中國IT市場年會會議流程管理手冊

1、2005年中國IT市場年會會議流程管理手冊目 錄一、 分組職責(zé)任務(wù)-31、領(lǐng)導(dǎo)小組成員-32、專項小組職責(zé)-3二、分期落實計劃-81、會務(wù)組-82、招商組-103、秘書組-114、綜合組-13三、現(xiàn)場流程管理-151、現(xiàn)場工作管理-15一、分組職責(zé)任務(wù)1、 領(lǐng)導(dǎo)小組成員：組 長： 副組長： 組 員： 2、 專項小組職責(zé)：（1）會務(wù)組職 責(zé)：負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場正常進(jìn)行的一切會務(wù)保障工作。任 務(wù) ：1選看場地 2確定地點 3交付訂金 4說明要求飯店提供配合的事項 5簽署協(xié)議 6研討布展方案 7確定布展方案 8 監(jiān)督布展設(shè)計 9布展施工監(jiān)督 10制定當(dāng)日流程實施表 11確定現(xiàn)場人員分工 12現(xiàn)場布置調(diào)配

2、13燈光音像控制 14邀請攝影攝像 15提出攝制要求 16驗收拍攝成果 17制作成冊 18內(nèi)部彩排設(shè)備安裝 19現(xiàn)場彩排 20宣傳片制作 21筆記本內(nèi)容裝載 22資料運輸 23物品運輸 24桌簽擺放 25用餐安排 26引導(dǎo)牌設(shè)置 27 嘉賓上場引領(lǐng) 28同傳設(shè)備安排 29工作證30車輛及運輸人員安排來賓停車場預(yù)定 31 安排兄弟單位到場布展及彩排 32 與參展兄弟單位的聯(lián)系 33 與7家參展媒體的聯(lián)系 34 場地布線人 員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）分管領(lǐng)導(dǎo)： 組 長：王曉東（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31）副 組 長：

3、 組 員：張金海 林琳 田苑、魯衛(wèi)（2）招商組職 責(zé)：負(fù)責(zé)整個會議正常進(jìn)行的一切經(jīng)費保障工作任 務(wù)：1招商方案制作 2招商合同制作 3明確對廠商的要求 4邀請及確認(rèn)贊助商發(fā)言人 5邀請廠商參會人員 6接待廠商貴賓 7引領(lǐng)貴賓簽到及進(jìn)入會場 8收集及確認(rèn)廠商演講文稿或PPT 9收集及確認(rèn)廠商展板展品 10收集及確認(rèn)廠商會刊資料和廣告 11收集及確認(rèn)廠商LOGO 12收集及確認(rèn)廠商現(xiàn)場發(fā)放資料 13會后廠商宣傳跟蹤 14落實合同收款人 員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）分管領(lǐng)導(dǎo)： 組 長： 組 員： （3）秘書組職 責(zé)：負(fù)責(zé)整個會議正常進(jìn)行一切資料保障工作。任 務(wù)：1新聞總稿 2分類深度報道 3資料內(nèi)容

4、撰寫（會刊、摘要、簡介、邀請函） 4資料內(nèi)容收集確認(rèn) 5資料內(nèi)容設(shè)計 6 資料印刷 7部領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)講話稿 8主持人串詞 9公司報告PPT制作 10其它PPT制作（演講人名錄、圖片） 11演講人演練 12主持人演練 13年會綜合總結(jié)報告 14 提供獲獎廠商名單 人 員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）分管領(lǐng)導(dǎo)： 組 長：組 員： （4）綜合組職 責(zé)：負(fù)責(zé)整個會議正常進(jìn)行的一切人員邀請接待保障工作。任 務(wù)：1部、院領(lǐng)導(dǎo)邀請 2公司領(lǐng)導(dǎo)參會通知 3媒體記者邀請 4用戶代表邀請 6報到表設(shè)計制作 9部院領(lǐng)導(dǎo)及廠商貴賓接待 10普通廠商代表接待 11媒體記者接待 12外賓接待 13胸花購買 14胸花

