會展活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)模板

1、會展活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)內(nèi)容簡介會展業(yè)作為新興服務(wù)業(yè)，是2l世紀的朝陽產(chǎn)業(yè)，有著巨大的發(fā)展?jié)摿?。而良好的會?現(xiàn)場服務(wù)又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。 在展會中， 不論是參展商還是主辦者、 觀 眾等等， 都離不開會展現(xiàn)場服務(wù)。它不僅可以在當(dāng)時促使展會取得成功， 還可以在很大程度 上的宣傳和延伸展會的影響力和品牌效應(yīng)，讓更多的參展商，客戶，觀眾了解并參加展會， 從而使展會取得更大的成功。會展活動現(xiàn)場管理， 具體體現(xiàn)在對參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。 它是展覽計劃的具體落 實，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)， 理應(yīng)備受會展組織活動組織者的重視。 然而 會展現(xiàn)場管理、 控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜

2、， 如若處理不當(dāng)， 突發(fā)事件必將會釀成大的問題。 所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會相關(guān)事宜全盤了解， 并能及時、果斷做出英明決策。 本文將結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀， 將會展活動現(xiàn)場管理分為： 展覽 活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、 會議活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、 節(jié)慶活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)；本文將主要對會展活 動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務(wù)系統(tǒng)的具體定義以及工作內(nèi)容進行詳細闡述。引言眾所周知， 會展現(xiàn)場管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。 會展活動現(xiàn)場管理的成功 將提高專業(yè)觀眾和參展商對本展會的滿意度， 以及提升展會的知名度和美譽度。 而常久以來， 大型活動現(xiàn)場管理一直是全球會展活動組織者頭疼的問題

3、。 前期經(jīng)過了大量的準備工作， 還 是難免在現(xiàn)場發(fā)生各類突發(fā)事件。 隨著現(xiàn)代會展業(yè)的日驅(qū)成熟， 人們已開始意識到， 會展活 動現(xiàn)場是否能順利進行，與前期的組織設(shè)計、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配、等有很大關(guān)系?，F(xiàn)場管 理不到位，直接影響了會展活動的成敗。會展活動通常都是短時間匯集大量的人群、 物品等， 短時間會出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)。 如 果能通過一種科學(xué)的方法， 使這些交叉任務(wù)能有效的分配與合理的控制， 是大家共同關(guān)注的 問題。據(jù)統(tǒng)計，每年我國產(chǎn)生的各類型展覽會約5600個，而各類型的會議活動有40萬之多， 節(jié)慶活動2000多個，但一直沒有適合大型活動管理的會展現(xiàn)場執(zhí)行系統(tǒng)知識出現(xiàn)。造成了 眾多大型會展活動

4、現(xiàn)場管理不到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。案例回顧海南省第3屆人才勞動力交流會因為進不了現(xiàn)場招人， 某企業(yè)到了現(xiàn)場跟本就找不到 車位停車， 費了老大的勁停了車后還是沒辦法進入市場內(nèi)招人。 現(xiàn)場混亂的秩序， 擁擠的人 群讓林先生沒有了招人的心情?，F(xiàn)場疏通交通的一名交警也表示， 這里的道路太窄， 停車位 又少，在這里舉辦大型的招聘會很容易造成交通堵塞，同時也易發(fā)生事故。 （中國經(jīng)營報） 北美峰會在加拿大魁北克的蒙特貝羅開幕。 美國總統(tǒng)布什、 墨西哥總統(tǒng)卡爾德隆和加拿 大總理哈珀參加了此次峰會。據(jù)悉， 三國領(lǐng)導(dǎo)人集中討論全球競爭力、 食品和產(chǎn)品安全、可 持續(xù)能源、 能源管理和地區(qū)安全等五方面的問題。

5、會議引來了數(shù)千名來自美國和加拿大的示 威民眾，防暴警察被迫釋放催淚瓦斯將他們驅(qū)散， 現(xiàn)場一度十分混亂。 警方稱，有4人被逮 捕，另外約有20名示威民眾和警察受傷。約5000名警察在會場外待命。（新華社8月2 1日電）10月，影片M的新聞發(fā)布會在釜山海云臺某賓館舉行，不過因為釜山電影節(jié)組 委會粗心安排而比原定時間足足推遲了30分鐘后才得以進行。 M作為釜山電影節(jié)參展 電影， 本次新聞發(fā)布會也是電影節(jié)正式活動之一， 不過面對來到現(xiàn)場的200多名記者。 舉行 發(fā)布會的房間寬度只有5米左右，現(xiàn)場記者們一致要求主辦方臨時更換舉行發(fā)布會的地點， 最后在主辦方的協(xié)調(diào)下， 才用攝影記者們先拍照后退場， 給攝像

