公文管理培訓PPT課件

1、一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國家標準一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國家標準二、公文特點二、公文特點三、公文分類三、公文分類四、公文處理程序四、公文處理程序五、常用公文文種五、常用公文文種 1中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例 2國家行政機關公文處理辦法國家行政機關公文處理辦法 3. 國家行政機關公文格式（國家行政機關公文格式（GB/T 9704-1999） 4. 國務院公文主題詞表國務院公文主題詞表 5 標點符號用法（標點符號用法（GB/T 158341995） 6出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T 158351995）二、公文特點二、公文特點（一）具有法定作者（一）具有法定

2、作者 1. 公文的法定作者公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使權指依法成立并能以自己的名義行使權利與承擔義務的組織及其法定代表人可行正式法定公文。利與承擔義務的組織及其法定代表人可行正式法定公文。 2. 三種表現(xiàn)形式三種表現(xiàn)形式 ( 發(fā)文名義發(fā)文名義 ) 機關機關: 教育部、中共北京市委、成都市人民政府、教育部、中共北京市委、成都市人民政府、 集團集團公司、公司、 縣人大常委會縣人大常委會 機關某組織單位機關某組織單位 : 某廳所屬二級單位，某廳所屬二級單位，集團公司所轄集團公司所轄22個子公個子公司、司、7個分公司、個分公司、3個托管單位個托管單位 機關單位領導機關單位領導:（法定代

3、表人）（法定代表人） （1 ） 正式行文正式行文非正式行文非正式行文 【例】中國人民銀行關于調整儲蓄利率的公告【例】中國人民銀行關于調整儲蓄利率的公告 【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關于【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關于大學申辦二級學院的復函大學申辦二級學院的復函（2）對內行文）對內行文對外行文對外行文 【例】【例】 大學師資隊伍建設規(guī)劃大學師資隊伍建設規(guī)劃 【例】【例】 大學關于上報大學關于上報大學師資隊伍建設規(guī)劃的報告大學師資隊伍建設規(guī)劃的報告（3）直接行文）直接行文間接行文間接行文【例】洪山縣民政局關于撥款修復老年活動中心的請示【例】洪山縣民政局關于撥款修復老年活動中心的請示 【例】【例】 省人民政府批

4、轉省扶貧辦關于進一步辦好扶貧開發(fā)省人民政府批轉省扶貧辦關于進一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)的意見的通知區(qū)的意見的通知3 . 作者多元化形成多種行文方式作者多元化形成多種行文方式 公文發(fā)布、傳遞的層次與形式公文發(fā)布、傳遞的層次與形式 （4）單獨行文）單獨行文聯(lián)合行文聯(lián)合行文 【例】【例】 市人民政府辦公室關于在上海建立駐滬聯(lián)絡處的函市人民政府辦公室關于在上海建立駐滬聯(lián)絡處的函 【例】錦城區(qū)規(guī)劃局【例】錦城區(qū)規(guī)劃局 錦城區(qū)公安局關于紅星路擴建工程搬遷錦城區(qū)公安局關于紅星路擴建工程搬遷工作的通告工作的通告 （5）職權行文）職權行文授權行文授權行文 n 授權其辦公廳（室）行文授權其辦公廳（室）行文n 授權其部門行

5、文授權其部門行文多為答復下級機關的請示多為答復下級機關的請示3 . 作者多元化形成多種行文方式作者多元化形成多種行文方式 公文發(fā)布、傳遞的層次與形式公文發(fā)布、傳遞的層次與形式 1. 公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用與時效公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用與時效 2. 空間（地域、職權）效力范圍空間（地域、職權）效力范圍 超越職權范圍行文的幾種情況：超越職權范圍行文的幾種情況： 一是制發(fā)者超出職權范圍行文：工商局行公安局職權范圍一是制發(fā)者超出職權范圍行文：工商局行公安局職權范圍的文件的文件 二是公文內容超出職權范圍：下級機關越權制定實施細則二是公文內容超出職權范圍：下級機關越權制定實施細則 3. 時間效力范圍時間效力范圍 （

6、1）公文生效時間）公文生效時間 即時生效（一般公文、內容敏感的規(guī)范性文件）即時生效（一般公文、內容敏感的規(guī)范性文件） 【例】【例】“文到之日起執(zhí)行文到之日起執(zhí)行”; “自發(fā)布之日起執(zhí)行自發(fā)布之日起執(zhí)行”。 定時生效（一般規(guī)范性文件）定時生效（一般規(guī)范性文件） 【例】【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個月以后生效。行政法規(guī)按規(guī)定一個月以后生效。（2）公文終止生效時間及條件（變?yōu)闅v史文件）公文終止生效時間及條件（變?yōu)闅v史文件） 內容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止）內容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止） 內容過時，新文件代替舊文件（默示廢止）內容過時，新文件代替舊文件（默示廢止） 被調整的社會關系或制發(fā)機關不復存

