OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案

1、佳寶麗有限公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)規(guī)劃方案一、需求分析 2.1 建設(shè)背景 現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的社會(huì)，信息作為重要的戰(zhàn)略資源，其開發(fā)與利用已成為企業(yè)競爭能力的關(guān)鍵標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的重要推動(dòng)力。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)競爭日趨強(qiáng)烈，國際化的合作不斷增多，企業(yè)要在未來的市場競爭中占據(jù)主動(dòng)地位，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、信息化發(fā)展以及大規(guī)模的合作是必不可少的。信息產(chǎn)業(yè)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、多媒體、Internet的迅猛發(fā)展，使當(dāng)今世界進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的前沿，集電視、電話、電腦、傳真為一體的網(wǎng)絡(luò)通信方式已成為當(dāng)今社會(huì)的時(shí)尚。 在這場全球信息大潮中，我們的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策人員面臨著一個(gè)急需解決的問題：如何充分有效地利用

2、企業(yè)內(nèi)部、外部的各種信息進(jìn)行辦公整體作業(yè)的管理和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的決策，極大地提高辦公效率、提高管理水平和決策能力，使企業(yè)的日常運(yùn)營納入高效可靠的軌道。計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展為我們提供了有力的工具，其優(yōu)勢在于信息處理速度快、準(zhǔn)確性高，并可及時(shí)捕捉和反映企業(yè)的實(shí)時(shí)變動(dòng)情況，通過完善的辦公調(diào)度實(shí)現(xiàn)管理決策與經(jīng)營的信息化，提高服務(wù)質(zhì)量并由此提高經(jīng)濟(jì)效益。 2.2公司網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)狀 為了加快自身發(fā)展并適應(yīng)逐步信息化的社會(huì)環(huán)境，各部門已經(jīng)有一些自己的信息系統(tǒng)。我們必須充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的使用對(duì)自身發(fā)展的重大意義，并開始注重計(jì)算機(jī)在實(shí)際工作中的作用，但是，佛山市佳寶麗有限公司的計(jì)算機(jī)應(yīng)用目前還處于初級(jí)階段

3、，一些應(yīng)用系統(tǒng)的平臺(tái)還比較低，辦公網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用很局限，無法滿足公司經(jīng)營管理的需求。 隨著公司業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)展，佛山市佳寶麗有限公司迫切需要現(xiàn)代化和高效率的辦公方式來進(jìn)行業(yè)務(wù)運(yùn)作。而OA辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的建立特別是Internet技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)高效的辦公的基礎(chǔ)，它將起到準(zhǔn)確、及時(shí)地收集公司內(nèi)外部的各種數(shù)據(jù)信息，并及時(shí)加以處理，使信息交流自動(dòng)化、規(guī)范化、科學(xué)化。 2.3 系統(tǒng)目標(biāo) 本系統(tǒng)將充分利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、組件技術(shù)、快速應(yīng)用系統(tǒng)原型生成技術(shù)，按照“先進(jìn)、開放”的原則，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一實(shí)施，逐步構(gòu)造佛山市佳寶麗了有限公司企業(yè)級(jí)Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。并在此平臺(tái)上建設(shè)具

4、有佛山市佳寶麗有限公司管理特點(diǎn)的各級(jí)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。形成多層次，全方位的計(jì)算機(jī)應(yīng)用體系，實(shí)現(xiàn)全公司的信息化管理。具體目標(biāo)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 信息成為一種資源：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各部門和分支公司的信息，并加以分析、歸納、總結(jié)，得出最佳管理方案，為公司的決策層服務(wù)。 1、實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化：以“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)劃”為原則，量化管理為基礎(chǔ)， 為公司各部門的管理提供科學(xué)的管理模型。 2、利用Intranet/Internet技術(shù)組建公司企業(yè)級(jí)通訊網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；3、以企業(yè)辦公自動(dòng)化為企業(yè)通訊平臺(tái)、企業(yè)數(shù)據(jù)集成平臺(tái)、工作流管理平臺(tái)和知識(shí)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物流、資金流內(nèi)簽審核工作流

