新思創(chuàng)辦公自動化系統(tǒng)OA解決方案

1、新思創(chuàng)辦公自動化系統(tǒng)OA解決方案一 、研發(fā)思想 通過新思創(chuàng)辦公自動化系統(tǒng)（新思創(chuàng)OA），在用戶企業(yè)建立統(tǒng)一的信息化辦公平臺，進行工作流、信息流和知識流的整合管理，構(gòu)建群體運行機制，在提高個人工作效率提高的同時，提升團隊整體的工作效率，讓人們分享信息，統(tǒng)一決策、貫徹執(zhí)行的難度和速度不因規(guī)模擴展而變大變慢。 在本協(xié)同辦公系統(tǒng)中，每個員工都是一個辦公節(jié)點，所有與自己工作相關(guān)的信息和資源都可以直接得到。各個節(jié)點連接在一起形成一張動態(tài)的協(xié)同工作網(wǎng)，該辦公網(wǎng)以人為中心，以信息為血液，以工作流為橋梁，信息共通，反應(yīng)敏捷，嚴謹高效，打破時間、地域、部門的限制，完全實現(xiàn)電子化協(xié)同工作與知識管理。 本辦公自動化系

2、統(tǒng)著力為用戶企業(yè)實現(xiàn)一個集內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、知識管理、輔助辦公為一體的協(xié)同辦公體系。整合企業(yè)內(nèi)部和外部的各種人、財、物、信息等資源，創(chuàng)造企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，發(fā)揮企業(yè)競爭的最大優(yōu)勢。 二、設(shè)計原則 1、 建立內(nèi)部、外部通信平臺； 2、 建立信息發(fā)布平臺； 3、 實現(xiàn)工作流程的自動化； 4、 實現(xiàn)文檔管理自動化和知識管理； 5、 實現(xiàn)人事、辦公資產(chǎn)等的計算機管理； 6、 實現(xiàn)工作計劃、工作日志等方面的辦公自動化； 7、 保證上傳下達、政令暢通； 8、 實現(xiàn)分布式協(xié)同辦公。三、典型應(yīng)用 3.1 實現(xiàn)流程的規(guī)范、優(yōu)化和自動化 功能：在線審批、電子簽章、公文管理、網(wǎng)上填報、報表管理、會議管理

3、、任務(wù)管理 1、 方便的為合同、文件、報表、單據(jù)、申請等設(shè)置標準統(tǒng)一的模版格式； 2、 審批文件按審批流程自動流轉(zhuǎn)，分級處理，控制越權(quán)，時時監(jiān)控，保留修改痕跡，可加蓋電子印章或簽名； 3、 可設(shè)固定流程，用戶也可以自行定義工作流程，并對已有的流程進行方便的修改； 4、 可設(shè)公文的緊急程度和自動回復，察看何時收閱，監(jiān)控流轉(zhuǎn)狀態(tài)，便于統(tǒng)籌和跟蹤處理； 5、 公文具有彈出窗口和聲音提醒功能，不會有任何遺漏。 3.2 實現(xiàn)公司公共信息的整合管理 功能：領(lǐng)導查詢、部門主頁、網(wǎng)絡(luò)硬盤、規(guī)章制度、電子郵件、電子新聞、電子公告 1、 建立單位或部門自己的信息中心，存放各種文件資料、產(chǎn)品資料、財務(wù)數(shù)據(jù)、規(guī)章制度

4、、員工檔案、培訓知識等，便于所有員工充分便利的共享、檢索、利用； 2、 所有信息都可進行細致的權(quán)限管理，保護核心數(shù)據(jù)安全； 3、 與員工、客戶、經(jīng)銷商進行即時溝通，即時響應(yīng)； 4、 可設(shè)置新聞審批人，也可以讓所有人自由發(fā)布新聞； 5、 在第一時間向所有員工傳遞公司的各種信息； 6、 將公司的產(chǎn)品、辦公用品等各種資源進行分類管理，更加方便、可靠、透明，發(fā)揮他們最大的功效； 7、 集成公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，避免重復勞動。 3.3 建立通暢的信息流通渠道 功能：電子公告、電子新聞、即時通訊、電子論壇、手機短信、投票、網(wǎng)上會議 1、 員工能夠在系統(tǒng)內(nèi)輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽

