華南農(nóng)業(yè)大學檔案培訓2011

1、華南農(nóng)業(yè)大學檔案培訓2011一、背景介紹一、背景介紹我校情況我校情況涉及電子文件歸檔的相關文件或通知涉及電子文件歸檔的相關文件或通知6份份近幾年進展過的有關電子文件形成情況調(diào)研近幾年進展過的有關電子文件形成情況調(diào)研2次次目前電子文件搜集情況目前電子文件搜集情況250多張光盤多張光盤內(nèi)容分類：內(nèi)容分類： 電子公文校辦、黨辦發(fā)文、隨文光盤等電子公文校辦、黨辦發(fā)文、隨文光盤等出版物各單位管理數(shù)據(jù)各部門管理系出版物各單位管理數(shù)據(jù)各部門管理系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁各欄發(fā)布信息宣傳統(tǒng)導出數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁各欄發(fā)布信息宣傳部、數(shù)碼照片宣傳部、視頻現(xiàn)代教育部、數(shù)碼照片宣傳部、視頻現(xiàn)代教育技術中心其他圖形電子文件如?；?、歷技

2、術中心其他圖形電子文件如?；?、歷次網(wǎng)頁改版、指導匯報工作次網(wǎng)頁改版、指導匯報工作PPT、紙質掃描、紙質掃描、南大系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出備份等南大系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出備份等 電子文件搜集詳細情況電子文件搜集詳細情況 學校主頁鏈接學校主頁鏈接22021/2/23二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求首先回憶、理解紙質檔案的歸檔整理過程歸檔時，交接雙方按照移交目錄對每份文件進展清點；移交后，檔案人員對每份文件整理，步驟包括：1去訂、2換不銹鋼釘、3蓋檔號章、4編檔號、5進系統(tǒng)錄目錄或導入目錄、6打印目錄、有電子版全文時在目錄上掛接全文或對歷史紙質檔案掃描并掛接全文、8寫立卷說明、9裝訂目錄、10材料裝盒、1

3、1填封面、打印盒標簽并粘貼、12案卷分類上架每個案卷都必須經(jīng)過這么多道工序才能提供利用，以前還要每個案卷打頁碼 32021/2/23二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求一電子文件歸檔根本原那么：1歸檔范圍： 對本單位工作過程中形成的材料，紙質要求歸檔的，那么其電子版要同時歸檔雙套制2歸檔時間： 歸檔時間與紙質材料同，即文書檔案黨政機關活動形成的材料按年度歸檔；學生工作中形成的檔案學生入學在校和畢業(yè)過程中形成材料按學年歸檔；辦公系統(tǒng)的電子文件在檔案館提供方便歸檔方式情況下可采取隨辦隨歸檔方式實時歸檔。42021/2/23二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求二電子文件歸檔根

4、本格式：目錄、全文目錄與全文在同一文件夾內(nèi)目錄用xls格式或dbf或mdb表格列標反映管理事物的特征，全文名稱作為列標的一項例如：文件管理歸檔移交目錄下載52021/2/23二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求二電子文件歸檔根本格式：文件移交表填寫規(guī)那么:1、一文一事一記錄2、題目不能反映內(nèi)容或不利于檢索時，自擬題名加，如會議記錄括號中填各議題，如任命名單加或者上傳全文并使用全文檢索3、日期格式.10.254、以發(fā)文文號作全文文檔題名62021/2/23二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求三歸檔光盤標簽格式：歸檔部門標識: 光盤編號題名歸檔部門刻錄時間檔案部門標識:檔號

5、標簽72021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一電子文件歸檔主要內(nèi)容、學校發(fā)文電子版系統(tǒng)導出等、各單位管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)如組織管理、人事管理、設備處管理等系統(tǒng)中數(shù)據(jù)、重點是變動情況如新增、減少，以xcel表格形式歸檔、使用上級管理系統(tǒng)，如科研課題、職稱網(wǎng)上申報，數(shù)據(jù)由單位管理員導出歸檔，含綜合表和各課題或職稱導出打印的全文電子版、學校主頁通知公告等四個欄目中內(nèi)容分類導出歸檔、數(shù)碼照片歸檔、其他82021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一電子文件歸檔主要內(nèi)容 不同門類電子文件歸檔各有不同要求 公文類電子文件歸檔內(nèi)容正

6、式發(fā)文歸印發(fā)版，內(nèi)容包括正式版打印稿含套頭+印章，定稿有修改留痕、文件審稿單、電子目錄同時作為移交清單； 管理系統(tǒng)形成的構造性數(shù)據(jù)文件以xls或dba或mdb格式歸檔，數(shù)據(jù)表列標按系統(tǒng)打印報表要求，即打印報表中出現(xiàn)的字段都必須作為數(shù)據(jù)文件列標并有對應數(shù)據(jù)； 學校主頁中發(fā)布系統(tǒng)中各欄數(shù)據(jù)歸檔內(nèi)容及格式； 數(shù)碼照片應有六要素目錄提供著錄模板以標準歸檔數(shù)據(jù)。 92021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二以四種重要電子文件為例分析學校校辦黨辦發(fā)文、教務處畢業(yè)生管理數(shù)據(jù)、學校網(wǎng)頁中的信息發(fā)布、宣傳部數(shù)碼照片紙質歸檔時包含的內(nèi)容、要素近幾年其電子版歸檔情況要求改進