5、佩戴 15參會胸卡發(fā)放 16簽到本筆購買 17名片收集 18資料裝袋、發(fā)放 19大門迎賓 20簽到處迎賓 21會場迎賓 22貴賓室迎賓 23會場秩序維持 24提供桌簽名單 25桌簽名單擺放次序 26會前廣告投放 27會后媒體宣傳 28 獎牌的制作 人 員：（括號為該人員負(fù)責(zé)任務(wù)）分管領(lǐng)導(dǎo)： 組 長： 副 組 長： 工作人員：1、貴賓邀請： 2、參會代表邀請： 3、媒體工作：4、海外媒體及來賓邀請： 5、會議禮品及用品購置： 二、 分期落實計劃（當(dāng)日安排見第三章）（1）、會務(wù)組： 時間段時間工作內(nèi)容責(zé)任人備注前期準(zhǔn)備（10.14-11.11）第一周1.10-1.16布展方案設(shè)計王曉東1.11-1

6、.12再次與酒店確認(rèn)各項事宜，完成申報手續(xù)王曉東1.17布展方案比稿第二周1.20-1.23布展方案研修改、確認(rèn)*總定稿1.20-1.23確定參展兄弟單位、明確要求1.20-1.23聯(lián)系參展兄弟單位、解決問題（媒體7家，其余4家）1.22落實其它組情況，提交會議預(yù)算。第三周1.20-1.24確定攝影攝像公司配合1.20-1.24確定禮儀服務(wù)人員1.10-2.1廠商LOGO落實，提交布展廠商2.19-2.20再次確定會議當(dāng)日現(xiàn)場流程馬總提供2.19-2.21制作工作證2.19-2.21收集桌簽名錄，傳真至酒店;來賓停車位預(yù)定。2.20向其它組收集PPT,裝入筆記本，確定筆記本及控制人員。相關(guān)人員

7、提供內(nèi)部彩排2.20開會確定本組彩排人員2.20公司內(nèi)部彩排，布置場地，調(diào)試設(shè)備，安排順序2.20兄弟單位彩排現(xiàn)場彩排2.22再次向招商組落實廠商布展資料2.23晚資料運輸至?xí)?.23晚布展2.24上午確認(rèn)桌簽，引領(lǐng)牌等事宜，禮儀小姐培訓(xùn)2.23晚 設(shè)備調(diào)試、彩排2.23晚 進(jìn)行現(xiàn)場彩排導(dǎo)演、協(xié)助其它組熟悉場地。協(xié)助兄弟單位彩排熟悉場地2.24上午各組就位后期服務(wù)（11.19-12.6）2.25-3.5結(jié)清第三方費用，相關(guān)資料留底備用（2）、招商組時間段時間工作內(nèi)容責(zé)任人備注前期準(zhǔn)備（10.14-11.11）第一至三周1.4-1.30招商材料發(fā)放客戶經(jīng)理招商合同制作客戶經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)支持明確對

8、廠商的要求客戶經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審核邀請及確認(rèn)贊助商發(fā)言人客戶經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審核邀請廠商參會人員客戶經(jīng)理第四周2.19-2.23收集及確認(rèn)廠商演講稿或PPT客戶經(jīng)理收集及確認(rèn)廠商會刊資料和廣告，提交秘書組制作2.19-2.23收集及確認(rèn)廠商展板展品收集及確認(rèn)廠商現(xiàn)場發(fā)放資料2.19收集及確認(rèn)廠商LOGO 客戶經(jīng)理內(nèi)部彩排2.20 安排本組彩排工作審核客戶ppt及其它相關(guān)資料 客戶經(jīng)理現(xiàn)場彩排2.23晚轉(zhuǎn)入綜合組協(xié)助彩排接待工作客戶經(jīng)理2.24上午熟悉現(xiàn)場環(huán)境，審核客戶布展情況，進(jìn)行來賓接待模擬審核客戶ppt，模擬客戶演講審核廠商桌簽、相關(guān)人員就位客戶經(jīng)理后期服務(wù)（11.19-12.6）2.243.4會后廠商宣

