歸檔文件整理流程和方法

1、歸檔文件整理流程和方法按照國家檔案局行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015）的規(guī)定，結合工作實際，我將歸檔文件整理工作總結為收集、組件、分類、排列、編頁、編號、編目、裝訂、裝盒、排架十步.第一步：收集文件收集,即每年年初由檔案員將上年度處理完畢的文件材料統(tǒng)一收集到檔案室。收集中應掌握的原則是:“以我為主，突出重點”,即重點收集反映本單位職能活動的文件材料和重大活動事件材料。這部分文件材料分為對外發(fā)文和內部發(fā)文.對外發(fā)文一般都有發(fā)文字號，這部分發(fā)文一定要收集齊全，另外根據(jù)省、市檔案局的要求，必須實行二套制,也就是帶底稿的文件收集一套（按保管期限劃分）,不帶底稿的文件收集一套按字號排列（

2、即二套也叫發(fā)文匯集).內部發(fā)文即未經(jīng)登記編號的文件材料,主要包括：本單位領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料，尤其是本單位領導在會議上的講話、發(fā)言及會議上印發(fā)本單位的典型材料；上級機關批轉、轉發(fā)本單位的文件，以及本單位代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本；國家、省、市和上級機關領導視察、檢查本單位或本系統(tǒng)工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料，以及本單位及其領導檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料;本單位召開的黨代會、職代會、團代會、黨組(黨委、總支、支部）會、行政領導（如局長）辦公會、工作會議、專業(yè)會議等各種會議形成的會議記錄、紀要、簡報、領導講話等文件材料還有領

3、導班子民主生活會報告;本單位目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監(jiān)察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動中形成的文件材料；本單位干部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及本單位各級黨組織在工作活動中形成的文件材料;本單位領導干部個人重大事項情況報告、個人收入申報情況報告及領導班子及其成員的述職述廉報告；本單位制定的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責等材料，以及各種基礎數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料；本單位財產、檔案交接憑證，以及本單位與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等及政府部門在采購過程中所形成的與本單位有關的報告、標書、合同等;本單

4、位編印的簡報、出版物(包括機構沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等）定稿、樣本，以及新聞媒體（包括報社、電臺、電視臺、雜志社等)報道、轉載本單位工作活動的文章、圖片、采播通知單等。第二步：組件歸檔文件一般以每份文件為一件.特殊的如正文、附件為一件；文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件； 中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本）為一件（作為文件附件時除外）;簡報、周 報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件； 來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等

5、）一般獨立成件,也可為一件.有文件處理單或 發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。對這些特殊的歸檔文件排序時，正文在前,附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原 件在前,復制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后；中 文本在前,外文本在后；來文與復文作為一件時,復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。第三步：分類立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。單位可能沿襲以前保管期限年度或保管期限年度機構三級分類方法進行分類. 1、按保管期限分

6、類 即將文件按劃定的保管期限分類。對照國家檔案局8號令和本單位制定的文書檔案保管期限表劃定文件保管期限：永久、30年或10年。具體方法是：本單位文件，重要的定為永久,一般的定為30年或10年;上級文件，特別重要的政策法規(guī)文件定為永久，一般規(guī)定、辦法、實施細則定為30年,其他文件定為10年；下級和平級單位文件特別重要的定為30年,一般文件定為10年。2、按年度分類 即將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報 表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度.跨年 度形成的會議文件歸入閉幕年.跨年度辦理的文件歸入辦結年.

