關(guān)于加強(qiáng)合同管理的法律意見(jiàn)

1、關(guān)于加強(qiáng)合同管理的法律意見(jiàn)書(shū)科技有限公司：最近本律師在與貴公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的接觸中，了解到貴公司在合同管理方面存在的一些問(wèn)題，感覺(jué)到如不能對(duì)這些問(wèn)題引起足夠的重視，將不利于貴公司的經(jīng)營(yíng)管理，更有可能阻礙貴公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)合同管理是指企業(yè)依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列的行為。值得注意的是，合同行為并不局限于與合同相對(duì)人簽署合同這樣一個(gè)靜態(tài)的時(shí)間點(diǎn)，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、連續(xù)的過(guò)程，包括：合同樣本的制定、合同條款的設(shè)立、合同相對(duì)人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內(nèi)容的履行、爭(zhēng)議事項(xiàng)的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。企業(yè)合同管理即是

2、圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)。下面根據(jù)本律師以往的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)結(jié)合貴公司在合同管理方面的一些問(wèn)題談幾點(diǎn)意見(jiàn)，僅供參考。一、目前貴公司在合同管理方面存在或可能存在的主要問(wèn)題：1、合同管理制度不健全。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。從貴公司的實(shí)際情況看，合同沒(méi)有歸口管理，銷(xiāo)售、采購(gòu)、研發(fā)等部門(mén)各自為戰(zhàn)，各簽各的合同，各自管理本部門(mén)的合同，甚至同樣是采購(gòu)，行政部門(mén)有自己的采購(gòu)，研發(fā)

3、部門(mén)有自己的采購(gòu)，銷(xiāo)售部門(mén)也有自己的采購(gòu)等等。2、合同檔案管理不健全。前不久，貴公司采購(gòu)的UPS電池出現(xiàn)問(wèn)題（大概有幾百塊，價(jià)值三萬(wàn)余元），供貨商認(rèn)為是貴公司使用不當(dāng)造成的，而貴公司認(rèn)為是電池的質(zhì)量存在問(wèn)題。在討論如何追索損失時(shí)，貴公司業(yè)務(wù)人員竟然未能找到當(dāng)初簽訂的采購(gòu)合同，有關(guān)產(chǎn)品的使用說(shuō)明書(shū)也找不到了。業(yè)務(wù)人員對(duì)本律師的解釋是：當(dāng)初簽訂采購(gòu)合同的人已經(jīng)離開(kāi)公司，所以合同找不到了！不能不說(shuō)這是貴公司合同檔案管理的一大漏洞。雖然這樣的漏洞可以通過(guò)加強(qiáng)責(zé)任人追究制度予以解決（現(xiàn)在看來(lái)，追究責(zé)任恐怕都不可能了，因?yàn)楫?dāng)初簽訂合同的人已經(jīng)不在了。），但是在實(shí)際的管理中，業(yè)務(wù)人員難免按照供應(yīng)商的重要性分

4、類來(lái)分配自己的管理精力，所以由業(yè)務(wù)人員直接追索自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的合同檔案明顯不合理。3、合同文本的審查不嚴(yán)格。本律師在參與貴公司相關(guān)合同的審查過(guò)程中經(jīng)常遇到這樣的情況：業(yè)務(wù)人員要求審查的是一份對(duì)方單位提供的合同樣本。一般說(shuō)來(lái)，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因?yàn)楸酒髽I(yè)起草的文本，基本用語(yǔ)，條款，格式大多對(duì)本單位有利，也較熟悉，談判起來(lái)就方便一些。而用對(duì)方單位的文本，往往比較生疏，改動(dòng)量較大。甚至有的單位故意將文本寫(xiě)得很長(zhǎng)，設(shè)置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會(huì)導(dǎo)致簽訂不利于本企業(yè)的合同。4、合同文本中的條款有漏洞。本律師雖然對(duì)貴公司經(jīng)常使用的一些合同文本設(shè)計(jì)了范本，但是為了針對(duì)不

5、同客戶的不同需要，范本中的某些項(xiàng)目是空白的，或者內(nèi)容是不固定的，需要在具體談判后根據(jù)雙方的共同意見(jiàn)填列。但是如果沒(méi)有其他約定，或者不需要填寫(xiě)相關(guān)的內(nèi)容就應(yīng)該在此欄注明“此項(xiàng)空白”或“無(wú)其他約定”等字樣。實(shí)踐中經(jīng)常會(huì)有這樣的情況（不能肯定貴公司有這種情況），業(yè)務(wù)人員按照以往與對(duì)方公司簽合同的慣例，或者為了節(jié)省時(shí)間，將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮?duì)方蓋章回寄，但此后卻忘記了主動(dòng)追回，導(dǎo)致未能拿到對(duì)方蓋章確認(rèn)的合同。此時(shí)，如果對(duì)方拿著有空白的其他約定條款的合同，就讓欺詐行為有機(jī)可趁了，最終導(dǎo)致貴公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的加大。另外，合同條款不全面、不完整，有缺

