如何幫助員工有效地進行時間管理教材

1、如何幫助員工如何幫助員工有效地進行時間管理有效地進行時間管理“可惜，我沒有足夠的時間！”“一天有35小時就好了！”以上的話，你曾聽到過多少次？自己又講過多少次呢？ 每天有24小時，每周有168小時，每年有8,736小時，不多不少，絕對公平。無論你是富有或貧困，強或弱，總經(jīng)理或倉管員，行政管家或樓層服務員，成功人士或家庭主婦，大家都有相同的時間。如果我們選擇一項富有挑戰(zhàn)性的職業(yè)，每周所耗由54小時增至64小時，時間哪里來？家庭、空閑還是睡眠？因此可以說，時間管理就是在每168小時內(nèi)完成所安排的工作之過程。 為了使我們的討論更有效，在此之前不妨做一個如下的個人活動耗時分析。時間管理時間管理75 y

2、ears = 27,375 days (1/3 sleep)18,250 days時間管理時間管理睡眠 小時/天 用膳 小時/天 穿衣 小時/天 交通 小時/天 家務 小時/天 工作時間 小時/天 個人成長, 如: 教育、閱讀、嗜好 小時/天 家庭 小時/天 空間 小時/天 總計 168小時/每周個人活動個人活動有關(guān)資料表明，一個督導員要有效地使用時間，他應該：有關(guān)資料表明，一個督導員要有效地使用時間，他應該：1. 養(yǎng)成寫記事簿的習慣2. 將乏味且難度大的工作安排在精力最充沛的時間去做3. 定期檢討自己的工作活動，并自問“他人能否做出與我 一般的水準”？4. 善于對工作進行取舍或重新安排 一個

3、精明能干的管理者則應該：一個精明能干的管理者則應該：1. 有充足的時間去做他們想做的事情2. 認識到短期的工作滿足感亦是重要的3. 很少認為工作負擔過重4. 明白有時小事情要給大目標讓路的道理5. 有將事情按輕重緩急安排的能力而在日常生活中，總是存在著一些而在日常生活中，總是存在著一些“偷時者偷時者”（Time Robbers）。）。所謂所謂“偷時者偷時者”就是某些令我們無法完成就是某些令我們無法完成重大事情的瑣碎事。它們通常有兩類：重大事情的瑣碎事。它們通常有兩類：（一）外來的 （二）內(nèi)在的 電話 不善聆聽 來訪者 不予重視 會議 猶豫不決 員工問題 視而不見 突發(fā)事件 有求必應 資料不全

4、需時失算 缺乏溝通 文件滿桌 特別要求 人生中獨特且必要的資源。 供給無彈性。 無法租、買、借。 無法儲蓄累積。 無替代品。 過了就不能重來。 時間本身是無法管理的。時間的特性時間的特性下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你

5、在辦公室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？總結(jié)你的時間掌控總結(jié)你的時間掌控12-16 “yes” 救命！你在時間管理上需改進 8-12 “yes” 當心！你需要重新審視你的時間行動指南 4-8 “yes” 可以！方向正確，但需要提高沖勁

6、 0-4 “yes” 恭喜！堅持并保留你的方法 如何對付上述諸多“偷時者”？究竟怎樣進行時間管理？我們將從以下九個方面進行討論： （一）如何擬定計劃以避免時間之浪費？ （二）如何拒絕他人之請托以避免時間之浪費？ （三）如何對付不速之客以避免時間之浪費？ （四）如何對付電話干擾以避免時間之浪費？ （五）如何治療會議病以減少時間之浪費？對對 策策（六）如何治療“文件滿桌病”以避免時間之浪費？（七）如何減少上下班交通所引起的時間浪費？（八）如何減少“事必躬親”所引起的時間浪費？（九）如何清除上司所引起的時間浪費？對對 策策如何擬定計劃以避免時間之浪費？如何擬定計劃以避免時間之浪費？重要又緊迫的事情重

7、要但不緊迫的事情緊迫但不重要的事情例行性的事情第二優(yōu)先第三優(yōu)先第一優(yōu)先第四優(yōu)先請排出正確的行事優(yōu)先級請排出正確的行事優(yōu)先級4th緩3rd輕不重要的事2nd重1st急重要的事不緊迫的事緊迫的事?輕重緩急層次表輕重緩急層次表Important重要Not important不重要PRIORITY 2乙PRIORITY 1 甲PRIORITY 3 丙PRIORITY 4 丁Urgent Not urgent急 不急 緊 急 不緊急 重要 . 危機 急迫的問題 . 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 不重要 . 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的問題 受歡

8、迎的活動 . 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動 如何拒絕他人之請托以避免時間之浪費？如何拒絕他人之請托以避免時間之浪費？管理者之所以不好意思拒絕他人之請托，可能是基于以下的原因：管理者之所以不好意思拒絕他人之請托，可能是基于以下的原因：時 間不知如何拒絕他人之請托不了解拒絕他人請托的重要性想做一位廣受愛戴的好人擔心拒絕接納請托后會觸怒請托者接納請托比拒絕請托更為容易如何對付不速之客以避免時間之浪費？如何對付不速之客以避免時間之浪費？不要采用無條件的“門戶開放政策”在辦公室外接見外界不速之客站立會客利用隱蔽的辦公室定期和部屬或同一階層的同事見面時 間如何對付電話之干擾以避

