東方實(shí)用BEC商務(wù)英語郵件模板講義（Word）

1、一問候 Greetings【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：首先表示對收信人的問候以及思念之情。結(jié)尾：以建議或者良好的祝愿結(jié)尾。語氣措詞語氣：取決于具體情形以及發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系。措辭：根據(jù)不同的問候信分類進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。1. 詢問近況（Asking the others situation）How is everything? 最近好嗎？2 / 292. 說明近況（Describing ones situation）Im keeping very busy. 我一直很忙。3. 說明身體狀況（Describing ones health）Im not feeling very well. 我身體

2、不適。二感謝 Expressing thanks【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)在信的開頭可以開門見山地亮出寫信的目的，對對方的饋贈、幫助、關(guān)心或邀請等表示由衷的感謝，直截了當(dāng)說聲 thank you。 使用Thank you very much for .或I am writing to express my sincere appreciation for 之類的句子是最有效率的開頭。接下來，詳述感謝的緣由，可以回憶當(dāng)時接受對方幫助或饋贈禮物時的情景，并表達(dá)愉悅的感受。感謝信的關(guān)鍵是讓人感到言辭懇切，并非矯揉造作。因此，如果你要感謝你的客戶，你必須說清他的幫助對你來說為什么如此重要。在信的結(jié)尾部分需要

3、首尾呼應(yīng)，再次表示感謝，或表示良好祝愿，或?qū)ξ磥肀硎酒谕貓蟮囊庠?。語氣措詞感謝信最重要的是真誠，缺乏真誠的感謝信只能讓人反感，比不寫的效果更糟。寫感謝信要及時，尤其要趁感謝之情最濃的時候?qū)?。感謝信忌用浮華辭藻，不要不著邊際地夸耀。收到禮物寫感謝信，最好要表達(dá)出對禮物的喜愛之情。三道歉 Apologies【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：大多數(shù)情況下,信的開頭第一句就應(yīng)該道歉，這樣更能說明體諒對方，更容易取得對方的諒解。結(jié)尾： 以肯定語氣結(jié)尾，表示今后不犯或少犯錯誤，把關(guān)系改善的信心轉(zhuǎn)達(dá)給對方。語氣措詞寫好道歉信的關(guān)鍵在于措辭要樸實(shí)委婉，語氣要誠懇真摯，解釋要詳細(xì)明了。例如 “Im really so

4、rry”、“a feeling of deep regret”都是致歉之詞，可以恰如其分地表達(dá)寫信人的真誠歉意。道歉信分一般道歉信和正式道歉信。它們的組成基本相同，所不同的是正式道歉信的語氣要比一般道歉信莊重。一般道歉信常用：“I am sorry/We are sorry”表示抱歉，而正式道歉信必須用“We regret/We sincerely apologize for”等更鄭重的語氣來化解對方的不滿情緒。四慰問 Expressing condolences【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：表示對某人某事表示同情或慰問。結(jié)尾：問候、安慰對方，如果合適，可以表示愿意幫助對方。Heartfelt s

5、ympathy and much love to you, Jenny, as you go through this time of grief.杰妮，在你處于悲痛之時，我們謹(jǐn)向你表示衷心的同情和無限的友愛。We are only a phone call away if theres anything we can do.如果有什么我們能幫忙的，請盡管打電話來。語氣措詞寫慰問信時，語言和語氣要嚴(yán)肅、莊重、簡潔，不可使用詼諧、幽默或調(diào)侃的語言或活潑喜悅的語氣，那樣顯得輕薄，既不自重，也不尊重對方。慰問信要發(fā)自內(nèi)心，使對方感到溫暖、親切、富于人情味，能減輕對方的痛苦。但是，慰問信不宜使用冗長的

6、話語或令人傷感的話，那樣也可能會增加對方的悲痛。五約定時間/計劃 Arranging time and making plans【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：提出約定的時間或者計劃，也可以更改或取消時間或計劃。結(jié)尾：在表示約定好的郵件末尾，可以表達(dá)期待見面。如果取消或更改了原來的時間或計劃，結(jié)尾最好請求原諒，并另約時間。語氣措詞在這類郵件中，對朋友的語氣可以比較輕松。對同事或者客戶的語氣，要表現(xiàn)出誠意。朋友：Is Thursday OK for you to come to my home? 周四來我家可以嗎？同事：We need to arrange a time to discuss this