9、傳跟蹤落實合同收款客戶經(jīng)理黃總審核監(jiān)督（3）、秘書組（名單黃總確認(rèn)）時間段時間工作內(nèi)容責(zé)任人備注前期準(zhǔn)備（1.61.24）前三周1.101.30資料內(nèi)容撰寫（會刊、報告摘要、公司簡介）1.131.31資料內(nèi)容收集確認(rèn)向*總確認(rèn)袋裝資料內(nèi)容，并負(fù)責(zé)收集1.131.27資料內(nèi)容設(shè)計負(fù)責(zé)所有資料的設(shè)計1.101.17邀請函內(nèi)容確定及制作向馬總確認(rèn)邀請函內(nèi)容1.131.26部領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)講話稿各部門總經(jīng)理給予相應(yīng)配合新聞總稿、新聞通稿、分類深度報道撰寫各部門總經(jīng)理給出相關(guān)新聞稿1.241.27公司報告PPT制作與相關(guān)演講人協(xié)調(diào)制作PPT內(nèi)容1.28將PPT提交于黃總第四周2.192.22部領(lǐng)

10、導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)講話稿定稿其它PPT制作（演講人名錄、圖片等）由招商組與客戶確認(rèn)后提供給*資料印刷完成（會刊）與招商組確認(rèn)廠商資料后，報*總最終確認(rèn)會刊內(nèi)容后，交*印刷主持人串詞2.21演講人彩排演練內(nèi)部彩排2.19 2.20 確定本組彩排分工將ppt裝入筆記本，彩排時完善ppt將*總確認(rèn)后的PPT交張金?，F(xiàn)場演講人演練、主持人演練后期服務(wù)（2.243.5）跟蹤媒體報道年會綜合總結(jié)報告（4）、綜合組（請徐總確認(rèn)相關(guān)人員）時間段時 間工作內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人員前期準(zhǔn)備第一至二周1.101.21部領(lǐng)導(dǎo)初步邀請院領(lǐng)導(dǎo)初步邀請第一輪媒體預(yù)熱、會前廣告投放大量發(fā)放邀請函（含電子郵件）、請柬，邀請各類參會

11、人員第三周1.211.25用戶代表初步確認(rèn)相關(guān)回執(zhí)確認(rèn)參會貴賓（部、院領(lǐng)導(dǎo)等）初步確認(rèn)第二輪媒體宣傳中期落實彩排準(zhǔn)備2.192.22用戶參會人員再次確認(rèn)參會貴賓（部、院領(lǐng)導(dǎo)等）再次確認(rèn)媒體記者邀請外賓邀請?zhí)峁┳篮灻麊?.23晚資料裝袋胸花購買桌簽名單擺放次序簽到表設(shè)計制作、簽到用品（本、筆）購買公司領(lǐng)導(dǎo)參會通知2.23 全體組員入場熟悉各自崗位，模擬接待工作現(xiàn)場彩排2.24上午各人員就位桌簽擺放次序上報領(lǐng)導(dǎo)小組后期服務(wù)（2.182.28）2.243.5征集參會人員反饋意見、致參會人員感謝信。2005年IT市場年會現(xiàn)場分工及時間安排2005年2月23日晚I、布展組 負(fù)責(zé)人： 場內(nèi)布展組：場外布展

