用友ERP操作手冊(cè)采購(gòu)部

1、用友ERP系統(tǒng)采購(gòu)部崗位操 作 手 冊(cè)手冊(cè)名稱(chēng)：采購(gòu)部操作手冊(cè)適用部門(mén)：采購(gòu)部編寫(xiě)人員：版本號(hào)1.0編寫(xiě)日期2012年12月1日對(duì)口支持業(yè)務(wù)采購(gòu)訂單業(yè)務(wù)問(wèn)題、操作問(wèn)題到貨單業(yè)務(wù)問(wèn)題、操作問(wèn)題采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)問(wèn)題、操作問(wèn)題采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)問(wèn)題技術(shù)財(cái) 務(wù) 部軟件問(wèn)題、錯(cuò)誤提示計(jì) 算 機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬件、系統(tǒng)故障 目 錄一、部門(mén)職責(zé)：3二、部門(mén)崗位劃分：3三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程：3四、部門(mén)日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理：41、日常業(yè)務(wù)類(lèi)型的界定：42、采購(gòu)業(yè)務(wù)日常處理：41）供應(yīng)商檔案維護(hù)42）采購(gòu)計(jì)劃生成53）采購(gòu)訂單下達(dá)：64）采購(gòu)到貨單85）采購(gòu)發(fā)票：96）采購(gòu)入庫(kù)單：117）采購(gòu)結(jié)算：12一、部門(mén)職責(zé)：采購(gòu)部門(mén)的日常工作

2、在ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、 開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，進(jìn)行供應(yīng)商資料的維護(hù)和更改，加強(qiáng)供應(yīng)商資源管理。2、 及時(shí)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃錄入采購(gòu)訂單，為生產(chǎn)部安排采購(gòu)和生產(chǎn)做依據(jù)。3、 根據(jù)供應(yīng)商到貨情況在采購(gòu)系統(tǒng)中錄入到貨單，并通知質(zhì)檢部門(mén)驗(yàn)貨。4、 收到采購(gòu)發(fā)票后，在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)發(fā)票，并通知財(cái)務(wù)部進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。5、 作好各種采購(gòu)統(tǒng)計(jì)，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門(mén)崗位劃分：采購(gòu)計(jì)劃員：系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商分類(lèi)、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)計(jì)劃的制定采購(gòu)部經(jīng)理：對(duì)于采購(gòu)管理工作完成情況審核，進(jìn)行月末結(jié)帳處理。采購(gòu)業(yè)務(wù)員：進(jìn)行訂單錄入、采購(gòu)到貨單錄入、采購(gòu)發(fā)票錄入。倉(cāng)管人員：采購(gòu)入庫(kù)單錄入、材料出庫(kù)單錄入，調(diào)撥業(yè)務(wù)處理三、系

3、統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程：542311、 采購(gòu)計(jì)劃員根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)，結(jié)合BOM、庫(kù)存情況，分解生成采購(gòu)計(jì)劃；2、 采購(gòu)部部長(zhǎng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整審核，安排采購(gòu)業(yè)務(wù)員參照采購(gòu)計(jì)劃生成采購(gòu)訂單；3、 采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)到貨情況，在采購(gòu)系統(tǒng)中參照采購(gòu)訂單生成到貨單4、 業(yè)務(wù)員通知檢驗(yàn)部門(mén)質(zhì)檢，倉(cāng)管員根據(jù)到貨到辦理入庫(kù)手續(xù)；5、 采購(gòu)發(fā)票到后，采購(gòu)員在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)發(fā)票，并通知財(cái)務(wù)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算四、部門(mén)日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務(wù)類(lèi)型的界定：供應(yīng)商檔案維護(hù)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、到貨單（退貨單）、采購(gòu)發(fā)票（運(yùn)費(fèi)發(fā)票）、采購(gòu)入庫(kù)單，采購(gòu)結(jié)算、月末結(jié)帳2、采購(gòu)業(yè)務(wù)日常處理：1) 供應(yīng)商檔案維護(hù)：原則：供應(yīng)商分類(lèi)+四位流水號(hào)操