6、記者們留出空位的辦法來妥 協(xié)，這樣一來，發(fā)布會就比原定的遲30分鐘才得以舉行。李明世導(dǎo)演和姜東元出現(xiàn)引起了 現(xiàn)場的混亂， 大部分外國記者都表示無法理解。 最后， 釜山電影節(jié)金東浩委員長向現(xiàn)場媒體 道歉稱：“因為組委會的失誤，今天給各位帶來了諸多不便，在這里我向大家表示歉意。 ” 在第十屆上海國際汽車工業(yè)展覽會上， 兩家日本的汽車公司為了在氣勢上壓倒對方都 把音響開得很大， 從而嚴重影響了同一場館內(nèi)其它參展商的展出工作， 最后主辦單位不得不 出面干涉才把事情平息下來。第十三屆中國國際專業(yè)音響、 燈光、 樂器及技術(shù)展覽會上噪音嚴重影響到展會現(xiàn)場洽 談。歷屆展覽會的噪音問題仍然沒有解決， 限制聲壓級

7、只是表面現(xiàn)象， 看上去是組織者采取 了措施，實際上展覽會大廳仍然是個蛤蟆坑，家家的音響都打開，參觀者很難鑒別哪個品種的音響效果更好。在國外的許多音響展會上有規(guī)定不容許打開音響（指聲音） ，組織者提 供的是展示交流的平臺， 生產(chǎn)銷售方將產(chǎn)品及資料擺放后， 參觀者對感興趣的問題與技術(shù)人 員進行交流， 需要視聽時有專門的視聽房間。 我們國家的展覽會追求的是參觀人的數(shù)量， 卻 忽視了參觀的質(zhì)量。在展覽會大廳里你要咨詢問題，你的講話聲音就要超過70分貝，否則 大家只能是笑一笑無奈了事， 北京是一個國際化的大都市， 環(huán)保意識應(yīng)該成為重中之重， 我 們期望下一屆展覽會在背景音樂中舉行。 閑雜人員進入展覽會需

8、治理。 有些參觀人員的素質(zhì) 應(yīng)該提高，雖然管理者采取了很多的措施，但是閑雜人員仍然在展覽會中搜集垃圾，倒賣門票。“SWOT分析法”與“5S管理理念” 大型活動現(xiàn)場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、 物品、資金、信息等多項交叉任務(wù)進行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱。 “現(xiàn)場管理”一直以來在國 際上也沒有完善的定論， 這是因為不同時期、 不同性質(zhì)、 不同主體的活動現(xiàn)場管理均有差異。 目前國際上部分大型活動組織在現(xiàn)場管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗， 結(jié)合大型活動實際情況進行了創(chuàng)新。 隨著現(xiàn)代會展業(yè)的快速發(fā)展， 歐盟組織早期引入 的知識已不能滿足現(xiàn)代會展業(yè)發(fā)

9、展的需求。第一種:SWOT分析法SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢分析法，它是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀80年代初提出來的。我們常用來作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法， 即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條件進行分析， 找出企 業(yè)的優(yōu)勢、劣勢及核心競爭力之所在。其中，S代表strength（優(yōu)勢），W代表weakness弱勢），O代表opportunity（機會），T代表threat（威脅），其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。 按照企業(yè)競爭戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個企業(yè)“能夠做的”（即組織的強項和弱項）和“可能做的” （即環(huán)境的機會和威脅）之間的有機組合。第二種:5S管理5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)

10、場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、 整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅 猛提高行銷全球的成功之處。整理、 整頓、 清掃、 清潔、 素養(yǎng)的日語在外來詞匯羅馬文拼寫時， 它們的第一個字母都為S， 所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認識， 有人又添加了 “堅 持、習(xí)慣”等兩項內(nèi)容，分別稱為6S或7S活動。a）整理（SEIRI） ：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需 要的東西；目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個清晰的工作場 所b）整頓（SEITON） ：把要用的東西