12、組：布展協(xié)調(diào)：彩排組：公司演講人 場內(nèi)布展組相關(guān)工作人員，23日中午1點進(jìn)入會場布展。田苑負(fù)責(zé)場內(nèi)搭建、設(shè)備調(diào)試。場外布展組相關(guān)工作人員，24日凌晨1點進(jìn)入外場布展。林琳負(fù)責(zé)場外廠商展示區(qū)、兄弟單位展示區(qū)、報告墻、各個簽到處布展，魯衛(wèi)負(fù)責(zé)與酒店協(xié)調(diào)。2005年2月24日上午79點II、會議服務(wù)組 負(fù)責(zé)人：廠商接待小組：兄弟單位接待小組：資料運輸組：資料裝袋組：現(xiàn)場協(xié)調(diào)組： 桌簽擺放負(fù)責(zé)人： 以上各小組相關(guān)工作人員，24日上午7點進(jìn)入會場熟悉場地。廠商接待小組成員協(xié)助廠商展示區(qū)工作人員清點廠商資料，進(jìn)行布置工作。24日上午7點全體到崗，有關(guān)負(fù)責(zé)人安排桌簽位置。魯衛(wèi)負(fù)責(zé)與酒店協(xié)調(diào)、與各組組長協(xié)調(diào)，

13、廠商接待組工作人員主要負(fù)責(zé)廠商展板、宣傳品的接受、擺放、排序，資料運輸組主要負(fù)責(zé)資料的運輸及搬運至指定地點，協(xié)助裝袋組裝袋。現(xiàn)場協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作及工作人員的后勤保障。2005年2月24日上午911點布展組進(jìn)行初步設(shè)備調(diào)試，信號走臺。場外布展組與廠商接待小組合作核實廠商及兄弟單位展板、宣傳材料收集情況，及時與廠商與兄弟單位聯(lián)系。資料裝袋組應(yīng)于11點前資料分裝完畢，并擺放到位。2005年2月24日上午1112點布展組布展組進(jìn)行最后彩排、調(diào)試設(shè)備、清場做最后準(zhǔn)備。會議服務(wù)組在負(fù)責(zé)人的帶領(lǐng)下再次熟悉場地、各組工作人員對工作做最后檢查。會議現(xiàn)場分工：I、政府貴賓 負(fù)責(zé)人： 簽到處：

14、接待： 部級領(lǐng)導(dǎo)接待： 信息產(chǎn)業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)接待：其它部委領(lǐng)導(dǎo)接待： 車位引領(lǐng)司機接待：II、廠商貴賓 負(fù)責(zé)人： 簽到處： 總接待：接待小組： 軟件： 主機：外設(shè)：行業(yè)信息化： 集成電路：2005年2月24日下午1點至5點以上兩組相關(guān)工作人員，24日上午7點進(jìn)入會場熟悉場地。廠商接待小組成員協(xié)助廠商展示區(qū)工作人員清點廠商資料，進(jìn)行布置工作。有關(guān)負(fù)責(zé)人安排桌簽位置，接待人員熟悉各自接待貴賓的位置，進(jìn)行接待模擬。下午一點接待工作正式開始，在政府及廠商主要貴賓來齊后，1點50分左右，由唐杰、劉獻(xiàn)軍及黃涌組織貴賓到報告墻前合影留念后進(jìn)入會場。2005年2月24日下午5點至8點以上兩組相關(guān)工作人員，24日下午

15、5點半到崗，接待工作正式開始。2005年2月25日上午7點至下午5點以上兩組相關(guān)工作人員，25日上午7點到崗，做好準(zhǔn)備工作，上午8點接待工作正式開始。 下午1點相關(guān)工作人員到崗，1點15分接待工作正式開始。25日上、下午在簽到處準(zhǔn)備好多余的會議資料，以備發(fā)放。III、普通來賓 負(fù)責(zé)人 簽到處： 2005年2月24日下午1點至5點以上工作人員24日上午7點進(jìn)入會場熟悉場地，清點會議資料，組織裝袋放入會場。布置接待（簽到冊、抽獎箱、獎品、資料等）。下午一點接待工作正式開始。會議結(jié)束后，由郭晴負(fù)責(zé)收集（禮儀小姐提供）獲獎名單，核實領(lǐng)獎?wù)呱矸莺蟀l(fā)獎。2005年2月25日上午7點至下午5點以上工作人員2