5、管理，業(yè)務(wù)報(bào)表查詢和知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。二、系統(tǒng)概述3.1 構(gòu)建策略 公司信息化建設(shè)的具體實(shí)施應(yīng)遵循“總體規(guī)劃，分步實(shí)施，重點(diǎn)突破，全面推進(jìn)”十六字指導(dǎo)思想?？傮w規(guī)劃以根據(jù)公司戰(zhàn)略與實(shí)際情況制定長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，首先解決管理瓶頸問題，集中資源，解決重點(diǎn)應(yīng)用，待條件成熟，全面推進(jìn)。根據(jù)公司的辦公及業(yè)務(wù)需求，同時(shí)考慮到公司未來的發(fā)展規(guī)模，現(xiàn)階段公司信息化的第一步就是推行OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)從以下幾個(gè)方面出發(fā)： 3.1.1.按上市公司的規(guī)范運(yùn)作為總體要求，結(jié)合現(xiàn)有辦公實(shí)際情況和公司戰(zhàn)略思路，在提高基礎(chǔ)建設(shè)和實(shí)施要求、手段的同時(shí)，保證系統(tǒng)更新的平滑過渡。充分利用現(xiàn)有資源

6、，保護(hù)原有投資。 采用當(dāng)前主流技術(shù)及產(chǎn)品，保證投資的長期應(yīng)用。 3.1.2.具有靈活的適應(yīng)性和可擴(kuò)展性，以便與財(cái)務(wù)管理、人事管理等其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)鏈接，將來也以便未來的機(jī)構(gòu)改革和業(yè)務(wù)擴(kuò)展時(shí)能夠減少投入、快速更新。 廣泛的信息交流、移動(dòng)辦公以適應(yīng)迅速的信息發(fā)展，大規(guī)模的協(xié)作辦公，以增強(qiáng)自身的市場競爭能力。 3.2系統(tǒng)功能說明 OA（辦公自動(dòng)化軟件）是企業(yè)級(jí)辦公管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)通訊、協(xié)同工作、處理企業(yè)工作流、企業(yè)數(shù)據(jù)集成應(yīng)用和知識(shí)管理平臺(tái)。OA是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理和業(yè)務(wù)集成應(yīng)用的理想軟件平臺(tái)，通過集成數(shù)據(jù)智能系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)、ERP(企業(yè)資源管理系統(tǒng))和CRM(客戶關(guān)系管理)數(shù)據(jù)報(bào)表的訪問，使企業(yè)決策

7、層、計(jì)劃管理層擺脫了企業(yè)雖建立了部門級(jí)管理系統(tǒng)軟件，還要長期通過業(yè)務(wù)部門打印定期業(yè)務(wù)報(bào)表，提交企業(yè)中高層管理者閱讀分析的模式，實(shí)現(xiàn)在OA系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查詢企業(yè)業(yè)務(wù)報(bào)表的需求。并通過與財(cái)務(wù)、ERP業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)交流，實(shí)現(xiàn)無紙化審批的企業(yè)內(nèi)簽審核工作流管理。OA系統(tǒng)是企業(yè)全體員工應(yīng)用的軟件，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)軟件集成應(yīng)用的平臺(tái)。 3.3系統(tǒng)實(shí)施意義實(shí)施OA系統(tǒng)可幫助企業(yè)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力；強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理；有效管理起有形（設(shè)備等）、無形(業(yè)務(wù)信息、知識(shí))資產(chǎn)，避免流失；實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動(dòng)處理，促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。具體來說，實(shí)

8、施協(xié)同OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作用如下：n 建立內(nèi)部的通信平臺(tái)建立單位內(nèi)部的消息中心，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。n 建立信息發(fā)布的平臺(tái)在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。n 實(shí)現(xiàn)工作流程的優(yōu)化與自動(dòng)化變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去