11、，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理； 目的：定置存放，實現(xiàn)隨時方便取用c)清掃(SEISO):將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)；目的：1)保持工作環(huán)境的整潔干凈；2)保持整理、整頓成果；3)穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、 環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4)防止環(huán)境污染。d)清潔(SEIKETSU):維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、 衛(wèi)生；目的:1)養(yǎng)成持久有效的清潔習(xí)慣2)維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果e)素養(yǎng)(SHITSUDE) :通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規(guī)章 制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。目的:1)養(yǎng)

12、成良好習(xí)慣；加強審美觀的培訓(xùn)；遵守廠紀廠規(guī)；提高個人素養(yǎng)；培訓(xùn)良 好興趣、愛好。2)塑造守紀律的工作場所；3)營造團隊精神。 注重集體的力量、智慧。 會展活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)本文作者通過多年的實踐工作總結(jié)，結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn) 狀，研究出了 “會展活動現(xiàn)場管理七系統(tǒng)” ，并根據(jù)活動主題分為: 以展覽為主的展會活動 管理系統(tǒng)； 以會議為主的會展活動管理系統(tǒng)； 以節(jié)慶活動為主的節(jié)事活動管理系統(tǒng)； 本文主 要對會展活動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務(wù)系統(tǒng)進行詳細闡述。一、 展覽現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)1.接待管理系統(tǒng)接待管理系統(tǒng)是現(xiàn)場管理的第一任務(wù)， 接待工作安排科學(xué)才能保證會展活動現(xiàn)場疏導(dǎo)

13、與 管理工作的順利展開。 在有條件的展覽場所可以通過科學(xué)技術(shù)產(chǎn)品與現(xiàn)代通訊設(shè)備提高接待 質(zhì)量與效率， 在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者， 以人力接 待疏導(dǎo)為主。展覽接待任務(wù)如下: 識別來者身份。例如:參展商、專業(yè)觀眾、非專業(yè)觀眾、開幕嘉賓、參觀嘉賓、媒 體記者、展位促銷服務(wù)人員、會場服務(wù)人員等。 (到會人員識別方法有:證件識別法、標識 識別法、問詢識別法) 制定人員流動疏導(dǎo)方案 協(xié)助辦理相關(guān)證件 協(xié)助隨身物品托管或寄存 疏導(dǎo)到會車輛 介紹展會活動的基本情況 協(xié)助填寫參觀注冊信息 講解展會現(xiàn)場相關(guān)注意事項 告知開館、閉館時間 接待現(xiàn)場咨詢?nèi)藛T 協(xié)助辦理相關(guān)商務(wù)手續(xù) 其他

14、接待相關(guān)事務(wù)2.商務(wù)管理系統(tǒng)商務(wù)管理系統(tǒng)分為財務(wù)管理系統(tǒng)、手續(xù)補辦系統(tǒng)、商務(wù)租賃系統(tǒng)、 證件補辦系統(tǒng)。 商務(wù) 管理系統(tǒng)的工作量由展會前期工作量決定， 如開展前大量工作已完成， 現(xiàn)場工作量相對較小， 如大量工作任務(wù)前期沒有完成，就會造成現(xiàn)場商務(wù)管理任務(wù)繁重。商務(wù)管理系統(tǒng)具體任務(wù)如下: 驗證手續(xù)、辦理交費、出據(jù)發(fā)票 收取相關(guān)商務(wù)租賃費用 收取臨時入場購票費用辦理會刊資料領(lǐng)取手續(xù)驗收現(xiàn)場臨時采購物資審核發(fā)放現(xiàn)場各項支出提供打印、傳真等現(xiàn)場服務(wù)編輯管理相關(guān)協(xié)議文本填寫各方制定的臨時需求表格其他商務(wù)相關(guān)事務(wù)3.后勤保障系統(tǒng)后勤保障系統(tǒng)是現(xiàn)場主要物資管理與供應(yīng)中心。如：運輸設(shè)備、倉儲、餐飲、車輛調(diào)用 與配

