。.5 管理標(biāo)準(zhǔn)和管理要求1. 原始記錄是公司的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，要使公司原始記錄的設(shè)計(jì)、印刷更加規(guī)范。2. 記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結(jié)果。3. 對(duì)記錄的每一項(xiàng)要進(jìn)行評(píng)審和取舍，選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄項(xiàng)。4. 在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí)，應(yīng)考慮使用者的填寫(xiě)方便。5. 應(yīng)盡量采用國(guó)際、國(guó)內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)公司的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。6. 在建立管理體系和修訂過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的記錄進(jìn)行清理，廢除多余的記錄，修改不適用的記錄，同時(shí)應(yīng)按要求統(tǒng)一編號(hào)。7. 對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，以免造成混亂

3、。8. 記錄的建立、更改、委托印刷8.1 記錄的建立、更改由主管部門(mén)或使用部門(mén)提出，委托印刷由使用部門(mén)提出。記錄的建立、更改、印刷量須經(jīng)主管部門(mén)對(duì)記錄的內(nèi)容、使用量等方面審核后執(zhí)行。8.2 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)記錄表格的統(tǒng)一編號(hào)后再委托印刷。8.3 委托印刷至少在一個(gè)月前提出， 原則上一次印刷量控制半年左右的使用量。.8.4綜合管理部在接受委托印刷時(shí)須憑有效審批手續(xù)，方可實(shí)施印刷。9. 記錄的分類(lèi)及編號(hào)1）部門(mén)類(lèi)別取其簡(jiǎn)稱(chēng)，如：生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等。2）記錄類(lèi)別根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)分為原始記錄（記錄）、臺(tái)帳、報(bào)告、圖表、照片，以及電子媒體的記錄等。10. 記錄的設(shè)置1）各部門(mén)根據(jù)工作重要性和必要性設(shè)置

4、記錄的類(lèi)別，原則是同一專(zhuān)業(yè)或部門(mén)記錄項(xiàng)目不重復(fù)、不交叉，有利于記錄信息共享。2）設(shè)計(jì)記錄項(xiàng)目應(yīng)合理、簡(jiǎn)單明確，具有: 期、質(zhì)、量的要求，便于見(jiàn)證業(yè)務(wù)活動(dòng)的痕跡，便于統(tǒng)計(jì)分析。3）記錄表一般應(yīng)設(shè)置填表部門(mén)、填表人、審核人、日期等項(xiàng)欄目，使之具有可追溯性。4）記錄保存期可根據(jù)的用途及實(shí)際需要和重要程度規(guī)定其保存年限。5）對(duì)于公司和國(guó)內(nèi)外行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的通用記錄表，可直接使用。6）記錄的標(biāo)識(shí)：應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí)，為了便于歸檔和檢索。11. 記錄的填寫(xiě)1）記錄必須在規(guī)定期限填寫(xiě)和上報(bào)，任何個(gè)人和部門(mén)不得延誤上報(bào)時(shí)間。遇有客觀原因不能按時(shí)上報(bào)，事先須征得主管部門(mén)同意。2）記錄填寫(xiě)須指定相應(yīng)崗位的技術(shù)、管理、操作

5、及驗(yàn)證人員負(fù)責(zé)，記錄中應(yīng)注明填寫(xiě)時(shí)間，記錄人（全名）、審核人（全名）應(yīng)在記錄中簽字，.必要時(shí)應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字。3）記錄填寫(xiě)執(zhí)行國(guó)家法定或公司規(guī)定的計(jì)量單位和符號(hào)。4）記錄填寫(xiě)必須及時(shí)、準(zhǔn)確、全面；用鋼筆、簽字筆填寫(xiě)，字跡清晰、整潔清晰，便于識(shí)別和保存。5）記錄數(shù)據(jù)填寫(xiě)必須真實(shí)準(zhǔn)確、不得做假，對(duì)記錄造假、失實(shí)而造成后果的，按誰(shuí)填寫(xiě)誰(shuí)負(fù)責(zé)原則。6）各項(xiàng)工藝操作、監(jiān)視和測(cè)量等作業(yè)崗位應(yīng)作實(shí)時(shí)記錄和整理，不得在事前填好或事后補(bǔ)記。7）已填寫(xiě)的記錄不得隨意更改。若由于筆誤造成差錯(cuò)需要更改，修改人應(yīng)杠改“”并簽字，同時(shí)寫(xiě)明更改時(shí)間；保持原數(shù)據(jù)仍可辨認(rèn)，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重筆描寫(xiě)。12