5、的團隊關(guān)系和文化氛圍。信息傳遞不失真、不延遲、不受人為因素影響； 3、 無論是本地還是外地員工都可時時保持溝通，和公司緊密聯(lián)系； 4、 員工的意見和建議可以直接反饋到最高領(lǐng)導層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才； 5、 下屬可以隨時向上級領(lǐng)導匯報工作，得到及時指導； 6、 領(lǐng)導層可準確了解員工的思想動態(tài)和傾向性，做出正確決策。 3.4 建立先進的員工辦公平臺 功能：工作日志、電子計劃、電子郵件、個人考勤、個人文件柜、電子通訊薄 1、 每天記錄下自己的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導能夠隨時掌握下屬的工作狀態(tài)，并直接在日記內(nèi)給予回復和指導； 2、 可設(shè)置權(quán)限允許不同的人察看日志； 3、 合理計劃自己的工

6、作，不再被意外事件打擾； 4、 建立自己的考勤記錄，便于日后察看； 5、 建立屬于自己的文件柜，存放個人資料、文摘知識、客戶資料等，其他任何人都無權(quán)察看； 6、 給自己的同事、客戶、朋友建立單獨的通訊?。?7、 無論在單位內(nèi)部還是外部都可以通過系統(tǒng)輕松辦公，實現(xiàn)移動辦公、遠程辦公和協(xié)同辦公。 3.5 輔助工作管理 功能：資產(chǎn)管理、車輛管理、人事管理、績效管理、印信管理、電話管理、圖書管理、檔案管理 1、 根據(jù)各部門的辦公需要建立專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，提高工作效率，規(guī)范辦公流程； 2、 加強工作的透明度，促進各部門工作的協(xié)調(diào)與配合； 3、 實現(xiàn)公司日常辦公的全面信息化，促進整體辦公效率的提升。

7、3.6 實現(xiàn)分布式協(xié)同辦公 通過B/S架構(gòu)，可以利用internet/intranet實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，系統(tǒng)支持多分支機構(gòu)、跨 地域的辦公模式以及移動辦公，能夠很好的解決分布式辦公的問題。通過協(xié)同辦公，最大限度的整合企業(yè)的人力、物力、財力，實現(xiàn)系統(tǒng)的最大應(yīng)用價值。 四、技術(shù)性能 4.1本協(xié)同辦公系統(tǒng)可以分布式運行方式進行程序運行以及數(shù)據(jù)傳輸； 4.2本協(xié)同辦公系統(tǒng)支持服務(wù)器集群、分發(fā)式服務(wù)器和二級服務(wù)器，系統(tǒng)兼容性好，系統(tǒng)能夠運行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX、Unix及小型機操作系統(tǒng)等各種操作平臺上。 4.3本協(xié)同辦公系統(tǒng)支持

8、IE5.0及以上版本，Netscape4.0及以上版本瀏覽器。 4.4 技術(shù)先進性 4.4.1本系統(tǒng)采用目前最流行的三層架構(gòu)體系開發(fā)而成，開發(fā)工具采用PHP，DEPHI，JAVA，C+混合開發(fā)，并采用了當前世界頂尖的技術(shù)，達到速度最快，易用性最強，接口最開放的產(chǎn)品目的。 4.4.2全面采用WEB SERVICE和國際通用開放接口標準。 4.4.3數(shù)據(jù)庫可根據(jù)企業(yè)的應(yīng)用，切換為MY SQL，ORACEL 和 SQLServer。與企業(yè)內(nèi)部的其他系統(tǒng)可以在數(shù)據(jù)層達到有機的整合。 4.4.4通過先進的架構(gòu)及開發(fā)技術(shù)，為產(chǎn)品的穩(wěn)定性、開放性、易用性提供了強有力的技術(shù)基礎(chǔ)。 4.5 性能指標 穩(wěn)定性：軟

9、件能夠長期穩(wěn)定運行于操作系統(tǒng)平臺上。成立專門的項目小組，組織高水平的項目經(jīng)理、系統(tǒng)分析員、程序員、測試員在需求調(diào)研、系統(tǒng)分析、程序設(shè)計、軟件測試、現(xiàn)場實施、后期服務(wù)等各環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，從管理者、使用者的角度保證每一道程序、每一行代碼的嚴謹性，確保質(zhì)量達到優(yōu)秀。 兼容性：軟件采用的能夠穩(wěn)定運行于Windows、Linux等多種操作系統(tǒng)，兼容Oracle、SQL Server等數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)和硬件及軟件防火墻不沖突。 易用性：軟件具有簡潔的、友好的操作界面，充分考慮到不同用戶的操作習慣與需要，用戶可以按照自己的辦公習慣設(shè)置系統(tǒng)界面。在系統(tǒng)首頁，公告通知、待辦工作、電子郵件、新聞、文件等信息一目了然，可

