中藥材采購流程

1、文件名稱中藥材采購流程文件編號SMP?GY-GL-0(起草者起草日期今三月日原文件編號審核者審核日期今三月日原文生效日批準者批準日期4"月日版本號00頒發(fā)單位供應部生效日期4"月日分發(fā)號分發(fā)單位與數量質量部2份，化驗室、倉儲部、財務部、供應部1份修訂記載版本號生效日期修訂原因、依據及內容00依據2010版藥品生產質量管理規(guī)范要求編寫。目的：為進一步完善、細化中藥材采購工作，規(guī)范采購流程，保障生產所需物料及時到貨，確保購進物料質量達標，控制采購成本等，特制訂本流程。范圍：適用于供應部中藥材采購并為各子公司供應部參考執(zhí)行。職責：供應部組長負責編寫；供應部負責管理；供應部部長、質

2、量部負責審核；生產副總經理批準；供應部中藥材采購員執(zhí)行。內容：1供應部中藥材部于每月29日將物料在途數量提供給計劃員并上報，經供應部部長簽字確認后上報生產部，為次月生產計劃的下達做好準備；同時對在途品種嚴格監(jiān)督，確保在途物料及時到貨。2生產部根據需貨計劃、物料在途及各物料庫存情況，于每月6日前制定當月中藥材采購資金預算表，及各子公司上報的本月中藥材采購計劃審批表。我部門根據以上所需品種、數量，做出采購招標前的整理工作。3供應部根據整理后的品種、數量，實行網上（必聯采購網）招標，此報價時間根據品種的數量及是否存在冷背品種，一般規(guī)定為4天，提醒供應商按時報價，并跟蹤報價情況，了解市場初步行情，邀請

3、主管副總經理參與開標并監(jiān)督報價情況。4在實行網上招標的時間內對當月采購物料庫存情況進行核對；打印傳真形式報價單，對新開發(fā)供應商實行盤外報價；整理備份上月完成計劃的價格表，以便日后核查。5 待全部參加本月報價的供應商全部提交報價詳情后，投標截止，并且下載開標一覽表，整理后打印，上交主管副總經理審核確定后，填寫中標單，中標單填寫要真實準確，本著“相同藥材比價格，相同價格比質量，相同質量比服務”的原則。6 主管副總經理確定下發(fā)中標單后，第一時間以傳真的形式將已核對無誤的中標單下發(fā)，并電話確認供應商是否收到；認真填寫當月中藥材采購資金預算表，并核對無誤后上交；認真填寫子公司當月中藥材采購計劃審批表中物

4、料價格，仔細審核確保無誤，經部領導簽字確認后，報還子公司負責人員。7 填寫中藥材物料采購四聯單，本部門保留一份，倉儲部一份作為物料接收的依據，財務部一份（標明單價）作為審核發(fā)票的依據，質量部門一份為檢驗藥材做提前準備和檢驗報告下發(fā)的依據；追加計劃要確保數量及時按當月采購價格下達，并填寫追加中藥材物料采購四連單，以保證物料的數量及價格不會出現超量或高價問題。8 編撰當月中藥材到貨明細表，跟蹤各供應商發(fā)貨情況，對生產急需品種提前與中標供應商聯系，通知提前將該品種發(fā)貨；倉儲部根據采購四聯單進行接收，并向化驗室申請檢驗，在沒有接到特殊通知，來料數量超出采購計劃15%的，倉儲部有權拒收；對到貨中藥材及時

5、登記，確保按時到貨，到貨數量與計劃數量相符，認真關注物料質量情況。9 合格物料質量部應在3日之內出具合格中藥材檢驗報告單，異常物料，質檢部先與我部門協調處理，并提供物料異常情況處理單；我部門在接到通知后及時電話通知供應商退貨、補貨，必要時以傳真形式將物料異常情況處理單傳給供應商，要求補貨供應商在7日之內將物料按計劃量補齊，15日內將退貨物料運出我公司；繼續(xù)跟蹤補貨物料的質量情況，盡量避免不合格現象再次發(fā)生。10 在收到質量部合格中藥材檢驗報告書后，根據報告書的處理意見，通知所屬供應商開具增值稅發(fā)票，水分超標的按百分比扣除到貨數量，雜質超標的根據百分比折扣單價金額；收到質量部不合格中藥材報告書后

6、，與倉儲部及時溝通，并跟蹤退貨物料的運出情況，確保倉庫庫存不會造成緊張狀況。11 接收到供應商開具的增值稅發(fā)票后，及時送至倉儲部做入庫驗收，驗收后的發(fā)票要認真核對開具的品種名稱、數量、單價及金額，無誤后送主管副總經理、財務部長及公司總經理簽字確認，認真對各發(fā)票掛賬后，送各公司財務入賬；對開具錯誤的發(fā)票及時退回該公司換票處理，每季度與計劃員對賬，保持賬目一致準確。12 季節(jié)性中藥材采購，需提前向主管副總經理請示，待其作出采購決策后，先由采購員到產地考察、比價，并取回樣品由公司質量部檢驗，達標后報主管副總經理，經批準進行批量采購，同時通知倉儲部做接收準備；物料到公司后由公司質量部檢驗，保證質量、保

7、障貨源。13 冷背藥材由于存在貨源少、供貨難的特點，在采購上存在一定的困難，應先對品種進行網上及各相關書籍查詢，了解其俗名、性狀、產地、相關檢查項目等信息，制定合理的采購方案；對不易達到標準的品種，要采取多產地送樣，找出可以達到標準的藥材產地，上報部領導批準后，進行計劃量采購。14 如生產過程中出現異常情況，我部門要積極與質量部、生產部及車間進行現場確認，對異常情況進行分析，必要時通知供應商到場共同處理，情況確定后，由質量部出具書面解決決定，我部門認真處理，確保生產持續(xù)進行。15 直發(fā)中藥材應根據生產部提供的直發(fā)品種計劃，按計劃量下達給中標供應商，并標明所發(fā)子公司的名稱、地址、聯系人等相關信息

8、，由各供應商自行組織發(fā)貨；追蹤物料的到貨情況及質量情況，各子公司于每月4日前上報直發(fā)品種的到貨明細，以便對該月份計劃總結和對各供應商進行評定。16 新供應商的開發(fā)要嚴格按照合格供應商評定及管理辦法實行，對想要成為我公司供應商的公司，首先在企業(yè)資質上審核，資質不合格的絕對不可以成為我公司的供應商；資質合格的還要對其企業(yè)聲譽、資金承受能力、與我公司合作態(tài)度做進一步了解，對懷有不良目標的供應商不予以供貨資格；新供應商的考察期為3個月，在此期間對該供應商送貨時間、數量、質量等多方面考核，合格后方可成為我公司正式的供應商。17 付款程序：根據供應商上月計劃完成情況，其中包括到貨日期是否及時，到貨數量是否按計劃訂單完成，到貨物料的質量情況等，以及本月計劃的中標情況和歷史陳欠賬款余額等多方面綜合因素考慮，做出最合理、最科學的月度資金分配