7、 project. 我們需要安排時間討論一下這個方案?？蛻簦篧ould it be possible to visit your factory during that week? 那一周去您的工廠參觀可以嗎？六邀請 Invitations【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)信的開頭應(yīng)先說明邀請對方參加活動的意圖、活動內(nèi)容以及舉行活動的目的。接下來說明活動的名稱、安排的細(xì)節(jié)、時間、地點(diǎn)等。如果是正式邀請信，還要對被邀請者的威望和學(xué)術(shù)水平表示推崇和贊賞，表明如果被邀請者能夠接受邀請的話，會給活動帶來很好的影響。接著說明活動的相關(guān)事宜，最好是能引起對方興趣的事宜。如果對時間的要求比較嚴(yán)的話，可說明要求參加者到達(dá)的

8、具體時間以及活動結(jié)束的時間。信的結(jié)尾應(yīng)再次表達(dá)希望對方能夠參加或出席的誠意。如有必要，可請對方在某個確定時間之前確認(rèn)能否應(yīng)邀及其他特別事項(xiàng)或者關(guān)于被邀請人的費(fèi)用負(fù)擔(dān)問題。稱呼活動內(nèi)容及活動目的，熱情邀請對方參加的原因說明活動安排的細(xì)節(jié)、時間、地點(diǎn)等再次熱情邀請對方結(jié)束語贊賞對方的價值以及對活動所產(chǎn)生的影響（正式）簽名語氣措詞英文邀請信要根據(jù)不同的用途確定寫信的格式和語氣。商業(yè)邀請信被邀請者通常是屬于比較有威望的人士。因此，這類邀請信的措辭要相對正式一些，語氣要熱情有禮，用詞規(guī)范正式。而私人之間的邀請信則比較簡要，內(nèi)容格式上的要求都比較低，可以寫得隨意一些。只要表明邀請的意圖，說明活動的內(nèi)容、時

9、間、地點(diǎn)等即可。但既然是邀請信，那么就一定要在信中表達(dá)出非常希望對方能夠參加或者出席的愿望。七請求幫助Requesting help【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇： 說明寫作意圖，要提出什么樣的請求。請求要具體，語氣要禮貌。如果請求信的收信人是不認(rèn)識的人、公司或者機(jī)構(gòu)，那么在信的開頭應(yīng)首先介紹自己，并介紹寫此請求信的原因，提出請求。主體段落： 說明請求的原因，并具體展開，而且合乎情理。結(jié)尾： 表示希望對方回復(fù)，并在此處體現(xiàn)禮貌原則，常用套句：“I am sorry for any inconveniences I have caused by this letter.”語氣措詞由于提出的請求往往都是

10、需要麻煩別人的事情，所以要注意語氣要禮貌，不要吝嗇你的感謝。英文請求信應(yīng)注意措辭禮貌，格式規(guī)范，這樣會使請求顯得比較正式。請求內(nèi)容及相關(guān)信息一定要詳盡、具體；語氣要客氣、委婉；語言直接、具體、簡明。八建議 Suggestions【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)建議信是建議收信人采取某種行動的信件，一般分為三個部分：首段：表明寫作意圖。陳述事由，簡單介紹自己。主體段落：應(yīng)該首先肯定對方的優(yōu)點(diǎn)，然后再陳述需要改進(jìn)的地方或針對具體情況提出具體建議或忠告，指出采納建議的益處。注意語氣要委婉，千萬注意不要讓別人以為你是在投訴。結(jié)尾段：對提出的建議進(jìn)行總結(jié)，要注意有禮貌使讀者容易接受。語氣措詞建議信不同于投訴信，所以