7、在（且無新機關接替其職能）被調整的社會關系或制發(fā)機關不復存在（且無新機關接替其職能）4. 機關公文的效力等級機關公文的效力等級 發(fā)文機關地位越高，公文效力等級也越高；發(fā)文機關地位越高，公文效力等級也越高； 在同一主體制發(fā)的公文中，按照特定的、更為嚴格的程序制定的公在同一主體制發(fā)的公文中，按照特定的、更為嚴格的程序制定的公文效力等級高于按一般程序制發(fā)的公文；文效力等級高于按一般程序制發(fā)的公文； 同一發(fā)文機關就同一問題先后制發(fā)的公文比照同一發(fā)文機關就同一問題先后制發(fā)的公文比照”新法優(yōu)于舊法新法優(yōu)于舊法”原原則；則； 同一發(fā)文機關制發(fā)的公文；通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文；同一發(fā)文機關制發(fā)的公文

8、；通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文；即即“特殊優(yōu)于一般特殊優(yōu)于一般”; 授權行文的效力等同于授權機關制發(fā)公文的效力。授權行文的效力等同于授權機關制發(fā)公文的效力。（一）（一） 按形成、使用領域按形成、使用領域分為通用公文分為通用公文 （正式、（正式、內部）與專用公文內部）與專用公文1正式通用公文：正式通用公文：各機關單位在公務活動中普遍使用的正式各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性與通用性。文種。具有法定性、規(guī)范性與通用性。2內部通用公文：內部通用公文：機關內部通行使用，具有復雜性、內部性機關內部通行使用，具有復雜性、內部性與靈活性。包括與靈活性。包括（1）規(guī)章制度類文

9、件（規(guī)范性文件）：）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：（2）會議類文件：會議報告、講話、致辭、提案、會議記錄、會議）會議類文件：會議報告、講話、致辭、提案、會議記錄、會議指南、日程、議程等指南、日程、議程等（3）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調查報告、信息、簡報、總結等）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調查報告、信息、簡報、總結等（4）其他事務類文件：各類書信、禮儀文書等。）其他事務類文件：各類書信、禮儀文書等。三、公文分類三、公文分類（一）（一） 按形成、使用領域按形成、使用領域分為通用公文分為通用公文 （正式、（正式、內部）與專用公文內部）與專用公文3專用公文：專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范

10、圍內、或各機關在履專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范圍內、或各機關在履行自身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，具有專門性與限行自身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，具有專門性與限制性。制性。 外交文件（國書、照會）、外事文件（外事函件、外事專用批文）；外交文件（國書、照會）、外事文件（外事函件、外事專用批文）； 紀檢監(jiān)察文件；紀檢監(jiān)察文件； 司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）；司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）； 財務文件（發(fā)票、帳簿、報表）、保險文件、稅收文件；財務文件（發(fā)票、帳簿、報表）、保險文件、稅收文件； 人事工作文件（各類登記表）人事工作文件（各類登記表）三、公文分類三、公文分類1.紙質文書紙

11、質文書2.感光介質文件：感光介質文件：以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質文件：磁介質文件：以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件，以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件：電子文件：借助計算機生成、傳輸與處理的文件。借助計算機生成、傳輸與處理的文件。 絕密級絕密級 涉及國家核心秘密的公文。涉及國家核心秘密的公文。 機密級機密級 涉及重要國家秘密的公文。涉及重要國家秘密的公文。 秘密級秘密級 涉及一般國家秘密的公文

12、。涉及一般國家秘密的公文。 內部級內部級 限國內某行業(yè)、系統(tǒng)或社會組織內使用。限國內某行業(yè)、系統(tǒng)或社會組織內使用。 國內級國內級 限國內公開的公文。限國內公開的公文。 公開級公開級 可對國內國外公布的公文?？蓪鴥葒夤嫉墓?。 上行文上行文下級組織向上級組織報送的公文。下級組織向上級組織報送的公文。 平行文平行文平級組織或不相隸屬組織之間的公文。平級組織或不相隸屬組織之間的公文。 下行文下行文上級組織向下級組織下發(fā)的公文。上級組織向下級組織下發(fā)的公文。機關之間工作關系的劃分：機關之間工作關系的劃分：同一系統(tǒng)的機關同一系統(tǒng)的機關 同級機關同級機關下級機關下級機關業(yè)務上指導與被指導業(yè)務上指導與