4、作路徑：【設(shè)置】【基礎(chǔ)檔案】【客商信息】【供應(yīng)商檔案】單擊【增加】或【修改】可以看如下介面：紅色“*”的內(nèi)容是必輸項(xiàng)，如圖所示：供應(yīng)商分類(lèi)為“01”，所以供應(yīng)編碼為“010001”，供應(yīng)商簡(jiǎn)稱(chēng)為“三明市匯豐金屬材料有限公司”若供應(yīng)商名稱(chēng)不錄則系統(tǒng)自動(dòng)把簡(jiǎn)稱(chēng)回填到里面去，所屬地區(qū)碼原則要求錄入，方便日后統(tǒng)計(jì)、分析。單擊【聯(lián)系】可維護(hù)專(zhuān)屬部門(mén)與業(yè)務(wù)員。2) 采購(gòu)計(jì)劃生成：MRP采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)銷(xiāo)售訂單或市場(chǎng)預(yù)測(cè)，通過(guò)MRP運(yùn)算，確定向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單進(jìn)行采購(gòu)的產(chǎn)品及其數(shù)量，即MRP運(yùn)算中“外購(gòu)MRP件”末級(jí)物料形成的需求。操作路徑：【業(yè)務(wù)】【生產(chǎn)管理】【MRP計(jì)劃維護(hù)】【MRP采購(gòu)計(jì)劃】【操作流程

5、】1. 進(jìn)入MRP采購(gòu)計(jì)劃列表界面，顯示MRP采購(gòu)計(jì)劃列表。2. 雙擊選定的MRP采購(gòu)計(jì)劃，或按維護(hù)，系統(tǒng)彈出過(guò)濾條件窗口。3. 錄入過(guò)濾條件，按過(guò)濾，顯示符合條件的MRP采購(gòu)計(jì)劃。4. MRP采購(gòu)計(jì)劃可以修改、配額、審核。5. 已審核的MRP采購(gòu)計(jì)劃可以棄審、調(diào)整。在此可以看到采購(gòu)計(jì)劃列表：選擇最后一條狀態(tài)為未審核的記錄,其余的狀態(tài)為“過(guò)期”的采購(gòu)計(jì)劃可直接刪除，雙擊或點(diǎn)擊【維護(hù)】跳出過(guò)濾介面：3）采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的采購(gòu)合同、購(gòu)銷(xiāo)協(xié)議等，主要內(nèi)容包括采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、由誰(shuí)供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等。它可以是企業(yè)采購(gòu)合同中關(guān)于貨物的明

6、細(xì)內(nèi)容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。參見(jiàn)采購(gòu)訂貨通過(guò)采購(gòu)訂單的管理，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后統(tǒng)計(jì)。1. 根據(jù)采購(gòu)管理的請(qǐng)購(gòu)單、生產(chǎn)管理的MRP采購(gòu)計(jì)劃填制，也可以在采購(gòu)管理直接錄入采購(gòu)訂單,在此特別要求采購(gòu)訂單必須參照采購(gòu)計(jì)劃生成。2. 采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，企業(yè)根據(jù)供應(yīng)商的反饋可對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行修改、審核。3. 企業(yè)也可以在內(nèi)部審核后發(fā)送給供應(yīng)商，如需修改則棄審采購(gòu)訂單后再修改。4. 貨物到達(dá)企業(yè)后，填制采購(gòu)到貨單，或直接根據(jù)采購(gòu)訂單生成到貨單。5. 經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)的質(zhì)檢和驗(yàn)收，填寫(xiě)采購(gòu)入庫(kù)單。6. 對(duì)于已執(zhí)行完成的訂單和不再執(zhí)行的訂單，可以關(guān)閉訂單。已關(guān)閉訂單打開(kāi)后，仍可