11、寫信人一定要注意禮貌當(dāng)先。建議信一般包括以下內(nèi)容：首先說明寫信的目的，其次，在肯定的基礎(chǔ)上提出自己的建議或看法（否則別人以為你在投訴，而不是在提建議），最后表達(dá)希望采納建議?？偟膩碚f，建議信應(yīng)該言辭懇切，理由充分。無論在什么情況下，英語商務(wù)信函的語氣既要熱情友好，又要審慎仔細(xì)。由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下寫這封信函想達(dá)到一個的目的是什么、希望建議對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響，以及以勸說為主，還是以要求為主。九表達(dá)愿望 Expressing wishes【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：首先表述當(dāng)前發(fā)生的事實(shí)。結(jié)尾：問候收信人，或者以建議、

12、良好祝愿結(jié)尾。語氣措詞1. 表達(dá)愿望的郵件，在語氣上要注意誠懇；在措辭上，力求準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)信人的真實(shí)內(nèi)心愿望。2. 根據(jù)收信人的不同，措辭要有所注意。對同事與對客戶的措辭和語氣是有所區(qū)別的。1. I wish I could see him again.我真希望能再次見到他。2. We would appreciate it very much if you would also ask your colleagues to give us their replies as soon as possible.希望貴公司的同仁盡快給我們回復(fù)，我們將不勝感激。十說明意向 Stating inten

13、tions【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：提出自己的意向。結(jié)尾：感謝對方合作或良好祝愿。語氣措詞說明意向的郵件，在語氣上要注意誠懇；在措辭上，語言要表達(dá)準(zhǔn)確。Im planning to visit a major customer and have a meeting in Bangkok, so Im afraid I have to cancel the presentation.我計劃去拜訪曼谷的一個重要客戶，所以我恐怕得取消下周的簡報。十一表達(dá)重要性Expressing importance【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：提出重要的人或事情。結(jié)尾：感謝對方或良好祝愿。語氣措詞在表達(dá)重要性的郵件中

14、，要注意語氣。如果強(qiáng)調(diào)重要性的時候，可以加上用于表示修飾的副詞。Good health is far more important than money.健康比金錢重要得多。十二請求許可 Asking permission【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：請求允許、表示允許或者表述不允許。結(jié)尾：根據(jù)不同的主題有不同的結(jié)尾方式。語氣措詞語言和措辭根據(jù)請求、允許、不允許而有所區(qū)別。請求許可（Asking for permission）I hope youll allow me to accompany you on your trip.我希望能陪您旅行。表示允許（Granting permission）I

15、 have no objection to that. 我不反對。表示不允許（Denying permission）Im sorry, but I cant change the rules.對不起，我不能改變規(guī)定。十三應(yīng)該不應(yīng)該 Should I or shouldnt I?【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：可以是問候、表示收到來信，或者直接表明自己的態(tài)度。結(jié)尾：在給他人或客戶造成損失的情況，要表示歉意，希望得到對方的原諒；也可以是祝愿、感謝對方或者提出建議。語氣措詞表示應(yīng)該不應(yīng)該的郵件，語氣較為強(qiáng)硬。因此在措辭上要有所注意。以下兩個句子的語氣差別很大：Im not sure whether I s

16、hould switch to a different service provider or not. 我不知道我是否應(yīng)該另換一個服務(wù)商。I should switch to a different service provider.我應(yīng)該另換一個服務(wù)商。十四贊同和不贊同 Agreeing and disagreeing【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇應(yīng)表明自己贊同或不贊同的觀點(diǎn)。最后如果不贊同可以提出合理的建議，如果贊同可以進(jìn)一步商討細(xì)節(jié)。語氣措詞根據(jù)內(nèi)容，可以用不同程度地表達(dá)自己的看法、觀點(diǎn)或觀點(diǎn)。表示強(qiáng)烈贊同Expressing strong agreementI agree with you

17、 100 percent. 我完全同意你的觀點(diǎn)。表示贊同Expressing agreementI agree with you. 我同意你的觀點(diǎn)。有保留地贊同Agreeing with reservationsI basically agree with you. 我基本同意你的觀點(diǎn)。不同意Expressing disagreementI disagree with you. 我不同意你的觀點(diǎn)。十五表示不確定Expressing uncertainty【寫作模板】信體結(jié)構(gòu)開篇：可以是收到某人的來信或者直接提出不確定的事情。結(jié)尾：注意措辭，如果對他人影響較大的時候，需要表示歉意。開篇：Thank you for your invitation, but I am not