Excel基本知識、工作表的建立與編輯 (2)

1、Excel基本知識、工作表的建立與編輯1.Excel基本知識Excel 2010是Office 2010套裝軟件系統(tǒng)中的一個重要成員，被稱為電子表格軟件。Excel 2010隨著 Office軟件版本的更新而不斷更新，功能不斷增強。Excel 2010廣泛地應(yīng)用于財務(wù)、統(tǒng)計、營銷、管理、教學(xué)、科研等各種需要進行數(shù)據(jù)搜集、 整理、分析和處理的領(lǐng)域。本講義中涉及的Excel即為Excel 2010軟件。Excel的啟動和退出的方法與前一講Word的啟動和退出相似，此處不再復(fù)述。2.Excel窗口的結(jié)構(gòu)Excel操作窗口同Windows操作系統(tǒng)下運行的其他應(yīng)用軟件的可視化操作窗口具有大 致相同的結(jié)構(gòu)

2、，下如圖4-1所示。圖4-1 Excel窗口結(jié)構(gòu)3.Excel中的數(shù)據(jù)類型在Excel中，數(shù)據(jù)被分為數(shù)字（數(shù)值)、文字（文本)、邏輯（布爾）和錯誤值四種。(1)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)：由十進制數(shù)字（09)、小數(shù)點（.)、正負(fù)號（+、)、百分號（)、千位 分隔符（，)、指數(shù)符號（E或e)、貨幣符號（Y、$、US$、£等）等組合而成。如65、-58.7、 78.45%、2.26e4、￥1，451.34等都是合乎表示規(guī)則的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)（數(shù)值)。日期和時間：在數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)中，有兩種特殊的數(shù)據(jù)，即日期和時間。日期的表示格式通常為yyyy/mm/dd或yyyy-mm-dd,如2013/11/22就是一個表示日

3、期的特殊數(shù)值，表示的日期是2013年11月22日。時間的表示格式通常為hh:mm:ss或hh:mm,如16:18:5表示16 點18分5秒，9:28表示上午9點28分。當(dāng)向一個單元格輸入一個數(shù)值（包括日期和時間）后，該數(shù)值會默認(rèn)自動按右對齊顯示。(2)文字?jǐn)?shù)據(jù)文字?jǐn)?shù)據(jù)的組成：由英文字母、漢字、數(shù)字、標(biāo)點、符號等計算機所有能使用的字符(稱為Unicode字符集）順序排列而成。如“Excel”、“姓名”、“計算機”、“120”、“xhl2”、 “3樓2號”等都是文字?jǐn)?shù)據(jù)（文本）。文字和數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的輸入：當(dāng)在單元格中輸入文本數(shù)據(jù)或數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)時，則可從鍵盤直接 輸入；若需要把數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)當(dāng)作文本數(shù)據(jù)使用時，則

4、不能直接輸入，而應(yīng)首先輸入一個半角單引號做先導(dǎo)（前綴、前導(dǎo))，再接著輸入才是正確的。當(dāng)然在輸入文本時，其兩邊的雙引號不必輸入，它是為區(qū)別于數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)而在書寫時附加的。如直接向單元格輸入206時則被認(rèn)為是數(shù)值，若輸入'206時則被認(rèn)為是文本206。一般郵政編號、學(xué)號、身份證號、手機號等都可以作為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)存儲。文本在單元格中顯示時自動按左對齊顯示，特別地，若文本為一個數(shù)值時，則在單元格的左上角附加顯示出一個綠色小蘭角，用以同數(shù)值數(shù)據(jù)的顯示相區(qū)別。數(shù)字和文字?jǐn)?shù)據(jù)的運算：對于數(shù)值既可以做加（+)、減（-)、乘（*)、除（/)、乘方(a)、百分比（)等算術(shù)運算，也可以做判斷大小的比較運算，比較運算