7、使用。7. 通過(guò)采購(gòu)訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表，可以查詢(xún)訂單的貨執(zhí)行情況。8. 可以查詢(xún)臨期或逾期的采購(gòu)訂單。具體操作介面：?jiǎn)螕粼黾?右鍵拷貝采購(gòu)計(jì)劃，錄入條件后，單擊過(guò)濾選擇對(duì)應(yīng)記錄，單擊確定返回到采購(gòu)訂單介面。錄入供貨單位及其他項(xiàng)目，保存、審核、已審核的單據(jù)可以變更。4）采購(gòu)到貨單采購(gòu)到貨是采購(gòu)訂貨和采購(gòu)入庫(kù)的中間環(huán)節(jié)，一般由采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫(xiě)，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫(kù)通知單的形式傳遞到倉(cāng)庫(kù)作為保管員收貨的依據(jù)?！静藛温窂健浚簶I(yè)務(wù)到貨到貨單單擊【增加】在表體位置，點(diǎn)擊右鍵【拷貝采購(gòu)訂單】過(guò)濾出已審核的采購(gòu)訂單，已執(zhí)行完畢的采購(gòu)訂單不會(huì)再出現(xiàn)，選擇對(duì)的記錄，生成采購(gòu)到貨

8、單，返回。生成的到貨單，可修改，保存，退出。打印給質(zhì)檢部門(mén)5）采購(gòu)發(fā)票：采購(gòu)發(fā)票是供應(yīng)商開(kāi)出的銷(xiāo)售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)采購(gòu)成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒(méi)有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票壓?jiǎn)翁幚?，待貨物到達(dá)后，再輸入系統(tǒng)做報(bào)賬結(jié)算處理；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。采購(gòu)發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票、紅字發(fā)票。 采購(gòu)發(fā)票按發(fā)票類(lèi)型分為：· 增值稅專(zhuān)用發(fā)票，增值稅專(zhuān)用發(fā)票的單價(jià)為無(wú)稅單價(jià)。· 普通發(fā)票：普通發(fā)票包括普通發(fā)票、廢舊物資收購(gòu)憑證、農(nóng)副產(chǎn)品收購(gòu)憑證、其他收據(jù)，這些發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的。普通發(fā)票的默認(rèn)稅率為

9、0，可修改。· 運(yùn)費(fèi)發(fā)票，運(yùn)費(fèi)主要是指向供貨單位或提供勞務(wù)單位支付的代墊款項(xiàng)、運(yùn)輸裝卸費(fèi)、手續(xù)費(fèi)、違約金（延期付款利息）、包裝費(fèi)、包裝物租金、儲(chǔ)備費(fèi)、進(jìn)口關(guān)稅等。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的默認(rèn)稅率為7，可修改。【菜單路徑】采購(gòu)管理業(yè)務(wù)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票1. 采購(gòu)發(fā)票可以手工新增，也可以參照采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)單（普通采購(gòu)）填制；采購(gòu)發(fā)票也可以拷貝其他采購(gòu)發(fā)票填制。必有訂單時(shí)，采購(gòu)發(fā)票（專(zhuān)用、普通）不可手工新增，只能參照生成。2. 采購(gòu)發(fā)票可以修改、刪除。3. 采購(gòu)發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。4. 采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單可以進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。5. 采購(gòu)發(fā)票可以在應(yīng)付款管理進(jìn)行審核，同時(shí)回填采