13、被指導上級業(yè)務上級業(yè)務主管部門主管部門下級業(yè)務部門下級業(yè)務部門領導與被領導領導與被領導上級機關上級機關同級機關同級機關平行關系平行關系1.2.3.（五）按來源分類（五）按來源分類收文收文發(fā)文（內部、對外）發(fā)文（內部、對外）（六）按處理方式分類（六）按處理方式分類閱辦件（辦件）閱辦件（辦件）需要閱件人審批的公文需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）閱知件（閱件）需要閱件人閱知的公文需要閱件人閱知的公文1. 草稿草稿非正式、無效力。（征求意見稿、討論稿、修改稿、非正式、無效力。（征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）送審稿、代擬稿） 2. 定稿定稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法履

14、行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用定效用,具有簽發(fā)或會議批準標志。（原稿、底稿）具有簽發(fā)或會議批準標志。（原稿、底稿） 3. 正本正本具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標志。生效標志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本 ）4. 副本副本正本的復份或復制本（抄送件、傳閱件、存本）正本的復份或復制本（抄送件、傳閱件、存本）收收文文發(fā)發(fā)文文收收文文登登記記審審核、核、退退文文接接收收分分發(fā)、發(fā)、加加工工擬擬辦辦批批辦辦承承辦辦注注辦辦擬擬稿稿會會商商審審核核簽簽發(fā)發(fā)復復核核繕繕印印校

15、校對對用用印印簽簽署署發(fā)發(fā)文文登登記記發(fā)發(fā)出出公公布布組織傳閱組織傳閱對內催辦對內催辦查辦、對外催辦查辦、對外催辦信信息息反反饋饋辦畢辦畢文件文件處置處置歸歸檔檔清清退退暫暫存存銷銷毀毀（1）內容要求）內容要求 符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說明；如對原有政策、規(guī)定進行調整策、規(guī)定要加以說明；如對原有政策、規(guī)定進行調整或修訂，應在頒布時對原有政策、規(guī)定予以廢止。或修訂，應在頒布時對原有政策、規(guī)定予以廢止。（2）文字表達）文字表達 情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹、條理清情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹、條理

16、清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。（3）文種使用）文種使用 根據(jù)行文目的、職權范圍、行文關系確定。根據(jù)行文目的、職權范圍、行文關系確定。（4）稱謂使用）稱謂使用人物、機構、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯誤；人物、機構、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯誤；對同一人物、機構、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；對同一人物、機構、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應姓名在前，職務在后；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應姓名在前，職務在后；應使用權威部門公布的規(guī)范簡稱。應使用權威部門公布的規(guī)范簡稱。（5）引文、日期）引文、日期 引用公文先引標題，后引發(fā)文

17、字號；引用公文先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明中文含義；引用外文應當注明中文含義；日期應當寫明具體年、月、日。一般不用日期應當寫明具體年、月、日。一般不用“今今年年”、“上月上月”、“昨天昨天”等詞來表達，也不用等詞來表達，也不用簡寫來表達。簡寫來表達。（6）使用國家法定計量單位）使用國家法定計量單位（7） 結構層次的序數(shù)符號結構層次的序數(shù)符號原則上不超過四層。其符號為：原則上不超過四層。其符號為：第一層第一層 “一、一、” （作為小標題時句尾無標點）；（作為小標題時句尾無標點）；第二層第二層 “（一）（一）” （作為小標題時句尾標點可有可（作為小標題時句尾標點可有可無）無） ；第三層

18、第三層 “ 1.” （無論是否作為小標題，要有標點）；（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層第四層 “（1）” （必須有標點）。（必須有標點）。（8）非規(guī)范化簡稱）非規(guī)范化簡稱應先用全稱并注明簡稱（下文不再出現(xiàn)不必注明）。應先用全稱并注明簡稱（下文不再出現(xiàn)不必注明）。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名?，F(xiàn)時注明準確的中文譯名。注意：簡稱應該準確概括原稱的含義，不使用不為人注意：簡稱應該準確概括原稱的含義，不使用不為人們所普遍熟知的簡稱。們所普遍熟知的簡稱。（9）數(shù)字使用）數(shù)字使用 除成文日期、部分結構層次序數(shù)與在

19、詞、除成文日期、部分結構層次序數(shù)與在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應當使用阿中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。拉伯數(shù)字。（10）擬制公文，首頁應使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。）擬制公文，首頁應使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。 審批簽發(fā)前由公文處理部門審核審批簽發(fā)前由公文處理部門審核n是否需要行文；是否需要行文；n是否符合行文關系、行文方式是否妥當；是否符合行文關系、行文方式是否妥當； n需要會簽的是否已經(jīng)會簽；需要會簽的是否已經(jīng)會簽；n是否符合擬制公文的有關要求、格式是否規(guī)范。是否符合擬制公文的有關要求、格式是否規(guī)范。 簽發(fā)