7、的地方102021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學校校辦黨辦發(fā)文 1、紙質歸檔時包含內(nèi)容、要素112021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學校校辦黨辦發(fā)文 1、紙質歸檔時包含內(nèi)容、要素 發(fā)文： 正式文件包含文頭、全文、印章 公文稿紙記錄文件審批過程 定稿記錄文件改動過程，主要記錄指導對文件內(nèi)容表述的改動，而非記錄錯別字或格式的改動 收文： 正式文件掃描進系統(tǒng) 文件處理單記錄文件辦理過程、辦理結果122021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學校校辦黨辦發(fā)文 2、電

8、子版歸檔情況2004年起學校發(fā)文電子版歸檔進上傳空間鏈接132021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學校校辦黨辦發(fā)文、改進要求：1齊全：每年歸檔光盤含：發(fā)文、會議記要、指導講話、年鑒、各單位方案總結、概要、大事記夾 2標準：發(fā)文夾內(nèi)按文號分類夾 3文類夾內(nèi)有以文號命名的發(fā)文全文和目錄表，目錄表列標為文號、題名、責任者、時間、備注填寫是否有隨文光盤、142021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學校校辦黨辦發(fā)文、使用辦公自動化系統(tǒng)后，希望改進正版文件電子版除打印稿，同時還必須的文頭和印章圖片2移交文件目錄表中的

9、列標還必須記錄有公文稿紙中各項審批過程的內(nèi)容。 版式文件歸正式版和定稿正式發(fā)文歸印發(fā)版，內(nèi)容包括正式版打印稿含套頭+印章，定稿有修改留痕、文件審稿單、電子目錄同時作為移交清單 要有修改留痕能記錄指導對內(nèi)容表述的改動 152021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學校校辦黨辦發(fā)文一學校校辦黨辦發(fā)文5、從檔案管理角度對辦公自動化系統(tǒng)、從檔案管理角度對辦公自動化系統(tǒng)提需求提需求全覆蓋全覆蓋校外收文、校內(nèi)收文、學校發(fā)文、統(tǒng)校外收文、校內(nèi)收文、學校發(fā)文、統(tǒng)戰(zhàn)收文、合同管理、信訪管理、會議戰(zhàn)收文、合同管理、信訪管理、會議紀要等紀要等全過程全過程除了根本條目記錄外，

10、還要辦理過程除了根本條目記錄外，還要辦理過程也有記錄。也有記錄。一體化一體化與檔案管理系統(tǒng)直聯(lián)并實時歸檔做與檔案管理系統(tǒng)直聯(lián)并實時歸檔做接口接口進南大之星檔案系統(tǒng)鏈接公文稿進南大之星檔案系統(tǒng)鏈接公文稿紙文件處理單紙文件處理單162021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二管理系統(tǒng)構造性數(shù)據(jù) 1、紙質歸檔時包含內(nèi)容以本科生學生管理為例新生錄取名冊畢業(yè)證書簽領名冊畢業(yè)生學籍卡畢業(yè)生成績單172021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二管理系統(tǒng)構造性數(shù)據(jù) 2、電子版歸檔情況 1招生數(shù)據(jù)：新生錄取信息表及入學照考生高考照

11、2畢業(yè)生數(shù)據(jù)：信息表及電子畢業(yè)照上報教育部數(shù)據(jù)的備份 3學生成績電子版至今未歸檔，按雙套制原那么，這也應該是歸檔內(nèi)容，利用它或方便地利用軟件制作英文成績單畢業(yè)生檔案轉遞情況表年開場歸檔182021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二管理系統(tǒng)構造性數(shù)據(jù) 3、現(xiàn)希望改進 歸檔時間：與紙質檔案同時 歸檔內(nèi)容及格式： 管理系統(tǒng)形成的構造性數(shù)據(jù)文件以xls或dba或mdb格式歸檔，數(shù)據(jù)表列標按系統(tǒng)打印報表要求，即打印報表中出現(xiàn)的字段都必須作為數(shù)據(jù)文件列標并有對應數(shù)據(jù)；表中標題欄內(nèi)容可多于打印表中內(nèi)容下一步重點抓好畢業(yè)生成績電子版歸檔192021/2/23三、各單位

12、歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三學校主頁中各欄發(fā)布的信息1、紙質歸檔時包含內(nèi)容 學校和各單位網(wǎng)頁中包含固定部分和動態(tài)發(fā)布部分，現(xiàn)指動態(tài)發(fā)布部分的內(nèi)容的歸檔： 此類由宣傳部歸檔，以前檔案館曾有專人打印并按主題裝訂保存，主要用于寫出照片說明用，后來未繼續(xù)。202021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三學校主頁中各欄發(fā)布的信息 2、電子版歸檔情況 由宣傳部歸檔，附光盤中內(nèi)容截圖212021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三學校主頁中各欄發(fā)布的信息 3、現(xiàn)希望做到 歸檔內(nèi)容包含： 條目目錄表 全