9、免時間之浪費？如何對付電話之干擾以避免時間之浪費？外來電話應先由秘書接聽事后回復電話的辦法比較值得采納盡量將須打出去的電話集中在一起時 間如何治療會議病以避免時間之浪費？如何治療會議病以避免時間之浪費？A. 思考是否有必要以會議的形式進行商討？B. 盡量減少與會人員。C. 當關(guān)鍵性人物無法與會時，原則上不應開會。D. 為避免會議過長，可將會議安排在午餐前、下班前或另一個活動之前。E. 計算會議成本： 例：(1) 與會者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利計有1,000元 (薪金的25%)； (3) 每位每月工作時間為10,000分鐘，一個會議長達一小時，則耗資300元。A.

10、會議中如等候遲到者，則等于懲罰準時者。B. 不要令與會者太過舒服。C. 避免受電話或訪客之干擾。D. 根據(jù)實際需要，可讓部分與會者只參加會議的一部分。E. 會議結(jié)束時，總結(jié)達成的結(jié)論及定下工作的時限。A. 會議記錄應盡快作成。B. 迅速解決會議中的決議及待辦事項。C. 為杜絕與會者的無故缺席/遲到或早退，可考慮在會議記錄上注明。會議前會議中會議后時 間如何治療如何治療“文件滿桌病文件滿桌病”以避免時間之浪費？以避免時間之浪費？培養(yǎng)“只處理來往文件一次”的習慣閱讀后立即在文件上注明要采取之行動避免把文件列入“General”或 “Miscellaneous”檔案內(nèi)時 間如何減少上下班交通所引起的

11、時間浪費？如何減少上下班交通所引起的時間浪費？避免交通擁擠的高峰時間上下班選擇班次穩(wěn)定的交通工具利用上班的時間構(gòu)思當天的工作細節(jié)利用下班的時間檢討當天的工作得失時 間如何減少如何減少“事必躬親事必躬親”所引起的時間浪費？所引起的時間浪費？適當?shù)胤謾?quán)授責（Delegation）采取Management by exception 的管理方法時 間授權(quán)授權(quán)Who? 計劃人物What? 具體 數(shù)字化Why? 重要性When? 何時開始、完成時間 需時多少進度Where? 地點How? 方法 資源How Much? 費用如何清除上司所引起的時間浪費？如何清除上司所引起的時間浪費？A. 應開門見山、單刀直

12、入。B. 技巧地指明你與他談論的事端對他可能產(chǎn)生的利害關(guān)系。A. 當他指派工作給你時，多作詢問。B. 如你的工作繁多，請他為你決定完成工作的優(yōu)先次序。C. 詢問他完成工作的時限。A. 若你能一邊聽他說話一邊繼續(xù)工作，則采取這種聽話方式。B. 盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評論。應付“聽而不聞”的上司對付見異思遷的上司對付以你為聽眾的上司時 間運用管理工具提升工作效率運用管理工具提升工作效率萬用手冊萬用手冊 行事歷與日程表 便條與備忘錄 通訊簿 名片簿提醒自己的方法提醒自己的方法 小紙條 鬧鐘數(shù)碼科技的運用數(shù)碼科技的運用 電腦 PDA我們有這些好習慣嗎我們有這些好習慣嗎? 自我管理自我管理=好習慣

13、好習慣=效率效率 事先要有安排 排定優(yōu)先順序 臨事要集中精神 溝通要徹底 避免雜亂無章 不苛求盡善盡美 不要怕說“不” 不要拖延 要能當機立斷 善用零碎時間 養(yǎng)成“過手一次”的處理原則問題問題/回答回答Recommendations：The security contract should be considered for reevaluation and the working conditions for the guard force modified. It appears the prerequisite housing and required hours at the brew

14、ery are limiting the guard personnel to have ample time off. CORRECTIVE ACTION: Review and reevaluated the security contract including:1.Review and update the standing by program. Reduce the member of standing by to six security guards (fire truck operator). Other security guards can go home after j

15、ob.2. Considering to increase security guard headcount to increase day off from 4 days to 8 days each month. It will increase the cost of 145706.4 RMB.3. Replace the security guards with middle-aged personnel to decrease the turnover.4. Replace the uniform.AuditRecommendations：BWIB has minimal CCTVs

16、 (or recording devices) and no mail/package screening x-ray equipment. Suggest consideration be given to upgrading the technical security at the plant with CCTVs (and recorders) and x-ray equipment.CORRECTIVE ACTION: Install mail/package screening x-ray equipment at gate No.3 AuditRecommendations：It

17、 is suggested that the fencing on top of the wall be upgraded to a higher profile to hinder scaling from the roofs of the housing area. Additionally, it is suggested BWIB not store materials or objects so close to the wall that enables the climbing over the wall/fence from inside the property. CORRECTIVE ACTION: Check and remove the materials or objects close to the