5、符為等于（=)、 大于（>)、小于（<)、大于等于（>=)、小于等于（<=)、不等于（) 6種。對于文字?jǐn)?shù)據(jù)只能進行連接運算（&)和需要做判斷大小的各種比較運算。當(dāng)兩個文字?jǐn)?shù)據(jù)比較時， 對于西文字符則比較對應(yīng)的ASCII碼（此碼已成為Uniciode碼的一部分）的大小，對于漢字則比較對應(yīng)的拼音字母的大小，當(dāng)然拼音字母的大小仍由對應(yīng)的ASCII碼的大小確定。(3)邏輯數(shù)據(jù)邏輯數(shù)據(jù)為兩個特定的標(biāo)識符：TRUE和FALSE,字母大小寫均可。TRUE代表邏輯 值“真”，F(xiàn)ALSE代表邏輯值“假”。對兩個數(shù)值數(shù)據(jù)或文本數(shù)據(jù)進行比較運算時，其運算結(jié)果是一個邏輯值真或假。如9

6、>2的運算結(jié)果為TRUE, “ABC”>=“FGAV”的運算結(jié)果為 FALSE。 (4)錯誤值錯誤值數(shù)據(jù)是因為單元格輸入或編輯數(shù)據(jù)錯誤，而由系統(tǒng)自動顯示的結(jié)果，提示用戶注意改正。如當(dāng)錯誤值為“#div/0!”時，則表明此單元格的輸入公式中存在著除數(shù)為0的錯誤，當(dāng)錯誤值為“#VALUE!”時，則表明此單元格的輸入公式中存在著數(shù)據(jù)類型錯誤。4.工作簿文件中的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)(1)工作簿文件的組成每個工作簿文件由若干個工作表所組成，每個工作表就是一個具有行列結(jié)構(gòu)的二維表格，表格中的最小可處理單位是單元格。一般情況下，用一個工作簿文件對應(yīng)實際應(yīng)用中的一個存檔文件，如一個職工簡歷文件、一個財務(wù)報表文

7、件、一個教學(xué)管理文件、一個商品營銷文件等。(2)工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一個工作表就是一張二維數(shù)據(jù)表，其第一行叫做表目行或標(biāo)題行，由它給出整個表的結(jié)構(gòu)，用來描述向下每行數(shù)據(jù)的共同屬性。如學(xué)生表中的學(xué)號、姓名、性別、年齡、 聯(lián)系電話、籍貫等屬性（字段）就構(gòu)成了此工作表的標(biāo)題行。從標(biāo)題行向下依次給出的每行數(shù)據(jù)（記錄）是按照共同屬性對每個事物的具體描述。如在學(xué)生表中的每行記錄就是對每個學(xué)生的具體信息描述。假定一個學(xué)生的學(xué)號為0013251,姓名為程蘭，性別為女，年齡為16歲，聯(lián)系電話籍貫為上海，則對應(yīng)的信息描述為：“0013251程蘭 女上?！薄Ｒ源祟?/p>

8、推可以有數(shù)條記錄組成一個工作表。5.建立工作表與數(shù)據(jù)輸入啟動Excel使屏幕上出現(xiàn)Excel應(yīng)用程序窗口（即主界面窗口），此時系統(tǒng)自動建立并打開一個名為“工作簿1”的電子工作簿文件，它同時自動生成三個工作表，對應(yīng)的標(biāo)簽依次為Sheet1、Sheet2和Sheet3,其中Sheet1自動成為活動工作表。選定要編輯的工作表，輸入數(shù)據(jù)。向單元格輸入數(shù)據(jù)有從鍵盤直接輸入、從下拉列表中輸入、利用系統(tǒng)記憶輸入、使用填充功能輸入等多種方法，各自適應(yīng)于不同情況。6.數(shù)據(jù)編輯方法對數(shù)據(jù)的編輯方法包括對數(shù)據(jù)的選擇、剪切、復(fù)制、粘貼、重寫、修改、插入、刪除、 清除、撤銷、恢復(fù)、查找、替換等內(nèi)容。選擇是進行數(shù)據(jù)輸入、

