行政物資管理制度(共21頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政物資管理制度1、目的為規(guī)范公司行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證公司行政物資合理配置，特制定本制度。2、范圍指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、清查等一系列管理工作。適用于公司全體部門(mén)及個(gè)人。3、行政物資分類(lèi)公司行政物資主要分為兩大類(lèi)，分別為固定資產(chǎn)類(lèi)和低值損耗品類(lèi)。3.1固定資產(chǎn)（價(jià)值1000元以上），如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等；3.2低值損耗品（價(jià)值1000元以下）：3.2.1價(jià)值50元1000元的低值損耗品，如電話、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等；3.2.2價(jià)值49元以下的低值易耗品，其中包括部門(mén)所需品和個(gè)人所需品。3

2、.2.2.1部門(mén)所需品：傳真紙、復(fù)（寫(xiě)）印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書(shū)機(jī)、回形針、計(jì)算器、文件欄、筆筒、文件夾等。 3.2.2.2個(gè)人所需品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。4、管理部門(mén)行政部是公司日常辦公用品的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)行政物資的管理工作。5、行政物資采購(gòu)5.1行政物資采購(gòu)條件5.1.1行政物資由行政人員每月5號(hào)前進(jìn)行集中采購(gòu)。5.1.2各部門(mén)每月，填制辦公用品需求單，經(jīng)本部門(mén)主管審批后遞交行政部。以 下兩種條件至少滿足一種時(shí)，應(yīng)著手辦理行政物資采購(gòu)相關(guān)事宜：a各部門(mén)需要而公司庫(kù)房沒(méi)有備存該類(lèi)行政物品；b庫(kù)房該類(lèi)行政物資數(shù)量低于用品需求量。5.2行政物

3、資采購(gòu)流程5.2.1在滿足物資采購(gòu)條件時(shí)，行政部跟據(jù)庫(kù)存記錄，提出采購(gòu)申請(qǐng)，填寫(xiě)行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單（詳見(jiàn)附件1）;5.2.2價(jià)值1000元以下的低值損耗品，由分管行政的副總經(jīng)理審核；5.2.3價(jià)值1000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審定；5.2.4價(jià)值20000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后，經(jīng)管會(huì)審定；5.2.5行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行采購(gòu)； （1）凡采用單一來(lái)源采購(gòu)方式（包括定點(diǎn)采購(gòu)）的，遵循擇優(yōu)的原則，按照權(quán)限由行政部門(mén)與行政部分管副總共同確定商。（2）所采購(gòu)的辦公用品到貨后，由行政人員按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)（

4、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量等）無(wú)誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類(lèi)，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。（3）付款方式，行政部收到供貨單位發(fā)票后，須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的送貨單核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)付款通知單，逐級(jí)審核簽字后，做好登記，最后交財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。（4）辦公用品由行政部根據(jù)各個(gè)部門(mén)所提需求進(jìn)行分發(fā)，各部門(mén)登記，寫(xiě)明日期、品名與數(shù)量等，另有需要時(shí)領(lǐng)用人要填寫(xiě)領(lǐng)用登記表。注意事項(xiàng)：a、各部門(mén)每25-30號(hào)遞交辦公用品需求表到行政部。b、按照先審批后購(gòu)置的原則，未經(jīng)審批購(gòu)置的辦公用品將不予報(bào)銷(xiāo)。 c、各部門(mén)及個(gè)人領(lǐng)用的辦公

5、用品（固定）不得挪做私用、避免浪費(fèi)、 損壞和丟失。5.2.6供應(yīng)商的選擇由行政部年初向三家以上供應(yīng)商進(jìn)行綜合比價(jià)，選擇價(jià)低質(zhì)優(yōu)的供應(yīng)商對(duì)日常采購(gòu)貨物進(jìn)行供貨并簽定協(xié)議供貨合同；5.2.7行政物資一般由行政部向供應(yīng)商采購(gòu)，電子類(lèi)行政物資（如個(gè)人計(jì)算機(jī)）,可以經(jīng)行政副總同意并授權(quán)相關(guān)部門(mén)采購(gòu)；5.2.8對(duì)特殊需求的行政物資由行政部進(jìn)行三家以上供應(yīng)商比價(jià)，選擇價(jià)低質(zhì)優(yōu)的供應(yīng)商方能采購(gòu)；5.2.9行政部應(yīng)建立行政物資庫(kù)存量檔案，每月限定時(shí)間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資不夠應(yīng)及時(shí)添置。6、行政物資入庫(kù)6.1經(jīng)檢驗(yàn)合格的采購(gòu)物資可以辦理物資入庫(kù)手續(xù)。6.2行政物資入庫(kù)流程6.2.1采購(gòu)來(lái)的行政物資交給物資管理相

