國家開放大學(xué)電大《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫及答案

1、最新國家開放大學(xué)電大辦公室管理設(shè)計(jì)題題庫及答案(試卷號2180)設(shè)計(jì)題1. 設(shè)計(jì)一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。答：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運(yùn)用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開 業(yè)告示)，要做好來賓邀請工作；發(fā)放請柬一現(xiàn)場的布置；準(zhǔn)備開幕詞、致答詞；要做好接待服務(wù)工作;要做好禮品饋贈工作；擬定典禮程序；做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。2. X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公 室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李助理趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資 料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長

2、布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有 些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計(jì)一個合理的應(yīng)對之策。答：(1)辦公室的一項(xiàng)基木職能是為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都 不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。(2) 李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦 的事項(xiàng)。(3) 李助理白己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。(4) 他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親白將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把 實(shí)際參與查找人員的名字講一下。3.

3、給下面的情境設(shè)計(jì)禮貌用語。問人姓氏說(仰慕已久說(3) 長期未見說(4) 請人解答說(5) 求人辦事說(6) 請改文章說(7) 求人指點(diǎn)說(8) 身體不適說(9) 看望別人說(10)請人接受說(11)希望照顧說()(12)贊人見解說(13)歸還物品說(14)請人赴約說()(15)需要考慮說(答：(D貴姓(2)久仰(3)久違(4)請教(5)拜托(6)斧正(7)賜教(8)欠安(9)拜訪(10)笑納(11)關(guān)照(12)高見(13)奉還(14)賞 光(15)斟酌4 .設(shè)計(jì)一份電話記錄表答:電謠但眼未電入此名.務(wù)，尊位！¥月_日at分通詛絕點(diǎn)掌電人受靖人瞄點(diǎn)孔整束時#n日一H_i|交由2. 用

4、飩的電X的定再*電話id果人5. 辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。(1) 辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。(2) 辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機(jī)聽簡兩端要用 消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。(3) 書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。(4) 地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。(5) 整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。(6) 抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還

5、能點(diǎn)燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢 查清楚并收拾妥當(dāng)。(7) 掛畫、擺設(shè)。用捶子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。(8) 廢物簡。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細(xì)心，因?yàn)榭赡苡猩纤倦S手丟棄的機(jī) 密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。6. 上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？答：(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何 人代為會見，要問他哪些事情？ ”然后將寫好的便條對折折好。(2) 走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。(3) &#

6、177;司回頭時，遞上便條與鉛筆。(4) 退一步，等候指示。7. 如何接受對方的名片？答：(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。(2) 當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字， 以示尊重。(3) 雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以 確認(rèn)無誤。(4) 遇到名片上有不認(rèn)識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒味，可否請問一下，這個 字怎么念？"對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。8. 當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對？答

7、：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。”(2) 然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。(3) 向上司匯報：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了”。(4) 如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好， 讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。9. 所謂有問題的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋 并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。(2) 進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與

8、蠻橫無理、可能帶來危險的來訪 者直接沖突。(3) 情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會使 她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。(4) 騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有 通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。10. 某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何 辦？要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2) 征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；(3) 比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理

9、又比較喜歡的物品；(4) 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5) 附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。11. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任 請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個接待方案？答：接受任務(wù)；(2) 了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；(4)預(yù)訂食宿；(5)迎接來賓； (6)商議日程；安排會談；陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。12. 上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技

10、術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你怎樣設(shè)計(jì)這個接待方案?答：(1)接受任務(wù)(2) 了解來賓、制訂計(jì)劃預(yù)訂食宿(4)歡迎來賓、商議日程(5)禮節(jié)性拜訪、宴請(6)正式會談(7)簽訂協(xié)議書(8)陪同參觀游覽(9)互贈禮品(10) 歡送來賓、接待小結(jié)13. 文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對?答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進(jìn)行解 釋并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫

11、信給上司，上司一定會看到這封信。(2) 進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪 者直接沖突。(3) 情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使 她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。(4) 騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有 通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。14. 本單位為了推進(jìn)工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作 研討會，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2) 座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3) 座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4) 主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5) 詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；(6) 座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短，(7) 會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。15. 某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會形象及合適的價格打 人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個 座談會，你該如何做？答：(1)