9、編輯和處理的前提，即為先選定后操作。(1)選擇、剪切、復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)(2)重寫和修改數(shù)據(jù)(3)插入和刪除數(shù)據(jù)(4)清除數(shù)據(jù)(5)撤銷和恢復(fù)操作(6)查找和替換操作7.單元格格式設(shè)置電子表格中的每個單元格主要包含內(nèi)容和格式兩個方面（另外還包含批注）。單元格的內(nèi)容就是其中保存的數(shù)字、文字或邏輯數(shù)據(jù)，可以對單元格的內(nèi)容進行輸入和編輯等處理。單元格的格式默認(rèn)為常規(guī)格式，在常規(guī)格式下，字體為宋體，字形為常規(guī)，字號為11，文字、數(shù)字和邏輯數(shù)據(jù)分別按左、右、中對齊顯示，字符顏色為自動（接近黑色)，單元格四周無邊框，單元格襯底為自動（接近白色)、無圖案。根據(jù)用戶的需要，經(jīng)常要另外設(shè)置單元格的格式。(1)設(shè)置單

10、元格格式對話框選中要改變格式的單元格或區(qū)域，右擊，彈出快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，隨即彈出“設(shè)置單元格格式”對話框?！霸O(shè)置單元格格式”對話框包含6個選項卡，分別為“數(shù)字”、“對齊”、“字體”、“邊框”、 “填充”和“保護”選項卡，如圖4-所示。選中其中任一選項卡，即可完成相應(yīng)的格式設(shè)置。圖4-2 “設(shè)置單元格格式”對話框(2)格式工具按鈕設(shè)置單元格格式除了利用“設(shè)置單元格格式”對話框之外，經(jīng)常使用的是“開始”選項卡中字體、對齊方式和數(shù)字三個組中的格式工具按鈕，如圖4-3所示。圖4-3 格式工具欄(3)行列尺寸設(shè)置一個電子工作表中的每個列的寬度和每個行的高度都是可以改變的。如在一個單元

11、格 中輸入或編輯的數(shù)據(jù)寬度超過所在單元格的列寬，無法正常顯示時就需要改變列寬。改變列寬或行高的最簡單方法是首先把鼠標(biāo)移至兩列標(biāo)或兩行號之間的分界線上，此時鼠標(biāo)變?yōu)橐粋€“十”字，并且橫線（或豎線）兩端帶有箭頭，接著單擊并拖曳鼠標(biāo)，增加或減少一定距離后釋放鼠標(biāo)即可。另外一種方法是單擊“開始”選項卡中“單元格”組內(nèi)的“格式”按鈕，通過打開的下拉菜單選擇相應(yīng)選項。(4)條件格式設(shè)置對工作表中某一列數(shù)據(jù)進行等級區(qū)別時可以用條件格式來設(shè)置。同此功能可以通過“開始”選項卡中“樣式”組內(nèi)的“條件格式”按鈕來實現(xiàn)，單擊此按鈕， 將打開一個下拉菜單，如圖4-4所示。此菜單包括“突出顯示單元格規(guī)則”、“項目選取規(guī)則

12、”、“數(shù)據(jù)條”、“色階”、“圖標(biāo)集”等選擇項，當(dāng)單擊任一選項時又會彈出下一級菜單。圖4-4 條件格式要清除所選區(qū)域中的條件格式，或清除整個工作表中已建立的所有條件格式，則單擊 圖4-4中的“清理規(guī)則”選項，從打開的子菜單中選擇“清除所選單元格的規(guī)則”或“清除整個工作表的規(guī)則”即可。8. 工作表的整體操作(1)選擇工作表(2)插入工作表(3)刪除工作表(4)移動和復(fù)制工作表(5)重命名工作表(6)改變工作表標(biāo)簽顏色工作表用視頻演示9.工作表的打印 工作表的打印輸出需要打開“文件”菜單，從中選擇“打印”命令，此時打開一個進行打印設(shè)置的頁面，其中包括打印份數(shù)的設(shè)置、打印機的添加或選擇、打印范圍的選擇（活動工作表、整個工作簿、所選擇的區(qū)域）、打印紙張和方向的選擇、打印邊距的設(shè)置等內(nèi)容。進行必要的設(shè)置后，在其頁面的右半部分，能夠隨時看到待打印頁的效果。最后單擊頁面左上角的“打印”按鈕進行打印即可。10.在工作表中增加迷你圖迷你圖是 Microsoft Excel 2010 中的一個新功能，它是工作表單元格中的一個微型圖表，可提供數(shù)據(jù)的直觀表示。在Excel工作表中