15、發(fā)工作，后勤管理實際是一系列后勤活動管理的統(tǒng)稱。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進行，所以后勤與后勤管理不過是一個事物的兩個方面。后勤保障的具體任務(wù)如下：現(xiàn)場相關(guān)餐飲服務(wù)商管理與調(diào)度現(xiàn)場相關(guān)運輸設(shè)備管理與調(diào)度現(xiàn)場相關(guān)移動展具、模型的臨時管理與調(diào)度現(xiàn)場可移動廣告載體管理與回收現(xiàn)場展示租賃設(shè)備管理與回收現(xiàn)場綠植管理與回收現(xiàn)場非展區(qū)裝飾材料管理與回收現(xiàn)場成型宣傳材料管理現(xiàn)場攝影攝像設(shè)備管理與協(xié)調(diào)現(xiàn)場各種開幕、閉幕物品的管理與回收現(xiàn)場各種工作證件與服裝等相關(guān)物品領(lǐng)用現(xiàn)場各類人員的管理與疏導(dǎo)現(xiàn)場各類信息的處理、反饋與收集現(xiàn)場各類組織關(guān)系的協(xié)調(diào)與分配4.展區(qū)展務(wù)管理系統(tǒng)展區(qū)展務(wù)管理又稱為：現(xiàn)場參展商服務(wù)

16、。指會展組織者在展示場所為參展者提供的服務(wù) 與協(xié)調(diào)展出事務(wù)的總稱?，F(xiàn)場參展商服務(wù)的內(nèi)容主要有：展區(qū)測量與展品檢查更換與調(diào)整展位展位促銷管理展位噪音管理展位水、電、氣、餐飲協(xié)調(diào)展品知識產(chǎn)權(quán)保護協(xié)助展位施工與設(shè)備安裝協(xié)調(diào)展位門楣檢查核實展商代表與展出品核實展區(qū)廣告內(nèi)容核實展區(qū)參觀人員疏導(dǎo)展區(qū)證件補辦協(xié)助展區(qū)桌、椅、垃圾筒協(xié)調(diào)重要領(lǐng)導(dǎo)參觀路線設(shè)置展區(qū)展位拆卸協(xié)調(diào)展區(qū)安全防范其他展區(qū)相關(guān)服務(wù)5.現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)也被稱為： 現(xiàn)場指揮中心 指會展活動召開時，會展組織管理者通過現(xiàn)場 調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運行。現(xiàn)場調(diào)度中心是現(xiàn)場最高指揮中 心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成

17、并發(fā)布?，F(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)負責(zé)人統(tǒng)常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負責(zé)人、會展現(xiàn)場秘書組等相關(guān)組成?，F(xiàn)場調(diào)度的主要職責(zé)：協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派控制會展活動現(xiàn)場的進行程序調(diào)配現(xiàn)場相關(guān)管理人員與服務(wù)人員對現(xiàn)場各類突發(fā)事件做出處理決定重要工作內(nèi)容通知下達接待各系統(tǒng)的咨詢意見并做出反饋組織重要領(lǐng)導(dǎo)進行參觀處理其他系統(tǒng)不能決策的事物檢查各系統(tǒng)實際工作情況公布會展現(xiàn)場重大變化情況6.工程與設(shè)備系統(tǒng)工程與設(shè)備系統(tǒng)是會展活動主要建筑建設(shè)的核心系統(tǒng)。 通常工程系統(tǒng)在進行現(xiàn)場管理階 段后，任務(wù)較繁重，也是事故隱患最多的一個系統(tǒng)。 工程與設(shè)備系統(tǒng)包括了會展活動現(xiàn)場所 有的大型施工工程管

18、理與設(shè)備使用安裝過程管理。工程設(shè)備系統(tǒng)的工作范圍：標準展位運輸、安裝、檢修、拆卸管理展場水、電等申請、輸送、安裝管理 特裝展位施工管理大型展品物流與安裝管理展位移動、撤除、檢修、管理大型表演使用設(shè)備的安裝、檢修、拆卸管理工程運輸設(shè)備使用管理協(xié)調(diào)場館方、施工方業(yè)務(wù)關(guān)系協(xié)助辦理工程人員證件檢查會展活動現(xiàn)場使用材料人員管理設(shè)備與現(xiàn)場大型廣告載體的安裝與管理背板、開幕臺、剪彩臺的安裝與檢修展場通風(fēng)、通氣設(shè)備檢修、安裝管理7.現(xiàn)場防護系統(tǒng)現(xiàn)場防護系統(tǒng)包括了多個子系統(tǒng)，現(xiàn)場防護是大型會展活動的重要監(jiān)控與突發(fā)事件處理 系統(tǒng)。具體有：社會安全系統(tǒng)、現(xiàn)場治安系統(tǒng)、醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)、突發(fā)事件應(yīng)急系統(tǒng)、日常監(jiān) 控系統(tǒng)、