6、陷、有漏洞也是常見(jiàn)的問(wèn)題。常見(jiàn)漏掉的往往是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話；只講正面的，不講反面的，不懂得簽合同應(yīng)當(dāng)“先小人后君子”的訣竅，一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。5、合同章管理不嚴(yán)格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導(dǎo)向，具體表現(xiàn)為合同文本的使用，異地的合同誰(shuí)先蓋章等，而在和供應(yīng)商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應(yīng)方是處于被動(dòng)地位的。也就是說(shuō)，供應(yīng)商在雙方談判的合同條件下，應(yīng)該先在合同上蓋章后再傳遞給購(gòu)買(mǎi)方，因此，即使是需要購(gòu)買(mǎi)方先蓋章確認(rèn)，也應(yīng)該作為合同章管理中的一個(gè)特例來(lái)追索后續(xù)進(jìn)展，如果能做到這一點(diǎn)，

7、損失也是可以避免的。6、合同管理的法律意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)應(yīng)當(dāng)重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書(shū)面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過(guò)期限的。不具備法律效力的書(shū)面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過(guò)程中應(yīng)簽字確認(rèn)的沒(méi)有進(jìn)行簽字確認(rèn)，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)可能因無(wú)法舉證而敗訴。被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過(guò)了2年的訴訟時(shí)效。這些法律意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。7、只有主合同沒(méi)有合同附件。主合同是指能夠獨(dú)立存在的合同，如某某系統(tǒng)建設(shè)合同等。合同附件是指以主合同的存在為前提，包括但不限于

8、與主合同直接關(guān)聯(lián)的的文件、說(shuō)明、釋義、樣品等等。如明細(xì)表、說(shuō)明書(shū)等等。我們的業(yè)務(wù)人員腦子里沒(méi)有合同附件的概念，或者沒(méi)有在主合同后面加列合同附件的習(xí)慣。主合同中某些條款后面雖然注明了“見(jiàn)附件”，但在很多時(shí)候，在主合同后面是沒(méi)有附件的，或者雖有附件，但卻沒(méi)有雙方的簽字或蓋章確認(rèn)。實(shí)踐中，合同附件大多是履行主合同的具體標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有附件或者沒(méi)有雙方的簽字蓋章確認(rèn)，直接導(dǎo)致合同履行的不明確，很容易引發(fā)爭(zhēng)議。二、貴公司在合同管理中應(yīng)有的對(duì)策：為了更好的防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，減少潛在的合同管理可能引起的經(jīng)濟(jì)損失，結(jié)合上述合同管理方面存在或可能存在的問(wèn)題，本律師認(rèn)為，貴公司在合同管理中應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：1、建立健

9、全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。2、加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育，全面提升合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。3、從法律角度對(duì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格審查和控制。建議考慮設(shè)立法務(wù)部門(mén)或者合同管理崗位，此部門(mén)或者此崗位對(duì)公司合同

10、的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體包括對(duì)格式化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責(zé)任的合理設(shè)定，其他合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范等。法務(wù)部門(mén)或者合同管理崗位從合同的項(xiàng)目論證開(kāi)始，監(jiān)督、檢查并指導(dǎo)當(dāng)事人資信調(diào)查，合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動(dòng)的全過(guò)程，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，減少合同糾紛中公司的損失，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。4、加強(qiáng)合同管理檔案和合同專用章管理。合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時(shí)又是合同管理工作的一部分，貴公司將合同檔案交由經(jīng)辦合同的業(yè)務(wù)人員管理或其所在部門(mén)管理，本律師認(rèn)為這種做法欠妥，首先是業(yè)務(wù)人員本身事務(wù)繁雜，對(duì)于檔案管理工作要求的嚴(yán)

11、謹(jǐn)細(xì)致等可能無(wú)法兼具；其次是按照內(nèi)部控制中的牽制原則，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦者負(fù)責(zé)其經(jīng)辦合同的檔案管理并不能有效的控制漏洞。因此，建議合同檔案應(yīng)由公司設(shè)專人管理，或由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴(yán)格的審核、登記制度和相應(yīng)的管理制度，凡是經(jīng)公司加蓋了合同專用章的合同或其他文書(shū)都必須在公司有備案資料或登記，絕不能再出現(xiàn)找不到合同等漏洞的出現(xiàn)。5、及時(shí)處理違約糾紛。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。法務(wù)部門(mén)或合同管理崗位的人員審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款就顯得十分重要。合同一旦發(fā)生違約情形，企業(yè)要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟(jì)損失。綜上所述，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的，所以合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要制度之一。合同管理企業(yè)