10、以快速處理事務(wù)、瀏覽信息或查找文件，使不同計算機應(yīng)用水平的人員可以快速掌握實際應(yīng)用。同時，管理員無需專業(yè)知識即可方便的進行權(quán)限、欄目設(shè)置，維護系統(tǒng)。 延續(xù)性：軟件具有可升級性且某些模塊具有二次開發(fā)性。提供平滑的升級能力，在不影響原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及使用的前提下，實現(xiàn)系統(tǒng)整體性能的持續(xù)提升。提供數(shù)據(jù)集成支持能力，便于與其它的信息管理系統(tǒng)和工具進行數(shù)據(jù)交換。 適用性：軟件對硬件的要求較低，企業(yè)可以充分利用現(xiàn)有的硬件資源，保護已有投資。 安全性：軟件具有良好的防病毒和防攻擊性能。提供科學、嚴密的安全機制，從應(yīng)用層上提供了獨特的訪問和執(zhí)行權(quán)限控制。充分應(yīng)用了身份識別與驗證、訪問權(quán)限控制、數(shù)字簽名、加密等技術(shù)

11、，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與完整。 注：以上技術(shù)選型可根據(jù)用戶的實際要求進行調(diào)整。 五、實施步驟 5.1系統(tǒng)調(diào)研 與用戶企業(yè)的主要領(lǐng)導、職能部門、分公司相關(guān)人員做充分溝通，目的是對系統(tǒng)進行個性化定制，使其更符合單位需求特點。主要是完成各審批及申請等行政、業(yè)務(wù)管理流程，以及文件管理的規(guī)劃分類、表單定制等調(diào)研。 針對需求難點或不明確的特點，適時召開工作協(xié)調(diào)會，統(tǒng)一思想。與各級分管領(lǐng)導及員工保持充分溝通與交流本次調(diào)研涉及面廣，需要系統(tǒng)管理員及各部門的配合與支持。 5.2確認系統(tǒng)方案 根據(jù)調(diào)研結(jié)果，會同用戶企業(yè)協(xié)同辦公項目負責人一起統(tǒng)一需求，將需求分類、改善、優(yōu)化及提升，提出實施方案并經(jīng)過雙方確認。 5.3

12、系統(tǒng)基本功能調(diào)整 指對現(xiàn)有協(xié)同辦公系統(tǒng)中已經(jīng)成型的功能模塊進行有針對性地調(diào)整，包括名稱、順序、結(jié)構(gòu)、分類等，以滿足公司的使用需要。 5.4定制功能開發(fā) 定制的工作需要在調(diào)研后和用戶企業(yè)最終確定，經(jīng)過定制的系統(tǒng)將能更好地體現(xiàn)本單位的實際需求情況，各項功能得到充分應(yīng)用，使系統(tǒng)更具實用性、易用性和安全性。 5.5網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及運行平臺的實現(xiàn) 協(xié)助用戶建立運行本協(xié)同辦公系統(tǒng)所必須的軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，包括硬件的檢查、操作系統(tǒng)安裝測試、網(wǎng)絡(luò)連接情況測試等。 5.6系統(tǒng)安裝及初始化 在服務(wù)器上安裝協(xié)同辦公系統(tǒng)，保證系統(tǒng)能夠正常啟動，通過其他客戶端能夠正常進入本系統(tǒng)，對系統(tǒng)內(nèi)的主要功能菜單、權(quán)限、人員進行初始化設(shè)

13、置。 5.7協(xié)助系統(tǒng)基本設(shè)置 協(xié)助系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)進行基本必要的設(shè)置，主要指導如何登錄系統(tǒng)、設(shè)置代碼、分類、參數(shù)、模版、流程等各種選項。設(shè)置系統(tǒng)文件的訪問權(quán)限和用戶的權(quán)限劃分，設(shè)置主要功能模塊的下屬目錄。 5.8協(xié)助錄入部分數(shù)據(jù) 協(xié)助管理員錄入部門、員工信息，錄入文件資料、車輛、辦公用品、資料等各種數(shù)據(jù)。 5.9系統(tǒng)測試 及時測試和試運行每一個功能模塊，進一步優(yōu)化、提高、完善。測試過程主要完成系統(tǒng)的功能實現(xiàn)性檢查、吻合度檢查、易用性檢查、實用性檢查、穩(wěn)定性檢查、安全性檢查等。 5.10系統(tǒng)管理員培訓 由專業(yè)技術(shù)人員在現(xiàn)場對系統(tǒng)管理員進行系統(tǒng)管理員培訓。培訓以使用說明書為基礎(chǔ)，結(jié)合實際情況靈活進