19、法律咨詢系統(tǒng)、知識產(chǎn)權(quán)保護系統(tǒng)等。現(xiàn)場防護系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：維護展期社會安全，防止各類事件發(fā)生維護展示區(qū)域治安排查消防設(shè)備設(shè)施協(xié)助核對進入展區(qū)人員身份失物報檢、領(lǐng)取管理人身健康與財產(chǎn)安全保護呼叫對講系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)場糾紛處理現(xiàn)場醫(yī)療救助及處理知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)調(diào)查取證及立案展區(qū)監(jiān)控設(shè)備安裝與檢修夜間巡邏與公共危害防止二、會議現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)1.會議現(xiàn)場接待系統(tǒng)會議接待管理系統(tǒng)根據(jù)會議性質(zhì)決定。不同性質(zhì)的會議對會議接待工作的設(shè)定各有偏 重。具體工作內(nèi)容有：根據(jù)機票、車票、參會名單、嘉賓的邀請統(tǒng)計情況，確定接待方案與人員分工提前對進出車輛、周邊交通要道、場入進出口進行布置設(shè)計。從機場，車站的接待工作開始，到進

20、入會場的接待管理工作，然后到餐飲、酒店住宿、 休閑的統(tǒng)一布置。分時段，分地點，責(zé)任到人。隨時檢查酒店、會議室相關(guān)的歡迎幅、歡迎 牌、簽到臺、指示牌等是否出現(xiàn)問題。通常正式會議，需安排治安管理人員，對進入會場及周邊區(qū)域的車輛、人員、設(shè)備等進 行監(jiān)控。要做到人不離崗。簽到人員較少時，可以采用流水作業(yè)；簽到人員較多時，可以安排團體隊伍進行領(lǐng)隊核 實，集體簽到。如人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在至少安排四到五個接待位置，將嘉賓、媒體、普通參會者，分開接待。嘉賓簽到使用的筆、紙等要選擇質(zhì)量合理品。現(xiàn)場簽的字、賀詞、簽約書等應(yīng)由專業(yè)負 責(zé)妥善保管。出席人員就座排列方式中西方各有不同，應(yīng)提前咨詢排列方式。發(fā)言過程中，準備好

21、應(yīng)急稿與應(yīng)急演講設(shè)備。（例如：話筒、投影設(shè)備、照明設(shè)備）準備充足的會議用品，會議正式開始前，提醒參會者將手機轉(zhuǎn)為靜音狀態(tài)會議開始后，應(yīng)安排專人負責(zé)錄音、拍照、 攝像等工作。大型會議應(yīng)提前安排同傳人員， 并對同傳內(nèi)容進行核實。會議現(xiàn)場接待方面更多的內(nèi)容，可以參考會展實務(wù)操作一書。2.財務(wù)管理系統(tǒng)財務(wù)管理系統(tǒng)主要以處理相關(guān)的財務(wù)往來關(guān)系為主。通常會議財務(wù)手續(xù)辦理有兩種：一種是提前辦理、一種是現(xiàn)場辦理。提前辦理是指會議正式召開之前，相關(guān)參會代表已辦理了相關(guān)手續(xù)，會議組織者在現(xiàn)場對參會人身份進行核實即可；現(xiàn)場辦理是指參會代表直接在現(xiàn)場辦理相關(guān)注冊交費手續(xù)，通常用于商業(yè)型會議。會議財務(wù)管理系統(tǒng)的工作有：

22、辦理注冊手續(xù)、辦理食宿手續(xù)、辦理資料購買手續(xù)、辦理廣告處理手續(xù)、核實參會人資料、處理其他財務(wù)往來帳目等。核實參會人資料也是接待系統(tǒng)的工作任務(wù)之一，為了防止參會人身份錯誤， 通常接待系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)均是進行參會代表身份審核。3.會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)：主要任務(wù)是完成會議期間相關(guān)物品配備與會務(wù)協(xié)調(diào)工作。會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)主要工作任務(wù)有： 邀請（請柬、印刷、郵發(fā)） 簽到（名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花）準備 儀式、講話（講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備）準備 剪彩（立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導(dǎo)）準備 協(xié)助參觀（路線、引導(dǎo)、解說）工作 備餐（人數(shù)、標準、酒水、飯菜內(nèi)容） 資料（會議介紹