9、，等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。n 實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。文檔管理自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化以后，如企業(yè)來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己進(jìn)入系統(tǒng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。n 輔助辦公它牽

10、涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。n 實(shí)現(xiàn)分布式辦公變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。n 建立信息集成平臺(tái)現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

11、n 節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。n 搭建知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。n 增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。三、項(xiàng)目計(jì)劃1、 項(xiàng)目組織：成立OA項(xiàng)目實(shí)施小組，指定一名管理人員與一名信息部門主管為正副組長。人員安排應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況由人事部統(tǒng)一

12、統(tǒng)籌調(diào)配。2、網(wǎng)絡(luò)完善與建設(shè)：由于地域與廠區(qū)規(guī)劃原因，生產(chǎn)1部辦公室、采購科辦公室、生產(chǎn)2部辦公室、倉庫科都沒有與辦公樓實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對(duì)接?，F(xiàn)在由于OA系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)的要求，必須相互做到無障礙連通。由于相隔距離超出普通雙絞線的傳輸距離，必須采用光纖連接到辦公樓主干網(wǎng)絡(luò)。主辦公室到辦公樓大約150米，采購科辦公室到辦公樓大約400米，光纖造價(jià)約3元/米，另加光纖收發(fā)器4個(gè)，合計(jì)費(fèi)用約2000元。注：由于分廠辦公室設(shè)地不確定，暫時(shí)不予考慮連網(wǎng)。但保留對(duì)接接口,以備需時(shí)使用;3、軟件選型：a、初步選型階段(十?dāng)?shù)家) ,約談4-5家;金和、用友、通達(dá)、新思創(chuàng)、金蝶、浪潮通軟件、點(diǎn)擊科技、神州數(shù)碼、博科。該

13、步驟完成的標(biāo)志是：初步確定3-4家軟件供應(yīng)商，將每家的公司概況、軟件功能介紹、系統(tǒng)報(bào)價(jià)、服務(wù)條款等編制成冊(cè)。 b、精細(xì)選型階段(2-3家) 精選的公司OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃方案、每套方案的評(píng)價(jià)、詳細(xì)的實(shí)施進(jìn)度及進(jìn)度控制方法。在這里要提出：考慮到公司已實(shí)施了金蝶財(cái)務(wù)軟件，在挑選軟件供應(yīng)商的時(shí)候應(yīng)該如何保障公司的利益，軟件供應(yīng)商必須提供接口程序保障現(xiàn)有資源不會(huì)浪費(fèi)等等(這也屬于風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的一部份)。 c、項(xiàng)目確認(rèn)階段(一至兩家) 確認(rèn)的公司(一家，以及候選一家)，該公司的項(xiàng)目計(jì)劃交董事長批核。4、項(xiàng)目范圍：由于現(xiàn)有基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的不完善，有兩種方式可供選擇：采取辦公樓和研發(fā)樓的部門先實(shí)施，公司先計(jì)劃在人力資

14、源科、行政科、董事長辦、財(cái)務(wù)科、營銷科、資產(chǎn)科、工程科、項(xiàng)目科、品質(zhì)科九個(gè)部門40個(gè)站點(diǎn)進(jìn)行迸發(fā)(同時(shí)登錄系統(tǒng)的用戶數(shù))實(shí)施。等生產(chǎn)1部、倉庫科和采購中心網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完成后再把這三個(gè)部門納入OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。先構(gòu)設(shè)光纖到地，等待廠房完工后，再鋪設(shè)網(wǎng)線把生產(chǎn)1部和倉庫科連接到辦公樓主干網(wǎng)，也就是說完成所有網(wǎng)絡(luò)建設(shè)后再在全公司范圍內(nèi)全面推行。5、項(xiàng)目費(fèi)用： 硬件投入費(fèi)用:公司目前的，實(shí)施OA系統(tǒng)以后，員工計(jì)算機(jī)部分可以繼續(xù)使用的，有些需要加大內(nèi)存與升級(jí)CUP，預(yù)計(jì)費(fèi)用3000元，以實(shí)際使用為準(zhǔn)。OA系統(tǒng)需要新購一臺(tái)服務(wù)器，從DELL(戴爾)、HP（惠普）、IBM等大品牌主流機(jī)型中選擇，預(yù)計(jì)費(fèi)用100