13、文 附件對通知而言 圖片 目錄表列標應包括：時間、部門、題目、附件名、圖片名附件名主要是通知中、圖片名大多是報導稿中222021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四數(shù)碼照片 1、紙質歸檔時包含內(nèi)容 照片： 底片： 六要素：每張照片要做六要素標簽時間、地點、人物、事項、攝影者 232021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四數(shù)碼照片 2、電子版歸檔情況 主要由宣傳部歸檔，按形成者刻光盤，按每次事件建夾，文件夾以時間+事件命名，每次事件挑幾張主題鮮明的明晰照片，照片命名主要點出主要人物在干什么 這樣歸檔根本上到達要求，

14、但對目錄轉入檔案系統(tǒng)、圖片掛接目錄還是不方便，檔案人員需要花較多時間去整理242021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四數(shù)碼照片 3、現(xiàn)希望改進 數(shù)碼照片每張照片都應有六要素目錄提供著錄模板以標準歸檔數(shù)據(jù)格式。 數(shù)碼照片著錄模板下載 著錄模板使用視頻 制作模板打印照片冊視頻252021/2/23三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式五其他、本單位管理系統(tǒng)：如黨員管理、人事管理、設備管理、財務管理歸檔重點：本年度變動情況即增加、減少情況、使用上級管理部門系統(tǒng)網(wǎng)上申報：如職稱材料電子版、課題申報全文個人可以導出、目錄由單位管理員導

15、出、注明申報結果情況、方案、總結、招生簡章、宣傳冊子、院史、PPT等262021/2/23四、電子文件移交方式一在檔案館現(xiàn)有的南大之星系統(tǒng)中設置前端錄入用戶2007年就為各單位設定了錄入用戶，黨辦收文、校辦的合同管理、保衛(wèi)處、審計處、設備處用得比較好，保衛(wèi)處的袁老師真正將系統(tǒng)當作方便自己工作的工具去用 進系統(tǒng)演示此方式合適小文件的保存和移交如Word文檔或Excel表272021/2/23四、電子文件移交方式二將各單位管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)直聯(lián) 目前我校還沒有做到，主要是指辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的直聯(lián)，這樣完成一份歸檔一份，在辦公自動化系統(tǒng)中一點某條記錄的歸檔按鈕就將其從辦文數(shù)據(jù)庫轉入或

16、復制到檔案數(shù)據(jù)庫 可由前系統(tǒng)的軟件商或后系統(tǒng)的軟件商做數(shù)據(jù)接口，做的一方必須理解另一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)構造。希望我們的辦公自動化系統(tǒng)既可以實時歸檔又可以定期導出刻錄光盤歸檔。282021/2/23四、電子文件移交方式三定期將數(shù)據(jù)以光盤形式歸檔 學校各單位大多數(shù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都合適定期歸檔，如教務系統(tǒng)中的畢業(yè)生成績，科研管理系統(tǒng)、設備管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，主要歸檔數(shù)據(jù)為年度新增或減少情況 光盤歸檔是目前我校電子文件歸檔的主要形式，學生處的新生錄取數(shù)據(jù)含照片、教務處、研究生處、繼教學院的畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)含電子畢業(yè)照、校辦、黨辦的發(fā)文、宣傳部的數(shù)碼照片、信息發(fā)布等都合適光盤歸檔 用于主題清楚、文件量大的

17、電子文件的歸檔292021/2/23四、電子文件移交方式四在檔案館效勞器上建立電子文件歸檔上傳空間 用于各單位畢業(yè)生照片、單位方案總結等小文件的存放及檔案部門搜集、匯總并按專題刻光盤，方便各單位較小電子文件歸檔及檔案部門匯總。 重點講述上傳空間設置及上傳步驟 1上傳空間設置情況初始密碼與用戶名同，修改密碼請與曾老師聯(lián)絡：手機： 2上傳方式 從閱讀欄或用cutfpt上傳 302021/2/23四、電子文件移交方式電子文件移交后的整理1、對不標準數(shù)據(jù)表進展調(diào)整，加分類號、案卷號等2、在南大之星管理系統(tǒng)中建表、做著錄界面同時定義表構造確定列顯款式、定義用戶、將表對用戶受權、做打印模板、移交數(shù)據(jù)導入 操作例如： 進入南大系統(tǒng)： 以審計處移交的數(shù)據(jù)表格式為例進展操作、做電子匯編312021/2/23專用查詢用專用查詢用戶戶:shiyong密碼密碼:12345678五、南大之星檔案管理系統(tǒng)查詢方法322021/2/23請在此處請在此處填入查詢填入查詢內(nèi)容內(nèi)容五、南大之星檔案管理系統(tǒng)查詢方法 可自助模糊查詢，記錄檔號后到檔案館查閱全文，部分學校發(fā)文96-2005目錄上已掛接全文可直接查閱用超級用戶和部門用戶各一進入系統(tǒng)演示綜合查詢或按類查詢 332021/2/23六、電子文件歸檔