23、、講話稿、貴賓名單）發(fā)放 禮品準備與發(fā)放 住宿（住宿房間預(yù)定、分配、退定） 旅游（景點考察、線路設(shè)計、購物指南、導(dǎo)游安排） 座位（座位安排、桌面物品擺放、嘉賓席位設(shè)計、休息區(qū)設(shè)計） 交通（車輛安排、疏導(dǎo)、調(diào)用）4.會場布置與工程設(shè)備系統(tǒng)會場布置與工程設(shè)備系統(tǒng)通常在中小型會議上， 兩者沒有明顯的系統(tǒng)分區(qū)。 政府型會議 通常對兩種系統(tǒng)不在細分，而商業(yè)型會議則分工較明確。主要工作任務(wù)： 標識、水牌、簽到臺布置 演講、翻譯、同傳、播放、投影設(shè)備布置 會議形象文化品制作、打包 會場背景墻、背景音樂、燈光安裝布置 大型舞臺設(shè)計找尋 視頻、音頻設(shè)備安裝調(diào)試 會議區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)搭建5門禁管理系統(tǒng)門禁識別系統(tǒng)又

24、稱出入口識別控制系統(tǒng)， 是一種高度智能化、 既可實時控制又可脫機使 用的網(wǎng)絡(luò)進出口監(jiān)控和報警管理的安全系統(tǒng)。授權(quán)的用戶每人持有一張唯一身份認證的磁 卡，持卡人將根據(jù)所獲得的授權(quán)進入指定區(qū)域。 系統(tǒng)通過對特定的管理區(qū)域設(shè)防 （報警狀態(tài)） 實現(xiàn)報警與持卡人信息采集功能。 系統(tǒng)自動讀卡時間、 開門信息、 持卡人、 報警信息等資料， 供查詢和統(tǒng)計處理并生成各種報表。 廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代化辦公大廈、 銀行、展覽場館、機房 智能化小區(qū)等。近幾年， 我國部分大型會展活動場館均安裝了門禁系統(tǒng)。 以此來提高展覽場館的科技含 量。熟悉使用門禁管理系統(tǒng)，是會展活動現(xiàn)場管理的重要內(nèi)容之一。1傳統(tǒng)的門禁系統(tǒng)，僅實現(xiàn)了控制、

25、管理、輸入輸出確認等功能，其處理速度也較慢。 隨著技術(shù)的不斷進步， 新型的會展門禁系統(tǒng)在原有功能上， 新增了用戶信息存儲并提高了多 點認證的速度。2有效協(xié)助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場的統(tǒng)計、管理、控制與宣傳工作。由于參 觀群體魚龍混雜，很難就參展效果做出準確、 有效的評估， 而具體展位參觀群體的詳細數(shù)據(jù)， 更是不得而之。 寶卡門禁系統(tǒng)可以根據(jù)參展商需求來采集觀眾具體數(shù)據(jù)，及時作出現(xiàn)場數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報告。3異地參觀者、異地參展商可以省去展品宣傳材料攜帶的不便，根據(jù)門禁系統(tǒng)詳細地記錄，進行展品信息的傳送。避免現(xiàn)場宣傳品、宣傳資料的大量浪費。會展門禁管理是會展信息化的一部分內(nèi)容。 至今為止， 我

26、國會展信息化的發(fā)展程度還遠 遠比不上發(fā)達國家， 這是因為我國的基本環(huán)境薄弱與會展發(fā)展歷史決定的。并且， 會展現(xiàn)場服務(wù)在條件具備的情況下， 還應(yīng)注重提升個性化、 人性化等順應(yīng)顧客特殊需求的服務(wù)， 使之 體現(xiàn)出“以人為本”的經(jīng)營意識。結(jié)論與展望參與者的一個大考場。 每個會展活動現(xiàn)場所產(chǎn)生的事態(tài)都會有所不同。展活動現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)人員必須具備駕御突發(fā)事件的處理能力， 順利完成。并且應(yīng)該在進行展會現(xiàn)場的管理中需要切實做好以下幾點：1、 提高觀眾登記效率和入場管理的科學(xué)性， 維持秩序， 減少擁擠和時間緊迫等原因造成意 外事件發(fā)生可能性；2、 加強參展商行為方面管理， 相關(guān)管理人員應(yīng)在展前展中的與展商及時有效溝通， 必要時 組織者可以采用強制性措施， 維護絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和合法權(quán)益， 保證整個展覽會 的順利進行