6、關(guān)人員管理；6.2.2物資管理人員再次清點(diǎn)購(gòu)銷(xiāo)合同和行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單上所列各項(xiàng)指標(biāo)，對(duì)照質(zhì)量和數(shù)量；6.2.3清點(diǎn)無(wú)誤后根據(jù)入庫(kù)物品、時(shí)間、型號(hào)等填寫(xiě)行政物資入庫(kù)明細(xì)表（詳見(jiàn)附件2）同時(shí)備份存檔。6.3行政物資入庫(kù)要求6.3.1拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫(kù)，杜絕只見(jiàn)入庫(kù)單不見(jiàn)實(shí)物的現(xiàn)象； 6.3.2入庫(kù)時(shí)，行政部相關(guān)人員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時(shí)，不得辦理入庫(kù)手續(xù)；6.3.3如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫(kù)時(shí)，必須由物資管理員填寫(xiě)物資入庫(kù)單，辦妥手續(xù)后方可入庫(kù)；6.3.4人員離職時(shí)，由物資管理員將分派給個(gè)人的行政物資收回入庫(kù)，如物資回收時(shí)因保管、

7、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。7、行政物資領(lǐng)用7.1行政物資領(lǐng)用依據(jù)7.1.1被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資，在員工入職時(shí)按各崗位、職級(jí)等對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請(qǐng)；7.1.2低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄(如以過(guò)去半年耗用平均數(shù)),經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用頻率，并可隨部門(mén)或人員的工作狀況隨時(shí)調(diào)整發(fā)放頻率，同時(shí)低值損耗品的領(lǐng)用實(shí)行以舊換新原則，但純消耗品不在此列；7.2行政物資領(lǐng)用流程行政物資由領(lǐng)用人填寫(xiě)行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單（詳見(jiàn)附件3），由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可領(lǐng)用；7.3行政部將行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單附著在行政物資出庫(kù)明細(xì)單后

8、存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。7.4行政物資領(lǐng)用要求 7.4.1本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約；7.4.2需要以舊換新的行政物資，如發(fā)生遺失，更換時(shí)視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償； 7.4.3新入職職員到職時(shí)如需要領(lǐng)行政用品的,由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出行政用品申領(lǐng)要求；7.4.4物品領(lǐng)用后，遵從誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)管理的原則。個(gè)人物資由申請(qǐng)者個(gè)人負(fù)責(zé)，部門(mén)物資由該部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條；7.4.5領(lǐng)用的行政物資嚴(yán)禁個(gè)人帶回家使用；8、行政物資報(bào)修8.1行政物資的報(bào)修條件以下兩種條件同時(shí)滿足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修，其中屬個(gè)人物資

9、由個(gè)人提出報(bào)修申請(qǐng)，部門(mén)物資由該部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)。8.1.1價(jià)值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn)；8.1.2物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞；8.2行政物資報(bào)修流程8.2.1損壞物資為電腦、傳真機(jī)等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系系統(tǒng)集成部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試；8.2.2經(jīng)系統(tǒng)集成部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的行政物資，由物資使用者向行政部提出維修申請(qǐng)，并填寫(xiě)行政物資報(bào)修申請(qǐng)單（詳見(jiàn)附件5），按照物資采購(gòu)相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；8.2.3行政部憑審定通過(guò)的行政物資報(bào)修申請(qǐng)單聯(lián)系維修單位維修，并將申請(qǐng)單存檔；8.2.4修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記

10、錄，物資使用者在記錄單上簽字；8.2.5維修時(shí)如需更換零部件需報(bào)修人員按照物資采購(gòu)流程和物資領(lǐng)用流程辦理相關(guān)手續(xù)。8.3行政物資報(bào)修要求8.3.1由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的，也可報(bào)行政部維修，但產(chǎn)生費(fèi)用須個(gè)人承擔(dān)；8.3.2把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承擔(dān)；8.3.3行政部作維修記錄時(shí)必須將行政物資報(bào)修申請(qǐng)單附在維修簿上存檔，以便公司日后的物資清查管理。9、行政物資報(bào)廢9.1行政物資報(bào)廢條件以下兩種條件同時(shí)滿足可辦理行政物資報(bào)廢：9.1.1被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資；9.1.2使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無(wú)法修理或無(wú)維修價(jià)值。9.2行

