3組織機構(gòu)與管理職責分配表

1、 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第1頁共10頁3. 組織機構(gòu)與管理職責分配表3.1 質(zhì)量管理組織結(jié)構(gòu)3.1.1 本公司在質(zhì)量管理體系策劃的同時，設(shè)計并建立了相應(yīng)的質(zhì)量管理組織結(jié)構(gòu)（詳見3.1.2）。在進行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計時，充分考慮了：A、滿足質(zhì)量管理活動的需要；B、確保能對質(zhì)量管理體系的有效性進行溝通；C、符合物業(yè)管理和俱樂部經(jīng)營的組織設(shè)置；D、現(xiàn)有資源的優(yōu)化組合。3.1.2 質(zhì)量管理組織架構(gòu)圖 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第1頁共10頁3.2 部門職能本公司對從事與質(zhì)量

2、有關(guān)的部門及其人員的崗位職能，實行崗位責任制，規(guī)定其職責和權(quán)限。公司內(nèi)管理層和部門機構(gòu)的職能為：3.2.1 總經(jīng)理A、 全面領(lǐng)導(dǎo)本公司的日常經(jīng)營工作和質(zhì)量管理，制定物業(yè)公司的中長期發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營計劃；B、 負責制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，批準發(fā)布質(zhì)量手冊。向公司傳達滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性；C、 主持管理評審；D、 確保質(zhì)量管理體系運行所必要的資源配備；E、 對質(zhì)量管理體系進行策劃，以滿足質(zhì)量目標及質(zhì)量標準的總要求；G、 建立、健全公司的組織管理架構(gòu)， 并建立適當?shù)臏贤ㄟ^程確保質(zhì)量管理體系有效溝通；H、 確定本公司的管理者代表并明確其職責；授權(quán)內(nèi)審員獨立行使內(nèi)部審核工作。I、 與外界各

3、相關(guān)政府職能部門及各社會團體、個人，發(fā)展和保持良好的合作關(guān)系，樹立良好的企業(yè)形象，為企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造出良好的外部環(huán)境。3.2.2 副總經(jīng)理 A、 協(xié)助總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)本公司的日常經(jīng)營工作和質(zhì)量管理，協(xié)助制定物業(yè)公司中長期發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營計劃。 B、 負責審核質(zhì)量方針和質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊，向公司傳達滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性。 C、 協(xié)調(diào)公司整體資源配置，為公司質(zhì)量目標的實現(xiàn)進行有力保證。 D、 負責公司的組織建設(shè)和人才培養(yǎng)工作。E、 負責與政府職能以及社會團體等對外關(guān)系協(xié)調(diào)。F、 建立與所轄業(yè)委會的良好溝通渠道；妥善處理與開發(fā)商、業(yè)委會和業(yè)主之間的關(guān)系；妥善處理客戶投訴。G、 完成總經(jīng)理

4、下達的各項臨時工作任務(wù)。3.2.3 管理者代表A、確保按照ISO9001：2008標準要求，建立質(zhì)量管理體系并主持所建質(zhì)量體系的正常運行。B、向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的運行情況，為管理評審提供相應(yīng)的報告，對質(zhì)量管理體系是否需要改進提出意見。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第3頁共10頁C、負責對質(zhì)量管理體系組建運行中出現(xiàn)的重大問題和不協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)組織研究、協(xié)商和解決。D、制訂并組織實施內(nèi)部審核計劃，任命審核組組長。E、監(jiān)督有關(guān)部門采取糾正和預(yù)防措施，并對其實施效果進行驗證。F、督促有關(guān)部門對員工進行服務(wù)培訓(xùn)和合理管理,確保在整個組

5、織內(nèi)提供滿足顧客G、 代表公司就質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)事宜同外界聯(lián)系。 3.2.4 各總監(jiān) A、掌握公司的整體運營，參與公司中、長期計劃和戰(zhàn)略規(guī)劃的編制工作。 B、協(xié)助總經(jīng)理處理公司經(jīng)營管理的組織、協(xié)調(diào)和平衡工作，督導(dǎo)各部門實現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)營效益和管理目標。C、具體負責分管部門業(yè)務(wù)工作的全面指導(dǎo)、督查、落實，并協(xié)調(diào)工作中問題的解 決。D、 對公司所提供的物業(yè)服務(wù)進行全程（包括前期介入和常規(guī)階段等）策劃和控制并持續(xù)改進。E、 負責所分管部門的組織建設(shè)和人才培養(yǎng)工作。F、 負責所分管業(yè)務(wù)與政府職能以及社會團體等對外關(guān)系協(xié)調(diào)。H、 建立與所轄業(yè)委會的良好溝通渠道；妥善處理與開發(fā)商、業(yè)委會和業(yè)主之間的關(guān)系