10、購(gòu)發(fā)票的審核人。【業(yè)務(wù)流程】1. 填制采購(gòu)發(fā)票，可手工填制，也可參照單據(jù)生成。2. 財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)應(yīng)付款管理對(duì)采購(gòu)發(fā)票審核并登記應(yīng)付明細(xì)賬，并回填采購(gòu)發(fā)票審核人。3. 采購(gòu)結(jié)算會(huì)計(jì)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算處理。4. 由于材料不合格或其他原因，企業(yè)如果發(fā)生退貨業(yè)務(wù)，且發(fā)票已付款或?qū)?yīng)的入庫(kù)單已記賬，則應(yīng)輸入紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷(xiāo)。若發(fā)票未付款或?qū)?yīng)的入庫(kù)單未記賬，則您可通過(guò)取消結(jié)算，修改發(fā)票即可。5. 通過(guò)統(tǒng)計(jì)賬表查詢(xún)各采購(gòu)發(fā)票的有關(guān)信息。6）采購(gòu)入庫(kù)單：采購(gòu)入庫(kù)單是根據(jù)采購(gòu)到貨的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。；庫(kù)存管理啟用后，必須在庫(kù)存管理錄入入庫(kù)單據(jù)，在采購(gòu)管理可查詢(xún)?nèi)霂?kù)單據(jù)，可根據(jù)入庫(kù)單生成發(fā)票。

11、【菜單路徑】采購(gòu)管理業(yè)務(wù)入庫(kù)采購(gòu)入庫(kù)單在此不可以增加新的采購(gòu)入庫(kù)單，但可以查詢(xún)倉(cāng)庫(kù)的入庫(kù)情況，點(diǎn)擊【生成】，是指根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單生成發(fā)票：輸入過(guò)濾條件，單擊【過(guò)濾】選擇對(duì)應(yīng)的記錄，錄入發(fā)票類(lèi)型，稅率后點(diǎn)【生單】便可生成發(fā)票,，采購(gòu)發(fā)票介面可以查詢(xún)到剛生成的發(fā)票。7）采購(gòu)結(jié)算：采購(gòu)結(jié)算也稱(chēng)采購(gòu)報(bào)賬，是指采購(gòu)核算人員根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票核算采購(gòu)入庫(kù)成本；采購(gòu)結(jié)算的結(jié)果是采購(gòu)結(jié)算單，它是記載采購(gòu)入庫(kù)單記錄與采購(gòu)發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。采購(gòu)結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式；另外運(yùn)費(fèi)發(fā)票可以單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。§  菜單路徑：采購(gòu)管理業(yè)務(wù)采購(gòu)結(jié)算手工結(jié)算/自動(dòng)

12、結(jié)算§ 入庫(kù)單與發(fā)票結(jié)算§ 藍(lán)字入庫(kù)單與紅字入庫(kù)單結(jié)算§ 藍(lán)字發(fā)票與紅字發(fā)票結(jié)算§ 運(yùn)費(fèi)發(fā)票與入庫(kù)單結(jié)算，也可直接與存貨結(jié)算§ 參照入庫(kù)單生成發(fā)票時(shí)可以進(jìn)行結(jié)算【業(yè)務(wù)規(guī)則】§ 入庫(kù)單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫(kù)單金額可以為空。采購(gòu)結(jié)算后，入庫(kù)單上的單價(jià)都被自動(dòng)修改為發(fā)票上的存貨單價(jià)，即發(fā)票金額作為入庫(kù)單的實(shí)際成本。§ 采購(gòu)結(jié)算按照單據(jù)行記錄進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算后生成結(jié)算單，分別記下入庫(kù)單和發(fā)票的相應(yīng)信息，修改入庫(kù)單的結(jié)算數(shù)量，在當(dāng)前發(fā)票的左上角增加“已結(jié)算”紅色標(biāo)記。§ 如果需要修改或刪除入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票等，必須先取消