16、5日上午7點全體到崗，布置接待（簽到冊、抽獎箱、獎品、資料等），上午8點接待工作正式開始。下午1點相關(guān)工作人員到崗，1點15分接待工作正式開始。下午會議結(jié)束后，由郭晴負(fù)責(zé)收集（禮儀小姐提供）獲獎名單，核實領(lǐng)獎?wù)呱矸莺蟀l(fā)獎。25日上、下午在簽到處準(zhǔn)備好多余的會議資料，以備發(fā)放IV、新聞中心 負(fù)責(zé)人： 國內(nèi)簽到處： 海外簽到處： 海外嘉賓引領(lǐng)： 同傳設(shè)備發(fā)放回收： 接待： 直播設(shè)備：2005年2月24日下午1點至5點24日上午7點全體到崗，布置接待（簽到冊、車馬費、資料等），設(shè)備負(fù)責(zé)人安裝調(diào)試電腦，網(wǎng)絡(luò)，打印機、同傳設(shè)備（除外賓外收取押金）等。下午一點接待工作正式開始，按計劃進(jìn)行直播，組織相關(guān)記者

17、在貴賓室專訪。2005年2月24日下午5點至8點以上工作人員24日下午5點半全體到崗，清點會議資料，組織裝袋放在記者簽到處，設(shè)備負(fù)責(zé)人檢查電腦，網(wǎng)絡(luò)，打印機、同傳設(shè)備等。布置接待（簽到冊、車馬費、資料等）。下午6點接待工作正式開始。2005年2月25日上午7點至下午5點以上工作人員25日上午7點全體到崗，清點會議資料，組織裝袋放在記者簽到處，設(shè)備負(fù)責(zé)人檢查電腦，網(wǎng)絡(luò)，打印機、同傳設(shè)備等。布置接待（簽到冊、車馬費、資料等）。上午8點接待工作正式開始，按計劃進(jìn)行直播，組織相關(guān)記者在貴賓室專訪，下午1點相關(guān)工作人員到崗，1點15分接待工作正式開始。25日上、下午在簽到處準(zhǔn)備好多余的會議資料，以備發(fā)放

18、。V、院內(nèi)單位展區(qū) 負(fù)責(zé)人：2005年2月24日下午1點至5點以上工作人員24日上午7點進(jìn)入會場熟悉場地，擺放各單位會議資料，設(shè)備負(fù)責(zé)人安裝調(diào)試電腦，演講員彩排。24日上午9點（根據(jù)布展情況）全體到崗，演講員再次彩排。下午一點接待工作正式開始，1點40分開始演講兩遍。2005年2月25日上午7點至下午5點以上工作人員25日上午7點半全體到崗，上午8點接待工作正式開始。下午1點相關(guān)工作人員到崗，1點15分接待工作正式開始。VI、廠商展示區(qū) 負(fù)責(zé)人：2005年2月24日下午1點至5點以上工作人員24日上午7點進(jìn)入會場，熟悉場地，清點廠商布置、宣傳資料及展板。下午一點接待工作正式開始，協(xié)助廠商進(jìn)行資

19、料發(fā)放和現(xiàn)場秩序維護(hù)。2005年2月25日上午7點至下午5點 以上工作人員25日上午7點全體到崗，布置資料等。上午8點接待工作正式開始，協(xié)助廠商進(jìn)行資料發(fā)放和現(xiàn)場秩序維護(hù)。VII、會場服務(wù) 負(fù)責(zé)人： 與酒店協(xié)調(diào)、發(fā)放餐票等VIII、現(xiàn)場控制 負(fù)責(zé)人：流程導(dǎo)演：田苑現(xiàn)場總控：王曉東PPT播放：張金海（組長）、呂天文、張曦、李燕風(fēng)、鄧道正司儀：馬翚司儀助理：陸渝、文方演講人：趙樹峰等23日下午張金海收集齊所有機器編號入庫（12臺筆記本，一臺打印機）。24日上午911點設(shè)備調(diào)試完畢進(jìn)行正式彩排。24日1112點再次彩排，12點清場進(jìn)行最后設(shè)備檢查。2005年2月24日下午5點至8點現(xiàn)場控制組24日晚5點到崗，對AV設(shè)備進(jìn)