6、；妥善處理客戶投訴。I、 完成總經(jīng)理下達的各項臨時工作任務(wù)。3.2.5 品質(zhì)管理部A、全面負責公司質(zhì)量體系運行的實施、監(jiān)督和檢查，對管理者代表負責。B、全面負責公司的品質(zhì)管理工作。C、負責組織實施公司質(zhì)量體系的內(nèi)部審核工作。D、按照本公司制定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，負責組織編寫、修訂質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理體系有關(guān)文件。E、負責公司質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量記錄的管理與控制工作。F、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第4頁共10頁3.2.6 企業(yè)管理部A、全面負責公司的計劃管理以及信息化管理工作。

7、B、主持制訂公司年度經(jīng)營管理目標及各部門年度、月度工作計劃。并對目標和計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)控。C、負責對各部門日常工作和公司下達的臨時性工作進行全面檢查、監(jiān)督與考核。D、協(xié)調(diào)公司各部門之間的協(xié)作和爭議調(diào)解。E、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.7 行政人事部A、負責企業(yè)文化的宣傳貫徹，總結(jié)公司先進管理經(jīng)驗、模范人物事跡，樹立先進典型。B、負責公司重大決議、總經(jīng)理令的貫徹執(zhí)行，確保上行下達、政令暢通。C、負責公司領(lǐng)導(dǎo)重要活動的日程安排及資料準備工作。D、負責公司重要會議的會務(wù)組織、資料整理及存檔工作。E、負責人力資源管理工作，包括人才引進、調(diào)配、培訓(xùn)、考評、獎懲、薪酬、福

8、利等事項，并監(jiān)控各部門的培訓(xùn)效果。F、負責公司的行政監(jiān)察和工作環(huán)境的管理工作，包括：考勤、衛(wèi)生、資產(chǎn)管理、早操等。G、負責公司內(nèi)部行政和外聯(lián)工作。包括職工餐廳管理、車輛管理、報刊征訂收發(fā)等。H、負責公司資產(chǎn)管理，負責公司工作裝的制作、聯(lián)系采購；辦公用品的采購、發(fā)放、造冊登記。I、負責檔案管理工作，包括人事檔案管理、文書檔案管理等。J、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.8 工程維修部A、全面負責物業(yè)公司的所有工程接管、驗收、維護、管理工作。B、負責公司所轄房屋、工程維修等技術(shù)資料管理工作。C、負責本部門各項管理制度、工作計劃的制定及落實等。D、負責對質(zhì)保期內(nèi)維修工作的組織

9、和跟進。E、負責組織物業(yè)公司新接物業(yè)的交接驗收工作及工程遺留問題的處理。F、負責對工程管理類作業(yè)指引、流程的制定、修改、補充工作。G、負責公司預(yù)接管物業(yè)的前期介入工作。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第5頁共10頁H、協(xié)助其他各相關(guān)部門做好公司交辦的各項臨時事務(wù)。I、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.9 設(shè)備維護部A、全面負責物業(yè)公司的所有設(shè)備接管、驗收、維護、管理工作。B、負責公司所轄設(shè)施、設(shè)備等技術(shù)資料管理工作。C、負責本部門各項管理制度、工作計劃的制定及落實等。D、負責對本部門及各管理處的設(shè)備、設(shè)施維保

10、工作組織的監(jiān)督、檢查。E、負責組織物業(yè)公司新接物業(yè)的設(shè)備設(shè)施交接驗收工作。F、負責對設(shè)備、設(shè)施技術(shù)文件和作業(yè)指引的制定、修改、補充工作。G、負責公司預(yù)接管物業(yè)的設(shè)備選型、配備、布局等的前期介入工作。H、負責小區(qū)能源損耗出現(xiàn)異常情況問題查找和降耗的實施方案。I、組織和實施公司計量檢測設(shè)備的送檢、校驗工作。J、負責對各管理處維修班所提技術(shù)問題的指導(dǎo)。K、協(xié)助其他各相關(guān)部門做好公司交辦的各項臨時事務(wù)。L、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.10 財務(wù)部A、制訂公司戰(zhàn)略計劃、財務(wù)部年工作計劃、資金計劃、財務(wù)預(yù)算目標等并組織實 施。B、負責組織落實公司籌資與融資工作。C、保證公司正