11、政物資報(bào)廢流程9.2.1物資損壞部門(mén)負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報(bào)廢要求；9.2.2由行政部人員填寫(xiě)行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單（詳見(jiàn)附件7），詳細(xì)填寫(xiě)物資分類(lèi)號(hào)，編號(hào)，名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，單價(jià)，數(shù)量等資料；9.2.3行政部將申請(qǐng)表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審，并提出報(bào)廢初審意見(jiàn)，有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員，無(wú)再利用價(jià)值的交由分管行政副總經(jīng)理審核，并作報(bào)廢處理；9.2.4行政部人員根據(jù)行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單所列名目，向部門(mén)收回報(bào)廢物資；9.2.5行政部人員憑行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)處銷(xiāo)賬，做到帳、物同時(shí)注銷(xiāo)。9.3行政物資報(bào)廢要求9.3.1為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符，除因無(wú)法妥善存放的物資專(zhuān)項(xiàng)報(bào)廢

12、外，物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次；9.3.2固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)人員、行政部人員、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員會(huì)同鑒定，按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行；9.3.3因個(gè)人或部門(mén)保管、保養(yǎng)不善造成的物資報(bào)廢，應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人寫(xiě)出詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償；9.3.4報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢，必須將實(shí)物交回行政部處理，不得隨意丟棄；9.3.5凡有修舊利廢價(jià)值的，應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值，進(jìn)行物資維修工作，不得隨意做報(bào)廢處理。10、行政物資清查10.1行政物資清查條件公司應(yīng)對(duì)價(jià)值100元以上的行政物資做定期清查核算。10.2行政物資清查流程10.2.1在行政物資清查工作開(kāi)始之前，由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工

13、作，確定清查范圍、時(shí)間和應(yīng)達(dá)到的要求；10.2.2行政部相關(guān)人員從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的行政物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對(duì)，并跟據(jù)行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單、行政物資入庫(kù)明細(xì)單和行政物資出庫(kù)明細(xì)單做具體校對(duì)，同時(shí)行政部人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動(dòng)，將物資分類(lèi)擺放有序，嚴(yán)禁實(shí)物流動(dòng)； 10.2.3物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，以書(shū)面形式給出相應(yīng)處理意見(jiàn)，并按照價(jià)格根據(jù)物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；10.2.4由審定人確定差異處理決定和對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處置決定。10.3行政物資清查要求10.3.1行政部負(fù)責(zé)人每季季末進(jìn)行行政物資清查，每年年末會(huì)同物資使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部等部門(mén)進(jìn)行年度盤(pán)點(diǎn)，并將

14、工作記錄裝訂成冊(cè)保管存檔；10.3.2清查過(guò)程中要分配專(zhuān)人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄、專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過(guò)程中，除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類(lèi)行政物資的價(jià)值有無(wú)減損、有無(wú)超儲(chǔ)積壓、浪費(fèi)等現(xiàn)象；10.3.3清查過(guò)程中如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整；10.3.4清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問(wèn)題（如超期、老化、變質(zhì)或損壞等），應(yīng)及時(shí)用書(shū)面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，如因臺(tái)帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實(shí)嚴(yán)重不符，須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。 11、附 則11.1行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到崗位，失責(zé)將按相關(guān)

15、制度懲處。11.2本制度的修訂及解釋歸屬行政部。 11.3本制度簽發(fā)之日起生效 附件：1、行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單2、行政物資入庫(kù)明細(xì)單3、行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單4、行政物資出庫(kù)明細(xì)單5、行政物資報(bào)修申請(qǐng)單6、行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單7、行政物資采購(gòu)流程圖8、行政物資入庫(kù)流程圖9、行政物資領(lǐng)用流程圖10、行政物資報(bào)修流程圖11、行政物資報(bào)廢流程圖12、行政物資清查流程圖以下無(wú)正文附件1：行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單申購(gòu)部門(mén)： 年 月 日物資名稱(chēng)參考型號(hào)及規(guī)格庫(kù)存采購(gòu)數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)預(yù)計(jì)使用年限采購(gòu)用途 審核人意見(jiàn)審定人意見(jiàn)備注附件2：行政物資入庫(kù)明細(xì)單 采 購(gòu) 日 期入 庫(kù) 日 期入 庫(kù) 物 品 清 單序 號(hào)物 資 名 稱(chēng) 型 號(hào) 及 規(guī) 格數(shù) 量單 價(jià)采購(gòu)人簽字物資管理員簽字附件3：行政物資領(lǐng)用明細(xì)單領(lǐng)用日期領(lǐng)用人出 庫(kù) 物 品 清 單序 號(hào)物 資 名 稱(chēng)型 號(hào) 及 規(guī) 格數(shù) 量單 價(jià)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字物資管理員簽字附件3：行政物資出庫(kù)明細(xì)單出庫(kù)日期出 庫(kù) 物 品 清 單序