14、行。 通過培訓的系統(tǒng)管理員將達到以下目標：熟練掌握系統(tǒng)的規(guī)劃、定制、實施、應(yīng)用、管理、備份和維護能力和后續(xù)應(yīng)用人員培訓能力。 5.11應(yīng)用人員培訓 應(yīng)用人員培訓是順利、成功實施本協(xié)同辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵因素。培訓重點在各人員對本系統(tǒng)的熟悉和了解，掌握登錄方法，快速使用核心功能，包括公告通知、消息、文件、公文流轉(zhuǎn)、電子論壇、工作日記、工作計劃、電子期刊、設(shè)備管理、會議管理、部門主頁等功能。 根據(jù)崗位職責，制訂有針對性的培訓計劃，進行不同、分批次的培訓安排，采用集中式、分布式、講解式、答疑式、分班培訓法相結(jié)合的方式，確保公司主要領(lǐng)導、分公司領(lǐng)導、應(yīng)用人員得到充分的培訓。 5.12系統(tǒng)試運行 在系統(tǒng)中完成

15、基本設(shè)置和錄入數(shù)據(jù)后，開始全公司范圍內(nèi)的試運行，為確保安全，期間對于特別機密的、重要的、敏感的數(shù)據(jù)不建議馬上錄入到系統(tǒng)中。通過實際應(yīng)用檢驗系統(tǒng)的各項指標，每天與管理員溝通，每周組織管理員小組會，發(fā)現(xiàn)問題后及時調(diào)整解決，并記錄備案。期間隨時對應(yīng)用人員的使用進行輔導。 5.13實施討論 對試運行中出現(xiàn)的各種情況進行總結(jié)討論，形成實施經(jīng)驗，對好的經(jīng)驗在整個公司推廣，對出現(xiàn)的問題進行分析，探討解決方法，確定下一步工作安排。 5.14系統(tǒng)完善 解決系統(tǒng)在試運行中出現(xiàn)的問題，根據(jù)試運行中效果，對系統(tǒng)進行優(yōu)化設(shè)計和更加合理的完善，以更好的實現(xiàn)使用效果。 5.15驗收 雙方負責人根據(jù)系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)計方案和合同進

16、行驗收，確認系統(tǒng)實現(xiàn)設(shè)計功能，達到預期目標后簽訂驗收證書。 5.16系統(tǒng)正式啟用 確認系統(tǒng)可以正常運行，管理員、應(yīng)用人員已經(jīng)掌握必須的知識和操作技能，能夠通過本系統(tǒng)開展日常辦公，并進行日常管理和維護。向全公司發(fā)布公告正式啟用。 5.17實施總結(jié) 會同雙方的主要參與人，總結(jié)整個實施過程的經(jīng)驗，匯總各方意見，處理未盡事宜，商討日后的服務(wù)細節(jié)，形成實施報告。 5.18移交系統(tǒng)文檔 將本協(xié)同辦公系統(tǒng)的程序光盤、技術(shù)參數(shù)、白皮書、使用說明書、服務(wù)卡、實施報告等所有相關(guān)資料移交二十二冶金公司確認、保管。本次項目的實施階段結(jié)束。 實施了辦公自動化系統(tǒng)只是開始實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化辦公的第一步，是規(guī)范、優(yōu)化、提升和革新的開始。系統(tǒng)的最大效益來自實施后持續(xù)的關(guān)注、努力和學習、使用，即在于實施后所采取的行動，確保系統(tǒng)的正常應(yīng)用，以獲取協(xié)同辦公系統(tǒng)實施所帶來的全部能力和經(jīng)濟效益。 六、系統(tǒng)優(yōu)勢 1、 功能實用，與企業(yè)需求緊密結(jié)合，降低成本，實施容易； 2、 絕對領(lǐng)先的易用性，界面友好、美觀，無需專業(yè)培訓即可自動上手。 3、 實用的領(lǐng)導查詢和部門主頁功能，信息溝通更方便。 4、 信息流轉(zhuǎn)具有即時通知和回執(zhí)功能。 5、 在線文檔編輯，電子印章，痕跡保留。 6、 有類似QQ的工作小助手，不通過網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)也能便捷網(wǎng)上工作。 7、 安全性高，各種文件可設(shè)權(quán)限管理，