7、當形成年度無法考證時，年度為其歸 檔年度，并在附注項加以說明。 3、按機構分類 即將文件按其形成或承辦機構分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門.規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構分類的立檔單位,可以采取保管期限-年度進行二級分類。第四步：排列 歸檔文件一般按時間結合事由排列.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。第五步：編頁紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。編制頁碼應見字為頁（文件中有圖文的頁面亦為一頁),逐頁編制，可用打號機或鉛筆分別標注在文件正面右上角或背面左上角（正反兩面印制時背面)的空白位置.文件材料已印制成冊并編有頁碼的;

8、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變，不再重新編制。第六步：編號歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號,檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、 簡單性原則。檔號的結構宜為:全宗號檔案門類代碼保管期限年度-機構（問題）代碼-件號. 上、下位代碼之間用“-連接，同一級代碼之間用“隔開，如“0066WSY 2017BGS-0001。檔號應按照以下要求編制： 1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用 4 位數(shù)字標識，不足 4 位的，前面用“0”補足. 2、檔案門類代碼保管期限：歸檔文件檔案門類代碼由“文書兩位漢語拼音首字母“WS標識,保管期限分為永久、定期 30 年、定期 1

9、0 年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。3、年度：年度為文件形成年度，以 4 位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年.4、機構代碼:機構代碼采用 3 位漢語拼音字母,如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構分類的，應省略機構代碼，如“0009WSD30-2017 0028”. 5、件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號,用 4 位阿拉伯數(shù)字標識， 不足 4 位的，前面用“0”補足，. 歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容,特殊情況無位置加蓋歸檔章的可在文件首頁前另附紙加蓋歸檔章并填寫相關內容(此附頁不算頁數(shù)）.電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形

10、碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項,機構(問 題）可以作為選擇項(見附錄 A 圖 A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構按照上面講的編制,頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識(見附錄 A 圖 A2)。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使 用“永久“30 年”“10 年”簡稱標識,機構也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識(見附錄 A 圖 A3）。第七步：編目歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄，編目應準確、詳細,便于檢索。歸檔文件應逐件編目來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任

11、者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注九項內容。1、序號：填寫歸檔文件順序號，即件號，用阿拉伯數(shù)字表示。 2、檔號：檔號按照上面所講的要求編制. 3、文號：即文件的發(fā)文字號.沒有文號的,不用標識。 4、責任者：制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。注意責任者要用全稱或規(guī)范化簡稱，責任者為個人的最好加括號注明職務或職稱。5、題名:即文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的， 應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“ ”。6、日期:文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如 19990909。 7、 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,

12、不用標識。 8、頁數(shù)：編頁時所編制的每一件歸檔文件的總頁數(shù).9、備注:注釋文件需說明的情況,若無可不填。 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制，目錄表格采用 A4 幅面，頁面宜橫向設 置(見附錄 B 圖 B1）.歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印三份紙質的,一份交檔案局留存，一份裝入檔案盒內,一份裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見 附錄 B 圖 B2）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題),其中全宗名稱即立 檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊,也可區(qū)分保管期限裝訂成冊.第八步:裝訂歸檔文件一般以件為單位裝訂，裝

13、訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、 不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整.已破損的,予以修復；字跡模糊或易退變的，予以復制；幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊，幅面過小的文件，應粘貼在A4紙上。還要去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,可使用縫紉機軋邊裝訂或直角裝訂(見附錄 C 圖 C1、圖 C2）,文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。第九步：裝盒將歸檔文件曲分開不同年度、保管期限、機構然后按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目.檔案盒應采用無酸紙制

14、作.檔案盒封面應標明全宗名稱.檔案盒的外形尺寸為 310mm220mm(長寬），盒脊厚度可以根 據(jù)需要設置為 20 mm、30mm、40mm、50mm 等（見附錄 D 圖 D1）。檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號 等必備項,并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄 D 圖 D2、圖 D3）.其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格,止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期 (見附錄 E)。 1、盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 2、整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。3、整理日期:歸檔文件整理完成日期。4、檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。5、檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期.第十步:排架 歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻 繁倒架。我們一般將每年形成的檔案按保管期限依次上架，在柜架上的排列順序為：從上到下，從左到右。上面這十步是紙質文件歸檔的流程和方法,按要求單位產生的原生電子檔案