11、常的收、支、付、轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)正常開展，并負責公司的會計核算、會計監(jiān)督、成本控制等業(yè)務(wù)。D、負責公司預(yù)算體系的建立、相關(guān)費用的審核及資產(chǎn)狀況的監(jiān)控。E、負責對各部門財務(wù)管理進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期對其實施財務(wù)審計和財務(wù)支持。F、負責制訂并監(jiān)督公司的財務(wù)管理制度和財務(wù)內(nèi)控制度。并負責制定、完善本部 門的規(guī)章制度與工作流程。G、對公司開發(fā)項目進行投資分析及經(jīng)濟效益分析。H、負責公司財務(wù)專用章及各種資金證明的管理。I、代表公司，協(xié)調(diào)處理與財政、稅務(wù)、金融等部門的公共關(guān)系。J、定期向所轄物業(yè)業(yè)主公布物業(yè)費用的收繳與使用情況，并接受業(yè)委會的監(jiān)督。3.2.11 法務(wù)監(jiān)察部A、對有財務(wù)自主權(quán)的部門及負有特定經(jīng)濟

12、責任的領(lǐng)導(dǎo)進行經(jīng)濟監(jiān)督及評價，促進公司完善內(nèi)部控制制度。B、對公司各業(yè)務(wù)部門財務(wù)收支的合規(guī)性、合法性定期進行審計。C、對工作中發(fā)現(xiàn)的普遍性、傾向性、員工舉報的問題進行專項審計。D、對領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)、員工舉報的問題、審計工作中發(fā)現(xiàn)的問題進行專項調(diào)查。E、對負有特定經(jīng)濟責任的管理干部、特定崗位的員工進行離任審計。3.2.12 資產(chǎn)經(jīng)營部A、收集鄭州市內(nèi)新建寫字樓信息和鄭州市以外的小區(qū)交付信息。B、對有顧問外包意向的樓宇進行接洽。C、對周邊樓盤物業(yè)情況進行定期跟蹤，將相關(guān)動向及時報知上級領(lǐng)導(dǎo)。D、全面負責待接管全委項目的招投標工作。E、負責建立與被顧問方良好的溝通渠道。F、負責所有外接項目的客戶投訴

13、及建議的回復(fù)。G、全面負責所有外接項目的滿意度調(diào)查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。H、負責組織所有簽約顧問項目的顧問服務(wù)工作。I、負責多種經(jīng)營的管理，多種經(jīng)營合同審批，負責客戶關(guān)系的開展與維護。J、盤活集團持有資產(chǎn)，提高資產(chǎn)收益率。K、逐步完善資產(chǎn)管理體系，通過資產(chǎn)抵押、投資、參股等方式，多渠道融通資金，拓展融資渠道。L、結(jié)合社區(qū)需要，引進優(yōu)質(zhì)配套資源，提升鑫苑社區(qū)層次，不斷提高鑫苑社區(qū)的服務(wù)品質(zhì)和客戶滿意度。3.2.13 區(qū)域公司A、根據(jù)集團公司的發(fā)展戰(zhàn)略，執(zhí)行區(qū)域公司發(fā)展戰(zhàn)略及年度目標的制定、組織與實施，整合各種資源確保戰(zhàn)略及年度目標的達成。B、負責區(qū)域公司經(jīng)營考核指標體系的構(gòu)建，執(zhí)行分公司年度及

14、月度計劃的編制、調(diào)整和考核。C、負責區(qū)域公司行政人力資源制度，財務(wù)管理制度及考核制度的執(zhí)行。D、審核區(qū)域公司年度預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行。E、執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件,監(jiān)督質(zhì)量管理體系的實施和持續(xù)改進。F、負責區(qū)域公司經(jīng)濟指標工作完成。負責區(qū)域公司重大工程問題協(xié)調(diào)處理。G、負責所轄區(qū)域物業(yè)管理項目的物業(yè)服務(wù)品質(zhì)，對集團品牌發(fā)展起到強有力的支持作用。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第7頁共10頁H、區(qū)域公司信息化系統(tǒng)的具體實施。I、人才梯隊的搭建與后備人才的培養(yǎng)。J、做好外部相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。3.2.14 俱樂部A、全面負責俱樂部的經(jīng)營管理