6、. 記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件， 在記錄過(guò)程中必須避免以下問(wèn)題：1）盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。2）亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫(xiě)，保管收集混亂，責(zé)任不清。3）散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。4）松：記錄填寫(xiě)、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無(wú)人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性。.6）錯(cuò)：寫(xiě)錯(cuò)別字，語(yǔ)言表達(dá)不清，填寫(xiě)錯(cuò)誤。13. 記錄填寫(xiě)的注意事項(xiàng)：1）記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作，如實(shí)記錄，當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記，崗位操作人員須按操作順序填寫(xiě)，記錄保持其原始性，不

7、可以重新抄寫(xiě)和復(fù)印。2）文字、數(shù)字書(shū)寫(xiě)要標(biāo)準(zhǔn)。3）記錄用筆可以用鋼筆、簽字筆或其他油性筆，不應(yīng)用紅筆，字跡清晰端正，用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。4）記錄填寫(xiě)應(yīng)完整，不得有空缺，如無(wú)內(nèi)容填寫(xiě)，可用一斜線代之，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄。5）內(nèi)容與上項(xiàng)相同時(shí)， 應(yīng)重復(fù)抄寫(xiě)， 不得用“省略號(hào)” 或“同上” 表示。6）數(shù)字要上下對(duì)齊，左右對(duì)齊并按規(guī)定保留小數(shù)位數(shù)。7）日期與時(shí)間的填寫(xiě)：日期一律按年、月、日順序橫寫(xiě)。8）記錄中會(huì)包含各種類(lèi)型的簽署， 任何簽署都應(yīng)簽署全名， 字跡清晰易辨。品名不得簡(jiǎn)寫(xiě)，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)填寫(xiě)，不得使用自造簡(jiǎn)化字。9）與其它班組、車(chē)間有關(guān)的操作記錄應(yīng)做到一致性、連貫性。

8、10）散頁(yè)記錄和成本記錄都應(yīng)檢查是否完整，然后裝訂成冊(cè)，注明名稱(chēng)、日期妥善保管。14. 記錄的保管和處置：1）記錄的保管應(yīng)落實(shí)到人，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失；記錄保存.期限問(wèn)題，一般記錄的保存期限為2 年，根據(jù)記錄的重要性，反映產(chǎn)品原始信息的重要追蹤記錄保存期限為10年，同時(shí)做好相關(guān)電子檔的記錄保存，保存期不低于原始記錄應(yīng)盡量長(zhǎng)期保存。2）凡屬新試、科研、技術(shù)、模具、設(shè)備等重點(diǎn)項(xiàng)目和產(chǎn)品的記錄按公司檔案保密管理規(guī)定，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管和處置。3）記錄的處置：超過(guò)規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須

9、保留銷(xiāo)毀記錄（記錄的銷(xiāo)毀工作必須申報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行）。15. 記錄的查閱1）記錄使用部門(mén)和規(guī)定人員應(yīng)及時(shí)查閱、分析和處理記錄文件，并做好上帳、匯總工作。2）各部門(mén)記錄文件原則上只供各部門(mén)內(nèi)部使用，外部查閱須得到主管部門(mén)同意，涉及保密的記錄文件須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3）查閱或借閱人員應(yīng)保持記錄的完整和清潔，不得在記錄上私自涂改或撕毀，借閱部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的記錄進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)折頁(yè)、更改等情況，要追究其查閱或借閱者的責(zé)任。4）主管部門(mén)結(jié)合制度檢查，可直接查閱相關(guān)部門(mén)的記錄文件，并對(duì)記錄文件的編制、使用、保管的規(guī)范性和記錄事項(xiàng)的準(zhǔn)確性、完整性作出評(píng)價(jià)。6 管理規(guī)定1. 生產(chǎn)記錄和原始記錄是生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況的直接反映，是公司、各生產(chǎn)車(chē)間管理的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)工作。.2. 原始記錄表由車(chē)間主任或車(chē)間技術(shù)人員編寫(xiě)，根據(jù)工藝程序、操作要點(diǎn)和技術(shù)參數(shù)等內(nèi)容設(shè)計(jì)。3. 生產(chǎn)登記表由車(chē)間主任負(fù)責(zé)，根據(jù)原始記錄的內(nèi)容以及各自生產(chǎn)特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)。4. 根據(jù)管理體系運(yùn)行要求，