13、采購(gòu)結(jié)算，即刪除采購(gòu)結(jié)算單。取消了結(jié)算的入庫(kù)單、發(fā)票，其左上角的“已結(jié)算”紅色標(biāo)記消失。§ 以下情況不能取消結(jié)算：· 已結(jié)算的采購(gòu)入庫(kù)單已被存貨核算記賬。· 先暫估再結(jié)算的入庫(kù)單，已在存貨核算作暫估處理。· 如果存在一次入庫(kù)、多次結(jié)算時(shí)，入庫(kù)單和發(fā)票上的項(xiàng)目（即項(xiàng)目檔案的項(xiàng)目）不要求一致，可以均為空，可以一方為空。結(jié)算單項(xiàng)目繼承入庫(kù)單項(xiàng)目；但如果入庫(kù)單項(xiàng)目為空，發(fā)票項(xiàng)目非空，則繼承發(fā)票項(xiàng)目。· 本月已做月末結(jié)賬后，不能再做本月的采購(gòu)結(jié)算，只能在下個(gè)月做。如果采購(gòu)結(jié)算確實(shí)應(yīng)核算在已結(jié)賬的會(huì)計(jì)月內(nèi)，那么可以先取消該月的月末結(jié)賬后再做采購(gòu)結(jié)算。

14、83; 可以跨月結(jié)算，不限制業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。這里著重講解手工結(jié)算的全過(guò)程：1. 【菜單路徑】采購(gòu)管理業(yè)務(wù)采購(gòu)結(jié)算手工結(jié)算在手工結(jié)算界面按選單按鈕，進(jìn)入結(jié)算選單界面。2. 在結(jié)算選單界面，按過(guò)濾按鈕，顯示過(guò)濾條件界面，輸入條件過(guò)濾、高級(jí)過(guò)濾條件。3. 按確定返回結(jié)算選單界面。4. 按刷票則將符合過(guò)濾條件的未結(jié)算完畢發(fā)票記錄帶入發(fā)票列表（屏幕上方）；按刷入則將符合過(guò)濾條件的未結(jié)算完畢的入庫(kù)單記錄帶入入庫(kù)單列表（屏幕下方）。5. 選擇要結(jié)算的入庫(kù)單：點(diǎn)擊選擇欄，顯示"Y"則選擇當(dāng)前行；再點(diǎn)擊，則取消選擇；可打勾“全選”，取消“全選”則取消所有選擇。6. 選擇要結(jié)算的發(fā)票：點(diǎn)擊選擇

15、欄，顯示"Y"則選擇當(dāng)前行；再點(diǎn)擊，則取消選擇；可打勾“全選”，取消“全選”則取消所有選擇。7. 選擇了入庫(kù)單記錄，可點(diǎn)擊按入（按入庫(kù)單匹配發(fā)票）、系統(tǒng)自動(dòng)尋找所選入庫(kù)單記錄的匹配記錄，提示“可以匹配的發(fā)票共有×條”，并將匹配的記錄打勾，未匹配的記錄取消選擇。8. 選擇了發(fā)票記錄，可點(diǎn)擊按票（按發(fā)票匹配入庫(kù)單），操作同上。9. 按存儲(chǔ)，可以保存用戶(hù)修改的列寬設(shè)置，下次進(jìn)入結(jié)算選單界面時(shí)顯示上次的列寬設(shè)置。10. 結(jié)算選單完畢，系統(tǒng)在列表尾部顯示選擇的記錄數(shù)，按確定返回手工結(jié)算界面，當(dāng)前選擇的結(jié)果帶入到手工結(jié)算界面。 【操作流程】1. 選單后返回結(jié)算選單界面，窗口上方帶入發(fā)票記錄、入庫(kù)單記錄，窗口下方帶入費(fèi)用折扣存貨發(fā)票記錄、運(yùn)費(fèi)發(fā)票記錄。2. 入庫(kù)數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不符時(shí)，可錄入溢余短缺數(shù)量、金額，將兩者數(shù)量調(diào)平。3. 費(fèi)用分?jǐn)偅河脩?hù)可以把某些運(yùn)費(fèi)、挑選整理費(fèi)等費(fèi)用按會(huì)計(jì)制度可以攤?cè)氩少?gòu)