15、工作。B、完成公司下達的各項經(jīng)營目標及管理目標。C、負責制定本部門的各項管理制度、工作計劃及其落實等。D、計劃并監(jiān)督會所的定價、促銷、分銷方面已經(jīng)批準的銷售戰(zhàn)略和活動的執(zhí)行情況。E、負責本部門的組織建設(shè)和培訓(xùn)工作。F、定期調(diào)查了解競爭對手的最新策略及經(jīng)營情況，有針對性地調(diào)整、改進自身的工作，力求在同行業(yè)內(nèi)做到最優(yōu)更好。G、積極地同小區(qū)內(nèi)業(yè)主、主要顧客、團隊客戶保持良好的個人聯(lián)系，以便及時了解各方面的市場信息，為自身的經(jīng)營管理獲取更多的信息。H、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.15 物業(yè)管理處A、負責本部門質(zhì)量管理及相關(guān)控制程序的貫徹實施，完成公司下達的各項質(zhì)量目標。B

16、、負責與顧客溝通，對顧客要求和期望能否滿足予以確認，及時處理顧客意見，增強顧客滿意度。C、負責對各項服務(wù)過程控制，確保各項服務(wù)工作處于受控狀態(tài)。D、負責本部門的文件控制及質(zhì)量記錄的日常管理。E、負責本部門檢查和激勵措施的實施。F、負責本部門的培訓(xùn)和考核工作。G、負責為業(yè)主提供家政服務(wù)工作。H、具體負責物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)環(huán)境管理工作。I、具體負責物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)公共秩序的維護及消防管理工作。J、具體負責物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施的管理和工程維修與保養(yǎng)等工作。K、具體負責客戶服務(wù)工作和社區(qū)服務(wù)工作，包括社區(qū)文化、業(yè)主的報修、回訪、投訴處理、業(yè)主財產(chǎn)保護、裝修監(jiān)管、空置房管理、鑰匙管理、業(yè)主檔案的收集、商鋪管理等。

17、 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第8頁共10頁L、具體負責信息的統(tǒng)計、分析，及時對相關(guān)問題向各職能部門進行反饋解決。M、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.3 部門內(nèi)部崗位職責3.3.1因考慮到本公司各部門的組織架構(gòu)和管理形式各不相同，各崗位職責不能做出統(tǒng)一規(guī)定，所以各部門內(nèi)部崗位職責不在本手冊中予以體現(xiàn)，但各部門必須形成各自文件化的崗位職責。3.3.2 各部門的崗位職責報行政人事部經(jīng)理批準，品質(zhì)管理部備案。3.3.3 當各部門內(nèi)部崗位職責發(fā)生變化時，相應(yīng)的文件必須在15天內(nèi)完成修改審批手續(xù)，文件更改后的生效日期以

18、最后審批日期為準。3.3.4 各部門制定的崗位職責，部門及品質(zhì)管理部各保存一份。怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機構(gòu)與管理職責分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第9頁共10頁3.4 質(zhì)量管理體系過程職能分配表責任部門質(zhì)量職能總經(jīng)理管理者代表企管部品質(zhì)管理部財務(wù)部法務(wù)監(jiān)察部行政人事部工程部設(shè)備維護部資產(chǎn)管理部業(yè)務(wù)部門4質(zhì)量體系4.1總要求rr4.2.1總則rr4.2.2質(zhì)量手冊rr4.2.3文件控制rr4.2.4記錄控制rrrrrrrrr5管理職責5.1管理承諾rr5.2以顧客為關(guān)注焦點rr5.3質(zhì)量方針rr5.4.1質(zhì)量目標rrr5.4.2質(zhì)量管理體系策劃rr5.5.1職責與權(quán)限r(nóng)rr5.5.2管理者代表rr5.5.3內(nèi)部溝通rrrrr5.6管理評審rr6資源管理6.1資源的提供rrr6.2人力資源r6.3基礎(chǔ)設(shè)施rr6.4工作環(huán)境rr7產(chǎn)品實