15、00元左右。合計(jì)硬件費(fèi)用13000元。 軟件費(fèi)用:OA系統(tǒng)按站點(diǎn)收費(fèi)，40個(gè)站點(diǎn)預(yù)計(jì)費(fèi)用10元左右。 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)費(fèi)用：2000元 項(xiàng)目總計(jì)投入費(fèi)用約：3萬元人民幣。6、項(xiàng)目時(shí)間: 一個(gè)月完成系統(tǒng)測試與試用，第二月正式上線7、項(xiàng)目進(jìn)度：A、項(xiàng)目選型階段15天完成: 責(zé)任人:項(xiàng)目組長a、初步選型階段(十?dāng)?shù)家) 7天完成; 責(zé)任人:IT部信息工程師(軟件硬件)b、精細(xì)選型階段5天完成 責(zé)任人:項(xiàng)目組長c、項(xiàng)目確認(rèn)階段3天完成責(zé)任人: 責(zé)任人:項(xiàng)目組長B、項(xiàng)目調(diào)研階段10天完成承接項(xiàng)目確認(rèn)階段，主要是由已初步確認(rèn)的軟件供應(yīng)商來進(jìn)行市場調(diào)研。調(diào)研的時(shí)間安10天，每個(gè)部門至少兩天，編寫與提交調(diào)研報(bào)告規(guī)定在1

16、0天內(nèi)完成。 承接項(xiàng)目的部門應(yīng)在這期間整理公司的業(yè)務(wù)流程、目前存在的問題及分析對(duì)策、如何通過OA系統(tǒng)達(dá)到加強(qiáng)管理的目標(biāo)等等。C、合同談判期3天完成 (談判成員: )三天左右就合同細(xì)節(jié)進(jìn)行談判，合同談判由該項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，由公司董事長批核，付款條件(項(xiàng)目調(diào)研付5 %、預(yù)付百分比5 %、項(xiàng)目培訓(xùn)過程支付百分比 20 %、試用付百分比 50 %、驗(yàn)收完成付百分比 20 %)，具體百分比根據(jù)談判結(jié)果而定。 D、項(xiàng)目培訓(xùn)期7天完成。8、培訓(xùn)計(jì)劃：8.1.培訓(xùn)組織: 人事部; 責(zé)任人:人力資源主管;8.2.培訓(xùn)老師: 軟件供應(yīng)商專業(yè)顧問;8.3.培訓(xùn)考核:人事部+軟件供應(yīng)商培訓(xùn)老師;8.4.培訓(xùn)考核方式:試題與實(shí)操8.4.1.培訓(xùn)考核試題(含標(biāo)準(zhǔn)答案)由IT部信息工程師(含軟件硬件)與軟件供應(yīng)商培訓(xùn)老師共同完成, 閱卷由IT部信息工程師完成,并形成匯總表呈報(bào);8.4.2.實(shí)操由IT信息工程師)制定考核標(biāo)準(zhǔn);按計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)運(yùn)作監(jiān)督考核;計(jì)劃OA實(shí)施培訓(xùn)需要一個(gè)星期時(shí)間，一般為每個(gè)部門一天，另集中培訓(xùn)兩天。 應(yīng)該由部門主管與操作員共同參加，培訓(xùn)的內(nèi)容如下表：表2.OA的培訓(xùn)對(duì)象與培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)對(duì)象培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)時(shí)間培訓(xùn)教師培訓(xùn)形式高層領(lǐng)導(dǎo) 中層干部 業(yè)務(wù)骨干OA理念培訓(xùn)項(xiàng)目啟動(dòng)后一周內(nèi)軟件供應(yīng)商安排以生動(dòng)形式講明道理高層領(lǐng)導(dǎo)中層干部 業(yè)