利用郵件合并打印工資條

1、 利用郵件合并打印工資條近來，電腦報上介紹過幾次處理工資表、打印工資條的方法，其中有用EXCEL97做的，有用CCED做的等等。我不是做勞資工作的，但看了這些有關(guān)文章后，利用WORD2000的“郵件合并”功能實現(xiàn)了工資條的打印?？吹竭@，如果你原來還沒用過“郵件合并”，那么，就打開計算機，跟我一起做吧。 第一步：準備一個數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫可以是DBF文件，也可以是MDB文件等等，我們暫用EXCEL2000做一個小的數(shù)據(jù)庫，文件名為“工資表200106.xls”，(建議朋友們也用EXCEL來做，以充分利用它強大的計算功能和用填充句柄方便復(fù)制數(shù)據(jù)和公式)。如圖所示(在這里，只為說明問題，本表可能與實

2、際不太相符)。 第二步：郵件合并。數(shù)據(jù)庫做好后，我們就可以用WORD2000的郵件合并了。 打開WORD2000，創(chuàng)建一個文檔，如圖所示： 在“工具”菜單下找到“郵件合并”并單擊，出現(xiàn)郵件合并幫助器， 單擊“創(chuàng)建”，出現(xiàn)以下菜單。 單擊“套用信函”，出現(xiàn)以下提示框。 我們選擇活動窗口。 此時郵件合并幫助器上的數(shù)據(jù)源項已經(jīng)點亮，此項為可用。單擊獲取數(shù)據(jù)，出現(xiàn)下拉菜單，單擊“打開數(shù)據(jù)源”。近來，電腦報上介紹過幾次處理工資表、打印工資條的方法，其中有用EXCEL97做的，有用CCED做的等等。我不是做勞資工作的，但看了這些有關(guān)文章后，利用WORD2000的“郵件合并”功能實現(xiàn)了工資條的打印?？吹竭@，

3、如果你原來還沒用過“郵件合并”，那么，就打開計算機，跟我一起做吧。 第一步：準備一個數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫可以是DBF文件，也可以是MDB文件等等，我們暫用EXCEL2000做一個小的數(shù)據(jù)庫，文件名為“工資表200106.xls”，(建議朋友們也用EXCEL來做，以充分利用它強大的計算功能和用填充句柄方便復(fù)制數(shù)據(jù)和公式)。如圖所示(在這里，只為說明問題，本表可能與實際不太相符)。 第二步：郵件合并。數(shù)據(jù)庫做好后，我們就可以用WORD2000的郵件合并了。 打開WORD2000，創(chuàng)建一個文檔，如圖所示： 在“工具”菜單下找到“郵件合并”并單擊， 出現(xiàn)數(shù)據(jù)源文件選擇框，此時在文件類型處點擊下拉箭頭，選

4、擇MS Excel 工作簿 (*.xls)，找到開始我們做的數(shù)據(jù)庫文件：工資表200106.xls，雙擊或選擇該文件后點擊“打開”。 出現(xiàn)窗口 單擊“確定”，出現(xiàn)窗口 單擊“編輯主文檔”。此時，我們可看到，在WORD工具欄上多了一行工具條，即：郵件合并工具條。將光標放在表格中“編號”下方的單元格中，單擊郵件合并工具條上的“插入合并域”，出現(xiàn)以下選項，(這些選項來源于“工資表200106.xls第一行的標題)，選“編號”。 我們可以看到：在“編號”下方單元格中出現(xiàn)了帶書名號的“編號”：編號。編號 姓名 職務(wù) 津貼 生活補助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費 會費 小計 實發(fā)工資 編號 用同樣方法，在姓名、職

5、務(wù)、津貼單元格下方分別插入相應(yīng)合并域，如下圖所示。編號 姓名 職務(wù) 津貼 生活補助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費 會費 小計 實發(fā)工資 編號 姓名 職務(wù) 津貼 生活補助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費 會費 小計 實發(fā)工資 此時，主控文檔編輯已基本完成。請注意：在本表格的下方應(yīng)該留下兩個空行，即有兩個回車符，否則郵件合并后每個人的工資條是連在一起的。 看一下我們所輸入的數(shù)據(jù)情況，點擊郵件合并工具條上的“查看合并數(shù)據(jù)”，可以看到，主控文檔上帶書名號的部分已經(jīng)被替換成相應(yīng)數(shù)據(jù)項。編號 姓名 職務(wù) 津貼 生活補助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費 會費 小計 實發(fā)工資 1 張偉 345 12 33 390 15 17 5 37

6、353 點擊郵件合并工具條上的“合并選項” 我們可以設(shè)置“查詢選項”，以篩選我們需要的數(shù)據(jù)。這里，我們直接選擇“合并”。OFFICE為我們新建了一個“套用信函”文檔。 第三步：版式重排。請注意，此時合并后的數(shù)據(jù)不是連續(xù)的，每一頁只有一條記錄，而我們需要的是連續(xù)的記錄，沒關(guān)系，在文件菜單下找到“頁面設(shè)置”并單擊，出現(xiàn)頁面設(shè)置窗口，點擊“版式”。點擊“節(jié)的起始位置”下方的下拉箭頭選擇“接續(xù)本頁”，在“應(yīng)用于”選項中選擇“整篇文檔”，最后按確定。 至此，一個完整的工資條已經(jīng)呈現(xiàn)在我們的面前了，還等什么，快打印吧。 說明：如果對工資條的格式還有什么不滿意的地方，只要改動一下主控文檔的格式，重新進行一次“郵件合并”，問題就解決了。對于不同月份的工資條，只要在打開