物業(yè)客服中心鑰匙管理操作規(guī)程

1、物業(yè)客服中心鑰匙管理操作規(guī)程1.0 目的加強鑰匙管理，消除安全隱患。2.0 適用范圍適用于公司及各管理處。3.0 職責3.1 各鑰匙管理部門負責人應指定專人負責鑰匙的接收、標識、保管、領用和配制。3.2 綜合管理部負責公司各類辦公區(qū)域鑰匙和辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙的管理（副總和財務部辦公室除外）。3.3 管理處客服中心負責空置房、空關房、客戶臨時委托保管鑰匙的管理；管理處內勤負責除業(yè)主鑰匙（空置房、空關房客戶臨時委托保管）之外的所有管理處備用鑰匙的管理。鑰匙使用人負責領用鑰匙的管理。4.0 程序4.1 定義：公司鑰匙：辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙、辦公區(qū)域的各類房間鑰匙。管理處的鑰匙主要包括四個層面：

2、屬于業(yè)主的鑰匙：家政等服務需要客戶臨時委托代保管的鑰匙、空置房鑰匙。共用部位鑰匙：消防通道、單元門禁卡、電梯機坑、管道井、設備箱柜等鑰匙。物業(yè)管理用房鑰匙：管理用房（辦公室、庫房、休息室、工作間等） 、設備房等。屬于可能開啟的個人持有辦公室活動柜與員工更衣柜的鑰匙。4.2 鑰匙的接管：公司和管理處內勤、客戶服務人員（專人，客用鑰匙）為鑰匙的專職管理員，負責鑰匙的接管、分配、借用、發(fā)放、配置等管理工作。在房屋移交驗收時，管理處主任安排鑰匙管理員接受所有的鑰匙，并分類在鑰匙清單上登記。鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識，并確保標識的清晰及持久性。除保證工作順利進行分配到各鑰匙持有人外，其余鑰匙全

3、部作為備用鑰匙進入鑰匙管理員的專庫進行管理。4.3 鑰匙的分配：鑰匙接管后，按的標準進行鑰匙分配。鑰匙管理人應在鑰匙清單上登記。鑰匙分配標準：由客服前臺持有一套，每日移交。文件柜鑰匙由內勤持有一套。設備房鑰匙由設備管理人持有一把，隨班次交接進行移交。庫房鑰匙由內勤持有一把，隨工作調動進行移交。維修、保潔、綠化的休息室、工具間、工作間鑰匙由當值員工或當日值班人持有一套，隨班次交接進行移交。設備箱柜、管道井等鑰匙由維修人員持有一套，隨班次交接進行移交。消防通道等鑰匙由監(jiān)控室人員持有一套，封閉入庫，隨班次交接進行移交。單元門禁管理卡由該區(qū)域巡邏人員持有一張，隨班次交接進行移交。空置房和空關房鑰匙、客

4、戶臨時委托代保管的鑰匙由客服中心在鑰匙庫中進行保管，隨班次交接進行移交。員工辦公室活動柜和更衣柜鑰匙由本人持有一把，隨調動或離職移交。4.4 鑰匙的保管：其他人員因工作需要而借用鑰匙，須由部門主管授權在鑰匙持有人或備用鑰匙管理員處嚴格履行領用手續(xù)并填寫鑰匙使用登記表，不論當日工作是否完畢，所有鑰匙應于工作完成時或當日下班時歸還鑰匙，于第二日重新借用，當日鑰匙使用人發(fā)現鑰匙未歸還，應進行追索；監(jiān)控中心保管的鑰匙歸還時應在班長監(jiān)督下，由監(jiān)控室人員進行封存保管。鑰匙領用后必須隨身攜帶，不可將鑰匙隨意離身放置或轉借給他人，更不能讓他人代還鑰匙，嚴禁將鑰匙帶離小區(qū)，嚴禁未經部門負責人許可私配鑰匙。內勤請

5、假外出時需把庫房和文件柜鑰匙交給部門負責人指定的人員，并在鑰匙使用登記表上簽名確認。空置房和空關房鑰匙在整改過程中，不能直接交給承建單位，應由客服中心在確認整改事實并辦理手續(xù)（押證）后，指定管理處人員為承建單位開啟房門，并確認戶內的設施設備狀況；整改完畢，承建單位關閉房門前，通知客服中心安排專人查驗整改和設施設備狀況后，辦理退證手續(xù)。整改過程中發(fā)生的設施設備損壞應由承建單位賠償。交接班時，應在交接班記錄上對鑰匙數量、借出人予以交接，有不明去向的鑰匙，接班人應不予接班并立即報告部門主管，同時在鑰匙使用登記表上進行登記。對外借的鑰匙接班人員要在當日追索回庫。返回的鑰匙如果發(fā)現異常，應立即核實鑰匙的

6、真?zhèn)巍⒆冃蔚惹闆r，不能使用或不慎遺失，必須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員，由部門負責人做出處理意見，鑰匙管理員鑰匙清單上予以登記備案。因工作需要必須開啟或公司清查屬于個人管理的文件柜和更衣柜時，應由所屬部門主管在鑰匙使用登記表上登記后，由鑰匙管理人陪同共同開啟、關閉、封存。如果員工調動、離職，鑰匙管理員負責收回其持有或借用鑰匙，并將變更情況在鑰匙清單上予以記錄。屬共同持有的，應由部門主管清理鑰匙是否齊全并簽署意見。鑰匙管理人應每月25-30 日，對備用鑰匙庫中的鑰匙進行清理、盤點，并報告部門負責人，獲準同意后，對鑰匙予以更換、配置、報廢。4.5 鑰匙的更換、配制、報廢：鑰匙使用人或借用人，因工

7、作需要或遺失需配制時，須由鑰匙管理員填寫鑰匙管理表，報部門負責人同意后方可配制。門鎖的鑰匙損壞或全部丟失需更換鎖芯時，應填寫鑰匙管理表報部門負責人審批后予以更換，重點部位門鎖應在 24 小時之內更換完成（節(jié)假日時可口頭報部門負責人同意），所更換的鑰匙交鑰匙管理員在鑰匙清單上予以登記。因鎖芯更換等原因導致原鑰匙已無使用和保留價值，鑰匙管理員應填寫鑰匙管理表報部門負責人審批后予以報廢處理。因鑰匙使用人和管理人造成的重要鑰匙遺失，如：空置房和空關房、通小區(qū)和客戶的消防通道鑰匙。應在遺失后4 小時內更換完成，更換鎖芯的費用由遺失人支付。4.6 客戶臨時委托鑰匙的管理如有客戶因返修、維修、家政、房屋出租等原因要求臨時委托代保管鑰匙，鑰匙管理員應委婉提醒其風險發(fā)生的可能，如客戶仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的，須經部門負責人或其授權人同意后方可接收。鑰匙管理員受理客戶臨時委托鑰匙時，應要求客戶在客戶委托代管物品登記表上進行簽字登記。鑰匙管理員負責將客戶委托鑰匙加以標識，并確保標識的清晰及持久性。相關工作人員領、借用客戶臨時委托鑰匙時，須經部門主管同意，并嚴格填寫鑰匙使用登記表。如需過夜借用客戶的鑰匙，必須經過部門負責人同意后方可借用，并由鑰匙管理員負責追回，否則將追究鑰匙管理員責任；任何人不得復制客戶委托管理的鑰匙?？蛻纛I回委托管理的鑰匙時，鑰匙