20、后的發(fā)文清樣印刷前，應由公文處理部門作簽發(fā)后的發(fā)文清樣印刷前，應由公文處理部門作全面復核全面復核 n審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備n附件材料是否齊全附件材料是否齊全n格式是否規(guī)范等。格式是否規(guī)范等。 如果發(fā)現(xiàn)明顯錯漏或不當之處，應予改正。對內容如果發(fā)現(xiàn)明顯錯漏或不當之處，應予改正。對內容有實質性改動的，應加簽（核簽）。有實質性改動的，應加簽（核簽）。五、常用公文文種五、常用公文文種下行文下行文 決定決定 通告通告 通知通知 通報通報 意見意見 批復批復上行文上行文 報告報告 請示請示平行文平行文 函函會議紀要會議紀要l我國現(xiàn)行黨與各級領導機關使用的文件有我國現(xiàn)行黨與各級領導機關使

21、用的文件有14個：個：l決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。l國家行政機關使用的公文種類有國家行政機關使用的公文種類有13個個:l命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。請示、批復、意見、函、會議紀要。l上述文件共上述文件共27個，其中個，其中9個是相同的，即：個是相同的，即：決定、意見、通決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要；知、通報、請示、

22、報告、批復、函、會議紀要；l不同的有不同的有9個，其中屬黨的機關的有個，其中屬黨的機關的有5個，即：個，即：公報、指示、公報、指示、決議、條例、規(guī)定；決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關有屬國家行政機關有4個，即：個，即：命令（令）、命令（令）、議案、通告、公告。議案、通告、公告。由于這由于這18個文件是黨與國家在公文管理個文件是黨與國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。 1、決定決定（1）功能）功能適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項

23、?；蛘叱蜂N下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（2）分類）分類 法規(guī)政策性決定。法規(guī)政策性決定。 重要事項的決定。重要事項的決定。 獎懲決定。獎懲決定。下行文下行文2通告通告 （1）功能）功能適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項（2）分類）分類法規(guī)性通告法規(guī)性通告 知照性通告知照性通告通告不寫抬頭，無主送單位。通告不寫抬頭，無主送單位。通告與公告的區(qū)別通告與公告的區(qū)別內容重要性不同內容重要性不同對發(fā)文機關限制性有較大不同對發(fā)文機關限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同發(fā)布范圍有所不同下行文下行文3通知通知 （1） 功能功能適用于批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關

24、與不相隸屬機關的公適用于批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關與不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理與需要有關單位周知或者執(zhí)行的事文，傳達要求下級機關辦理與需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。項。（2） 分類分類 a.發(fā)布指示的通知發(fā)布指示的通知 b.頒發(fā)規(guī)章的通知頒發(fā)規(guī)章的通知 因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。知，也就是加一個文件頭。 如如 人事部關于印發(fā)人事部關于印發(fā)人事爭議處理辦案規(guī)則人事爭議處理辦案規(guī)則與與人事爭議仲

25、人事爭議仲裁員管理辦法裁員管理辦法的通知的通知 被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。 c.批轉、轉發(fā)文件的通知批轉、轉發(fā)文件的通知 d.曉諭性通知曉諭性通知 e.任免通知（人事任免用決定與通知的區(qū)別）任免通知（人事任免用決定與通知的區(qū)別） 下行文下行文4通報通報 （1）功能）功能適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（2）分類）分類 表彰通報：介紹先進事跡先進事跡意義表彰決定希望號召表彰通報：介紹先進事跡先進事跡意義表彰決定希望號召 批評通報：錯誤事實錯誤性質分析懲罰措施提出希望要求批評通

26、報：錯誤事實錯誤性質分析懲罰措施提出希望要求 情況通報：緣由目的情況信息希望要求情況通報：緣由目的情況信息希望要求下行文下行文5意見意見 （1）功能）功能適用于對重要問題提出見解與處理辦法。適用于對重要問題提出見解與處理辦法。（2）分類）分類 規(guī)劃性意見規(guī)劃性意見 實施意見實施意見 具體工作意見具體工作意見下行文下行文6.批復批復 （1）功能功能 適用于答復下級機關的請示事項適用于答復下級機關的請示事項 與其他文種不同的是，往往在標題主要內容中明確表與其他文種不同的是，往往在標題主要內容中明確表示對請示事件的意見示對請示事件的意見如如國務院關于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設立地級榆林國務院關于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設立地級榆林市的批復市的批復下行文下行文7報告報告 （1）功能）功能適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問。（2）類型）類型a、工作報告、工作報告 b、情況報告、情況報告 c、建議報告、建議報告 d、答復報告、答復報告 e、報送報告、報送報告 上行文上行文8、請示請示 （1 1）功能）功能運用于向上級機關請求指示、批準。運用于向上級機關請求指示、批準。（2 2）應用范圍）應用范圍a、遇到問題無法解決，需要上級指示、遇到問題無法解決，需要上級指